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Dienstplan-Vorlage Gastronomie – kostenlos als Excel

Wer ist diese Woche wann anwesend, wer im Urlaub oder spontan krank? Als personalverantwortliche Person in der Gastronomie ist es gar nicht so einfach, die Anzahl der Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten sowie Einsatzorte im Blick zu behalten.
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Gastronomie Dienstplan erstellen leicht gemacht
  • 3.
    gastromatic – eure Dienstplan App
  • 4.
    Dienstplan schreiben in der Gastronomie: Was müsst ihr beachten?
  • 5.
    Tipps für die Dienstplanerstellung
  • 6.
    Das Wichtigste für die Dienstplangestaltung in Kürze
Wie gut, dass es Dienstpläne gibt! Wir zeigen euch, welche Herausforderungen es beim Planen gibt, was ihr gesetzlich beachten müsst und wie euch unsere clevere Dienstplan-Vorlage im gastronomischen Alltag hilft.

Kurz und knapp

Wer kennt es nicht: Gerade habt ihr euren Dienstplan für euer Restaurant, euer Café oder euer Catering-Unternehmen fertiggestellt und dann kommt ein Mitarbeiter und möchte spontan Urlaub nehmen oder seine Schicht tauschen. Und nun? Da haben wir den Salat, denkt ihr womöglich, denn eine gute Planung ist das A & O für glückliche Kunden, glückliche Mitarbeitende sowie glückliche Gastronom*innen.
Insbesondere in der Gastronomie wird von den Personalverantwortlichen viel erwartet: Ob das Einschätzen des Arbeitsaufkommens, die gerechte Anzahl und Zuteilung der Schichten, die Anstellungsverhältnisse oder Urlaubsansprüche – viele Dinge sind gleichzeitig zu berücksichtigen, so dass immer wieder Fragen aufkommen. Gut, dass es Vorlagen zum Download gibt, die euch bei der Planung eures Dienstplans unterstützen können.
Um sowohl eine einheitliche Struktur als auch eine gute Übersichtlichkeit der Dienstpläne zu gewährleisten, stellen wir euch eine speziell auf die Gastronomie und Hotellerie zugeschnittene Dienstplan-Vorlage als Excel-Download zur Verfügung – und das kostenlos!
Ihr als Personalplaner*in könnt damit ab sofort euren Dienstplan übersichtlich und schnell erstellen.
Auf die Vorlagen, fertig, los!
Beispiel Dienstplan Vorlage Excel

Gastronomie Dienstplan erstellen leicht gemacht

Nun habt ihr die Dienstplanvorlage mit einem Klick geöffnet, aber fragt euch, wie ihr für eure Gastro damit die Personalplanung erstellen könnt?
Dann aufgepasst! Mit unserer kostenlosen Dienstplanvorlage für Excel könnt ihr euren Dienstplan für jeglichen Tätigkeitsbereich auf wöchentlicher Basis ausarbeiten und habt dabei alle wichtigen Kennzahlen im Blick.

So benutzt ihr unsere Personalplanung Excel-Vorlage für die Gastronomie

Wir haben für euch exemplarisch in der Tabelle die Namen der Mitarbeiter*innen und die Arbeitsbereiche, wie Service, Küche oder Terrasse ausgefüllt – diese sind individuell für eure Gastro anpassbar.
Wie das in den Vorlagen geht? Ändert dafür einfach die hellgrün unterlegten Einträge. Übrigens verändern sich dann automatisch die eingetragenen Mitarbeiter*innen unter den Wochentagen.
Auch die Arbeitsbereiche lassen sich individuell für eure Gastro anpassen.
Habt ihr für ein*e Mitarbeiter*in Einträge hinterlegt, seht ihr die eingeplanten Stunden in der letzten Spalte „Summe“.
Tolles Feature: Diese Zahl überträgt sich auch in die Auswertungstabelle, die euch einen Einblick der verplanten Wochenstunden gibt.
Könnt ihr ein*e Mitarbeiter*in aufgrund von Urlaub oder Krankheit nicht in den Gastronomie-Dienstplan eintragen, markiert ihr die Abwesenheit in der Spalte mit einem „x“. Das Ergebnis: Die Zeile färbt sich rötlich und ihr seht, wer zur Einteilung nicht verfügbar ist.
Nach Fertigstellung des Wochenplans könnt ihr diesen ausdrucken oder an die Kolleg*innen mailen.
Klingt gut? Es geht noch besser! Für diejenigen, denen die Eintragung über Excel zu zeitaufwändig oder – je nach Größe des Betriebs – zu unübersichtlich ist, haben wir die ultimative Lösung für Cafés, Restaurants, Bars oder andere Gastro-Betriebe.

gastromatic – eure Dienstplan App

Für Gastronom*innen, die es digitaler wollen als mit der Arbeitsplan Vorlage in Excel zu arbeiten oder spezielle Anforderungen haben, bietet gastromatic die perfekte Lösung.
Euer Mehrwert: gastromatic vereint Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheiten in einem. Ihr spart nicht nur Zeit, sondern eure Angestellten werden bequem über die Mitarbeiter-App informiert und können mit ihrem Handy, Tablet oder das Hardware-Terminal darauf zugreifen.
Auf diese Weise läuft die Kommunikation von der Küche bis zum Service rund, alle bleiben über ihre Schichten informiert und können ihre Dienstpläne samt Inhalten digital einsehen.

Dienstplan schreiben in der Gastronomie: Was müsst ihr beachten?

