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Urlaub übertragen und mit ins Folgejahr nehmen

Rechtliche Grundlagen für den Jahresübertrag des Urlaubsanspruchs
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Rechtliche Grundlagen für die Übertragung des Urlaubs
  • 3.
    EuGH und BAG: Urlaubsanspruch verfällt nicht automatisch
  • 4.
    Verfällt der Urlaubsanspruch bei Krankheit?
  • 5.
    Stressfrei Urlaub übertragen mit gastromatic
  • 6.
    Wie funktioniert der Jahresübertrag in gastromatic?
  • 7.
    Was passiert, wenn man den Jahresübertrag vergisst?
  • 8.
    Fazit

Kurz und knapp

Alle Jahre wieder stellt sich für Gastronom*innen mit dem Jahreswechsel nicht nur die Frage, wie sich der verbleibende Urlaubsanspruch bzw. die Resturlaubstage und Überstunden der Mitarbeitenden in das neue Jahr übertragen lassen, um mit der korrekten Berechnungsgrundlage zu arbeiten.
Dabei gilt es auch den rechtlichen Rahmen im Blick zu haben. Wir fassen in diesem Blogbeitrag zusammen, welche monatlichen Deadlines zu beachten sind und mit welchen praktischen Funktionen gastromatic euch den Jahresübertrag erleichtern kann.

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Rechtliche Grundlagen für die Übertragung des Urlaubs

Wenn es allgemein um Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und die Frage geht, wie mit Resturlaub und dem Übertrag ins neue Jahr umgegangen wird, sieht die deutsche Rechtsprechung im Grunde eine ganz klare Regelung vor.
Das Gesetz besagt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden sollte. Das heißt konkret: Die Arbeitnehmenden sollten im Kalenderjahr den Urlaub ausschöpfen.
Aber wie das in der Praxis so ist, ist häufig zum letzten Quartal des Jahres so viel los, dass es mit dem Urlaub nehmen für die Mitarbeitenden knapp wird. Daher gibt das BUrlG bei Vorliegen dringender betrieblicher Gründe im neuen Jahr noch 3 Monate Zeit, um den Resturlaub zu nehmen.
Als dringende betriebliche Gründe gelten zum Beispiel personelle Engpässe in Saison- oder Kampagne-Betrieben oder krankheitsbedingte personelle Engpässe, plötzlich auftretende Produktionsnachfragen und Betriebsferien.
Doch wie so oft haben sich in der Praxis andere Gepflogenheiten durchgesetzt und so hat es sich in Deutschland eingebürgert, dass viele Betriebe ihren Mitarbeitenden erlauben, den Urlaub grundsätzlich ins neue Jahr mitzunehmen.
Hierbei ist aber zu beachten, dass die Übertragung nur bis zum 31. März des nächsten Kalenderjahres zulässig ist. Das bedeutet, dass der Urlaub grundsätzlich danach verfällt, wenn er nicht genommen wurde.

EuGH und BAG: Urlaubsanspruch verfällt nicht automatisch

Es gibt 2 EuGH-Urteile vom 6. November 2018 (EuGH, Rechtssachen C-619/16 und C-684/16), die sich um nicht genommene Urlaubstage drehen.
Demnach dürfen Urlaubstage am Ende des Jahres nicht automatisch verfallen, nur weil der Urlaub von den Arbeitnehmenden nicht beantragt wurde. Laut Urlaubsrecht, konkret nach der Europäischen Richtlinie zur Arbeitszeit, müssen die Mitgliedsstaaten nämlich sicherstellen, dass die Arbeitnehmenden mindestens 4 Wochen Urlaub im Kalenderjahr erhalten.
Hier war zu klären, inwiefern es mit der deutschen Norm vereinbar ist, dass der Urlaub grundsätzlich am Jahresende verfällt. Zwei Arbeitnehmende waren vor deutsche Gerichte gezogen und verlangten die Auszahlung nicht genommenen Urlaubs.
Sie hatten den Urlaub vor Ausscheiden nicht beantragt und wurden dazu auch nicht verpflichtet. Der EuGH entschied, dass es nicht mit Unionsrecht zu vereinbaren sei, dass Arbeitnehmende die Urlaubstage verlieren, nur weil sie vor Ablauf des Kalenderjahres oder vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses keinen Urlaub beantragt hatten.
Bei der Entscheidungsfindung wurde vom Gericht insbesondere das Machtgefälle von Arbeitgebenden zu Arbeitnehmenden berücksichtigt, was viele davon abhalten würde, auf ihre Urlaubsrechte zu pochen.
Auch das Bundesarbeitsgericht bestätigte Ende 2022, dass der Urlaubsanspruch nicht automatisch verfällt, sofern Arbeitgebende ihre Beschäftigen nicht rechtzeitig auffordern, ihren Urlaub zu nehmen und sie vor einer drohenden Verjährung warnen.

