Mitarbeiterzufriedenheit durch optimale Personalplanung

Bei der Frage nach der Effizienz der Personalplanung trifft man bei Gastronom*innen und auch bei ihren Mitarbeitenden schnell auf einen wunden Punkt. Für Gastronom*innen ist das Schreiben des Dienstplans oft eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit und die Mitarbeitenden müssen dann im täglichen Geschäft mit den Gegebenheiten klarkommen. Mitarbeiterzufriedenheit bleibt dadurch schnell auf der Strecke.

Deshalb wollen wir uns anschauen, wie eine gute Personalplanung die Mitarbeitenden zufrieden stimmt und den Planenden die Arbeit ungemein erleichtert.

Zufriedene Mitarbeiter*innen, glückliche Gäste, gesteigerter Umsatz, entspannte Vorgesetzte. Das ist die Wunschvorstellung für einen perfekten Tag im Gastgewerbe. Ein*e Mitarbeiter*in kann aber nur dann langfristig effizient arbeiten und gute Umsätze erzielen, wenn der dazu benötigte Rahmen geboten wird. Das heißt, wenn z. B. Wunschzeiten berücksichtigt werden und der Dienstplan als fair wahrgenommen wird. Die Planung des Personals ist also elementar, für alle Komponenten unseres Wunschkonzerts. Mit gut durchdachter Personalplanung werden unnötige Kosten durch Überbesetzung umgangen und es wird auf der anderen Seite gewährleistet, dass niemand in Stress gerät, weil viel zu viele Gäste auf einmal betreut werden müssen.

Eine Fehlbesetzung in Form von zu wenigen Service-Mitarbeiter*innen an einem heißen Sommertag im Biergarten schlägt ganz schnell auf den Gemütszustand der Angestellten. Wegen der schlecht durchdachten Planung müssen sie viel zu viele Gäste betreuen, die den Stress unmittelbar zu spüren bekommen. Lange Wartezeiten auf das heiß ersehnte, kühle Bier, falsch aufgenommene Speisen und eine gestresste Bedienung schlagen auch auf das Gemüt der Gäste. Der schöne Sommertag im Biergarten wird zum Fiasko, weil der Wetterbericht nicht ausreichend verfolgt, Reservierungen übersehen oder neue Mitarbeitende zur Rush-Hour eingeteilt wurden, die mehr Last als Hilfe sind. Wildes Herumtelefonieren, um nach Ersatz zu suchen, kostet zusätzlich Nerven und ist gerade bei einem großen Pool an Mitarbeitenden sehr zeitaufwendig und wenig erfolgversprechend. Also heißt es für die Service-Mitarbeiter*innen schwitzen und den Tag so gut wie möglich hinter sich bringen.

Mit einer gut durchdachten Personalplanung kann der beschriebene Worst-Case vermieden werden. Dabei helfen Dienstplan-Tools, wie gastromatic. Es gibt so viele Aspekte, die auf die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig auf die Wirtschaftlichkeit des Betriebs einzahlen, dass es eigentlich menschenunmöglich ist, alle beim Schreiben des Dienstplans zu berücksichtigen. Am Ende leidet dann mindestens eine Seite, wenn nicht beide.Viele Betriebe haben sich deshalb Behelfslösungen angeeignet. So können Wunschzeiten, An- und Abwesenheiten via WhatsApp und Co. eingereicht werden. Die organisatorische Leistung des Planers oder der Planerin ist in dieser Variante aber enorm und mit großem Zeitaufwand verbunden. Und wenn der Dienstplan einmal steht, kommt doch noch eine Änderung hereingeflattert und alles geht wieder von vorne los.Entscheidet man sich für ein Tool, das die Personalplanung digital unterstützt, kann man im Prinzip nur gewinnen. Die Planung wird vereinfacht und beschleunigt, weil zum Beispiel regulatorische Vorgaben und Abwesenheiten direkt vom Programm mitgedacht werden. Über eine Mitarbeiter-App können die Mitarbeitenden ihre Wunschzeiten abgeben und den Dienstplan einsehen. Das sorgt für Transparenz und für den*die Planer*in dafür, nur eine Informationsquelle zu haben. Der gesamte Prozess der Dienstplanung wird somit verschlankt und professionalisiert, was zu Kosteneinsparungen und gleichzeitig zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit führt.Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Eine gute Personalplanung kann selbstverständlich nicht andere Maßnahmen zur Mitarbeiterzufriedenheit ersetzen und eine gute Führungskraft ist unerlässlich, wenn es um Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit geht. Nichtsdestotrotz kann der Einsatz eines Personalplanungstools auf verschiedenen Ebenen dazu beitragen diese Prozesse zu vereinfachen. Durch Zeitersparnis beim Schreiben des Dienstplans bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und durch einfache und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden bleibt die ein oder andere Diskussion aus und der Arbeitsalltag wird insgesamt angenehmer.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen