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So funktioniert die digitale Personalakte

Welche Möglichkeiten bietet die digitale Personalakte und was muss man rechtlich beachten?
  • 1.
    Kurz & knapp  
  • 2.
    Warum braucht man eine digitale Personalakte?  
  • 3.
    Diese Möglichkeiten erwarten dich bei der digitalen Personalakte von gastromatic
  • 4.
    Was muss man bei der digitalen Personalakte beachten? Gesetzliche Vorgaben & Datenschutz
  • 5.
    Fazit & Tipps zur Umsetzung

Kurz & knapp  

Die Digitalisierung ist in aller Munde – richtig eingesetzt bietet sie auch kleinen und mittelständischen Unternehmen große Chancen. Gerade bei der Verwaltung großer Datenmengen lassen sich schnell Vorteile in Arbeitsabläufen, Wirtschaftlichkeit und nicht zuletzt Umweltverträglichkeit erkennen – und genau da kommt die digitale Personalakte ins Spiel. Wir geben Tipps zur Arbeit mit der digitalen Personalakte, erläutern welche Möglichkeiten sich dir mit der digitalen Personalakte von gastromatic ergeben und erklären, was GoBD, BDSG und DSGVO damit zu tun haben. 

Warum braucht man eine digitale Personalakte?  

Zugegeben, auch die traditionelle analoge Form erfüllt ihren Zweck und beinhaltet alle Personendaten: Verträge, Bescheinigungen sowie Daten zur Lohnabrechnung. Wer allerdings schon einmal mehr als eine Handvoll Mitarbeiter*innen betreut hat, weiß, dass alleine das Abheften, Kategorisieren und Wiederfinden aller Dokumente viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Digitalisierung dieser Vorgänge bietet – sofern sie richtig und sinnvoll umgesetzt wird – viele Vorteile: 
  • Etablierung und Anwendung einheitlicher Prozesse
  • Vollständige Protokollierung aller Ergänzungen und Änderungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben 
  • Datensicherheit durch redundante Speicherung
  • Einsparung von Zeit, Material und Raum
  • Komfortabler Zugriff für berechtigte Nutzer*innen
Bereits die Vereinheitlichung, die eine durchdachte Software-Lösung mit sich bringt, sorgt für eine drastische Senkung von Fehlern in der täglichen Arbeit. Ein Programm weist dich auf fehlende Einträge hin und bietet ein Fristen-Management, das an den Ablauf wichtiger Dokumente erinnert. Durch Kategorisieren und Filtern können auch größere Datenbestände einfach überblickt werden, außerdem kannst du für berechtigte Nutzer*innen (beispielsweise Vorgesetzte, Betriebsräte oder Mitarbeitende selbst) direkten (Lese-)Zugriff gewähren. Dafür ist eine detaillierte Rechteverwaltung notwendig. 

Diese Möglichkeiten erwarten dich bei der digitalen Personalakte von gastromatic

Die Vorteile der digitalen Personalakte sind, wie wir gesehen haben, unabhängig von der gewählten Software, vielfältig. Natürlich ist es für dich aber auch wichtig zu wissen, ob alle Anforderungen, die du an die Software hast, abgedeckt sind. Deshalb wollen wir einen Blick auf die Möglichkeiten der digitalen Personalakte von gastromatic werfen.

Rechtemanagement

Da in digitalen und vor allem webbasierten Lösungen von überall auf die vorliegenden Daten zugegriffen werden kann, wird durch das differenzierte Rechtemanagement sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer*innen Einsicht erhalten. Gleichzeitig werden diese sensiblen Inhalte grundsätzlich verschlüsselt gespeichert und übertragen, um sie vor Zugriffen Unbefugter zu schützen.

Nachvollziehbarkeit

Weiterhin wird bedacht, dass alle Abläufe bei gastromatic im Nachhinein nachvollziehbar sind. Hier werden durch ein strukturiert aufgebautes System Arbeitsabläufe geschaffen, die die fristgerechte und ordnungsgemäße Pflege aller Daten sicherstellen.

