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Dienstplan erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung & Tipps

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Erstellen von Dienstplänen. Erfahre mehr über die rechtlichen Grundlagen und wie du sie unkompliziert umsetzt.
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Wie erstelle ich einen perfekten Dienstplan?
  • 3.
    Welche rechtlichen Grundlagen muss ich bei der Dienstplanung beachten?
  • 4.
    Wie kann ich meine Dienst- und Urlaubsplanung mit Excel machen?
  • 5.
    Wie kann ich von neuen Softwarelösungen profitieren?
  • 6.
    Wie kann ich wirtschaftlicher planen und arbeiten?
  • 7.
    Was hat Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Dienstplan zu tun?
  • 8.
    Was ist ein automatisierter Dienstplan und welche Vorteile hat er?

Kurz und knapp

Auf dieser Themenseite tischen wir dir in kleinen Häppchen alles auf, was du darüber wissen musst, um den perfekten Dienstplan zu erstellen. Zunächst erfährst du, was du beim Erstellen eines guten Dienstplans beachten solltest – und das wäre einiges!
Aber keine Sorge, diese Herausforderung wirst du meistern, denn jeder Abschnitt beinhaltet Tipps und bringt dich zu weiterführenden Artikeln, die alle Aspekte noch einmal im Detail erläutern. Danach zeigen wir dir, wie du deine Dienst- und Urlaubsplanung ganz einfach mit Excel erledigen kannst und erklären, warum es sich lohnt, mehr Digitalisierung zu wagen.
Wir befassen uns außerdem mit der Frage, wie du deine Wirtschaftlichkeit samt Controlling optimieren kannst und wie die Mitarbeiterzufriedenheit mit der Dienstplanung zusammenhängt. Zu guter Letzt werfen wir noch einen Blick auf die Dienstplanautomatisierung von gastromatic, die viele nützliche Vorteile bietet. Aber eins nach dem anderen. Legen wir los!

Wie erstelle ich einen perfekten Dienstplan?

Eine durchdachte Dienstplanung ist eine entscheidende Erfolgszutat – das gilt sowohl im Gastgewerbe, im Gesundheitswesen sowie im Einzelhandel – denn sie hat erheblichen Einfluss auf Einsatzplanung, Personalkosten, Umsatz, Mitarbeiter- und Gast bzw. Kund*innenzufriedenheit. Viele Aspekte sind zu beachten – von gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen über Mitarbeiterwünsche bis hin zu wirtschaftlichen Gesichtspunkten.
Daraus ergibt sich ein ganzes Bündel an Fragen, die geklärt werden müssen: Wie viele Stunden darf wer wann arbeiten? Was gilt für Minijobber*innen? Sind Ruhepausen gewährleistet? Wie funktioniert das beim Schichtplan? Wer hat an welchem Tag frei? Wann ist am meisten los? Um nur einige zu nennen.
Damit du bei deiner Planung sowohl wirtschaftlich als auch fair gegenüber deinen Mitarbeitenden vorgehst, musst du all das und noch einiges mehr bedenken. Und da ein Dienstplan sich ständig dynamisch verändert – hier wird etwas gelöscht, da hinzugefügt – kommt man ohne passende Software nicht weit oder verzettelt sich schnell, und das im wahrsten Sinne des Wortes.

Schritt für Schritt zum Dienstplan

Wie gehst du also beim Schreiben des Dienstplans am geschicktesten vor? Zunächst solltest du alle relevanten Informationen in digitaler Form sammeln. Sortiere deine Mitarbeitenden dann nach Beschäftigungsverhältnissen und Qualifikationen.
Plane bei der Personalplanung als erstes die Festangestellten sinnvoll ein und berücksichtige dabei die bereits geleisteten Stunden und möglichst auch ihre Freiwünsche. Decke anschließend den offenen Bedarf mit deinen Aushilfskräften und identifiziere im letzten Schritt mögliche Probleme wie Überbesetzungen, Krankheitsfälle oder veränderte Wetterbedingungen.
Bevor du den nächsten Dienstplan erstellst, solltest du den letzten immer einer kritischen Prüfung unterziehen: Gab es Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zeiten und warum? Was kannst du diesmal besser machen, um den perfekten Dienstplan zu erstellen?
Phasen Dienstplan erstellen
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Welche rechtlichen Grundlagen muss ich bei der Dienstplanung beachten?

