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Ausgleich für Sonn- & Feiertagsarbeit im Gastgewerbe

Im Gastgewerbe sind Feiertage bekanntlich nicht immer ein Grund zum Feiern, denn hier heißt es oft: Feiertagsarbeit und dazu noch Schichten am Sonntag!
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Was sagt das Arbeitszeitgesetz?
  • 3.
    Abweichende Regelungen durch Tarifverträge
  • 4.
    Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen, Sonn- und Feiertagsarbeit von Mitarbeitenden abzugelten
  • 5.
    Fixe vs. variable Arbeitstage
  • 6.
    Feiertage im Rahmen des Urlaubs berücksichtigen
  • 7.
    Sonntagsarbeit in der Gastronomie
  • 8.
    Durch SFN-Zuschläge Lohnnebenkosten sparen und Mitarbeiter*innen belohnen
  • 9.
    Varianten zur Deckelung von SFN-Zuschlägen
  • 10.
    Fazit zum Ausgleich von Sonn- und Feiertagsarbeit

Kurz und knapp

Viele Gastronomie- und Hotelangestellte arbeiten an Tagen, an denen andere entspannen. Hinzu kommt: Die geltenden Feiertage unterscheiden sich in ganz Deutschland von Bundesland zu Bundesland. So darf sich beispielsweise ein in Bayern lebender Arbeitnehmer über drei Feiertage mehr freuen als etwa seine Hamburger Kollegin. Andere Feiertage wiederum – wie der Tag der Arbeit am 1. Mai – gelten bundesweit.
Doch was gilt es bei all den Unterschieden zu beachten, wenn Mitarbeitende in der Hotellerie und Gastronomie an Sonn- und Feiertagen arbeiten müssen? Gibt es einen Ausgleich oder eine besondere Entlohnung? Und wie sieht in dem Zusammenhang die Rechtslage und die Praxis im Gastgewerbe aus?
Im Folgenden gehen wir auf die Bedingungen ein, die zur Verwendung von SFN-Zuschlägen erfüllt sein müssen. Eine wichtige Unterscheidung wird geklärt: Wie werden Zuschläge gesetzlich und steuerrechtlich behandelt? Und was hat es mit der Deckelung von SFN-Zuschlägen auf sich? Wir beleuchten heute die Möglichkeiten, die Arbeitgeber*innen kennen und nutzen sollten, um ihre Arbeitgebermarke attraktiver zu machen.

Was sagt das Arbeitszeitgesetz?

Eine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen schließt das Arbeitszeitgesetz eigentlich aus. In § 9 Abs. 1 ArbZG heißt es: „Arbeitnehmer dürfen an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden.“ Da aber auch an Sonn- und Feiertagen Menschen unter anderem betreut und befördert werden müssen, sieht das Gesetz in § 10 ArbZG Ausnahmen für beispielsweise Notdienste, Energieversorger und schließlich auch die Gastronomie vor.
Die wesentlichen, auch für die Gastronomie gültigen, Bestimmungen über die Handhabung von Sonn- und Feiertagen liefert § 11 Abs. 1 ArbZG: „Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein.“ Also behält der Sonntag auch in der Gastronomie seinen Status als besonderer Tag, auch wenn er im Gastgewerbe überwiegend als gewöhnlicher Arbeitstag behandelt werden kann.
Zudem sagt § 11 Abs. 3 ArbZG: „Werden Arbeitnehmer an einem Sonntag beschäftigt, müssen sie einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist. Werden Arbeitnehmer an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beschäftigt, müssen sie einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von acht Wochen zu gewähren ist.“ Diese Formulierung wird oft so verstanden, dass ein zusätzlicher Ruhetag zu gewähren ist, was jedoch nicht ganz richtig ist. Der Ersatzruhetag kann auch auf einen ohnehin freien Tag fallen, wie das Bundesarbeitsgericht wiederholt entschieden hat.
Wie kann das sein? Bleiben die Arbeitnehmer*innen hier nicht auf der Strecke? Die Erklärung ist ganz einfach, wenn man sich die Historie genauer anschaut: § 11 Abs. 3 ArbZG hat seinen Ursprung im Arbeitsschutz. Ausgehend von der früher typischen Sechs-Tage-Woche sollte sichergestellt sein, dass die Arbeitnehmenden nicht über einen längeren Zeitraum ohne Erholungstag auskommen mussten. In Zeiten der Fünf-Tage-Woche ist dieser Anspruch jedoch auch erfüllt, wenn der Ersatzruhetag auf einen ohnehin freien Samstag fällt.