GUT ZU WISSEN

Nur wenn Arbeitgebende beweisen können, dass die Arbeitnehmenden aus freien Stücken auf ihren Urlaub verzichten, obwohl man sie in die Lage versetzt hätte, fristgerecht Urlaub zu nehmen, würden die Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub verfallen.

Verfällt der Urlaubsanspruch bei Krankheit?

Der Urlaubsverfall bei Krankheit ist ein Thema, das sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende gleichermaßen betrifft. Wenn ein*e Mitarbeiter*in während des geplanten Urlaubs erkrankt, stellt sich die Frage, ob dieser Urlaub verfällt oder ob er zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden kann.
Verschiedene Urteile haben hierbei Klarheit geschaffen. Ein bekanntes Urteil stammt beispielsweise vom EuGH aus dem Jahr 2018. Hier wurde festgestellt, dass Urlaubsansprüche, die aufgrund von Krankheit nicht genommen werden konnten, nicht automatisch verfallen dürfen. Demnach haben Arbeitnehmende das Recht, den Urlaub zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen.
Auch das deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich in mehreren Urteilen mit dem Thema auseinandergesetzt. Das BAG hat entschieden, dass der Urlaub nur dann verfällt, wenn der*die Arbeitnehmer*in grob fahrlässig gehandelt hat, indem er*sie die Krankheit verschwiegen oder nicht rechtzeitig gemeldet hat. Andernfalls kann der Urlaub auch nachträglich gewährt werden.
Es ist daher ratsam, dass Arbeitnehmende und Arbeitgebende sich über die aktuellen rechtlichen Bestimmungen informieren und im Zweifelsfall den Rat eines Fachanwalts für Arbeitsrecht in Anspruch nehmen. So können mögliche Konflikte vermieden und eine faire Lösung für den Urlaubsverfall bei Krankheit gefunden werden.
In den meisten Fällen ist also gesetzlich geregelt, dass der Urlaub bei Krankheit nicht automatisch verfällt, sondern zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden kann. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Erkrankung durch ein ärztliches Attest nachgewiesen werden muss.
In einigen Fällen kann es auch zu Kompromissen kommen, indem beispielsweise die ausgefallenen Urlaubstage auf das nächste Jahr übertragen oder ausgezahlt werden.
Es ist daher wichtig, dass Arbeitnehmende und Arbeitgebende sich über die genauen Regelungen zum Urlaubsverfall bei Krankheit informieren, um Missverständnisse zu vermeiden und eine faire Lösung zu finden.

