Zeiterfassung Software Vergleich 2026
Zeiterfassung Software vergleichen: Diese Kriterien entscheiden wirklich
Stand: Juli 2026. Preise und Funktionsumfang können sich ändern – bitte vor der Entscheidung beim Anbieter prüfen.
In Schichtbetrieben wie Gastro, Hotellerie oder Bäckereien ist Zeiterfassung mehr als eine Stempeluhr. Du brauchst ein System, das Schichtrealität abbildet: wechselnde Einsatzorte, unterschiedliche Rollen, spontane Änderungen, Pausenregeln, Zuschläge und die Frage, wie du aus Zeiten am Ende zur Lohnvorbereitung kommst. Genau deshalb lohnt sich ein Vergleich: Nicht „Wer hat die schönste App?“, sondern „Wer reduziert in deinem Alltag Rückfragen, Korrekturschleifen und Excel-Workarounds?“
Kurzfazit für Eilige
Eine Zeiterfassung Software ist im Schichtbetrieb nur dann wirklich hilfreich, wenn sie nicht nur Zeiten sammelt, sondern wirklich eure Realität abbildet:
- Erfassung über App, Terminal, Browser
- Pausenregeln, Sollzeiten & Zeitkonten
- Korrekturen & Freigabeprozess (nachvollziehbar)
- Plan→Ist (wenn ihr Dienstplanung nutzt)
- Auswertungen & Exporte für Monatsabschluss & Übergaben
- Rollen, Rechte & Standorte (bei Filialen)
Zeiterfassung Software vs. WFM vs. HR-Suite: Was brauchst du wirklich?
Kategorie | Worum es geht | Passt oft, wenn... | Typische Stolpersteine |
|---|---|---|---|
Zeiterfassung Software | Zeiterfassung & dokumentieren | du „nur“ Arbeitszeiten digital brauchst | Sobald Dienstplanung, Abwesenheiten oder Lohnvorbereitung dazukommen, entstehen oft Insellösungen und manuelle Übergaben |
WFM (Workforce Management) | Zeiterfassung plus Plan→Ist, Regeln, Auswertungen, Pausenregeln | Stundenauswertungauseinanderlaufen, ihr Standorte zentral steuert, Pausen- & Ruhezeiten nach ArbZG einhalten wollt | kann „zu groß“ wirken, wenn du nur Basics willst |
HR-Suite | breite HR-Prozesse, Zeiterfassung als Modul | du HR insgesamt digitalisieren willst | Für Gastro- und Schichtbetriebe kann es aber sein, dass du Anpassungen oder zusätzliche Tools brauchst – das hängt stark vom Anbieter ab. |
Die wichtigsten Funktionen, die eine
Zeiterfassung Software erfüllen sollte
Eine Zeiterfassung Software sollte im Schichtbetrieb deutlich mehr können als Ein- und Ausstempeln. Sobald Dienstplanung, Abwesenheiten und Monatsabschluss zusammenhängen, zählt: Daten verbinden statt neue Excel-Schleifen erzeugen.
1) Erfassung: Mitarbeiter App, Browser, Terminal – was passt zu deinem Betrieb?
Eine gute Zeiterfassung muss zu euren Abläufen passen. Typische Optionen:
- Per Mitarbeiter App (z. B. für mobile Teams oder wechselnde Stationen)
- Per Browser (z. B. fürs Büro / Verwaltung)
- Per Terminal (z. B. an einem festen Standort)
Wichtig in der Gastro: Mitarbeitende müssen schnell (ggf. mobil via GPS) ein- und ausstempeln können, sonst wird’s nicht genutzt.
