Themen

Personalkostenquote einfach erklärt

Definition, Berechnung und Optimierung

1.
Was ist die Personalkostenquote?
2.
Wie wird die Personalkostenquote berechnet?
3.
Maßnahmen zur Optimierung der Personalkostenquote
4.
Exkurs: Umsatzproduktivität
5.
Exkurs: Dienstplanstunden
6.
FAQ

Was ist die Personalkostenquote?

Die Personalkostenquote ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die den Anteil der Personalkosten an den gesamten Umsätzen oder Erträgen eines Unternehmens beschreibt. Sie dient als Maßstab, um die Wirtschaftlichkeit und Effizienz eines Unternehmens im Hinblick auf die Personalkosten zu bewerten.

Die Personalkostenquote wird oft verwendet, um:

Kostenstrukturen zu analysieren
Benchmarks innerhalb einer Branche zu setzen
Maßnahmen zur Kostenreduzierung zu identifizieren

Eine hohe Personalkostenquote kann auf eine hohe Abhängigkeit von Arbeitskräften oder ineffiziente Prozesse hinweisen. Eine niedrige Personalkostenquote kann positiv sein, wenn sie auf Effizienz hinweist, aber auch negativ, wenn dies durch Unterbesetzung oder schlechte Arbeitsbedingungen erreicht wird.

Wie wird die Personalkostenquote berechnet?

Die Personalkostenquote wird berechnet, indem die gesamten Personalkosten eines Unternehmens ins Verhältnis zum erzielten Gesamtumsatz gesetzt werden. Dabei werden die Personalkosten, die unter anderem Gehälter, Löhne, Sozialabgaben sowie weitere Personalaufwendungen wie Weiterbildungen oder Betriebsrenten umfassen, durch den Gesamtumsatz geteilt und mit 100 multipliziert, um den Prozentsatz zu erhalten.

Personalkostenquote

= Personalkosten / Gesamtumsatz x 100

Beispiel: Betragen die Personalkosten eines Unternehmens 300.000 € und der Umsatz liegt bei 1.200.000 €, ergibt sich eine Personalkostenquote von 25 %. Das bedeutet, dass 25 % der erzielten Umsätze für die Beschäftigtenkosten aufgewendet werden.

Je nach Branche kann eine höhere oder niedrigere Personalkostenquote als normal gelten. In personalintensiven Branchen wie der Gastronomie oder Beratung liegt die Quote oft höher, da der Erfolg stark von der Arbeitskraft abhängt, während in technologie- oder maschinenbasierten Branchen die Quote meist niedriger ist und Automatisierung eine größere Rolle spielt.

Eins ist aber klar: Wer die richtigen Informationen hat, kann viel besser fundierte Entscheidungen treffen. Und genau deshalb stehen dir in gastromatic verschiedene Personalkennzahlen zur Verfügung und die Personalkostenquote wird automatisch berechnet.

Behalte deine Personalkennzahlen immer im Blick!

Mehr erfahren

Maßnahmen zur Optimierung der Personalkostenquote

Die Optimierung der Personalkostenquote ist ein entscheidender Faktor, um die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens zu verbessern, ohne dabei die Qualität der Arbeit oder die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu gefährden. Hier sind 6 Bereiche, auf die du einen Blick werfen kannst:

1. Prozessoptimierung und Digitalisierung

Eine der zentralen Maßnahmen ist die Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung. Dazu gehört die Digitalisierung von Abläufen, beispielsweise durch den Einsatz von Software für Personalmanagement oder Dienstplanung, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und Fehler zu minimieren.

2. Bedarfsorientierte Dienstplanung

Eine bedarfsorientierte Dienstplanung ist ebenfalls essenziell. Moderne Tools ermöglichen es dir, deinen Personaleinsatz genau an die tatsächliche Nachfrage anzupassen. Dies minimiert nicht nur Überstunden, die in der Regel höhere Kosten verursachen, sondern ermöglicht auch eine gezielte Nutzung von Teilzeitkräften oder Werkstudierenden.

3. Qualifikation und Motivation der Mitarbeitenden

Die Qualifikation und Motivation der Mitarbeitenden spielen eine weitere wichtige Rolle. Investitionen in Weiterbildungen können die Produktivität und Kompetenz deiner Belegschaft erhöhen, während ein positives Arbeitsklima Fluktuationen reduziert und damit die Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeitender senkt.

4. Flexible Arbeitszeitmodelle und Anpassung der Arbeitszeit

Flexible Arbeitszeitmodelle, wie Gleitzeit oder die Anpassung der Arbeitszeit an saisonale Schwankungen, tragen ebenfalls zur Effizienzsteigerung bei.

5. Benefits und leistungsorientierte Vergütung

Zusätzlich kannst du durch steuerliche und finanzielle Optimierungen wie die Nutzung von Förderprogrammen oder steuerfreien Benefits, beispielsweise Sachleistungen oder Fahrtkostenzuschüsse, deine Lohnnebenkosten senken.

Leistungsorientierte Vergütungssysteme, wie Bonusprogramme, können zusätzliche Anreize schaffen und die Effizienz steigern.

6. Outsourcing

Ergänzend dazu kannst du durch Outsourcing bestimmter Tätigkeiten, wie IT-Support oder Reinigung, an externe Dienstleister Kosten sparen und die Personalkostenquote senken. Für kurzfristige Bedarfsspitzen können Freelancer oder Projektmitarbeiter eingesetzt werden.

