Digitale Personalakte für Schichtbetriebe
Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral verwalten
Eine digitale Personalakte bündelt die wichtigsten Informationen zu deinen Mitarbeitenden an einem zentralen Ort. Mit gastromatic verwaltest du Stammdaten, Vertragsdaten und Dokumente übersichtlich, hältst Änderungen aktuell und nutzt die Informationen für deine Personalprozesse und behältst unabhängig von Branche und Betriebsgröße den Überblick.
- Stammdaten und Vertragsinformationen zentral pflegen
- Dokumente strukturiert kategorisieren, filtern und bereitstellen
- Personalinformationen für Dienstplanung und weitere Prozesse nutzen
Über 12.000 Betriebe sind schon an Bord
Digitale Personalakte für verbundene Personalprozesse
In Schichtbetrieben wie Gastronomie, Einzelhandel oder Bäckereien ändern sich Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und Dokumente regelmäßig. Die digitale Personalakte bringt diese Informationen in eine klare Struktur und schafft eine verlässliche Grundlage für deine Personalverwaltung.
- Mitarbeiterdaten zentral verwalten
- Dokumente und Vertragsinformationen revisionssicher aktuell halten
- Zeitabhängige Änderungen hinterlegen
- Skills, Rollen & Stundenangaben für die Dienstplanung nutzen und Arbeitszeitdaten für die Lohnabrechnung bereitstellen
In 5 Schritten zur strukturierten Personalakte
1. Mitarbeitende anlegen
Lege neue Mitarbeitende in gastromatic an und erfasse die relevanten Stammdaten.
2. Vertragsinformationen ergänzen
Hinterlege Vertragsdaten, Befristungen, Zuschläge, Beschäftigungsgrenzen und individuelle Felder entsprechend deinen betrieblichen Anforderungen.
5. Änderungen aktuell halten
Pflege neue Angaben, hinterlege zeitabhängige Änderungen und behalte Folgedokumente im Blick. So bleibt deine Personalakte auf dem aktuellen Stand.
1. Mitarbeitende anlegen
Lege neue Mitarbeitende in gastromatic an und erfasse die relevanten Stammdaten.
2. Vertragsinformationen ergänzen
Hinterlege Vertragsdaten, Befristungen, Zuschläge, Beschäftigungsgrenzen und individuelle Felder entsprechend deinen betrieblichen Anforderungen.
In 5 Schritten zur strukturierten Personalakte
1. Mitarbeitende anlegen
Lege neue Mitarbeitende in gastromatic an und erfasse die relevanten Stammdaten.
2. Vertragsinformationen ergänzen
Hinterlege Vertragsdaten, Befristungen, Zuschläge, Beschäftigungsgrenzen und individuelle Felder entsprechend deinen betrieblichen Anforderungen.
5. Änderungen aktuell halten
Pflege neue Angaben, hinterlege zeitabhängige Änderungen und behalte Folgedokumente im Blick. So bleibt deine Personalakte auf dem aktuellen Stand.
1. Mitarbeitende anlegen
Lege neue Mitarbeitende in gastromatic an und erfasse die relevanten Stammdaten.
2. Vertragsinformationen ergänzen
Hinterlege Vertragsdaten, Befristungen, Zuschläge, Beschäftigungsgrenzen und individuelle Felder entsprechend deinen betrieblichen Anforderungen.
Für wen eignet sich eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte eignet sich für Unternehmen, die Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und Personalunterlagen nicht mehr ausschließlich über Papierablagen, einzelne Dateien oder verstreute Tabellen organisieren möchten. Besonders relevant ist sie für Betriebe, die sich frühzeitig auf die elektronische Verwaltung von Entgeltunterlagen umstellen und ihre Personalunterlagen schrittweise digital organisieren möchten. gastromatic unterstützt dich besonders dann, wenn diese Situationen typisch sind:
Schichtbetriebe mit wechselnden Teams
Ob Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Bäckereien oder Freizeit: Wenn Mitarbeitende in unterschiedlichen Schichten, Bereichen oder Arbeitszeitmodellen eingesetzt werden, hilft dir eine zentrale Personalakte, den Überblick zu behalten.
Betriebe mit vielen Personalunterlagen
Arbeitsverträge, Befristungen, Nachweise und weitere Dokumente lassen sich strukturiert verwalten, kategorisieren und filtern. So findest du relevante Unterlagen schneller und kannst benötigte Dokumente gezielt bereitstellen.
Teams mit mehreren Verantwortlichen
Wenn Geschäftsführung, HR, Betriebsleitung oder Teamleitungen mit Personalinformationen arbeiten, helfen individuelle Berechtigungen dabei, Zugriffe passend zu den jeweiligen Aufgaben zu organisieren.
Starte die Produkttour
In der interaktiven Produkttour bekommst du einen direkten Einblick in die digitale Personalakte und siehst, wie sie aufgebaut ist.
