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Digitale Zeiterfassung – die Basics rund um ein gelungenes Zeiterfassungssystem

Was macht eigentlich eine gute digitale Zeiterfassung aus? Kann händische Zeiterfassung noch damit Schritt halten? Diese und weitere Fragen klären wir hier.
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Wie kann ich die Zeiten der Mitarbeitenden erstmal mit Excel erfassen? 
  • 3.
    Welche Vorteile bringt mir die digitale Zeiterfassung? 
  • 4.
    Welche rechtlichen Grundlagen muss ich bei der Zeiterfassung beachten?
  • 5.
    Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
  • 6.
    Wie sieht das mit dem Datenschutz aus und welche Möglichkeiten der Verifizierung habe ich als Arbeitgeber*in? 
  • 7.
    Welche Pausenzeiten muss ich beachten? 
  • 8.
    Welche Funktionen bietet mir gastromatic für die Zeiterfassung?
  • 9.
    Welche Vorteile bietet mir eine professionelle und transparente Arbeitszeiterfassung in Bezug auf meine Mitarbeitenden? 

Kurz und knapp

Diese Themenseite umreißt für dich peu à peu alle Bereiche rund um die digitale Zeiterfassung. Wir legen los mit den Basics – was genau zeichnet ein gutes Zeiterfassungssystem aus und ganz wichtig: Welche Vorteile kannst du daraus ziehen? Damit du selbst den direkten Vergleich starten kannst, stellen wir dir einerseits eine Excel-Vorlage zur Zeiterfassung zur Verfügung, nehmen dich aber auch an die Hand, was die vielfältigen Pluspunkte der digitalen Zeiterfassung angeht. Wir befassen uns außerdem mit dem rechtlichen Hintergrund und was es genau bei den Fragen rund um den Datenschutz oder die Pausenzeiten zu beachten gilt. Zusätzlich geht es noch um die Mitarbeiterzufriedenheit und inwiefern sie durch ein effizientes Zeitarbeitssystem gestärkt werden kann. Los geht’s!

Wie kann ich die Zeiten der Mitarbeitenden erstmal mit Excel erfassen? 

Gerade für kleinere Unternehmen kann die manuelle Zeiterfassung über Excel-Tabellen eine geeignete Möglichkeit sein, um der Dokumentationspflicht nachzugehen. Der bürokratische Aufwand ist allerdings nicht zu unterschätzen: Es muss für alle Mitarbeitenden ein separates Tabellenblatt pro Monat angelegt werden, in dem die Arbeits- und Pausenzeiten der jeweiligen Person festgehalten werden. Zusätzlich muss von den Personaler*innen immer im Auge behalten werden, in welchem Stundenrahmen die Arbeitnehmenden angestellt sind, um daraufhin zu überprüfen, ob es in dem jeweiligen Monat zu Über- oder Minusstunden gekommen ist. Excel-Tabellen können ein guter Anfang sein, aber spannender wird es mit der digitalen Zeiterfassung!
zeiterfassung excel vorlage

Welche Vorteile bringt mir die digitale Zeiterfassung? 

Die digitale Zeiterfassung ist in erster Linie natürlich genau das, was der Name bereits zu verstehen gibt: die Erfassung der Arbeitszeit. Auf den zweiten Blick jedoch wird klar, dass die digitale Stempeluhr von gastromatic auch einige Tricks mehr auf Lager hat. Einer der Vorteile ist die Mitarbeiterfreundlichkeit von digitalen Systemen: Transparenz und offene Kommunikation über die Arbeitszeiten innerhalb des Unternehmens wird gefördert, da alle Mitarbeitenden jederzeit die Schichten der anderen Mitarbeitenden einsehen können. Durch die Automatisierung einiger Vorgänge kann auch enorm Zeit eingespart werden, was Vor- und Nachbereitung der Schichten angeht. Gerade bei unregelmäßigen Arbeitszeiten wird die Berechnung der gearbeiteten Stunden durch die Software enorm vereinfacht.

Welche rechtlichen Grundlagen muss ich bei der Zeiterfassung beachten?

Gerade in der Gastronomie und Hotellerie gibt es viele Gegebenheiten, die aus dem arbeitsrechtlichen Standard-Raster fallen: saisonale Fluktuation der Mitarbeitenden, zu besetzende Nachtschichten und die Arbeit auf Abruf wären hier nur als einige Sonderposten zu nennen. Aus diesem Grund ist es gerade in der Gastro wichtig, rechtlich korrekte Zeiterfassung zu betreiben, sodass alle gesetzlichen Rahmenfaktoren Beachtung finden. Vor allem wichtig ist die Dokumentationspflicht über die Arbeitszeiten, die vom Europäischen Gerichtshof und dem Bundesarbeitsgericht bestärkt wurde, sodass Arbeitnehmende vor Rechtsverletzungen transparenter geschützt werden können. Die näheren Informationen zu den essentiellen Regelungen zur Zeiterfassung lassen sich im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) finden, worin unter anderen die maximale Anzahl der werktäglichen Arbeitsstunden geregelt wird, aber auch Ausnahmeregelungen wie die Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit normiert wird. Im September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgebende dafür Sorge zu tragen haben, ein Zeiterfassungssystem zum Schutz ihrer Arbeitnehmenden einzurichten und bestätigte somit die Dokumentationspflicht, die zuvor vom EuGH festgestellt wurde.

Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Inzwischen lässt sich die Frage mit einem kurzen „Ja“ beantworten. Der Europäische Gerichtshof stellte 2019 fest, dass eine Arbeitszeiterfassungspflicht aus Arbeitnehmerschutzgründen bestünde, spezifizierte aber noch keine genauen Auflagen für Deutschland – dieser Rahmen wurde durch das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 festgelegt. Somit ist die Arbeitszeiterfassung seitdem gesetzlich vorgeschrieben, die Pflicht dazu ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Seitdem müssen Unternehmen und Arbeitgeber*innen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, das die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfasst.

Wie sieht das mit dem Datenschutz aus und welche Möglichkeiten der Verifizierung habe ich als Arbeitgeber*in? 

Ein weiterer rechtlicher Rahmen sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO. Sie dienen der Vereinheitlichung der Bedingungen zur Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten durch Unternehmen. Personenbezogene Daten sind solche Informationen, die eine natürliche Person identifizierbar machen. Das kann einerseits bei der Arbeit vor Ort eine Rolle spielen, wenn es darum geht, Gäste im Hotel einzuchecken oder in der Gastronomie zu bewirtschaften. Andererseits spielen diese Daten auch im Umgang mit den Mitarbeitenden relevant. Die digitale Zeiterfassung bringt Arbeitgeber*innen dazu, den Umgang mit den Daten nochmal genaustens zu prüfen und im Rahmen der Datenschutzkonformität gibt es einige Grenzen, die nicht übertreten werden dürfen. Während ein GPS-Stempel grundsätzlich erlaubt ist, bedarf es hierbei dennoch immer der Zustimmung durch die Mitarbeitenden; biometrische Daten hingegen sind grundsätzlich nicht erlaubt, können aber unter besonders engen Kriterien im Ausnahmefall dennoch erhoben werden.
Wappne dich jetzt für die Zeiterfassungspflicht

Welche Pausenzeiten muss ich beachten? 

Zeiterfassung Pausenzeiten
Die Dokumentation über die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden ist vor allem seit Einführung des Mindestlohngesetzes im Jahr 2015 essentiell geworden, um abgleichen zu können, ob sich das Entgelt im rechtlichen Rahmen bewegt. Dazu zählen natürlich auch die gesetzlich festgelegten Pausenzeiten, die das Arbeitszeitgesetz vorsieht. Demnach müssen die Mitarbeitenden nach mehr als 6 Stunden getaner Arbeit mindestens 30 Minuten Pause machen. Zusätzlich gilt es noch die Ruhezeiten zu beachten: Hierbei handelt es sich um den Zeitraum zwischen dem Ende der täglichen Arbeitszeit und der Wiederaufnahme der Tätigkeit. 

Welche Funktionen bietet mir gastromatic für die Zeiterfassung?

Die Frage ist doch viel mehr: Welche Funktionen bietet mir gastromatic denn nicht? Gerade bei unregelmäßigen Arbeitszeiten und Schichten, die spontan übernommen oder getauscht werden müssen, bietet sich die minutengenaue Zeiterfassung an, die man von jederorts ganz flexibel über ein mobiles Endgerät bedienen kann. Überstunden werden direkt berechnet und die eingelegten Pausen stehen auch direkt im System. Auch die Zuschläge, die man bei Nachtarbeit und Feiertagsarbeit erhält, sind in der App einprogrammiert, sodass sie nicht gesondert erfasst werden müssen. Auch Urlaubstage lassen sich ganz bequem anzeigen, sodass man als Arbeitnehmer*in stets den Überblick darüber hat, wie viele Tage man noch zur Verfügung hat und man keine Gefahr läuft, sie unbemerkterweise verfallen lassen zu müssen.
Wir haben zu diesem Thema auch mit unserem Kunden Crafthouse aus der Schweiz gesprochen. In unserer Case Study erfährst du, warum die Geschäftsführer gastromatic so schätzen:

Welche Vorteile bietet mir eine professionelle und transparente Arbeitszeiterfassung in Bezug auf meine Mitarbeitenden? 

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Flexible Arbeitszeitmodelle sind für die Mitarbeitenden aktuell so wichtig wie noch nie. Der Wunsch nach einem ausgeglichen Berufs- und Privatleben ist mehr als nachvollziehbar. Von der professionellen und flexiblen Zeiterfassungssystem kann das sehr einfach umgesetzt werden, da man sich einfach nach Bedarf ins System einstempeln kann. Ein entspannter Umgang mit den Arbeitszeiten wirkt sich natürlich positiv auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden aus, was sich wiederum positiv auf das gesamte Betriebsklima niederschlägt. Auch der Mitarbeiterfluktuation kann dadurch entgegengewirkt werden, da es für Arbeitnehmende oft belastend sein kann, in einem rigiden Dienstplansystem zu arbeiten, das weder Wunschzeiten berücksichtigt und möglicherweise nicht mal die Überstunden abgeltet.
Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen kann eine professionelle Arbeitszeiterfassung auch eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung bilden. Man kann sie direkt in ein Format exportieren, das die Buchhaltung braucht, was wiederum den Mehraufwand verringert und dir selbst bei der Lohnabrechnung Kosten spart. Die Mitarbeiter-App von gastromatic hilft dir dabei. Transparenz, ein Miteinander auf Augenhöhe und ein Verständnis für die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden sind die wesentlichen Marker, mit denen wir dir einen Schlüssel zur bequemen Dienstplanung reichen.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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