2) Regeln & Modelle: Pausen, Sollzeiten, Überstunden, Zuschläge
Zeiterfassung wird dann aufwendig, wenn Regeln variieren:
- unterschiedliche Pausenmodelle je Rolle / Standort
- Ruhezeiten einhalten
- individuelle Sollstunden (Minijobbende, Teilzeit)
- Überstundenlogik & Arbeitszeitkonto
- Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertag- Nachtarbeit) als Grundlage für die Lohnvorbereitung
Hier trennt sich „Stempeluhr“ von „System, das HR wirklich entlastet“.
In unserem Expert Talk mit Fachanwältin Kathrin Böhm erfährst du alles Wichtige rum um das Thema Automatischer Pausenabzug.
3) Freigaben & Korrekturen: Wer darf was und wie bleibt’s nachvollziehbar?
Im Alltag gibt es Abweichungen: später Start, früher Feierabend, vergessener Stempel. Stell dir beim Vergleich diese Fragen:
- Können Mitarbeitende Korrekturen anstoßen?
- Gibt es einen klaren Freigabeprozess für Führungskräfte?
- Bleibt sichtbar, was geändert wurde (für Nachvollziehbarkeit im Team)?
4) Dienstplan-Abgleich: Plan vs. Ist ohne Excel-Nacharbeit
Viele Betriebe verlieren Zeit, weil Zeiten „irgendwo“ erfasst werden und dann manuell zum Dienstplan passen müssen. Ein echter Vorteil entsteht, wenn Plan- und Ist-Zeiten direkt zusammenlaufen – inklusive Abweichungen. Das spart Rückfragen und macht Steuerung im Tagesgeschäft einfacher.
5) Auswertungen: Stunden, Zeitkonten, Abweichungen, Export
Was du am Ende brauchst, ist nicht nur eine Liste von Stempelzeiten, sondern eine auswertbare Grundlage:
- Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten
- Zeitkonten (Soll / Ist)
- Abweichungen & Auffälligkeiten
- Export für Lohnvorbereitung / Steuerberatung (je nach Setup)
6) Rollout & Akzeptanz: So wird’s im Team genutzt
Die beste Software bringt nichts, wenn sie im Team nicht ankommt. Achte deshalb auf:
- einfache Bedienung (1–2 Klicks, individuelle Spracheinstellung)
- Self-Service-Funktionen (Zeitkonten einsehen, Begründungen hinterlegen, Urlaubsansträge etc.)
- Support & Onboarding
Vergleichstabelle: Zeiterfassung-Tools
auf einen Blick
Hinweis: Einordnung, Fokus, Stärken und Schwächen sind kompakt gehalten und orientieren sich an öffentlich sichtbaren Informationen und typischen Auswahlkriterien im Schichtbetrieb (Stand: Juli 2026). Details bitte immer beim Anbieter verifizieren.
Tool | Einordnung | Typischer Fokus laut Anbieter | Für Gastro besonders relevant, wenn.. | Stärken | Schwächen | Passt besonders gut, wenn... |
|---|---|---|---|---|---|---|
gastromatic | All-in-One WFM für Schichtbetriebe | Zeiterfassung
(App/Browser/Terminal
Dienstplanung
Auswertungen
Personalprozesse
integrierte Lohnabrechnung | Zeiterfassung, Plan→Ist, Rollen / Standorte & Übergaben im Monatsabschluss zusammen gedacht werden können, individuelle Pausenregeln, ArbZG & DGSVO konform | Plan→Ist & Auswertung eng am Schichtalltag; flexibel (App/Browser/Terminal); Prozesse für Korrektur/Freigabe & Übergabe mitgedacht | Wenn du nur „Stempeluhr“ willst, kann All-in-One unnötig wirken; Setup sollte sauber auf Rollen/Standorte abgestimmt werden | Wenn du ab ca. 30 Mitarbeitenden skalieren willst und Zeit, Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung & Monatsabschluss in einem Ablauf zusammenbringen willst, anstatt Insellösungen zu nutzen |
Planday | Scheduling / WFM-Plattform | Dienstplanung
Zeiterfassung
Personalmanagement | wenn ihr Standard-Schichten habt und ein zentrales Planung / Zeit-Setup wollt | Plattformansatz, oft interessant bei wiederkehrenden Schichtmustern | Sonderfälle & Übergaben müssen im Test sitzen | Wenn du Planung & Zeit als Plattform abbilden willst |
Crewmeister | Zeiterfassung & Planung | Online-Dienstplaner
Zeiterfassung | wenn du schnell von Zettel / Excel-Vorlagen weg willst, ohne großes Projekt | schneller Einstieg, schlanke Bedienung | Bei Wachstum (Standorte, Rechte, Übergaben) | Wenn eure Komplexität sehr überschaubar ist |
Papershift | Plattform für Planung & Zeit | Dienstplanung
Zeiterfassung
weitere HR-Themen | wenn du Zeiterfassung nicht isoliert siehst, sondern mit HR-Themen bündeln willst | breiter Ansatz, kann Prozesse bündeln | kann „mehr Setup“ bedeuten | Wenn du mehr als Zeiterfassung willst |
Shiftbase | WFM | Dienstplanung
Zeiterfassung
Reporting | wenn Filiallogik, Reporting & zentrale Steuerung für dich entscheidend sind | interessant bei Filiallogik & Reporting | Export & Übergabe muss zu eurem Monatsabschluss passen | Wenn du standortübergreifend auswerten willst |
Planovo | Planung + Zeit | Dienstplanung
Zeiterfassung
Rollen / Rechte | wenn du einen pragmatischen Start suchst und euer Setup (noch) simpel ist | pragmatischer Einstieg | Auswertungen & Übergaben bei Wachstum prüfen | Wenn du schnell digital stempeln & planen willst |
e2n | Personalplanung & Zeit | Dienstplan
Zeiterfassung
Plan‑Ist‑Vergleich
weitere HR-Themen | wenn Plan‑Ist & Bedarf ein echter Steuerungshebel bei euch ist (Peaks, Saison, Events) | stark, wenn Plan‑Ist euer Steuerungshebel ist | Datenpflege & Übergaben müssen alltagstauglich sein | Wenn du Bedarf / Plan‑Ist ernsthaft nutzt |
Factorial | HR-Suite | Schichtplanung als Feature
Zeiterfassung als Modul | wenn du HR als Suite priorisierst und Zeiterfassung „mit“ abdecken willst | HR-Prozesse als Suite | Schichtlogik, Monatsabschluss im Test prüfen | Wenn HR-Suite das Ziel ist |
Staffomatic | App-orientiert | Dienstplan-App
Zeiterfassung | wenn Team-Self‑Service und mobile Nutzung im Vordergrund stehen | Self‑Service-orientiert | Standort-, Rechte- & Übergabeprozess prüfen | Wenn du Team-Self‑Service priorisierst |
Shyftplan | (Enterprise-)Schichtplanung | Schichtplanung
Recht/Grundlagen
Integrationen | wenn du komplexe Regeln, Qualifikationen, Integrationen abbilden musst | relevant bei hoher Komplexität | Einführungsaufwand kann hoch sein | Wenn du sehr komplexe Regeln & Integrationen hast |
Ordio | Tool für Schichtbetriebe | Schichtplanung
-Zeiterfassung
Abwesenheiten
- digitale Personalakte
Payroll als Modul | wenn du eine Schichtbetrieb-Plattform evaluierst | Bündelt Plan & Zeit für operative Teams | Korrektur- / Freigabe- & Übergabeprozess prüfen, Reporting und Auswertungen prüfen | Wenn du Plan & Zeit zusammen evaluierst |
Was du in der Demo nachfragen solltest
(und dir live zeigen lässt)
Nimm eine typische Woche aus deinem Betrieb mit und lass dir diese fünf Punkte live zeigen:
- Kurzfristige Abweichung: später Start, früher Feierabend, Begründung, Freigabe
- Vergessener Stempel: Korrekturprozess
- Pausen: Regeln (oder Konfliktwarnung), Auswertung
- Rollen & Rechte: Standortleitung vs. HR / Zentrale (wer sieht was?)
- Schichttausch: Anfrage- & Freigabeprozess (inkl. Benachrichtigung ans Team) und prüfen, ob Plan→Ist nach dem Tausch automatisch sauber mitläuft.
- Übergabe & Export: so, wie ihr es wirklich macht (Monatsabschluss, Payroll, Lohnbüro)
Wenn diese Punkte laufen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Rest im Alltag ebenfalls passt.
gastromatic
Kurzüberblick: Workforce-Management-Software für Schichtbetriebe mit Fokus auf Gastgewerbe, Bäckereien und Einzelhandel. Die Zeiterfassung ist rechtskonform in dein Personalmanagement integriert und du kannst Zeiten auswerten und für die Lohnvorbereitung nutzbar machen. Mehr Details findest du auf unserer Zeiterfassungsseite.
Vorteile:
- Durchgängiger Prozess: Plan → Ist → Auswertung, damit Abweichungen im Alltag schnell geklärt sind
- Regelwerk für den Schichtbetrieb (z. B. individuelle Pausenlogik und Konflikthinweise)
- Skalierbar für Rollen & Standorte, ohne dass du neue Nebenprozesse aufmachst
Einschränkungen:
- Setup / Onboarding muss sitzen, damit Rollen, Regeln und Freigaben im Alltag funktionieren
Sinnvoll für Schichtbetriebe, einen durchgängigen Prozess von Zeiterfassung, Dienstplanung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung zusammendenken wollen.
Staffomatic
Kurzüberblick: Staffomatic adressiert Workforce-Management-Anforderungen und wird u. a. im Filial- und Schichtbetrieb eingesetzt.
Vorteile:
- Sinnvoll, wenn Team-Einbindung Priorität hat
- Hilft, Absprachen aus Nebenkanälen zu holen
- Gut für wiederkehrende Schichtabläufe
Einschränkungen:
- Standort/Rechte & Monatsabschluss/Übergabe (Exporte)
- Rollout entscheidet: Regeln & Kommunikation müssen sitzen
shyftplan
Kurzüberblick: Shyftplan ist eine Lösung für Personaleinsatzplanung; je nach Setup kann Zeiterfassung ergänzt werden.
Vorteile:
- Stark bei komplexen Regeln, Qualifikationen & Integrationsbedarf
- Passend, wenn Skalierung zentral ist
Einschränkungen:
- Einführung oft projektlastig: besser PoC statt Bauchgefühl
- Plan→Ist & Monatsabschluss-Flow im Setup konkret prüfen
Crewmeister
Kurzüberblick: Crewmeister ist eine Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware, die häufig von kleineren Teams genutzt wird.
Vorteile:
- Schneller Wechsel von Zettel/Excel
- Passt oft für kleine Teams & einfache Workflows
- Sinnvoll, wenn du Zeit als eigenen Baustein lösen willst
Einschränkungen:
- Bei Wachstum prüfen: Standorte, Rechte, Regeln, Übergaben
- Monatsabschluss unbedingt im Test einmal „durchspielen“
Papershift
Kurzüberblick: Planung/Zeiterfassung plus weitere Module. Papershift bietet Tools für Dienstplanung und Zeiterfassung und adressiert verschiedene Branchen.
Vorteile:
- Gut, wenn du Abläufe bündeln willst (z. B. Abwesenheiten)
- Pausenregelungen können Nacharbeit reduzieren
- Sinnvoll, wenn du modular ausbauen willst
Einschränkungen:
- Für reine Zeiterfassung kann es „zu groß“ wirken
- Nutzen steht/fällt mit Monatsabschluss & Übergabe
Shiftbase
Kurzüberblick: WFM-Ansatz mit Reporting. Shiftbase ist eine Lösung für Zeiterfassung und Planung, die auch für kleinere Betriebe interessant sein kann.
