gastromatic vs. Papershift: Funktionsvergleich für Schichtbetriebe
gastromatic vs. Papershift: So triffst du eine gute Entscheidung
Wenn du gastromatic vs. Papershift vergleichst, wirkt vieles ähnlich. Der Unterschied zeigt sich im Schichtalltag: bei Ausfällen, Änderungen, Plan–Ist-Abweichungen und im Monatsabschluss.
Entscheidend ist nicht, ob eine Funktion „da“ ist, sondern ob sie deinen Ablauf wirklich durchgängig abbildet: Greifen Planung, Zeiten und Abwesenheiten sauber ineinander, sind Änderungen sofort überall sichtbar und kommst du ohne Nachpflege in die Lohnvorbereitung?
Stand: Juli 2026. Funktionsumfang, Preise, Pakete und App‑Bewertungen können sich ändern. Bitte vor der Entscheidung beim Anbieter prüfen.
Über 12.000 Betriebe sind schon an Bord
Kurzfazit für Eilige
- Papershift kann passen, wenn du Dienstplanung und Zeiterfassung modular aufbauen willst.
- gastromatic passt oft besser, wenn du im Schichtbetrieb einen durchgängigen Ablauf von Planung über Zeiten und Abwesenheiten bis zur Lohnvorbereitung haben möchtest.
- Der beste Reality-Check ist die Demo: Teste Ausfall + Ersatzplanung, Abwesenheit im Plan und den Monatsabschluss / Export mit euren echten Fällen.
Das Wichtigste zu beiden Systemen
Für den Vergleich schauen wir darauf, wie gut gastromatic und Papershift typische Schichtbetriebs-Anforderungen abbilden: Verfügbarkeiten & Wunschdienste, Plan–Ist-Abgleich, Rollen & Freigaben sowie Monatsabschluss und Übergabe in Lohnprozesse. Details können je nach Paket oder Setup abweichen.
gastromatic
gastromatic verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnprozesse in einer Plattform, damit im Schichtbetrieb weniger Abstimmung, weniger Nacharbeit und mehr Überblick entsteht. Wenn du am Monatsende die Übergabe in die Lohnprozesse vereinfachen willst, unterstützt dich die integrierte Lohnvorbereitung – je nach Paket auch bis hin zur Lohnabrechnung als Service.
Im Alltag heißt das:
- Du planst mit Verfügbarkeiten, Wunschdiensten und Qualifikationen, statt bei jeder Lücke hinterherzutelefonieren.
- Abwesenheiten werden direkt in der Planung berücksichtigt.
- Plan und Ist laufen zusammen, sodass Abweichungen nicht erst am Monatsende auffallen.
- Rollen und Freigaben helfen, dass Verantwortliche vor Ort prüfen können, bevor Daten weitergegeben oder exportiert werden.
- Zum Monatsabschluss sparst du Nachpflege, weil die Übergabe lohnrelevanter Daten aus einem konsistenten Ablauf kommt.
- Wenn du noch einen Schritt weitergehen willst: gastromatic bietet auch inhouse einen kompletten Lohnabrechnungsservice mit einem Expertenteam von 50+ Mitarbeitenden an.
Papershift
Papershift positioniert sich als cloudbasierte HR‑Software, die zentrale Prozesse rund um Dienstplanung und Arbeitszeiten digital abbildet und diese Bereiche über Paketstufen ausbaut. Auf der Website werden u. a. Module für Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheiten, Lohnabrechnung, On-/Offboarding, Personalakte, KI‑Chat sowie ein Marketplace für Add‑ons & Integrationen genannt.
Im Alltag heißt das:
- Du nutzt die Kernmodule für Dienstplanung und Zeiterfassung und ergänzt Funktionen je nach Bedarf (und je nach Paketstufe).
- Abwesenheiten und Regeln können in der Planung berücksichtigt werden.
- Für Monatsabschluss/Exporte lohnt sich der genaue Blick, welche Übergaben in eurem Setup wirklich gebraucht werden.
Kategorie | gastromatic | Papershift |
|---|---|---|
Dienstplanung/Schichtplanung | Vorlagen, Drag & Drop, Verfügbarkeiten & Wunschdienste, Konfliktwarnungen, Schichttausch, umsatzbasiertes & automatisiertes Planen | Dienstplanung inkl. Rollen/Qualifikationen, Verfügbarkeiten; Wunschzeiten per App; automatische Schichtzuweisung nach Regeln (ab Premium) |
Zeiterfassung | App/Tablet/PC, individuelle Pausenmodelle, Plan-Ist‑Abgleich, Export für Lohnprozesse | App/Browser/Terminal; Sollzeiten aus Dienstplan werden übernommen; Regeln zentral; Exporte z. B. für DATEV/PDF/CSV (je nach Setup/Paket) |
Personalverwaltung | Digitale Personalakte & Dokumente, Fristen/Erinnerungen, Rollenrechte, E-Signaturen | Core nennt Mitarbeiterprofile und Dokumenten‑Management; Personalakte als Produktbereich |
Abwesenheiten | Antrag/Genehmigung, integrierter eAU Abruf, Abgleich mit Planung & Zeiten | Abwesenheiten in den Paketen; Professional nennt Regeln/Sperrzeiten; Dienstplanung berücksichtigt Abwesenheiten |
Lohnvorbereitung/Payroll | Lohnexport oder kompletter Lohnabrechnungsservice (je Paket) | Professional: Zuschläge/Lohnarten + DATEV/LODAS‑Export; zusätzlich Full‑Service Lohnabrechnung über einen externen Partner |
Reports/Controlling | Auswertungen für Arbeitszeiten, Überstunden, Personalkosten | Professional: Berichte/Insights + individuelle Berichte/Kennzahlen |
Rechtskonformität | automatische Prüfungen und Konfliktwarnungen (z. B. Ruhezeiten/Jugendarbeitsschutz uvm.) DSGVO, GoBD, ArbZG konform | Fokus auf revisionssichere Dokumentation & rechtskonforme Zeiterfassung |
Mitarbeiter App | Dienstplan, Zeiterfassung, Anträge, Push bei Änderungen, Schichttausch | App verfügbar |
App-Bewertungen (global)* | iOS: 4.5★ (657)
Android: 4.7★ (2.069) | iOS: 4,0★ (138) · Android: 4,1★ (245) |
Support | Telefon, E‑Mail & Chat (inkl. Rückrufversprechen) | Basic‑Support als Pflichtbestandteil (39 €/Monat), Plus/Expert als Upgrade |
Preise | ab 6,95€ pro User/Monat (Details: https://www.gastromatic.com/de/preise/) | Core 4 €/MA, Premium 6 €/MA, Professional 9 €/MA (Jahres‑Abo; zzgl. MwSt.) + Basic‑Support 39 €/Monat (Details: https://www.papershift.com/paket-buchen) |
Hinweis: Stand der Informationen ist Juli 2026. Preise, Bewertungen und Funktionsumfang können sich ändern. Bitte vor der Entscheidung beim Anbieter prüfen.
Top 5 Gründe, warum gastromatic für Schichtbetriebe oft besser passt
1. Ein durchgängiger Ablauf statt „nur“ Planung und Zeiten
gastromatic ist darauf ausgelegt, Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsabschluss als zusammenhängenden Prozess zu denken. Das ist im Alltag oft der Unterschied zwischen „funktioniert grundsätzlich“ und „funktioniert ohne Nachpflege“.
2. Für Schichtbetriebe gebaut
gastromatic ist konsequent auf schichtbasierte Betriebe wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel etc. ausgerichtet und bringt über 10 Jahre Erfahrung aus dem Schichtbetriebs-Alltag mit. Das merkt man in der Praxis vor allem daran, dass typische Abläufe, Rollen und kurzfristige Änderungen nicht „irgendwie“ abgebildet werden, sondern als Standardfall mitgedacht sind.
5. Support & Onboarding, die im Schichtalltag wirklich helfen
Bei gastromatic bekommst du Support per Chat, Telefon und E‑Mail inklusive Rückrufversprechen. Dazu kommt ein strukturiertes Onboarding, damit euer Setup von Anfang an sauber läuft. Für Schichtbetriebe ist das oft entscheidend, weil die Software nicht nur „eingeführt“, sondern im laufenden Betrieb stabil genutzt werden muss.
1. Ein durchgängiger Ablauf statt „nur“ Planung und Zeiten
gastromatic ist darauf ausgelegt, Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsabschluss als zusammenhängenden Prozess zu denken. Das ist im Alltag oft der Unterschied zwischen „funktioniert grundsätzlich“ und „funktioniert ohne Nachpflege“.
2. Für Schichtbetriebe gebaut
gastromatic ist konsequent auf schichtbasierte Betriebe wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel etc. ausgerichtet und bringt über 10 Jahre Erfahrung aus dem Schichtbetriebs-Alltag mit. Das merkt man in der Praxis vor allem daran, dass typische Abläufe, Rollen und kurzfristige Änderungen nicht „irgendwie“ abgebildet werden, sondern als Standardfall mitgedacht sind.
Top 5 Gründe, warum gastromatic für Schichtbetriebe oft besser passt
1. Ein durchgängiger Ablauf statt „nur“ Planung und Zeiten
gastromatic ist darauf ausgelegt, Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsabschluss als zusammenhängenden Prozess zu denken. Das ist im Alltag oft der Unterschied zwischen „funktioniert grundsätzlich“ und „funktioniert ohne Nachpflege“.
2. Für Schichtbetriebe gebaut
gastromatic ist konsequent auf schichtbasierte Betriebe wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel etc. ausgerichtet und bringt über 10 Jahre Erfahrung aus dem Schichtbetriebs-Alltag mit. Das merkt man in der Praxis vor allem daran, dass typische Abläufe, Rollen und kurzfristige Änderungen nicht „irgendwie“ abgebildet werden, sondern als Standardfall mitgedacht sind.
5. Support & Onboarding, die im Schichtalltag wirklich helfen
Bei gastromatic bekommst du Support per Chat, Telefon und E‑Mail inklusive Rückrufversprechen. Dazu kommt ein strukturiertes Onboarding, damit euer Setup von Anfang an sauber läuft. Für Schichtbetriebe ist das oft entscheidend, weil die Software nicht nur „eingeführt“, sondern im laufenden Betrieb stabil genutzt werden muss.
1. Ein durchgängiger Ablauf statt „nur“ Planung und Zeiten
gastromatic ist darauf ausgelegt, Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsabschluss als zusammenhängenden Prozess zu denken. Das ist im Alltag oft der Unterschied zwischen „funktioniert grundsätzlich“ und „funktioniert ohne Nachpflege“.
2. Für Schichtbetriebe gebaut
gastromatic ist konsequent auf schichtbasierte Betriebe wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel etc. ausgerichtet und bringt über 10 Jahre Erfahrung aus dem Schichtbetriebs-Alltag mit. Das merkt man in der Praxis vor allem daran, dass typische Abläufe, Rollen und kurzfristige Änderungen nicht „irgendwie“ abgebildet werden, sondern als Standardfall mitgedacht sind.
Keinen Tag bereue ich, dass ich auf gastromatic umgestiegen bin. Auch meine Mitarbeitenden haben ihre Freude damit.
Martin Koch
Hotel Restaurant Rössel
Keinen Tag bereue ich, dass ich auf gastromatic umgestiegen bin. Auch meine Mitarbeitenden haben ihre Freude damit.
