Themen

Dienstplan-Vorlage: Schichtplanung leicht gemacht

1.
Deshalb ist ein strukturierter Dienstplan wichtig
2.
Dienstplan-Vorlage für Excel als kostenloser Download
3.
So machst du deine Dienstplanung mit der Excel-Vorlage
4.
Vor- und Nachteile von Excel-Vorlagen
5.
Dienstpläne schneller erstellen mit digitaler Dienstplanung
6.
Fazit

Deshalb ist ein strukturierter Dienstplan wichtig

Ein durchdachter Dienstplan sorgt dafür, dass alle Arbeitsaufgaben in deinem Betrieb gerecht und effizient auf deine Mitarbeitenden verteilt werden und du dadurch einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleistest.

Eine gut strukturierte Dienstplanvorlage ist für dich deshalb aus mehreren Gründen wichtig:

Effizienz: Mit einer strukturierten Dienstplanvorlage organisierst und verteilst du leicht Arbeitszeiten und Schichten, wodurch du dir Zeit sparst und gleichzeitig sicherstellst, dass du alle relevanten Informationen jederzeit auf einen Blick verfügbar hast.
Transparenz: Eine vordefinierte Dienstplanvorlage ermöglicht es deinen Mitarbeitenden, klar zu sehen, wer zu welcher Zeit arbeitet, wodurch du Verwirrung und Missverständnissen vorbeugst.
Flexibilität: Eine gut strukturierte Dienstplanvorlage ermöglicht es dir, schnell Änderungen vorzunehmen und Schichten neu zu planen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Mit einer strukturierten Dienstplanvorlage stellst du zudem sicher, dass gesetzliche Regelungen und Vorschriften, wie z. B. Pausenregelungen oder Höchstarbeitszeiten, eingehalten werden.
Mitarbeiterzufriedenheit: Eine gut durchdachte Dienstplanvorlage, die die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt, kann dazu beitragen, die Zufriedenheit und Motivation in deinem Team zu steigern.

Dienstplan-Vorlage für Excel als kostenloser Download

Damit du deinen Dienstplan ab sofort übersichtlich und schnell erstellen kannst, stellen wir dir eine kostenlose Dienstplan-Vorlage für Excel bereit. Mit dieser schreibst du deinen Schichtplan auf wöchentlicher Basis für bis zu zehn Mitarbeitende und Arbeitsbereiche und kannst diesen dann ganz einfach per E-Mail an dein Team versenden oder ausdrucken.

Fülle einfach das Formular aus und wir senden dir die kostenlose Dienstplan-Vorlage per E-Mail zu.

So machst du deine Dienstplanung mit der Excel-Vorlage

Beispielhaft haben wir Arbeitsbereiche und Mitarbeitende für dich ausgefüllt, aber natürlich können diese an deinen Betrieb angepasst werden.

Dazu musst du nur die in hellgrün markierten Einträge entsprechend ändern, dann ändern sich die eingetragenen Mitarbeitenden an den Wochentagen automatisch. Auch die Arbeitsbereiche, die über Drop-Down zu jeder Stunde pro Tag angepasst werden können, ändern sich automatisch.

Wenn du für ein*e Mitarbeiter*in einen Arbeitsbereich zu einer Uhrzeit hinterlegt hast, siehst du die Anzahl der eingeplanten Stunden in der Spalte „Summe“. Außerdem überträgt sich diese Zahl auch in die Auswertungstabelle, die dir einen Einblick der verplanten Stunden der gesamten Woche gibt.

Ist ein*e Mitarbeiter*in aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht da, kannst du diese Abwesenheit in der gleichnamigen Spalte mit einem „x“ markieren, dann färbt sich die Zeile rötlich und du siehst auf einen Blick, wer für die Planung nicht verfügbar ist.

Um eine neue Woche zu planen, kannst du den Reiter einfach duplizieren. Wenn du die Dienstpläne nämlich einzeln abspeicherst und archivierst, hast du die Möglichkeit auch für bereits vergangene Wochen den Personalbedarf nachzuvollziehen. Nach Fertigstellung des Wochenplans kannst du diesen nach Belieben ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Vor- und Nachteile von Excel-Vorlagen

Excel ist ein wirklich starkes Programm, mit dem viele verschiedene Aufgaben abgebildet werden können - nicht nur in Bezug auf das Schreiben von Dienstplänen. Weitere Vorteile sind, dass viele das Programm bereits auf dem Computer haben und sich (fast) jede*r ein bisschen damit auskennt.

