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5 min.

Urlaubsplaner-Vorlage: kostenloser Download

Vorlage herunterladen und stressfrei Urlaube verwalten
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    So machst du deine Urlaubsplanung mit der Excel-Vorlage
  • 3.
    Download
  • 4.
    Nachteile der Urlaubsplanung via Excel-Tabelle
  • 5.
    Digitale Urlaubsplanung mit gastromatic
  • 6.
    Fazit

Kurz und knapp

Neben dem Erstellen der Dienstpläne und dem Erfassen und Dokumentieren der Arbeitszeiten ist vor allem die Urlaubsplanung ein zeitraubendes und unliebsames Thema. Plant man hier ohne System und aus dem Bauch heraus, kann das unmittelbare Auswirkungen auf das Tagesgeschäft im Betrieb haben.
Nicht nur die Urlaubsplanung der Mitarbeitenden an sich, sondern auch die Berücksichtigung von Resturlaubstagen, Arbeitseinsätzen und Abwesenheiten anderer Teammitglieder sind wichtige Informationen, die bei der Urlaubsplanung unbedingt beachtet werden müssen.
In diesem Artikel greifen wir das Thema Urlaubsplanung auf und zeigen dir, wie du den Urlaubsplan in deinem Betrieb effizienter gestaltest und dabei auch noch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhst - inklusive kostenloser Urlaubsplaner-Vorlage.

WICHTIG

Bevor du die Urlaubsplanung machen kannst, solltest du den genauen Urlaubsanspruch deiner Mitarbeitenden kennen. Zur Berechnung kannst du ganz einfach unsere kostenlose Urlaubsrechner-Vorlage für Excel nutzen.

Du hast keine Lust, noch mehr Excel-Listen zu führen? Kein Problem, wir haben da was!

So machst du deine Urlaubsplanung mit der Excel-Vorlage

Mit der Urlaubsplaner-Vorlage gehören unübersichtliche, handgeschriebene Pläne oder Listen endlich der Vergangenheit an. Wir erklären dir Schritt für Schritt wie's geht:
  1. Lade dir die Urlaubsplaner-Vorlage über das Formular herunter.
  2. Aktualisiere die Jahreszahl, falls du die Vorlage erst für das nächste Jahr verwenden möchtest.
  3. Fülle die Tabelle mit den Daten deiner Mitarbeitenden:
    • Namen
    • Urlaubsanspruch
    • Dieses Jahr bereits genommener Urlaub
    • Falls deine Mitarbeitenden unterschiedlich viele Tage Urlaub haben, setze ein Häkchen in der Checkbox „Urlaubstage unterschiedlich“.
      urlaubsplaner jahresansicht
  4. Die Urlaubsplaner-Vorlage hilft dir dabei, den Mitarbeiterbedarf pro Wochentag genauer im Blick zu behalten. Trage hierfür einfach die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden pro Tag ein.
  5. Über die Navigation (unten in der Leiste) planst du die Abwesenheitstage deiner Mitarbeitenden pro Monat. Für einen Urlaubstag trägst du ein „u“ ein, für Krankheit dementsprechend ein „k“. Für sonstige Abwesenheiten kannst du die Felder einfach mit Bezeichnungen wie zum Beispiel „Schulung“ füllen.
    urlaubsplaner monatsansicht

Download

Gib hier deine Daten ein, um die Urlaubsplaner-Vorlage herunterzuladen:

HINWEISE & TIPPS

Die Urlaubsplaner-Vorlage behält für dich den Überblick über die Resturlaube deiner Mitarbeitenden. Allerdings gibt es keinen direkten Bezug zur „Soll-Arbeitszeit“ bzw. den „Arbeitstagen pro Woche“ der Mitarbeitenden. Sollte derdie Mitarbeiterin also für eine Woche in den Urlaub gehen, darfst du für diese Woche nur die Anzahl an Urlaubstagen eintragen, die auch tatsächlich vom Urlaubsanspruch abgezogen werden sollen. Unser Tipp: Lass das Wochenende standardmäßig offen bzw. trage es als „frei“ ein.