Martin Koch
Hotel Restaurant Rössel
ROI‑Rechner: Was könnt ihr mit gastromatic sparen?
Schaue dir an, wie viel Kosten, Zeit und Aufwand du sparst, wenn du dich für gastromatic entscheidest.
Lerne gastromatic kennen
Du willst sehen, wie Dienstplan, Zeit & Monatsabschluss bei euch in einem Ablauf zusammenlaufen? Dann lass es dir im Produktwebinar zeigen.
Lerne gastromatic kennen
Du willst sehen, wie Dienstplan, Zeit & Monatsabschluss bei euch in einem Ablauf zusammenlaufen? Dann lass es dir im Produktwebinar zeigen.FAQ
Was ist der wichtigste Unterschied zwischen gastromatic und Papershift?
Der wichtigste Unterschied ist, wie durchgängig der Ablauf im Schichtbetrieb abgebildet wird. gastromatic ist besonders stark, wenn Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsabschluss/Lohnvorbereitung in einem konsistenten Prozess zusammenlaufen, damit weniger Nachpflege und Rückfragen entstehen. Wenn du möchtest, kannst du sogar die komplette Lohnabrechnung an das gastromatic Expert:innen Team auslagern. Das bedeutet du sparst dir Arbeit, behältst dabei aber trotzdem jederzeit die Kontrolle.
Für wen passt gastromatic und für wen Papershift?
gastromatic passt besonders gut, wenn du viele kurzfristige Änderungen hast, mehrere Bereiche/Teams koordinierst oder der Monatsabschluss regelmäßig Zeit frisst, also wenn du den Schichtbetrieb als durchgängigen Prozess bis zur Lohnvorbereitung abbilden willst und dabei viel Zeit sparen möchtest. Papershift kann gut passen, wenn du bewusst modular nach Paket aufbauen willst und eure Anforderungen klar in den gewählten Funktionsumfang passen; entscheidend ist dann, ob Änderungen, Abwesenheiten und Monatsabschluss in eurem Setup ohne Zusatzaufwand sauber durchlaufen.
Welche Software ist besser bei kurzfristigen Ausfällen und ständigen Planänderungen?
Entscheidend ist, ob Änderungen sofort und konsistent in Planung, Zeiten und Abwesenheiten sichtbar werden, damit du am Monatsende nicht nacharbeiten musst. In der Demo solltest du genau dieses Szenario testen: Ausfall eintragen, Ersatz planen, Zeiten prüfen, Monatsabschluss vorbereiten.
Was sollte ich bei der Zeiterfassung vergleichen (Plan–Ist, Pausen, Korrekturen)?
Vergleiche, wie sauber Plan–Ist-Abweichungen sichtbar werden, wie Pausenregeln abgebildet sind und wie Korrekturen dokumentiert/freigegeben werden. Je klarer das im Alltag läuft, desto weniger Stress entsteht beim Monatsabschluss und bei Rückfragen aus dem Team.
Wie vergleiche ich die Kosten?
Ein fairer Vergleich berücksichtigt Teamgröße, benötigte Funktionen/Exporte, Rollen/Standorte und den internen Aufwand im Monatsabschluss. Gute Faustregel: Nicht nur Lizenzkosten vergleichen, sondern auch die Zeit, die für Nachpflege, Kontrolle und Rückfragen draufgeht.
Welche typischen Fehler passieren beim Wechsel von Excel zur Software und wie vermeide ich sie?
Typische Fehler sind, dass Betriebe Excel 1:1 digital nachbauen, Rollen und Freigaben nicht klar definieren und ohne Pilot mit echten Schicht-Szenarien live gehen. Vermeiden kannst du das, indem du zuerst eure Abläufe standardisierst (Planung → Zeiten → Abwesenheiten → Monatsabschluss), Verantwortlichkeiten festlegst, Regeln sauber einstellst und den Start mit einem Standort oder Team testest, bevor du ausrollst.