Abweichende Regelungen durch Tarifverträge

§ 12 des Arbeitszeitgesetzes verweist darauf, dass in Tarifverträgen oder in Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf Grund eines Tarifvertrags geschlossen werden, abweichende Regelungen getroffen werden können. In Deutschland gibt es eine ganze Reihe von Tarifverträgen, die ihre eigenen, speziellen Vorgaben bei der Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen durchsetzen. Einige davon sind sogar allgemeinverbindlich.
Sprich: Ihre Anwendung ist auf Landesebene verpflichtend. Die Anzahl der freien Sonntage im Jahr kann somit durch Tarifpartner verringert werden; so stehen Arbeitnehmer*innen in Krankenhäusern beispielsweise nur zehn Sonntage zu. Bei im Rundfunk tätigen Menschen sind es sogar nur acht und bei in der Tierhaltung Beschäftigten nur sechs Sonntage (vgl. S. 28 – 31, hier). Während wir uns jetzt aber der gelebten Praxis bei der Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen im Gastgewerbe widmen, findet ihr hier einen Beitrag zu derartigen Sonderregelungen in der Gastronomie und Hotellerie.

Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen, Sonn- und Feiertagsarbeit von Mitarbeitenden abzugelten

Unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen wird es in Zeiten des Fachkräftemangels zusehends wichtiger, als attraktive*r Arbeitgeber*in wahrgenommen zu werden. Die Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagsarbeit wird also zum Unterscheidungskriterium aus Sicht der Arbeitnehmenden – schon alleine deswegen sollte man sich mit den Möglichkeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit von Mitarbeiter*innen abzugelten, auseinandersetzen.

Fixe vs. variable Arbeitstage

Die aus der Industrie bekannten fixen Arbeitstage von Montag bis Freitag sind in der Gastronomie und Hotellerie praktisch nicht existent, hier gelten mehrheitlich variable Arbeitstage. Das bedeutet, dass die vertraglich vereinbarten Arbeitstage nicht an Wochentage gebunden sind; stattdessen wechseln diese von Woche zu Woche.
Die freien Tage fallen anders als in vielen anderen Branchen nicht regelmäßig auf Samstage und Sonntage, sondern ergeben sich unregelmäßig im Verlauf der Woche. Bei einer Arbeitswoche von Mittwoch bis Sonntag fallen die freien Tage also auf Montag und Dienstag. Folglich gibt es bei variablen Tagen keinen „festen freien Tag“.
Feiertage und Feiertagsarbeit in der Gastronomie
Grundsätzlich unterscheidet man, ob der Feiertag auf einen freien Tag oder einen Arbeitstag der jeweiligen Mitarbeiter*innen fällt. In aller Regel findet ein Feiertag, der auf einen ohnehin freien Tag fällt, ähnlich wie bei  „gewöhnlichen Arbeitnehmenden“ keine Berücksichtigung.
feiertagsarbeit
Screenshot von einer Hilfs-Ansicht im Bereich „Anstellungsverhältnis des Mitarbeiters“ in gastromatic: Fällt der Feiertag auf einen freien Tag, so wird der Feiertag wie bspw. bei Arbeitnehmer*innen in der Industrie nicht berücksichtigt.
Ein Feiertag, der auf einen Arbeitstag fällt, kann auf unterschiedliche Art und Weise berücksichtigt werden: Die einfachste Variante ist, dass die Arbeitnehmenden unter Bezahlung frei erhalten. Am Feiertag selbst ist dies jedoch schwierig, da das Personal meist im Betrieb benötigt wird. Entsprechend kann ein Ausgleich an einem anderen Tag angeboten werden.
feiertagsarbeit
Fällt der Feiertag auf einen Arbeitstag, so erhalten die Mitarbeiter*innen einen Ausgleichstag für ihren Arbeitseinsatz. In gastromatic werden dabei die Sollstunden in der Feiertagswoche gesenkt. Die entstandenen Plusstunden werden automatisch dem Arbeitszeit- oder Guttagkonto zugerechnet.
Wie bei der Sonntagsarbeit kann alternativ mit einem steuer- und beitragsfreien Zuschlag gearbeitet werden. Dieser liegt je nach Feiertag maximal zwischen 125 % und 150 % des Grundlohns. Denkbar sind aber auch Kombinationen wie die Zahlung eines 25-prozentigen Zuschlags am Arbeitstag in Verbindung mit einem Ausgleichstag in einer anderen Woche.

