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In wenigen Schritten den perfekten Schichtplan erstellen

Mit unserer Anleitung erstellst du ganz einfachen deinen Dienstplan
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Herausforderungen bei der Dienstplangestaltung
  • 3.
    Warum ist ein guter Dienstplan wichtig?
  • 4.
    Dienstplan schreiben: Anleitung zu einem guten Schichtplan
  • 5.
    Fazit

Kurz und knapp

Die Erstellung von Dienstplänen kann eine komplexe Aufgabe sein, da man viele verschiedene Faktoren berücksichtigen muss. Es ist jedoch lohnenswert, sich damit auseinanderzusetzen, da ein durchdachter Dienstplan viele Vorteile bieten kann.
Eine der grundlegenden Herausforderungen bei der Dienstplanung besteht darin, die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Es kann eine große Herausforderung sein, die richtige Anzahl von Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Eine effektive Planung kann jedoch dazu beitragen, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Dienste erfolgreich erfüllt werden.
Eine gute Dienstplanung bietet auch den Mitarbeitenden eine gewisse Flexibilität und ermöglicht es ihnen, ihre Arbeitszeiten im Voraus zu planen. Dies kann zu einer besseren Work-Life-Balance führen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Wir zeigen euch welche grundsätzlichen Herausforderungen es bei der Dienstplanerstellung gibt und warum es sich lohnt, sich damit genauer zu beschäftigen.

Herausforderungen bei der Dienstplangestaltung

Der erste Schritt zu einem durchdachten Dienstplan besteht darin, die Herausforderungen bei der Dienstplangestaltung besser zu verstehen. Wir gliedern diese in 3 grundsätzliche Bereiche, die berücksichtigt werden sollten:

Mitarbeiterbezogene Rahmenbedingungen

  • Gesetzliche Vorgaben: Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben – also Ruhezeiten und Pausen, Einhaltung von maximalen Stunden am Tag, Nachtarbeit
  • Sozialversicherungs- und steuerrelevante Vorgaben: 538 €-Verdienstgrenze bei Minijobber*innen, 2000 €-Verdienstgrenze bei Midijobber*innen, 70 Arbeitstage im Jahr bei kurzfristiger Beschäftigung etc.
  • Vertragliche Vorgaben: Wochen- oder Monatsarbeitszeit, SFN-Zuschläge, Überstunden, Guttage, Feiertagsausgleiche, Ein- und Austritte etc.
  • Wunschzeiten bzw. Freiwünsche
  • Verteilung von freien Tagen
  • Urlaubs- und Krankheitstage
  • Sonstige Abwesenheiten (Berufsschule, Weiterbildungen, Elternzeit etc.)

Wirtschaftlichkeit

  • Soll- und Ist-Produktivität
  • Unproduktive Stunden
  • Qualifikation
  • Personalaufwand (Crew und Management) und Umsatz

Sonstige Rahmenbedingungen

  • Wetter
  • Veranstaltungen
  • Besonderheiten (Baustellen, Straßenfeste etc.)
Durch die lange Liste an Bedingungen wird schnell klar, dass einiges an Vorwissen bei der Dienstplanerstellung benötigt wird. Hierzu zählen insbesondere Grundwissen zu Personalthemen, betriebswirtschaftliche Grundlagen sowie ein Wissen über die aktuelle Lage der Region, des Personals sowie des Betriebs.
Die Frage ist nun, wie diese Rahmenbedingungen sinnvoll in einem Dienstplan verpackt werden können und warum das so wichtig ist. Starten wir am besten mit dem Warum.

Warum ist ein guter Dienstplan wichtig?

Im Folgenden wollen wir euch anhand einiger Punkte verdeutlichen, wie stark der Dienstplan Fair Play und Wirtschaftlichkeit eures Unternehmens zusammenhält:

Personalaufwand

Für die meisten Betriebe des Gastgewerbes ist der Personalaufwand der größte variable Kostenfaktor, der nicht selten über 35 % vom Umsatz ausmacht. Durch den Dienstplan wird der Personalaufwand unmittelbar gesteuert.
Mit anderen Worten: Diejenigen, die einen Dienstplan schreiben, bestimmen die Personalkosten des Betriebs. Aus diesem Grund ist die Einhaltung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ein Muss für eine nachhaltige Unternehmung.

Fairness und Stabilität

Im Hinblick auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden spielen Fairness und Stabilität des Dienstplans eine große Rolle. Der Dienstplan sollte gewährleisten, dass die Mitarbeitenden nicht überlastet werden.
Das heißt beispielsweise auch: Wenn viele Gäste im Restaurant sind oder einige Mitarbeitende sich im Urlaub befinden, sollten sich die Auslastung und der Stress der arbeitenden Mitarbeitenden nicht erhöhen.
Insbesondere in den heutigen Zeiten, in denen es schwer ist, gutes Personal zu finden und die Mitarbeitenden sich den Betrieb aussuchen können, ist dieser Punkt extrem unterschätzt.
Tipp: Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen bzw. zu quantifizieren, bietet es sich z. B. an, die Personalkennzahlen und Krankheitsquote zu analysieren.