Es ist kein Geheimnis: In jeglichen Branchen von Gastronomie über Hotellerie zu Einzelhandel ist die Dienst- und Personalplanung eine Herausforderung – z. B. bedingt durch saisonale Schwankungen oder Nacht- und Wochenendarbeit. Und genau deshalb ist es als Personalplaner*in so wichtig, die Arbeitsgesetze zu kennen, sie bei der Erstellung des Dienstplans mitzudenken und auch gewissenhaft darauf zu achten, dass sie eingehalten werden.
Denn wer die gesetzlichen Regelungen nicht befolgt, riskiert saftige Geldbußen. Und nicht nur das: Zu kurze Pausen und Ruhezeiten oder ständige Überstunden führen bei deinen Mitarbeitenden zu Übermüdung, Unzufriedenheit und Gereiztheit. Und das bekommen nicht nur die Gäste bzw. Kund*innen früher oder später zu spüren, sondern letztlich auch du – wenn deine Umsätze zurückgehen oder deine besten Arbeitskräfte sich gestresst nach einem anderen Job umschauen.

Welche Arbeitszeitgesetze muss ich kennen?

Es ist also unerlässlich, dass du bei der Dienstplanung wichtige Regelungen des Arbeitszeitgesetzes beachtest, z. B. dass die werktägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten darf, dass Mitarbeitenden nach Dienstschluss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zusteht, wie Nachtarbeit samt Zuschlägen definiert wird, welche Regelungen zur Zeiterfassung gelten und weitere Basics aus dem Arbeitsrecht.
Natürlich darfst du auch die Ruhepausen bei deiner Planung nicht vergessen. Nach mehr als 6 Stunden Arbeit stehen deinen Mitarbeitenden mindestens 30 Minuten zu, in denen sie von ihren Pflichten freigestellt sind. Zudem musst du die Rechtslage zur Übertragung des Jahresurlaubs kennen.
Grundsätzlich sollte der Urlaub laut Gesetz während des laufenden Kalenderjahres genommen werden, andernfalls verfällt er. Dringende betriebliche Gründe rechtfertigen jedoch eine Übertragung ins neue Jahr. In diesem Fall muss der Urlaub allerdings in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.

Was gilt bei Feiertags- und Sonntagsarbeit?

Außerdem sind Feiertagsarbeit und Schichten am Sonntag im Gastgewerbe und in der Hotellerie gang und gäbe, was die Erstellung von Dienstplänen jedoch nicht einfacher macht, denn auch hier gibt es Regeln. Je nach dem, in welchem Bundesland deine Arbeitnehmer*innen wohnen, variiert die Anzahl ihrer Feiertage.
Zudem können in der Gastronomie oder im Einzelhandel (namentlich in Bäckereien) Menschen an Sonn- und Feiertagen zwar grundsätzlich arbeiten, aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen laut Gesetz beschäftigungsfrei sein. Das musst du bei der Planung im Blick behalten.

Wie funktioniert eine Planung mit Teildienst?

Auch der Teildienst kann dabei eine Rolle spielen. Man spricht von Teildienst, wenn eine regelmäßige mehrstündige Unterbrechung der Arbeit innerhalb des Tages anfällt. Diese „Freistunden“ gibt es im Gastgewerbe, z. B. wenn um die Mittagszeit geöffnet und dann für einige Stunden bis zum Abendgeschäft wieder geschlossen ist.
Oft unvermeidbar, aber auch unpraktisch für dein Team, da die Zeit oft nicht ausreicht für private Erledigungen. Beim Teildienst müssen daher Zusatzvereinbarungen in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, andernfalls haben die Mitarbeitenden Anspruch auf Bezahlung in den Zeiten zwischen den Teildiensten.
Arbeitszeitregelungen Übersicht

Wie kann ich meine Dienst- und Urlaubsplanung mit Excel machen?

