Themen
Alles Wichtige von Zeiterfassungspflicht bis Zeiterfassungssoftware
- 1.Kurz und knapp
- 2.Urteile des Europäischen Gerichtshofes und des Bundesarbeitsgerichts
- 3.Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut Arbeitszeitgesetz
- 4.Datenschutz: Möglichkeiten der Verifizierung als Arbeitgeber*in
- 5.Arbeitszeiten mit Excel erfassen
- 6.Digitale Zeiterfassung: die Vorteile
- 7.gastromatic: Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung
- 8.Erfasste Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung nutzen
- 9.Fazit zur digitalen Erfassung der Arbeitszeit
Kurz und knapp
Auf dieser Themenseite beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Arbeitszeiterfassung:
- Wieso gibt es eine Zeiterfassungspflicht und welche Gesetze gelten?
- Wie kann ich die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden erfassen?
- Welche Vorteile bietet mir die digitale Arbeitszeiterfassung?
- Was muss ich beim Thema Datenschutz beachten?
- Was genau zeichnet eine gute Zeiterfassungssoftware aus?
Los geht’s!
Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung ist ein Prozess, bei dem die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden in einem Unternehmen erfasst, überwacht und dokumentiert werden. Dies geschieht in der Regel mit Hilfe von Zeiterfassungssystemen wie Stempeluhren, Zeiterfassungssoftware oder Apps.
Unternehmen nutzen die Arbeitszeiterfassung, um die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu dokumentieren, Überstunden zu verwalten und die Gehaltsabrechnung zu optimieren. Die Arbeitszeiterfassung dient auch dazu, die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Arbeitsverträgen sicherzustellen.
Urteile des Europäischen Gerichtshofes und des Bundesarbeitsgerichts
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stellte 2019 fest, dass eine Arbeitszeiterfassungspflicht aus Arbeitnehmerschutzgründen bestünde, spezifizierte aber noch keine genauen Auflagen für Deutschland.
Im September 2022 urteilte dann das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgebende dafür Sorge zu tragen haben, ein Zeiterfassungssystem zum Schutz ihrer Arbeitnehmenden einzurichten und bestätigte somit die Dokumentationspflicht, die zuvor vom EuGH festgestellt wurde.
Somit ist die Arbeitszeiterfassung laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen und Arbeitgebende müssen demnach ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, das die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfasst.
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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut Arbeitszeitgesetz
Die Dokumentation über die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden ist vor allem seit Einführung des Mindestlohngesetzes im Jahr 2015 essentiell geworden, um abgleichen zu können, ob sich das Entgelt im rechtlichen Rahmen bewegt.
Gerade in Betrieben mit Schichtdienst gibt es viele Gegebenheiten, die aus dem arbeitsrechtlichen Standard-Raster fallen: saisonale Fluktuation der Mitarbeitenden, zu besetzende Nachtschichten und die Arbeit auf Abruf wären hier nur als einige Sonderposten zu nennen.
Aus diesem Grund ist es in schichtbasierten Betrieben besonders wichtig, rechtlich korrekte Arbeitszeiterfassung zu betreiben, sodass alle gesetzlichen Rahmenfaktoren Beachtung finden.
Dazu zählen natürlich auch die gesetzlich festgelegten Pausenzeiten, die das Arbeitszeitgesetz vorsieht. Demnach müssen die Mitarbeitenden nach mehr als 6 Stunden getaner Arbeit mindestens 30 Minuten Pause machen. Arbeitet man 9 Stunden, stehen einem sogar 45 Minuten zu.
Zusätzlich gilt es noch die Ruhezeiten zu beachten: Hierbei handelt es sich um den Zeitraum zwischen dem Ende der täglichen Arbeitszeit und der Wiederaufnahme der Tätigkeit.
Die näheren Informationen zu den essentiellen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung lassen sich im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) finden, worin unter anderen die maximale Anzahl der werktäglichen Arbeitsstunden geregelt wird, aber auch Ausnahmeregelungen wie die Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit normiert wird.
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Datenschutz: Möglichkeiten der Verifizierung als Arbeitgeber*in
Ein weiterer rechtlicher Rahmen sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO. Sie dienen der Vereinheitlichung der Bedingungen zur Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten durch Unternehmen.
Personenbezogene Daten sind solche Informationen, die eine natürliche Person identifizierbar machen. Das kann einerseits bei der Arbeit vor Ort eine Rolle spielen, wenn es darum geht, Gäste im Hotel einzuchecken oder in der Gastronomie zu bewirtschaften.
Andererseits spielen diese Daten auch im Umgang mit den Mitarbeitenden relevant. Die digitale Arbeitszeiterfassung bringt Arbeitgebende dazu, den Umgang mit den Daten nochmal genaustens zu prüfen und im Rahmen der Datenschutzkonformität gibt es einige Grenzen, die nicht übertreten werden dürfen.
Während ein GPS-Stempel grundsätzlich erlaubt ist, bedarf es hierbei dennoch immer der Zustimmung durch die Mitarbeitenden. Biometrische Daten hingegen sind grundsätzlich nicht erlaubt, können aber unter besonders engen Kriterien im Ausnahmefall dennoch erhoben werden.
Arbeitszeiten mit Excel erfassen
Gerade für kleinere Unternehmen kann die manuelle Arbeitszeiterfassung über Excel-Tabellen eine geeignete Möglichkeit sein, um der Dokumentationspflicht nachzugehen. Hierfür haben wir extra eine Zeiterfassungsvorlage zum Download für dich bereit gestellt.
Der bürokratische Aufwand ist allerdings nicht zu unterschätzen. Es muss für alle Mitarbeitenden ein separates Tabellenblatt pro Monat angelegt werden, in dem die Arbeits- und Pausenzeiten der jeweiligen Person festgehalten werden.