Exkurs: Umsatzproduktivität

In Abgrenzung zur Personalkostenquote beschreibt die Umsatzproduktivität das Verhältnis von Umsatz zur geleisteten Arbeitszeit im gleichen Zeitraum, die Rechnung lautet somit:

Umsatzproduktivität

= Nettoumsatz / Geleistete Arbeitsstunden

Diese Personalkennzahl beschreibt, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Stunde der Arbeitszeit erwirtschaftet. Auch hier können keine absoluten Aussagen getroffen werden, grundsätzlich wird natürlich eine hohe Umsatzproduktivität angestrebt.

Fällt die Produktivität jedoch zu hoch aus, kann dies auf ungenutztes Potenzial hindeuten. Unter Umständen führt eine Erhöhung des Personaleinsatzes hier letztlich zu einem besseren Betriebsergebnis.

Mit der Formel oben können wir den Status quo der Umsatzproduktivität berechnen, bzw. die gegenwärtige Umsatzproduktivität. Aber viel spannender ist es doch, die benötigte Umsatzproduktivität zu berechnen.

Die benötigte Umsatzproduktivität ist der Wert, der beschreibt, wie viel Umsatz pro Mitarbeiterstunde in deinem Betrieb erwirtschaftet werden muss, damit du deine wirtschaftlichen Ziele erreichst. Hierfür benötigst du die Zielpersonalkostenquote und den gewichteten Realkostensatz.

Zielpersonalkostenquote

Im ersten Abschnitt haben wir uns bereits die Personalkostenquote angeschaut. Auch hier ging es um den Status quo, den wir jetzt aber anfechten wollen. Mit der Zielpersonalkostenquote setzen wir uns, wie der Name bereits sagt, ein Ziel.

Zum Beispiel haben wir aktuell eine Personalkostenquote von 32 % und möchten diese um 2 Prozentpunkte senken. Unsere Zielpersonalkostenquote liegt dann also bei 30 %.

Gewichteter Realkostensatz

Nur wenn du weißt, was du pro Mitarbeiterstunde aufwenden musst, können wir herausfinden, wie viel Umsatz du brauchst, um alle Kosten zu decken und trotzdem deine wirtschaftlichen Ziele zu erreichen. Wir wollen also wissen, was uns eine Stunde eines dienstplanrelevanten Mitarbeitenden in einem Beispielmonat im Durchschnitt real kostet.

Wir wollen hierbei nicht von einer einzigen Person ausgehen, sondern einen Durchschnittswert aller dienstplanrelevanten Personalkosten ermitteln. Denn es kann ja sein, dass es für verschiedene Mitarbeitende auch verschiedene Stundenlöhne oder Sollstunden gibt.

Das nennt man gewichteten Realkostensatz. Mit diesen beiden Werten, kannst du nun die benötigte Umsatzproduktivität berechnen:

Benötigte Umsatzproduktivität

= Gewichteter Realkostensatz / Ziel-PKQ

Exkurs: Dienstplanstunden

Diesen Wert kannst du dir nun noch in einem letzten Schritt zu Nutze machen, indem du eine Planungskennzahl berechnest, die alle berechneten Werte beinhaltet: die Dienstplanstunden.

Die Kausalitätskette ist:

Du berechnest die Personalkostenquote.
Du legst die Zielpersonalkostenquote fest.
Du berechnest den gewichteten Realkostensatz.
Du berechnest die benötigte Umsatzproduktivität.
Im letzten Schritt schaust du auf deine Jahresplanung oder nimmst eine geschätzte Umsatzprognose vor und berechnest auf Basis dieser Schätzungen die zu verplanenden Dienstplanstunden.

Am besten machst du das auf Monats-, aber auch auf Tagesbasis. So erhältst du die Anzahl an Stunden pro Tag, die du im Dienstplan verplanen darfst, wenn du deine wirtschaftlichen Ziele erreichen willst. Und so geht's:

Dienstplanstunden

Geschätzter Umsatz / Benötigte Umsatzproduktivität

Wichtig: Plan ist nicht gleich Ist. Die Dienstplanstunden dürfen natürlich nicht blind für die Planung verwendet werden. Du musst den Plan auch immer mit der Realität abgleichen, um iterativ deine zukünftigen Pläne zu verbessern.

Die Dienstplanstunden als Kontroll- und Steuerungswerkzeug decken bei zielgenauer Planung alle deine Kosten ab und bieten dir einen stabilen Vergleichswert für deine tägliche und monatliche Planung.

FAQ

Was ist die Personalkostenquote? Die Personalkostenquote ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die den Anteil der Personalkosten an den gesamten Umsätzen oder Erträgen eines Unternehmens beschreibt.

Wie berechnet man die Personalkostenquote? Die Personalkostenquote wird berechnet, indem die gesamten Personalkosten eines Unternehmens ins Verhältnis zum erzielten Gesamtumsatz gesetzt werden.

Wie kann ich die Personalkostenquote senken? Die Personalkostenquote kann durch Prozessoptimierung, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung, Qualifizierung und Motivation der Mitarbeiter, Outsourcing nicht-strategischer Tätigkeiten sowie steuerliche und technologische Optimierungen gesenkt werden.

Behalte deine Personalkennzahlen immer im Blick!

Mehr erfahren

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.