Wir hatten es schon erwähnt: Dienstpläne ohne digitale Unterstützung zu erstellen, wie z. B. durch eine Software, ist im Gastgewerbe, im Einzelhandel oder im Gesundheitswesen absolut nicht zu empfehlen. Zum Glück gibt es Excel. Das Programm erweist sich als äußerst nützliches Tool, wenn es um die Dienst- und Urlaubsplanung geht – zumindest gilt das für kleinere Teams bis zu 10 Mitarbeitenden.
Deshalb haben wir für alle, die im Gastgewerbe, in der Hotellerie, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel arbeiten, eine kostenlose Dienstplanvorlage in Excel erstellt, die beliebig individualisiert werden kann. Sie bietet dir eine wöchentliche Übersicht darüber, wer wann in welchem Bereich eingeplant ist, samt Krankheits- und Urlaubstagen. Ganz schön praktisch. Doch damit nicht genug.
Dienstplan Vorlage Excel

Kostenfreier Urlaubsplaner und Urlaubsrechner in Excel

Da wir wissen, dass die Urlaubsplanung im Betrieb ein mindestens genauso zeitraubendes und unliebsames Thema ist (ungeachtet dessen, dass wir Urlaub alle toll finden), haben wir auch einen gratis Urlaubsplaner in Excel für dich vorbereitet, den du ganz einfach downloaden kannst. Damit behältst du stets den Überblick hinsichtlich des genutzten bzw. noch nicht genutzten Urlaubs deines Teams.
Zuletzt servieren wir dir noch ein weiteres Goodie auf dem virtuellen Silbertablett, das deinen Arbeitsalltag erleichtern soll: den kostenfreien Excel-Urlaubsrechner. Der Urlaubsanspruch pro Person kann stark variieren – z. B. je nach dem, wann jemand ins Unternehmen eingetreten ist oder ob er*sie in Voll- oder Teilzeit arbeitet. Sobald du unsere Excel-Vorlage mit den entsprechenden Daten fütterst, übernimmt sie die müßige Rechenarbeit für dich. Das sollte die Dienst- und Personalplanung in deinem Betrieb ungemein erleichtern.

Wie kann ich von neuen Softwarelösungen profitieren?

Mit den Excel-Vorlagen zur Dienst- und Urlaubsplanung hast du schon den ersten kleinen Schritt in Richtung mehr Digitalisierung gewagt. Aber es geht noch besser! Denn es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Softwarelösungen, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind – und das gilt sowohl fürs Gastgewerbe, für den Einzelhandel oder fürs Gesundheitswesen.
Ob Kassensysteme, Warenwirtschaftslösungen (die Warenbestände und -ströme erfassen) oder Software zur Personalorganisation wie gastromatic – all diese smarten Helfer nehmen dir unliebsame Aufgaben ab, schützen dich mit einer rechtlich einwandfreien Dienst- und Zeitplanung für deine Mitarbeitenden und vereinfachen und optimieren deine Betriebsprozesse.
Sie sorgen für mehr Umsatz, zufriedenere Kund*innen und glückliche Mittarbeitende. Zudem sind die meisten Softwares sehr intuitiv und lassen sich daher auch von Techniklaien (die am liebsten bei der altbewehrten Excel-Dienstplanung bleiben würden) mit etwas Starthilfe leicht bedienen. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass neue Softwarelösungen dazu da sind, unser Leben und Arbeiten zu erleichtern, nicht umgekehrt.
Dienstplan Ansicht gastromatic