Vorteile:
- Hilft, Prozesse statt Excel-Insellösungen zu standardisieren
- Integrationen (u. a. DATEV laut Anbieter) können Übergaben erleichtern
Einschränkungen:
- Monatsabschluss/Übergabe im Testfall prüfen
- Umfang/Preis werden oft erst im Angebot klar
Planovo
Kurzüberblick: Planovo ist ein Anbieter im Bereich Dienstplanung; je nach Paket kann Zeiterfassung ein Thema sein.
Vorteile:
- Pragmatiker-Ansatz: schnell digital starten
- Einfaches Setup für Planung & Zeit
- Mitarbeitende schrittweise einbindbar
Einschränkungen:
- Paketumfang prüfen: Auswertungen, Rollen/Rechte, Übergaben
- Bei Wachstum früh testen, ob der Prozess stabil bleibt
e2n
Kurzüberblick: e2n ist im Gastro-Umfeld verbreitet und kombiniert typischerweise Planung, Zeiterfassung und weitere Module.
Vorteile:
- Im Gastro-Umfeld verbreitet
- Planung, Zeit & Module typischerweise kombiniert
- Gut, wenn du im Alltag steuern willst (nicht nur erfassen)
Einschränkungen:
- Auswertungen & Monatsabschluss mit echten Daten validieren
- Setup/Regellogik im Test konkret prüfen
Factorial
Kurzüberblick: Factorial ist eine HR-Suite, in der Zeiterfassung Teil eines breiteren HR-Toolsets sein kann.
Vorteile:
- Sinnvoll, wenn du HR als Suite standardisieren willst
- Zeiterfassung kann „mitlaufen“ plus Workflows/Dokumente
- Passend, wenn HR-Optimierung im Fokus steht
Einschränkungen:
- Schichtlogik-Tiefe testen: Regeln, Rollen, Übergaben
- Risiko: Schichtbetrieb ist je nach Setup eher „Modul“ als Kern
Hier geht's zum ausführlichen Factorial-Vergleich
Planday
Kurzüberblick: Planday ist eine Lösung für Schichtplanung und Workforce-Management. Für Gastro-Betriebe kann insbesondere das Zusammenspiel aus Planung und Zeiterfassung relevant sein.
Vorteile:
- Planung & Zeit als ein gemeinsamer Ablauf
- Gut für wiederkehrende Schichtmuster
Einschränkungen:
- Übergaben/Exporte & DACH-Sonderfälle im Szenario testen
- Umfang hängt stark von Paket/Setup ab
Ordio
Kurzüberblick: Ordio richtet sich an Betriebe, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Teamorganisation digitalisieren möchten.
Vorteile:
- Planung, Zeit & Teamorganisation in einem Tool
- gut für operative Teams
Einschränkungen:
- Korrektur/Freigabe & Rollen/Rechte im Testfall durchspielen
- Monatsabschluss-Übergaben im Setup verifizieren
Hier geht’s zum ausführlichen Ordio Vergleich
Entscheidungshilfe: Welche Zeiterfassungs-Software passt zu welcher Betriebsrealität?
Eine einfache Faustregel: Je mehr Schichtdynamik, desto wichtiger ist ein System, das Zeiterfassung, Dienstplanung und Auswertungen zusammenbringt.