Einhaltung regulatorischer Vorgaben

Durch die Einhaltung der gesetzlichen, vertraglichen sowie sozialversicherungs- und steuerrelevanten Vorgaben vermeidet man Probleme, die zu einem späteren Zeitpunkt als eine Art Bumerang zurückkommen können.
Hiermit sind unangekündigte Zollkontrollen oder Betriebsprüfungen gemeint, aber auch vermeidbare nachträgliche Korrekturen der aufgelaufenen Arbeitszeiten.

Zufriedenheit der Gäste

Last but not least gibt es ja auch noch die Gäste, die gut betreut werden möchten. Immer wieder machen Studien deutlich, dass gerade die Service-Qualität über Erfolg oder Misserfolg in der Gastronomie entscheidet – noch knapp vor der Qualität des Essens.
Eine dauerhafte Unterbesetzung mangels eines sorgfältig geprüften Dienstplanes kann folglich schlimme Folgen haben.
Ein mögliches Szenario bei Unterbesetzung:
  1. Die Mitarbeitenden sind unzufrieden, da sie zu sehr ausgelastet ist.
  2. Die Krankheitsquote steigt oder Mitarbeitende kündigen -> Unterbesetzung wird schlimmer bzw. Mitarbeitende werden noch stärker ausgelastet.
  3. Die Gäste bekommen diese Unzufriedenheit zu spüren: Sie müssen länger auf ihr Essen warten und die Service-Qualität ist auch nicht so, wie sie es gewohnt sind.
  4. Durch die negative Wahrnehmung des Restaurants wollen die Gäste nicht wiederkommen und schreiben eventuell eine schlechte Bewertung, sodass auch andere Gäste sich umentscheiden und weniger – oder im schlimmsten Fall gar nicht mehr – kommen. Diese Auswirkungen führen dazu, dass der Umsatz zurück geht.
Wie man sieht, gibt es wirklich gute Gründe sich ausgiebig und intensiv mit der Dienstplangestaltung zu beschäftigen. Dies gilt auch für kleine Betriebe, die nicht so viele Mitarbeitende haben.

Dienstplan schreiben: Anleitung zu einem guten Schichtplan

Nun da wir die Herausforderungen und die Wichtigkeit eines guten Dienstplans geklärt haben, geht es an’s Eingemachte: Wie kann man denn nun einen wirklich guten Dienstplan schreiben?
Nachfolgend möchten wir euch eine Anleitung zum Schreiben eines guten Dienstplans geben. Vorab kann man jedoch mit Sicherheit 2 Dinge sagen:
  1. Ein guter Dienstplan ohne EDV-Unterstützung ist möglich, aber sehr zeitaufwändig
    Warum? Die Gründe dafür sind dynamische Veränderungen. Jeder gute Dienstplan wird durch einen iterativen Prozess gefunden. Das heißt, man muss zügig Schichten hinzufügen, löschen und verändern können und dabei jeweils das Ergebnis bzw. die Veränderungen dynamisch betrachten. Gleichzeitig sollte es möglich sein, alle notwendigen Informationen (siehe Herausforderungen) im Blick zu behalten. Man kann es auch so sehen: Je schlechter das EDV-System, desto besser müssen die Fähigkeiten und das Wissen der Planenden sein. Gute und erfahrene Personalplaner*innen und Disponent*innen sind jedoch teuer und schwer zu finden.
  2. Jede oder jeder muss die präsentierte Anleitung auf die Gegebenheiten ihres oder seines Betriebs anpassen.
    Jeder Betrieb ist anders, was vor allem mit dem Konzept und dem Personalstamm zusammenhängt. Manche Restaurants arbeiten beispielsweise mit Wunschzeiten, andere mit Freiwünschen und bei manchen gibt es das gar nicht. Die präsentierte Anleitung liefert euch Ideen, wie ein guter Dienstplan entstehen kann, müssen aber natürlich individuell angepasst werden.
Und so geht’s:

Vorbereitung

Ablauf Dienstplanung
Eine gute Vorbereitung ist fast die halbe Miete. Folgendes sollte man im Voraus berücksichtigen:
Sortierung/Gruppierung der Mitarbeitenden nach Beschäftigungsverhältnissen und Qualifikationen (Siehe dazu unten exemplarisch einen Screenshot aus der Personalorganisationssoftware gastromatic, um den Gedanken zu verdeutlichen)
dienstplan übersicht gastromatic
Planung des Mitarbeiterbedarfs anhand des Wetters, erwarteter Gäste, Umsatz etc. (so genau wie möglich) Das wird wahrscheinlich eine Weile dauern, da man historische Daten entsprechend berücksichtigen sollte. Man sollte außerdem sicherstellen, dass alle Verfügbarkeiten und Abwesenheiten bekannt sind und diese auch übersichtlich in der zu planenden Woche sichtbar sind.