Systematisch zu mehr digitalen Lösungen

Es lohnt sich also, deine Berührungsängste zur Digitalisierung über Bord zu werfen und zunächst in einem Selbstcheck zu analysieren, welche Software du bereits nutzt, welche Digitalisierungsschritte noch sinnvoll wären, und daraus einen persönlichen Fahrplan abzuleiten. Dazu gehört auch, vor der Einführung einer neuen Software eine Checkliste mit Fragen abzuarbeiten, die dabei hilft, dir bewusst zu machen, was du genau brauchst und was zu dir passt.

Umstieg auf digitale Personalakten

Eine wichtige Komponente der Digitalisierung ist zudem die Umstellung auf digitale Personalakten. Das lohnt sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen, da sie, wenn der Wechsel erst einmal geschafft ist, viel Zeit, Material und Raum sparen. Von dem undurchschaubaren Labyrinth aus Aktenordnern kannst du dich dann verabschieden. Stattdessen können nun alle berechtigten Nutzer*innen digital auf die Unterlagen zugreifen und jede Änderung und Ergänzung einfach nachverfolgen. Ein Kinderspiel.

Wie kann ich wirtschaftlicher planen und arbeiten?

Hast du schon vom Lean Management gehört? Der Begriff, der im Deutschen so viel wie „schlankes Management“ bedeutet, umfasst alle Methoden, die dafür sorgen, dass deine Prozesse effizienter ablaufen und Verschwendung vermieden wird. Es geht darum, Abläufe kontinuierlich zu optimieren und zu standardisieren.
Das kann durch große, aber auch ganz kleine Schritte erfolgen, die letztlich einen enormen Effekt haben. Das kann z. B. ein besseres Timing bei der Speisezubereitung sein, damit die Menüs pro Tisch zeitgleich serviert werden. Durch standardisierte Prozesse wird zudem der Personalbedarf berechenbar.
Statt dich bei der Planung weiter auf dein Bauchgefühl zu verlassen, kannst du passgenau ermitteln. Das wird nicht nur die Zufriedenheit deiner Gäste steigern, die dadurch einen besseren Service bekommen, sondern auch die deiner Mitarbeitenden. Denn strukturierte Abläufe verringern chaotische Arbeitstage, bei denen zu wenige Kolleg*innen eingeplant sind oder nicht klar definiert ist, wer was zu tun hat.

Personalkennzahlen nutzen für mehr Erfolg

Zur Optimierung von Betriebsabläufen musst du auch die Kosten stets im Auge haben. Controlling ist hier das Zauberwort. Neben dem Wareneinsatz sind Personalaufwände der größte Kostenblock. Der Personalaufwand schließt alle für das Personal anfallenden Kosten ein, wie Gehälter und Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung.
Wenn du deine Personalkennzahlen kennst, kannst du besser planen und wirtschaftlicher arbeiten. Aber welche Personalkennzahlen gibt es überhaupt? Eine besonders wichtige ist die benötigte Umsatzproduktivität. Sie beschreibt, wie viel Umsatz pro Mitarbeiterstunde in deinem Betrieb erwirtschaftet werden muss, damit du deine wirtschaftlichen Ziele erreichst.
Indem du den geschätzten Umsatz durch die benötigte Umsatzproduktivität teilst, kannst du im nächsten Schritt herausfinden, wie viele Stunden du pro Tag oder Monat verplanen kannst, um wirtschaftlich zu arbeiten. Hier schließt sich der Kreis und wir wären wieder beim Thema effizientere Prozesse.
Dienstplan Wirtschaftlichkeit

Was hat Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Dienstplan zu tun?

Mit einer effizienten Personalplanung kannst du nicht nur unnötige Kosten (z .B. durch Überbesetzung und stundenlanges Organisieren) sparen, sondern auch einen sehr wichtigen Beitrag zur mehr Mitarbeiterzufriedenheit leisten. Wie das gelingt? Je stärker du die Wunschzeiten deiner Mitarbeitenden bei der Dienstplanung einbeziehst, desto mehr wirst du als faire*r Arbeitgeber*in wahrgenommen und geschätzt.
Zudem vermeidest du mit einer effizienten Planung auch unnötige Stresssituationen für dein Team, z. B. das Szenario, dass sie an einem heißen Tag völlig unterbesetzt sind und von den Gästen förmlich überrannt werden. Denn wenn das regelmäßig passiert, ist Frust vorprogrammiert. Wie aber gelingt eine effiziente und faire Dienstplanung?
Tools wie gastromatic helfen dir dabei, die Dienstplanung zu verschlanken und zu professionalisieren. Dienstpläne werden auf Grundlage von regulatorischen und vertraglichen Vorgaben und Abwesenheiten erstellt. Über eine gemeinsame App können deine Mitarbeitenden zudem ihre Wunschzeiten angeben (statt sie dir per WhatsApp oder zwischen Tür und Angel zuzurufen).
Die planende Person bekommt die Informationen somit über einen einzigen Kanal. Ein weiterer Vorteil: Die aktuelle Dienstplanübersicht ist in der App jederzeit und für alle abrufbar, sobald sie freigeschaltet wird – kurzfristige Änderungen inklusive.

Was ist ein automatisierter Dienstplan und welche Vorteile hat er?

Zunächst ein kurzer Blick auf die Begrifflichkeiten: Ein digitaler Dienstplan wird mithilfe einer Software erstellt, also nicht analog auf Papier geschrieben. Streng genommen zählen hier unsere Vorlagen mit Microsoft Excel auch dazu. Je mehr Mitarbeitende in einem Betrieb arbeiten, desto schneller stößt man damit jedoch an seine Grenzen.
Unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse, Überstunden und rechtliche Fallen können zu Problemen führen. Spätestens dann ist eine Software die cleverste Lösung – so wie gastromatic; das gilt sowohl fürs Gastgewerbe, für den Einzelhandel oder fürs Gesundheitswesen gleichermaßen. Die Besonderheit dabei ist, dass unsere Dienstplan-Software dank eines Algorithmus einen Dienstplan automatisch erstellt. Der digitale Dienstplan wird somit auf ein neues Level gebracht und du ersparst dir jede Menge Kopfzerbrechen bei der Schichteinteilung.

Wie der automatisierte Dienstplan mit gastromatic funktioniert – auf einen Blick

Zunächst musst du die gastromatic-Software mit Daten füttern, damit der Algorithmus anschließend auf Basis deiner individuellen Bedürfnisse und Parameter den bestmöglichen Dienstplan erstellen kann. Dazu zählen vertragliche Informationen aus den Mitarbeiterakten sowie dein individueller Mitarbeiterbedarf, der sich z. B. aus den Personalkennzahlen ableitet.
Die Unmengen an regulatorischen Vorgaben werden von der Software ebenfalls einkalkuliert, schließlich ist es nahezu unmöglich, sie alle im Kopf zu behalten. Das Programm achtet automatisch auf Urlaub, individuelle Sperrzeiten, rechtliche Ruhezeiten, maximale Tagesarbeitszeiten sowie Arbeitstage pro Woche und reguliert Arbeitszeitkonten (also die bereits geleistete und erfasste Arbeitszeit) samt Sollstunden.
Obendrein berücksichtigt es auch die Mitarbeiterwünsche. Der Algorithmus jongliert die Vielzahl an Bausteinen so lange, bis die beste Kombination und damit eine objektiv faire Verteilung der Schichten erreicht ist. gastromatic ist somit ein intelligentes Personalplanungstool zur Erstellung von automatisierten Dienstplänen, das dein Unternehmen weiterbringt – in puncto Wirtschaftlichkeit, Fairness und Mitarbeiterzufriedenheit.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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