Eine durchdachte Dienstplanung ist eine entscheidende Erfolgszutat, damit euer Betrieb kosteneffizient arbeitet. Was ihr beachten solltet, zeigen wir euch in unserem Video auf unserem YouTube-Kanal im Detail. Einen Vorgeschmack vom Video findet ihr nachfolgend:

Rechtliche Bestimmungen:

Schichtsystem, Wochenenden, Pausendauer – der Gesetzgeber hat unterschiedlichste Bestimmungen normiert, so dass dieses Thema bei der Dienstplanung enorm wichtig ist. Folgende Gesetze sind unter anderem zu beachten:

Arbeitsschutzgesetz

Das Arbeitsschutzgesetz regelt alles rund um den Schutz der Beschäftigten am Arbeitsplatz, wie Gesundheitsschutz, Arbeitsgestaltung oder die Einhaltung gesetzlich festgelegter Arbeitszeiten.

Jugendarbeitsschutzgesetz

Dieses Gesetz bestimmt die Einteilung der Arbeits- und Ruhezeiten für minderjährige Azubis, Aushilfen sowie Praktikanten.
Arbeitgebende haben das Recht, Minderjährige für maximal 40 Arbeitsstunden/Woche, maximal 8 Stunden täglich einzuteilen.
Die Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen beträgt mindestens 12 Stunden. ‍

Mindestlohngesetz

Ob Aushilfe oder Servicekraft – jede*r hat Anspruch auf das Gehalt – mindestens in Höhe des Mindestlohns.
Laut Mindestlohngesetz sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausendauer aufzuzeichnen.
Ausgenommen sind Mitarbeitende, die mindestens 2.000 € brutto monatlich verdienen und in den letzten 12 Monaten durchgehend entlohnt wurden.

Arbeitszeitgesetz

Hier werden Aspekte wie Ruhezeit, aber auch Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszeit geregelt.
Zusammengefasst besagt das Arbeitszeitgesetz, dass Arbeitnehmer*innen maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen, dass ihnen zwischen zwei Einsätzen mindestens elf Stunden Ruhezeit sowie mindestens einmal in der Woche 24 Stunden Ruhezeit zustehen.
Des Weiteren müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.

Weitere Hinweise für Restaurants, Bars und Catering-Unternehmen:

Neben den rechtlichen Bestimmungen, solltet ihr auch weitere Faktoren bei der Dienstplanerstellung im Blick behalten. Dazu zählen:
  • Art der Veranstaltung
  • Feiertage
  • Urlaubstage
  • Mitarbeiterwünsche
  • Anstellungsverhältnis (Vollzeit, Mini- oder Midijob)
  • Sondervereinbarungen im Arbeitsvertrag
  • Budget für Aushilfskräfte
  • Stärken und Schwächen vom Personal

Tipps für die Dienstplanerstellung

Wie wäre es mit ein paar hilfreichen Tipps, wie ihr mit perfekt abgestimmten Dienstplänen bei euren Mitarbeiter*innen punkten könnt?
Anreize schaffen: Niemand möchte freiwillig die Frühschicht übernehmen? Zahlt für „ungeliebte“ Zeiten oder Dienste euren Mitarbeitenden einen kleinen Bonus.
Auf Abruf: Kurzfristiger Ersatz bei personellen Ausfällen ist wichtig. Führt einen Bereitschaftsdienst ein: Fällt jemand aus, springt die Person automatisch in die Schicht ein.
Flexibel agieren und offen für Neues sein: sich nur auf Kennzahlen, Umsatz und Zeiterfassung fokussieren? Das ist heute eine veraltete Sichtweise. Überdenkt euer gesamtes System, bezieht euer Personal mit ein und orientiert euch an Unternehmen, die euch digitale Dienstpläne und Beratung in einem bieten. gastromatic nimmt euch Arbeit ab und vereint Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System.
Mitarbeitervorlieben: Verfügbarkeiten können mit Vorlieben der Mitarbeitenden kombiniert werden. Wie das geht? Fragen stellen! Erkundigt euch, wer vom Personal gerne früh aufsteht oder eine Nachteule ist und versucht die Vorlieben bei der Dienstplanung zu berücksichtigen.

Das Wichtigste für die Dienstplangestaltung in Kürze

  1. Ist Dienstplan und Schichtplan das Gleiche?

    Ob links oder rechts – Dienstplan bzw. Schichtplan werden synonym verwendet. Hinter beiden Bezeichnungen steht ein Plan, der auflistet, wer wann und wo arbeitet.
  2. Wie schreibe ich einen Dienstplan?

    Ein guter Dienstplan ist vor allem eins: Fair und gesetzeskonform.
    Als Gastronom könnt ihr wunderbar auf unsere kostenlose, online Dienstplan Gastronomie Vorlage zum Download zurückgreifen oder gastromatic nutzen, um Sicherheit und Lösungen bei der Planung vom Personal samt Umsatz zu erzielen.
  3. Wann muss der Dienstplan für meinen gastronomischen Betrieb fertig sein?

    Im Absatz 3 des § 12 TzBfG regelt der Gesetzgeber, dass Arbeitnehmer*innen nur zur Arbeit verpflichtet werden können, wenn ihnen die Dienstplanung mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird.
Genug geschrieben! Zeit ist Geld, die Kassenbons sollen rattern und wer einen Plan hat, denkt schon jetzt an morgen und macht sich an die nächste Dienstplanvorlage.
Der gastromatic Blog bietet außerdem eine Vorlage für Zeiterfassung und viele weitere Vorlagen.
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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