Planung der festangestellten Mitarbeiter (Vollzeit und Teilzeit)

Schaubild Schritte Dienstplanung
Um eine gute Auslastung des Dienstplans zu gewährleisten, sollte man den festgelegten Bedarf sinnvoll füllen und dabei die mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen (siehe oben) berücksichtigen. Bei der Planung müssen natürlich die bisher gearbeiteten Stunden in diesem Monat bzw. Jahr berücksichtigt werden, um Überstunden gezielt auf- oder abzubauen.

Planung von Aushilfen

Schaubild Schritte Dienstplanung: Aushilfen

  1. Verfügbarkeiten bzw. Freiwünsche betrachten.
  2. Offenen Bedarf sichten und durch Aushilfen sinnvoll decken. In diesem Schritt ist es wichtig, die steuer- und sozialversicherungsrelevanten Bedingungen übersichtlich im Blick zu behalten, um nachträgliche Korrekturen zu verhindern und um eine mögliche Unterbesetzung zu vermeiden.
Beispiel: Minijobber*innen dürfen gelegentlich den Betrag von 538 € bis zu 2 Kalendermonate innerhalb eines Zeitjahres unvorhergesehen überschreiten. Der Verdienst darf in diesem Kalendermonat der Überschreitung maximal das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze (also 1076 €) betragen.
Grundsätzlich muss die Jahresgrenze von 6456 € eingehalten werden, in begründeten Ausnahmefällen darf sie aber auch überschritten werden. (Für mehr Infos: „Minijob maximaler Verdienst„)
Tipp: Um diese Kennzahlen dynamisch im Blick zu behalten, bedarf es unbedingt einer elektronischen Unterstützung.

Probleme identifizieren

Schaubild Schritte Dienstplanung
Es gilt auch, die eigenen Problembereiche zu erkennen und diesen gezielt mittels guter Planung entgegenzuwirken. Solche Fragen sind beispielsweise: Gibt es offenen Bedarf oder Überbesetzungen und wie flexibel bin ich gegenüber unvorhergesehenen Änderungen aufgestellt (Krankheit, veränderte Wetterbedingungen)?
Falls erforderlich, muss man an dieser Stelle wieder zu Phase 2 zurück, um Anpassungen vorzunehmen. Vielleicht haben festangestellte Mitarbeitende Minusstunden auf ihren Arbeitszeitkonten und können eingeplant werden (bei Unterbesetzung), oder es gibt aufgebaute Guttage (bei Überbesetzung), die verbraucht werden können.
Der Zyklus muss so lange durchlaufen werden, bis alle Lücken gut gefüllt wurden.

Reflektion

Schaubild Schritte Schichtplanung
Bevor der nächste Dienstplan geschrieben wird, muss der davor geschriebene Dienstplan beurteilt werden. Am besten startet man damit, die Abweichung zwischen Plan- und Ist-Zeiten zu analysieren und dann explizit auf Ursachenforschung zu gehen.
Ein guter Tipp ist, dass die Betriebsleitung am Ende jeden Tages einen kurzen Kommentar zu dem geplanten Bedarf und dem tatsächlichen Aufkommen dokumentiert.

Fazit

Insgesamt erfordert die Erstellung eines guten Dienstplans Zeit, Mühe und Planung. Es ist jedoch eine lohnende Investition, da ein gut organisierter Dienstplan viele Vorteile bieten kann, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden.
Der Dienstplan ist ein mächtiges Instrument und hat erheblichen Einfluss auf Personalkosten, Umsatz, Mitarbeiter- und Gästezufriedenheit. Des Weiteren reduziert eine durchdachte Planung den Aufwand nachträglicher Arbeitszeitkorrekturen und verhindert böse Überraschungen bei der nächsten Zoll- oder Betriebsprüfung.
Es ist wichtig, dass die Dienstplangestaltung kontinuierlich überwacht und angepasst wird, um die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Eine regelmäßige Überprüfung des Dienstplans und das Sammeln von Feedback der Mitarbeitenden können dazu beitragen, dass der Plan immer weiter optimiert wird und auf die bestmögliche Weise funktioniert.
Hierzu sollte man sich jedoch mit den Anforderungen der Mitarbeitenden auseinandersetzen und auch die individuellen Belange des Betriebes berücksichtigen. Ein guter Dienstplan verbindet Fairness mit Wirtschaftlichkeit und kommt am Ende nicht nur dem Betrieb, sondern auch den Mitarbeitenden und vor allem den Gästen zu Gute.
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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