Zusätzlich muss von den Personaler*innen immer im Auge behalten werden, in welchem Stundenrahmen die Arbeitnehmenden angestellt sind, um daraufhin zu überprüfen, ob es in dem jeweiligen Monat zu Über- oder Minusstunden gekommen ist. Excel-Tabellen können ein guter Anfang sein, aber spannender wird es mit der digitalen Arbeitszeiterfassung.
Digitale Zeiterfassung: die Vorteile
Zeit- und Kostenersparnis: Durch die automatisierte Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten entfällt die manuelle Erfassung und Auswertung, wodurch man einiges an Zeit und Kosten spart.
Effiziente Abläufe: Die Auswertung der erfassten Arbeitszeiten ermöglicht zudem die Analyse von Arbeitsabläufen, die Erkennung von Trends und die Optimierung von Prozessen. Auf diese Weise kann die Effizienz und Qualität der Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessert und an die betrieblichen Anforderungen angepasst werden-
Rechtssicherheit: Darüber hinaus gewährleistet die digitale Arbeitszeiterfassung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, was zu mehr Rechtssicherheit und Transparenz führt.
Mitarbeitermotivation: Eine transparente und digitale Arbeitszeiterfassung kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation steigern, da die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen und verwalten können.
gastromatic: Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung
Um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zuverlässig und transparent zu erfassen und dadurch Missverständnisse zu vermeiden, bieten sich digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung an. Die Nutzung von gastromatic zur Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeitkonten bringt dabei zahlreiche Vorteile mit sich.
Die digitale Stempeluhr ermöglicht eine präzise und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten, inklusive Überstunden und Pausenzeiten.
Mit einer persönlichen Kennung stempeln sich die Mitarbeitenden über die Stempeluhr-App zu Beginn ihrer Schicht ein bzw. zur Pause und Schichtende wieder aus.
Auch die Zuschläge, die man bei Nachtarbeit und Feiertagsarbeit erhält, sind in der App einprogrammiert, sodass sie nicht gesondert erfasst werden müssen.
Urlaubstage lassen sich ebenfalls ganz bequem anzeigen, sodass man als Arbeitnehmer*in stets den Überblick darüber hat, wie viele Tage man noch zur Verfügung hat und man keine Gefahr läuft, sie unbemerkt verfallen lassen zu müssen.
In der Mitarbeiter-App können die Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden und Urlaubstage dann jederzeit einsehen und hier auch direkt online Urlaubsanträge stellen.
Ebenso bietet gastromatic die Möglichkeit, Arbeitszeiten schnell und effizient auszuwerten. Die umfassenden Funktionen des Systems ermöglichen eine detaillierte Analyse der Arbeitsstunden, Überstunden und Pausenzeiten der Mitarbeitenden.
Dadurch kannst du als Arbeitgeber*in fundierte Entscheidungen treffen und gezielt Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitszeitplanung ergreifen.
Erfasste Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung nutzen
Auch wenn sie vielen keine Freude bereitet, sie muss gemacht werden: die Lohnbuchhaltung. Für viele bedeutet das jeden Monat aufs Neue alle erfassten Arbeitszeiten und relevanten Daten händisch zu übertragen und für die Entgeltabrechnung bzw. das Steuerbüro vorzubereiten.
Mit einer Schnittstelle zwischen gastromatic und deinem Lohnbuchhaltungsprogramm sparst du dir das zeitraubende und lästige Übertragen von Daten und vermeidest dadurch Fehler. Denn: Wenn alle Arbeitszeiten über gastromatic korrekt erfasst wurden, kannst du sie jederzeit exportieren – und zwar in genau das Format, das du brauchst.
Alle für dich abrechnungsrelevanten Bewegungsdaten (Anzahl Stunden, Abwesenheiten, Zuschläge & Co.) kannst du ganz einfach aus gastromatic exportieren, sodass du sie bequem in dein Lohnbuchhaltungsprogramm importieren bzw. an deine*n Steuerberater*in weitergeben kannst.
Fazit zur digitalen Erfassung der Arbeitszeit
Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und des Arbeitnehmerschutzes.
Rechtliche Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes regeln die maximale Arbeitszeit, Pausenregelungen und die Dokumentationspflicht. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist essentiell, um Strafen zu vermeiden und die Rechte der Arbeitnehmenden zu schützen.
Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet hierbei eine effiziente und transparente Lösung. Softwarelösungen wie gastromatic ermöglichen eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, inklusive Überstunden, Pausen und Zuschlägen.
Mitarbeitende können ihre Arbeitsstunden selbstständig verwalten und haben jederzeit den Überblick über ihre Urlaubstage. Die automatisierte Auswertung der Daten erleichtert die Lohnbuchhaltung und ermöglicht fundierte Entscheidungen zur Optimierung der Arbeitszeitplanung.
Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO stellen sicher, dass personenbezogene Daten der Mitarbeitenden geschützt werden und nur mit Einwilligung erfasst und verarbeitet werden. Eine klare Kommunikation und Transparenz im Umgang mit den Daten sind hierbei entscheidend.
Insgesamt bietet die Arbeitszeiterfassung Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, wie Zeit- und Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und Mitarbeitermotivation.
Durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und den Einsatz digitaler Lösungen können Arbeitgebende dazu beitragen, ein sicheres und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Die Arbeitszeiterfassung ist somit nicht nur eine lästige Pflicht, sondern eine wichtige Maßnahme zur Organisation und Optimierung des Arbeitsalltags.
Mit den richtigen Tools und einem klaren Verständnis der rechtlichen Vorgaben können Betriebe von den zahlreichen Vorteilen einer effizienten Arbeitszeiterfassung profitieren.
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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