Starte die Produkttour
In der interaktiven Produkttour bekommst du einen direkten Einblick in die digitale Personalakte und siehst, wie sie aufgebaut ist.
Deine Personalprozesse greifen mit der digitalen Personalakte ineinander
Was passiert, wenn Mitarbeiterdaten nicht nur in der Personalakte liegen, sondern genau dort zur Verfügung stehen, wo du sie brauchst? Mit gastromatic verwaltest du Personalinformationen zentral und nutzt sie in verbundenen Prozessen – von der Dienstplanung bis zur Vorbereitung der Lohnabrechnung. So reduzierst du doppelte Dateneingaben, vermeidest manuelle Übertragungen und arbeitest mit einer gemeinsamen Datenbasis.
Digitale Personalakte live erleben
Du möchtest sehen, wie du Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und Dokumente in gastromatic zentral organisierst? In einer individuellen Demo kannst du klären, wie die digitale Personalakte zu deinen Anforderungen passt und wie sie mit Dienstplanung, Zeiterfassung und weiteren Personalprozessen zusammenspielt.
FAQ aka „oft gefragt“
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist eine zentrale digitale Ablage für Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und weitere Personalunterlagen. Sie erleichtert es, Informationen strukturiert zu verwalten, aktuell zu halten und bei Bedarf wiederzufinden.
Welche Informationen kann ich mit gastromatic in der digitalen Personalakte verwalten?
Mit gastromatic lassen sich unter anderem Stammdaten, Vertragsdaten, Befristungen, Zuschläge, Beschäftigungsgrenzen, individuelle Stammdatenfelder, Skills, Rollen und Dokumente verwalten. Außerdem kannst du zeitabhängige Änderungen automatisch vormerken. Du nutzt die Funktionen für weiterführende Personalprozesse wie Dienstplanung, Zeiterfassung oder Lohnabrechnung.
Können Dokumente kategorisiert und gefiltert werden?
Ja. Dokumente können erstellt, kategorisiert und gefiltert sowie hoch- und heruntergeladen werden. Außerdem können Unterlagen angefragt, bestätigt, unterschrieben und bereitgestellt werden. Eine Erinnerungsfunktion unterstützt dich dabei, Folgedokumente im Blick zu behalten.
Wie unterstützt die digitale Personalakte bei elektronischen Entgeltunterlagen?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die relevanten Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen und aufbewahren. Die digitale Personalakte von gastromatic unterstützt dich dabei, Mitarbeiter-, Vertrags- und weitere Personalunterlagen zentral, strukturiert und nachvollziehbar digital zu verwalten. So kannst du deine Ablage frühzeitig auf die elektronischen Entgeltunterlagen vorbereiten und relevante Dokumente für Prüfungen geordnet vorhalten. Welche Unterlagen im Einzelfall dazugehören und wie die gesetzlichen Anforderungen in deinem Betrieb umzusetzen sind, solltest du fachlich prüfen.
Kann ich Vertragsdaten aktuell halten?
Ja. Vertragsdaten können gepflegt und zeitabhängige Änderungen hinterlegt werden. Dazu gehören unter anderem Befristungen, Zuschläge und Beschäftigungsgrenzen, sofern diese Funktionen in deiner Konfiguration enthalten sind.
Welche Rolle spielt die digitale Personalakte für die Dienstplanung?
In der digitalen Personalakte können Skills, Rollen und Stundenangaben hinterlegt werden. Diese Informationen können bei der Dienstplanung berücksichtigt werden und stehen damit für die Planung relevanter Einsätze zur Verfügung.
Können individuelle Berechtigungen eingestellt werden?
Ja. In gastromatic lassen sich individuelle Berechtigungen einstellen. Welche Rollen, Berechtigungsstufen und Zugriffsmöglichkeiten konkret verfügbar sind, richtet sich nach dem aktuellen Berechtigungsmodell und der Konfiguration deines Betriebs.
Wie unterstützt die Personalakte weitere Lohnprozesse?
Die digitale Personalakte enthält Vertrags- und Beschäftigungsinformationen. Zusätzlich können Arbeitszeitdaten für nachgelagerte Lohnprozesse exportiert werden. Welche Daten genau übertragen werden und wie der Ablauf gestaltet ist, hängt vom jeweiligen Prozess und Funktionsumfang ab.
Was unterscheidet eine digitale Personalakte von einer Papierakte?
Eine digitale Personalakte organisiert Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und Dokumente zentral. Informationen können strukturiert aktualisiert, kategorisiert, gefiltert und für berechtigte Personen bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich viele Such- und Ablageprozesse übersichtlicher organisieren als mit einer rein analogen Personalakte.
Ist die digitale Personalakte von gastromatic datenschutzkonform?
Ja. Die digitale Personalakte von gastromatic ist revisionssicher sowie DSGVO- und GoBD-konform. So kannst du Mitarbeiterdaten und Personalunterlagen strukturiert, nachvollziehbar und entsprechend den geltenden Anforderungen digital verwalten.