Feiertage im Rahmen des Urlaubs berücksichtigen

Selbstverständlich sollten Feiertage auch berücksichtigt werden, wenn sich die Mitarbeiter*innen im Urlaub befinden. Schließlich muss Urlaub für jeden anstehenden Arbeitstag genommen werden. Fällt ein Arbeitstag feiertagsbedingt weg, ist also auch kein Urlaub erforderlich. Wenn der Dienstplan vor dem Urlaub bereits erstellt wurde, sind Einsätze an Feiertagen klar zu erkennen. Schwieriger gestaltet es sich, wenn die Mitarbeitenden nicht mehr eingeplant wurden. Dann ergibt sich ein gewisser Ermessensspielraum. Wichtig ist zu wissen, dass Minijobber genauso wie Vollzeit  Angestellte von diesen Regelungen betroffen sind. Deswegen ist der Urlaubsanspruch von Minijobbern ebenfalls zu beachten.

Sonntagsarbeit in der Gastronomie

Bei Sonntagsarbeit ist zu berücksichtigen, dass bei Arbeitnehmer*innen, die nach variablen Tagen arbeiten, Sonntage ganz normale Arbeitstage darstellen können. Hier muss man dennoch die gesetzlichen Bestimmungen beachten, dass mindestens 15 Sonntage im Jahr frei sein müssen. Allerdings möchten einige Betriebe ihre Mitarbeiter*innen zusätzlich binden und zahlen deshalb einen Zuschlag, der bis zu einer Höhe von 50 % des Stundenlohns steuer- und abgabenfrei ist. Einzige Anforderung für die Steuerfreiheit ist, dass der Grundlohn 25 Euro nicht übersteigt. Mit diesem Rahmen schafft der Gesetzgerber einen Anreiz, die besondere Belastung der Sonntagsarbeit zusätzlich zu vergüten. In der Praxis werden solche Freiräume und entsprechende Zuschläge gerne für Entgeltoptimierungen (durch SFN-Zuschläge) genutzt.

Durch SFN-Zuschläge Lohnnebenkosten sparen und Mitarbeiter*innen belohnen

Zuschläge sind eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter*innen für ihre zu unliebsamen Zeiten geleistete Arbeit zu entlohnen und dabei auch noch Lohnnebenkosten zu sparen – mehr Netto vom Brutto ist hier die Devise. Steuerrechtlich interessant sind vor allem die Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, gemeinhin als SFN-Zuschläge bekannt.

So sind SFN-Zuschläge gesetzlich und steuerrechtlich geregelt:

Was immer wieder zu Verwirrung führt, ist die Unterscheidung zwischen gesetzlicher und steuerlicher Betrachtung von Zuschlägen.
Gesetzliche Bestimmungen (§ 2§ 6 ArbZG)
Lediglich für Nachtarbeit von mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr (in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr) sieht das Gesetz explizit einen Ausgleich vor. Abgesehen von tariflichen Regelungen kann entweder
  • eine angemessene Anzahl bezahlter freier Tage gewährt oder
  • ein angemessener Zuschlag auf den Brutto-Grundlohn gezahlt
werden. Weder die Höhe des Nachtzuschlags noch Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sind gesetzlich vorgeschrieben.
Steuerrechtliche Bestimmungen (§ 3b EStG)
Wichtig: Der Mindestlohn darf nicht erst durch Addition der Zuschläge erreicht werden, sondern muss zuvor schon erfüllt sein. Der Gesetzgeber hat hier ganz klar die Höhe des Zuschlags in Abhängigkeit der Arbeitszeiten geregelt. Folgende Zuschläge dürfen frei von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen ausgezahlt werden:
zuschlagstabelle
Davon abweichende Zuschlagszahlungen müssen nach den vorliegenden Lohnsteuermerkmalen regelversteuert und „verbeitragt“ werden.
Es gelten folgende Bedingungen:
  • Die obengenannten prozentualen Zuschläge sind steuer- und beitragsfrei, wenn der Grundlohn unter 25 Euro/ Stunde beträgt. Bei einem Stundengrundlohn der 25 Euro übersteigt, unterliegt der gezahlte Zuschlag anteilig der Beitragspflicht. Liegt der Stundengrundlohn über 50 Euro muss der gezahlte Zuschlag anteilig versteuert werden.
  • Sonn- und Feiertagszuschläge sind nicht miteinander kombinierbar, der Zuschlag für Nachtarbeit kann allerdings mit Sonn- oder Feiertagszuschlägen kombiniert werden.
  • Nur Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit können von Steuer- und Beitragspflicht befreit werden.
  • Steuerrechtlich sind auch Oster- und Pfingstsonntag als Feiertage zu betrachten, selbst wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht als gesetzlicher Feiertag genannt werden.
  • Es gilt immer der Grundsatz, dass der Arbeitnehmer durch „normale“ Arbeit eine Vergütung des Mindeslohns erlangen muss (Stand 2021 sind dies 9,50 EUR je gearbeiteter Stunde). Dies bedeutet, dass Zuschläge immer zusätzlich zum Mindestlohn gezahlt werden müssen.
  • Durch die Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) am 1. Januar 2015 und die Änderungen durch die Mindestlohn-Kommission sind viele Gastronomen nicht auf den aktuellen Stand. Wir beleuchten das Thema Mindestlohn Gastronomie in einem separaten Artikel nochmal genau.

Die Berechnung von SFN-Zuschlägen mit gastromatic

Die durch die Gewährung von Zuschlägen zu erreichenden steuerlichen Vorteile kommen natürlich nur dann zum Tragen, wenn ihre Berechnung nicht mit einem großen manuellen Mehraufwand verbunden ist. Daher sind in unserer Software gastromatic die oben genannten SFN-Zuschläge bereits zur Auswahl vordefiniert und es können darüber hinaus noch beliebig viele Zuschläge selbst definiert werden (beispielsweise Essensgeldzuschlag oder eine Fahrtkostenpauschale pro Schicht).

Varianten zur Deckelung von SFN-Zuschlägen

Nachdem wir nun das Basiswissen der S-F-N Zuschläge vermittelt haben, kommen wir zu konkreten Umsetzungsvarianten und schauen uns die jährliche Deckelung von Zuschlagszahlung genauer an.

S-F-N Zuschlagszahlungen müssen im Arbeitsvertrag festgehalten werden

Im Gegensatz zu freiwilligen Arbeitgeberzusatzleistungen wie Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Warengutscheine etc. müssen die Zahlungen von S-F-N Zuschlägen im Arbeitsvertrag der betreffenden Mitarbeiter*innen schriftlich festgehalten werden. Bevor ihr die Anpassungen im Arbeitsvertrag vornehmt, solltet ihr jedoch mit den Mitarbeitenden gesprochen haben. Es gilt die Frage zu klären, ob die Mitarbeiter*innen immer einen festen Anteil an Zuschlagszahlung pro Monat erwartet, oder ob die Höhe des Nettolohns von Monat zu Monat schwanken kann. Diese Informationen haben Auswirkungen auf:
  • die Gestaltung des Arbeitsvertrags und
  • den Verwaltungsaufwand.

Abrechnungsvariante 1: Monatliche Berechnung tatsächlich geleisteter S-F-N Zuschläge

In diesem Fall ist die Höhe des monatlichen Nettolohns für die Arbeitnehmer*innen von Monat zu Monat unterschiedlich. Hinsichtlich der Erweiterung des Arbeitsvertrages ist diese Variante jedoch relativ einfach. Man muss lediglich darauf hinweisen, dass Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit im Sinne und nach den Bestimmungen des § 3b EStG gezahlt werden.
Der Verwaltungsaufwand ist ohne gute Software ziemlich aufwändig, da für jeden Monat genau die Anzahl der zuschlagsberechtigten Stunden aus den dokumentierten Arbeitszeiten „herausgefiltert“ werden müssen.