Dokumentenverwaltung

Neben der Möglichkeit, deine vorliegenden Dokumente digital pro Mitarbeiter*in abzulegen, bietet dir gastromatic die Möglichkeit die Dokumente ebenfalls digital zu verwalten: 
  • Du kannst dich an ablaufende Dokumente erinnern lassen, sodass das Folgedokument zeitig angefragt werden kann. 
  • Du kannst Dokumente direkt über die Software bei deinen Mitarbeitenden anfragen. 
  • Du kannst eingereichte Dokumente ablegen, ablehnen oder mit einem Änderungswunsch erneut anfragen. 
  • Mitarbeitende können über die Mitarbeitenden-App auch Dokumente wie Zeugnisse, bei dir anfragen.  
  • In der Dokumentenübersicht siehst du, welche Dokumente noch eine Interaktion, wie die Freigabe, von dir benötigen. 

Kommunikation mit den Mitarbeitenden  

In der Dokumentenverwaltung haben wir beschrieben, dass du bequem über die Software Dokumente bei deinen Mitarbeitenden anfragen kannst. Wie funktioniert das? Über die sogenannte Webapp, die du über einen Computer nutzt und in der du deine HR Prozesse abbildest, hast du eine Übersicht aller Dokumente pro Mitarbeiter*in. Hier kannst du eine Dokumentenanfrage stellen, die die entsprechende Person dann über die Mitarbeitenden-App erhält. Das hat mehrere Vorteile. Erst einmal musst du nicht jede*n Mitarbeiter*in einzeln anrufen, um fehlende oder fehlerhafte Dokumente anzufragen, das kannst du ganz einfach per Mausklick erledigen. Außerdem gerät die Anfrage nicht in Vergessenheit, weil du die offene Anfrage jederzeit in der digitalen Personalakte einsehen kannst.  
Auch für deine Mitarbeitenden ist das eine Arbeitserleichterung. Sie können nämlich die Dokumente über die App bei dir einreichen oder selbst Dokumente bei dir anfragen. 

Individuelle & zeitabhängige Informationsfelder 

Zusätzlich zu der Dokumentenablage, wie zum Beispiel einer Studienbescheinigung, kannst du für deine Mitarbeitenden auch individuelle und zeitabhängige Informationsfelder erstellen.

Individuelle Informationsfelder 

Vielleicht gibt es in deinem Betrieb Informationen, die du von jedem*jeder Mitarbeiter*in benötigst. Das sind generelle Sachen, wie Kontodaten für den Lohn, Adresse & Co., können aber auch Informationen sein, die spezifisch für deinen Betrieb gelten. Vielleicht brauchst du für die Arbeitskleidung die Konfektionsgröße? Oder Mitarbeitende müssen eine bestimmte Schulung absolviert haben? Diese Felder kannst du dir ganz individuell anlegen und hast die Daten dann automatisch im digitalen Format vorliegen.

Zeitabhängige Felder 

Bisher hast du vielleicht Namens- oder Adressänderungen in eine Liste eingetragen, damit du sie zu einem Stichtag anlegen und zum Beispiel an die Lohnvorbereitung weitergeben konntest. In der digitalen Personalakte von gastromatic kannst du solche Änderungen in den Mitarbeiterinformationen ganz einfach in einem zeitabhängigen Feld hinterlegen. Die Änderung wird dann zum angegebenen Tag automatisch ausgeführt. Natürlich bleiben dir aber auch die vorherigen Daten erhalten, damit du die Änderungen später nachvollziehen kannst.

Datenschutz 

Bei so vielen sensiblen Daten spielt natürlich auch das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle. gastromatic erfüllt diesbezüglich selbstverständlich alle rechtlichen Vorgaben. Da das Thema so wichtig ist, haben wir dem Ganzen noch einen eigenen Abschnitt in diesem Artikel gewidmet: 

Was muss man bei der digitalen Personalakte beachten? Gesetzliche Vorgaben & Datenschutz

Was muss eine (digitale) Personalakte überhaupt leisten und welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt werden? Grundsätzlich macht der Gesetzgeber keine Vorgaben zu Inhalt und Form einer Personalakte, es sind jedoch einige Einschränkungen zu beachten. Dies gilt insbesondere für den Datenschutz, dem in der digitalen Form der Personalakte ein besonderes Augenmerk gewidmet werden sollte. 
Die Personalakte umfasst alle Unterlagen und Vorgänge, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis der Mitarbeitenden stehen. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Nachweise, Zeugnisse, Bescheinigungen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen und viele andere. Daten, welche die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden gefährden können, sind davon ausgeschlossen, was insbesondere für Angaben zum Gesundheitszustand oder zu den persönlichen Verhältnissen gilt. 
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist auch insofern unbedingt sicherzustellen, als ein*e Arbeitnehmer*in selbst Einsicht in die über ihn*sie geführte Personalakte verlangen kann (§83 Abs. 1 BetrVG). Zudem statten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Mitarbeitende mit weitreichenden Rechten aus, was die Kontrolle der von Arbeitgebenden erhobenen personenbezogenen Daten betrifft. 