Nachteile der Urlaubsplanung via Excel-Tabelle

Ohne Frage bietet der Urlaubsplaner-Vorlage für Excel viele Vorteile und ist eine Hilfestellung, um dem Thema Urlaubsplanung zeitsparender nachzukommen. Bei einigen wichtigen Punkten gelangt man bei Excel leider jedoch recht schnell an Grenzen.
Der oben angesprochene Punkt der „Soll-Arbeitstage pro Woche“ ist hier das erste Stichwort, denn die Anstellungsverhältnisse können je nach Betrieb und Branche sehr stark variieren.
Hinzu kommen neben den festangestellten Voll- oder Teilzeit-Mitarbeitenden dann noch alle Aushilfen, die laut Gesetz ebenfalls Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Krankheit haben.
Wie hoch ist eigentlich der Urlaubsanspruch der verschiedenen Mitarbeitenden? Wie errechne ich den Durchschnitt der gearbeiteten Stunden meiner Aushilfen in den letzten 13 Wochen? Und wie war der*die Mitarbeiter*in eigentlich im Dienstplan eingeteilt?
All diese Faktoren sind unmöglich mit der Urlaubsplaner-Vorlage zu berücksichtigen. Doch das ist nicht der einzige Punkt, bei dem der Excel-Urlaubsplaner an seine Grenzen stößt.
Wie sieht es mit der Kommunikation aus (nicht nur mit den Mitarbeitenden, sondern auch bezogen auf die von den Abwesenheiten betroffenen Punkte wie Dienstplanung etc.)?
Im Idealfall beantragen die Mitarbeitenden ihren Urlaub selbstständig. Ohne eine Software löst man das wahrscheinlich mit analogen Urlaubsanträgen auf Papier, eine WhatsApp-Gruppe oder einfach im direkten Gespräch.
Der*die Planer*in fängt im Nachgang an, die Urlaubsanträge zusammen zu suchen und zu prüfen, ob Mitarbeitende zu den gewünschten Zeiträumen wirklich in den Urlaub gehen können oder nicht.
Nachdem die verschiedensten Listen wie Dienstplan, Belegungsplan und Urlaubsplaner aller Mitarbeitenden gecheckt sind, kann der Urlaub dann im besten Fall eingetragen werden.
Diese Info muss dann gleichzeitig noch auf allen anderen Listen geführt werden und natürlich müssen die Mitarbeitenden selbst auch darüber informiert werden, dass der Urlaub genehmigt wurde.

Digitale Urlaubsplanung mit gastromatic

Digitale Lösungen, wie z. B. gastromatic, schaffen bei den oben beschriebenen alltäglichen Szenarien einfache und effiziente Prozesse.
Mit dem Online-Urlaubsplaner von gastromatic musst du nicht mehr länger unzählige Listen führen, sondern hast alles in einer einzigen Software, die dir viel Zeit und Aufwand spart.
Durch die Integration der Mitarbeitenden via Smartphone-App können diese nicht nur selbstständig Wunschzeiten für ihre Urlaube eintragen, sondern auch direkt Abwesenheitsanträge einreichen.
Sobald der Antrag von dir oder dem*der Planer*in bearbeitet wurde, werden deine Mitarbeitenden ebenfalls via App benachrichtigt. So bindest du dein Team mit ein und erhöhst die Mitarbeiterzufriedenheit.
Gibt es eine wichtige Veranstaltung oder geht das Saisongeschäft durch die Decke, können ganz einfach Urlaubssperren eingerichtet werden. Deine Mitarbeitenden werden dann bereits beim Erstellen des Antrags über die Sperre und den Grund dafür informiert.
Ob ein Teammitglied bereits für eine Schicht vorgesehen ist oder seine Vertretung im gleichen Zeitraum Urlaub genommen hat, siehst du dann direkt beim Bearbeiten des Antrags. Unsere Konfliktanzeige lässt damit Planungsfehler gar nicht erst entstehen.
Im Urlaubskalender kannst du dann alle Urlaube deiner Mitarbeitenden auf einen Blick einsehen. Diese werden ebenfalls direkt in die Dienstplanung übertragen, damit du sofort siehst, wann du wen einplanen kannst und wer im jeweiligen Zeitraum nicht verfügbar ist.
Zudem wird der verbleibende Urlaubsanspruch (Resturlaub) automatisch berechnet.

Fazit

Die kostenlose Urlaubsplaner-Vorlage bietet eine einfache Lösung, um die Urlaubsplanung effizienter und übersichtlicher zu gestalten.
Doch für Betriebe mit komplexeren Anstellungsverhältnissen und spezifischen Anforderungen stoßen Excel-Vorlagen schnell an ihre Grenzen.
Eine digitale Lösung wie gastromatic kann hier Abhilfe schaffen, indem sie die Planung von Urlauben und Abwesenheiten erleichtert und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Planer*innen verbessert.
Durch die Smartphone-App können Mitarbeitende selbstständig Wunschzeiten abgeben und Urlaubsanträge stellen. Digitale Lösungen vereinfachen also nicht nur die Urlaubsplanung und sparen Zeit, sondern führen auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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