Szenario | Du brauchst |
|---|---|
Kleiner Betrieb, wenig Admin-Zeit | sehr schnelle Erfassung (App/Terminal)
einfacher Freigabeprozess
klare Monatsübersicht |
Mehrere Standorte / Filialen | Rollen- und Rechtesystem
Standortlogiken
zentrale Auswertungen |
Komplexe Zuschläge & unterschiedliche Arbeitszeitmodelle | flexible Regeln (Pausen/Sollzeiten)
saubere Abweichungslogik
nachvollziehbare Korrekturprozesse |
Fokus auf Lohnvorbereitung / Übergabe an Steuerberatung | geprüfte und freigegebene Stunden
auswertbare Exporte
möglichst wenig manuelle Nacharbeit |
Warum viele Betriebe Zeiterfassung &
Dienstplanung zusammen denken
Wenn Zeiterfassung und Dienstplanung getrennt laufen, entsteht fast immer Zusatzaufwand:
- Abweichungen müssen manuell geprüft werden
- Planänderungen landen nicht in den Zeitdaten
- Rückfragen im Team steigen
Wenn beides zusammenläuft, bekommst du schnellere Freigaben, weniger Excel und eine bessere Grundlage für Lohnvorbereitung.
Kosten: So werden Preismodelle vergleichbar
„Preis ab“ ist bei Zeiterfassung häufig irreführend, weil Anbieter unterschiedlich abrechnen (pro Nutzer, pro Standort, Pakete oder Add-ons).
Wichtig: Ein einfacher Preisvergleich über die Anbieter-Websites ist deshalb oft nicht möglich (oder nur sehr eingeschränkt). Hol dir für eure Teamgröße / Standorte und Bedürfnisse konkrete Angebote ein, erst dann kannst du „echte“ Preise sinnvoll miteinander vergleichen.
Kurzer Reality-Check: Der größte Hebel ist oft nicht nur die Lizenz, sondern die Zeit, die ihr im Monat „nacharbeitet“.
Recht & Compliance
Wir ersetzen keine Rechtsberatung. Für den Alltag zählen vor allem zwei Dinge:
- Arbeitszeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert werden (Beginn, Ende, Dauer) und Abweichungen sollten sauber begründet/freigegeben werden.
- Datenschutz (DSGVO): Rollen & Rechte müssen passen – besonders bei Filialen.
Buche jetzt deine Demo mit gastromatic
Wenn du wissen willst, ob gastromatic zu deinem Betrieb passt, buche eine Demo und lass es uns herausfinden.
FAQ
Welche Zeiterfassung-Software ist für die Gastronomie geeignet?
Eine Lösung, die schnelle Erfassung (App/Terminal), Pausenregeln, Korrekturen/Freigaben, Auswertungen und – wenn relevant – Plan→Ist unterstützt.
Worauf sollte ich beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen achten?
Achte auf Erfassungsarten, Regel-Logik (Pausen/Sollzeiten), Freigabeprozesse, Auswertungen sowie Exportmöglichkeiten für die Lohnvorbereitung.
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Spätestens seit dem BAG-Beschluss (2022) sind Arbeitgebende in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. In der Praxis heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden – im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz (z. B. zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten). Wie genau das System ausgestaltet ist (z. B. digital, App/Terminal) und welche Details im Betrieb gelten, hängt von den konkreten Anforderungen und der Umsetzung ab.
Wie funktioniert Zeiterfassung mit gastromatic?
Zeiten werden per Mitarbeiter-App, Browser oder Terminal erfasst. Pausenregeln lassen sich individuell einstellen; bei Abweichungen (z. B. zu spät, früher, länger) kann das Team je nach Bedarf Begründungen hinterlegen. Zeiten werden geprüft, freigegeben und ausgewertet und können für die Übergabe an Steuerbüro / Lohnabrechnung exportiert werden (z. B. via DATEV) – DSGVO-konform geschützt.
Reicht eine Stempeluhr-App?
Für sehr einfache Anforderungen kann das reichen. Sobald du Abweichungen, Zuschläge, mehrere Standorte oder Lohnvorbereitung abbilden musst, wird eine reine Stempeluhr oft zum Engpass
Was sollte ich in einer Demo unbedingt testen?
Kurzfristige Abweichungen, Korrekturen inkl. Historie, Pausenregel/ Konflikte, Rollen/Rechte und euren echten Export-/Übergabeprozess.