GUT ZU WISSEN

Das Führen einer zusätzlichen Akte, die demder Mitarbeiterin nicht zugänglich gemacht wird, ist ebenso unzulässig wie das Führen von Sonder- und Nebenakten, sofern diese nicht in der Hauptpersonalakte verzeichnet sind.

Der*die Arbeitnehmer*in kann die Personalakte einsehen und ist sogar berechtigt, Gegendarstellungen zu strittigen Sachverhalten (beispielsweise einer Abmahnung) aufnehmen zu lassen. Die Angaben in einer Personalakte müssen also richtig und vollständig sein, in ihrem Charakter zulässig und stets zweckgebunden. Mitarbeitenden ist – auf Wunsch in der Begleitung eines Betriebsrats – Einsicht zu gewähren. Darüber hinaus gilt die Vertraulichkeit als oberstes Gebot. Auch das Löschen personenbezogener Daten innerhalb gesetzlich definierter Fristen muss sichergestellt sein, da die Zweckmäßigkeit der Speicherung nach einer gewissen Zeit erlischt. 
Aus rechtlicher Sicht sind neben den bereits erwähnten Aspekten des Datenschutzes vor allem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beachten. In diesen hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, welche Regeln für die digitale Archivierung gelten, damit alle notwendigen Nachweise zweifelsfrei geführt werden können. Obwohl die meisten Unterlagen inzwischen in digitaler Form akzeptiert werden, müssen manche Dokumente (zum Beispiel Verträge oder Urkunden) zwingend im Original vorliegen. Insbesondere Dokumente mit Konfliktpotenzial, etwa eine Kündigung, sollten stets in Papierform aufbewahrt werden, um im Streitfall die formale Wirksamkeit belegen zu können. Hier bietet es sich an, eine Kopie in der digitalen Personalakte anzufertigen und das Original für alle Fälle zu archivieren. Auch digital erhaltene Dokumente müssen stets im Original gespeichert werden, überarbeitete Fassungen können durch eine nachvollziehbare Versionierung kenntlich gemacht werden.

Fazit & Tipps zur Umsetzung

Selbst wenn die Liste der Bedingungen für den Einsatz der digitalen Personalakte zunächst lang erscheint, lohnt sich ein genauerer Blick – die meisten dieser Anforderungen gelten ohnehin bereits für die klassische Personalakte aus Papier. Wer sich mit Datenschutz und DSGVO auseinandersetzt (was dringend zu empfehlen ist), wird von den geltenden Regeln nicht überrascht sein und kann auch die Personalakte endlich ins 21. Jahrhundert befördern. Mithilfe moderner Lösungen können Mitarbeitende im Personalwesen entlastet, Prozesse flexibler gestaltet und Kosten eingespart werden. 
Damit der Umstieg ohne größere Komplikationen gelingt, wollen wir jedoch die Herausforderungen bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht verschweigen. In der Übergangsphase ist ein erheblicher zusätzlicher Aufwand für die Digitalisierung bestehender Dokumente und Prozesse einzuplanen, durch aufmerksames Projektmanagement und Konsequenz in der Umsetzung wird dadurch aber ein leistungsstarkes Resultat ermöglicht. 
Folgende Schritte sind im Einzelnen zu berücksichtigen: 
  • Scannen aller Dokumente in Papierform, Erfassung der bereits digital vorliegenden Daten
  • Einrichtung der Strukturen innerhalb der gewählten Software-Lösung
  • Aufbau des Berechtigungskonzepts
  • Information der Arbeitnehmer*innen über Datenbestand und Zweck der Verarbeitung
  • Dokumentation aller Prozesse, ggf. Einbeziehen des Personalrats
Je nach Hintergrund, Vorliebe und interner Organisation eignen sich für die digitale Personalakte verschiedene Software-Lösungen, ob on-premise (vor Ort installiert) oder in der Cloud (Webapplikation). Entweder werden dedizierte Programme zur Abbildung der digitalen Personalakte eingesetzt oder du entscheidest dich für eine Integration der gesamten Personalorganisation inklusive Dienstplanung und Zeiterfassung, wie gastromatic sie anbietet. 
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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