Abrechnungsvariante 2: Jährliche Berechnung tatsächlich geleisteter S-F-N Zuschläge

In diesem Fall ist die Höhe des monatlichen Nettolohns für die Arbeitnehmer*innen stabil, weil ein jährlicher Maximalbetrag zur Deckelung der Zuschlagszahlungen im Arbeitsvertrag festgehalten wird und folglich ein pauschaler monatlicher Betrag resultiert. Dieser Fall ist bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages deutlich komplizierter. Folgende Fragestellungen müssen im Arbeitsvertrag unbedingt beantwortet werden:
  • Wie werden Überzahlungen behandelt – also wenn der Pauschalbetrag nicht durch tatsächliche Zuschläge erreicht wurde?
  • Wie werden Unterzahlungen behandelt?
  • Was passiert, wenn die Gesamtumstände (z.B.: längere Krankheit) sich ändern und schon früh erkennbar ist, dass die angesetzten Pauschale nicht eingehalten werden kann?
  • In welchem Monat soll die Verrechnung von gezahlten Pauschalbeträgen und tatsächlichen Zuschlägen stattfinden?
  • Was passiert, wenn die Arbeitnehmer*innen unterjährig das Unternehmen verlassen?
Der Verwaltungsaufwand ist in diesem Fall deutlich geringer, weil lediglich einmal im Jahr eine Verrechnung zwischen Pauschalbeiträgen und tatsächlich geleisteten Zuschlägen vorgenommen werden muss. Ungeachtet dessen braucht man ein System wie gastromatic, welches die Zuschläge unterjährig aufzeichnet und große Abweichungen zu den „Soll-Zuschlagswerten“ überwacht.

Ergebnis zur Deckelung von SFN-Zuschlägen

Wie wir gesehen haben, bieten beide Abrechnungsvarianten Vor- und Nachteile. Jedoch favorisieren wir Abrechnungsvariante 2, also die jährliche Abrechnung der Zuschläge, da sich die Arbeitnehmer*innen so auf konstante Nettolöhne einstellen können. Die Gestaltung der Arbeitsverträge ist hierbei zwar deutlich aufwändiger, jedoch kann man hier auf gute Vorlagen zurückgreifen. Zusätzlich ist der regelmäßige Verwaltungsaufwand deutlich geringer als bei der monatlichen Verrechnung.

Fazit zum Ausgleich von Sonn- und Feiertagsarbeit

Allgemein ist festzuhalten, dass das Gesetz und die Praxis wie so oft nicht miteinander Hand in Hand gehen und zunächst getrennt zu betrachten sind. Während bei einer Fünf-Tage-Woche das Einhalten der gesetzlichen Regelungen zur Sonntags- und Feiertagsarbeit relativ leichtfällt, machen die variablen Tage die Personalplanung und Lohnabrechnung im Gastgewerbe komplizierter. Diesen besonderen Anforderungen der Branche sollte man mit Gastronomie-spezifischen Lösungen begegnen.
In Zeiten einer deutlich spürbaren Konkurrenzsituation auf dem Arbeitnehmermarkt tritt die gesetzliche Minimalanforderung jedoch in den Hintergrund, während die Abgrenzung zum Nachbarunternehmen und die Steigerung der eigenen, positiven Wahrnehmung im Markt in den Vordergrund treten. Wir haben gezeigt, welche Maßnahmen nach unserer Markterfahrung oft herangezogen werden und den Besonderheiten in der Gastronomie und Hotellerie am besten entsprechen. Dabei ist gerade das Planen mit Zuschlägen für Arbeitgeber*innen genauso wie für Arbeitnehmer*innen eine gute Lösung, um einen Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung zu schaffen. Zu beachten sind neben den hier dargelegten grundsätzlichen Möglichkeiten für den Ausgleich von Sonn- und Feiertagsarbeit sowie den Grundlagen der gesetzlichen Regelungen auch die Manteltarifverträge.
Solltet ihr weiteres Interesse an rechtlich wichtigen Themen haben, lest euch unseren Artikel Minijob maximaler verdienst, durch. Auch hier schwirren immer noch viele Falschinformationen, in den Köpfen von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, umher.
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen und Themenseite: Zeiterfassung
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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