Deshalb finden wir, dass es sich vor allem für kleine Teams lohnt, die Personalplanung mit Excel zu machen, um einen besseren Überblick über die zu besetzenden Schichten und Aufgaben zu bekommen. Allerdings hat Excel auch seine Grenzen.

Doch gerade wenn dein Betrieb wächst und du eine größere Zahl an Mitarbeitenden einplanen musst, empfiehlt sich ein Blick auf digitale Softwarelösungen.

Das Tolle an digitalen Lösungen ist: Du sparst ordentlich Zeit beim Planen, weil viele Einstellungen nur einmal hinterlegt werden müssen und gesetzliche Vorgaben schon automatisch hinterlegt sind.

So musst du wirklich nur noch per Drag-and-Drop deine Mitarbeitenden auf die verschiedenen Schichten ziehen und mit einem Klick den Dienstplan veröffentlichen. Klingt zu gut um wahr zu sein oder?

Lass dir zeigen, wie du die Dienstplanung noch effizienter machst!

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Dienstpläne schneller erstellen mit digitaler Dienstplanung

Mit gastromatic kannst du ganz einfach und bequem deinen Dienstplan online erstellen. Dadurch sparst du Zeit und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - deine Mitarbeitenden.

Unser Schichtplaner ermöglicht es dir, passgenaue Dienstpläne für deinen Betrieb zu erstellen und dabei immer den Überblick über deine laufenden Kosten zu behalten.

Durch die Möglichkeit, geplante Arbeitseinsätze einfach online über die Mitarbeiter-App zu teilen, schaffst du mehr Transparenz und steigerst die Zufriedenheit deines Teams.

Zudem erhältst du als Planer*in auch Lesebestätigungen, wenn deine Mitarbeitenden ihre geänderten Arbeitseinsätze eingesehen haben. So kannst du sicherstellen, dass alle wissen, wann sie eingeteilt sind. Gerade bei einer kurzfristigen Dienstplanänderung ist das ein großes Plus.

Die individuelle Anpassbarkeit der Dienstpläne ermöglicht es außerdem, eine Balance zwischen den Bedürfnissen und Wünschen deiner Mitarbeitenden sowie den betrieblichen Anforderungen zu schaffen.

So können deine Mitarbeitenden per Mitarbeiter-App auch ihre Wunscharbeitszeiten abgeben. Auf der anderen Seite kannst du dir Vorlagen für deine Dienstpläne anlegen, die den tatsächlich benötigten Personalbedarf abbilden.

So führst du eine optimierte Personalplanung durch, bleibst mit deinem Personalbudget in dem von dir gesetzten Rahmen und planst dadurch schneller und effizienter.

Fazit

Eine gut strukturierte Dienstplan-Vorlage ist von großer Bedeutung, um die Schichten und Arbeitszeiten deines Teams effizient zu organisieren und einen reibungslosen Ablauf in deinem Betrieb sicherzustellen. Mit einer durchdachten Vorlage sparst du Zeit und behältst jederzeit den Überblick über alle relevanten Informationen.

Durch die Verwendung von Excel-Vorlagen kannst du deine Dienstpläne einfach erstellen, insbesondere wenn du ein kleines Team hast. Allerdings stoßen Excel-Vorlagen bei wachsenden Betrieben an ihre Grenzen.

Digitale Softwarelösungen wie gastromatic bieten dir eine zeitsparende und transparente Möglichkeit zur Dienstplanung, mit automatisierten Funktionen und einer einfachen Kommunikation mit deinem Team.

Die individuelle Anpassbarkeit der Dienstpläne ermöglicht es dir, die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden zu berücksichtigen und eine ausgewogene Balance zwischen ihren Wünschen und den betrieblichen Anforderungen zu schaffen.

Dadurch kannst du eine effiziente Personaleinsatzplanung durchführen, im Budgetrahmen bleiben und schneller sowie stressfreier planen. Es lohnt sich daher in eine moderne Dienstplanungssoftware zu investieren, um deine Schichtplanung leicht und effektiv zu gestalten und ein zufriedenes Team sowie einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen

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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.