Stressfrei Urlaub übertragen mit gastromatic

Wer Stress umgehen will, nutzt für die Urlaubsübertragung im Idealfall eine Software. Bei gastromatic bekommt ihr eine einfache Funktion an die Hand, mit welcher die Urlaubübertragung im Handumdrehen gelingt.
Aber wie funktioniert das und muss man alles direkt zum Jahresbeginn machen, wenn man als Gastronom*in eigentlich genug andere Sachen zu tun hat?
Schauen wir uns mal genauer an, wie der Jahresübertrag mit gastromatic funktioniert. Was man in das neue Jahr übertragen kann, sind zum einen die Jahres-Urlaubsansprüche, die man beim Anlegen der einzelnen Mitarbeitenden im jeweiligen Anstellungsverhältnis hinterlegt hat.
Zudem können noch nicht genommene Urlaubstage aus dem Vorjahr mitgenommen werden. Wie im Rechtsteil skizziert, verfallen Resturlaubstage standardmäßig im neuen Jahr, in Ausnahmen aber zum1. April 2023.
Der 1. April ist daher in gastromatic als Grundeinstellung hinterlegt. Wer für den Jahresübertrag jedoch eine andere Regelung treffen will, kann ganz einfach eine individuelle Urlaubsregel anlegen.
Neben den Urlaubstagen lassen sich schließlich noch die Arbeitszeitkonten und die erarbeiteten Guttage in das neue Jahr übertragen (sofern man mit Guttagen arbeitet).
Je nach Betriebsgröße können das also ganz schön viele Daten sein, die geprüft und übertragen werden müssen, weshalb Nutzer*innen in gastromatic bis zum 31. März Zeit für den Jahresübertrag haben.

Wie funktioniert der Jahresübertrag in gastromatic?

In gastromatic werden alle Mitarbeitenden mit den jeweiligen Werten für die Bereiche Arbeitszeitkonto, Resturlaub, Urlaubsanspruch und Guttage angezeigt. Hier lässt sich auf einen Blick prüfen, ob die Werte realistisch sind oder ob sich möglicherweise Fehler eingeschlichen haben.
So könnte ein zu hoher Wert beim Arbeitszeitkonto ein Hinweis darauf sein, dass bei dem*der Mitarbeiter*in kein Startdatum gesetzt wurde und somit der Berechnungsstart des Arbeitszeitkontos nicht korrekt ist.
Ist dies geschafft, entscheidet man in einem nächsten Schritt, welche Daten man für welche Mitarbeitenden übertragen möchte. Hierfür setzt man Häkchen vor den jeweiligen Feldern.
Solltet ihr einen größeren Betrieb haben, hilft euch die Filterfunktion, mit der ihr nach Betrieben, Eigenschaften oder Rollen vorgehen könnt. Mit Klick auf das Feld „Übertragen“ führt ihr den Jahresübertrag aus.
Sollten sich nach dem Übertrag nochmal Daten geändert haben, könnt ihr die Funktion einfach erneut aufrufen und nochmal ausführen.
Jahresübertrag urlaub Beispiel

Was passiert, wenn man den Jahresübertrag vergisst?

Grundsätzlich haben wir oben gesehen, dass das Gesetz vorsieht, dass der Urlaub zum Ende des Kalenderjahres verfällt. Allerdings ist das nur die Theorie, denn faktisch übertragen viele Betriebe bereits den Urlaubsanspruch ins nächste Jahr zum 31. März.
Natürlich sind individuelle Regelungen zu berücksichtigen, sodass es allemal nützlich ist, sich mit dem Jahresübertrag zu befassen.
In gastromatic gilt: Solltet ihr eure Daten bis zum 31. März 2023 nicht prüfen und übertragen, werden die Arbeitszeitkonten, Guttagekonten sowie der Urlaubsanspruch auf Null gesetzt.
Es ist also sehr wichtig, dass ihr euch mit diesem Thema befasst, da ansonsten die Ausgangswerte für das laufende Jahr nicht stimmen.

Fazit

Die Urlaubsübertragung ist nicht nur fair, sondern bringt auch rechtliche Absicherung mit sich. Wird Resturlaub automatisch übertragen, kommt dies der Erholung eurer Mitarbeitenden und der Fairness innerhalb des Betriebes zugute. Natürlich freuen sich Arbeitnehmende besonders, wenn eine für beide Seiten nützliche Regelung vorgesehen ist.
Ihr seht also: Ein bisschen Arbeit kommt zum Anfang des Jahres auf euch zu, aber es lohnt sich. Allerdings haben wir darauf geachtet, dass sich die Urlaubsübertragung mit gastromatic so einfach wie möglich gestaltet.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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