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Nachtzuschlag Gastronomie: Rechtlicher Rahmen und korrekte Berechnung

Steuerfreie Zuschläge gesetzeskonform umsetzen
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Rechtlicher Rahmen für die Arbeitszeit
  • 3.
    Nachtzuschlag Gastronomie
  • 4.
    Nachtzuschlag automatisch berechnen mit gastromatic
  • 5.
    Fazit

Kurz und knapp

Während andere schlafen, geht es in der Gastronomie erst richtig los: Viele Gastronom*innen leben von der Nachtarbeit. Im Club, Restaurant oder Hotel muss zwangsläufig auch nachts gearbeitet werden, damit der Gastronomiebetrieb reibungslos läuft.
Dabei gilt es, die Wechselwirkungen zwischen dem Arbeitszeitgesetz und dem Steuer-und Sozialversicherungsrecht zu erkennen. Doch was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit der Mitarbeitenden und wie kann man als Gastronom*in Mitarbeitende sogar „optimiert“ dafür entlohnen? Wir gehen diesen Fragen nach.
Zuschläge automatisch berechnen:

Rechtlicher Rahmen für die Arbeitszeit

Der rechtliche Rahmen für die Arbeitszeit bemisst sich grundsätzlich zunächst nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht akribische Definitionen vor, um die Nachtarbeitszeit genau zu spezifizieren.

Nachtzeit und Nachtarbeit

Die Nachtzeit nach dem Arbeitszeitgesetz ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr und für Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr. Dabei ist Nachtarbeit aus arbeitsrechtlicher Sicht jede Arbeit, die mehr als 2 Stunden in der Nachtzeit umfasst, wenn Mitarbeitende also zwischen 23 und 6 Uhr morgens länger als 2 Stunden arbeiten (in Bäckereien und Konditoreien dementsprechend zwischen 22 und 5 Uhr morgens).
Tarifverträge, z. B. Manteltarifverträge, können jedoch Abweichungen vorsehen, denn es ist den Tarifvertragsparteien gestattet, die Nachtzeiträume zu verschieben. In § 12 des Manteltarifvertrags Hotel- und Gaststättengewerbe Hessen ist Nachtarbeit die Arbeit zwischen 1 Uhr und 6 Uhr.
Nach § 6 des Manteltarifvertrags Hotel- und Gaststättengewerbe Niedersachsen (ohne Nordseeinseln und dem ehemaligen Bezirk Oldenburg) ist Nachtarbeit diejenige Zeit, die zwischen 24 bis 6 Uhr liegt und über 1 3/4 Stunden hinausgeht.

Nachtarbeitnehmende

Aber wer genau sind eigentlich „Nachtarbeitnehmende“? Nicht alle, die zur Nachtzeit arbeiten, sind gleich Nachtarbeitnehmende im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Nachtarbeitnehmende sind Arbeitnehmende, die entweder 1. aufgrund ihrer Arbeitszeitgestaltung normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht zu leisten haben oder 2. Nachtarbeit an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr leisten.
Das bedeutet: Wenn die Nachtarbeit vertraglich vorgeschrieben oder an 48 Tagen im Kalenderjahr tatsächlich durchgeführt wird, handelt es sich um berufsbedingte Nachtschwärmer, also „echte“ Nachtarbeitnehmende.
Aber warum ist diese Klassifizierung wichtig? Sie ist wichtig, weil für Nachtarbeitnehmende im Arbeitszeitgesetz besondere Schutzvorschriften zu finden sind. Zum Beispiel darf die Arbeitszeit der Nachtarbeitnehmenden 8 Stunden nicht überschreiten und darf nur dann auf 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 4 Wochen der Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird (§ 6 Abs. 2 ArbZG).
nachtzuschlag arbeitsrecht

Besonderheiten im Arbeitsrecht: Arbeitsschutz

Für Nachtarbeitnehmende gibt es weitere arbeitsschutzrechtliche Besonderheiten, die man im Blick haben sollte.
Untersuchungen
Zum Beispiel sind Nachtarbeitnehmende berechtigt, sich in gewissen Zeitabständen, aber nicht weniger als alle 3 Jahre, arbeitsmedizinisch untersuchen zu lassen, wobei die Kosten der Untersuchung die Arbeitgebenden zu tragen haben. Nachtarbeitnehmenden über 50 Jahren steht das in jährlichen Abständen zu.
Urlaub
Auch beim Urlaub gibt es Besonderheiten für Nachtarbeitnehmende. Teilweise wird Nachtarbeitnehmenden tarifvertraglich mehr Urlaub zugesprochen. Diese Regelungen gelten nicht nur für Vollzeit-Angestellte, sondern ebenfalls für Minijobber*innen. Der Urlaubsanspruch bei Minijobber*innen muss ebenfalls berücksichtig werden.
Umsetzung auf einen Tagesarbeitsplatz
Sind die Nachtarbeitnehmenden durch die Nachtarbeit Gesundheitsgefährdungen ausgesetzt oder haben sie als Alleinerziehende ein Kind unter 12 Jahren bzw. einen schwerpflegebedürftigen Angehörigen zu versorgen, können sie von ihren Arbeitgebenden verlangen, auf einen Tagesarbeitsplatz umgesetzt zu werden.

Was passiert bei Missachtung der Vorschriften?

Missachten Arbeitgebende die arbeitszeitlichen Rahmenbedingungen, können nach § 22 ArbZG saftige Bußgelder bis zu 15.000 € drohen. Wer also Mitarbeitende über die zulässigen Grenzen der Nachtarbeitszeit hinaus beschäftigt, handelt ordnungswidrig.
Zuschläge automatisch berechnen:

FORMEL ZUR BERECHNUNG DES NACHTZUSCHLAGS

Stundenlohn x Anzahl der Nachtarbeitsstunden x Prozentsatz Nachtzuschlag = Arbeitslohn für die geleistete Nachtarbeit

Nachtzuschlag Gastronomie

Was die meisten Gastronom*innen jedoch umtreibt, sind die Rahmenbedingungen für den Nachtarbeitszuschlag. Mit Zuschlägen kann man die Mitarbeitenden für ihre Leistung zu Zeiten, in denen die meisten Menschen nicht mehr arbeiten, sogar steuerbegünstigt entlohnen.

Wie hoch ist der Nachtarbeitszuschlag?

Der Nachtarbeitszuschlag ist als einziger Zuschlag gesetzlich vorgegeben. Aber auch hier ist die Höhe im Arbeitszeitgesetz nicht genau festgelegt. Das Arbeitszeitgesetz erklärt nur, dass den Nachtarbeitnehmenden für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden entweder eine „angemessene Zahl bezahlter freier Tage“ oder ein „angemessener Zuschlag“ auf das ihnen hierfür zustehende Brutto-Arbeitsentgelt zu gewähren ist.
Es gilt nun zwischen dem Arbeitszeitgesetz und dem Steuerrecht bzw. Sozialversicherungsrecht zu unterscheiden. Denn die Höhe des Zuschlags wird zwar nicht im Arbeitszeitgesetz geregelt, jedoch richten sich die meisten Gastronom*innen bei der Festlegung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG).
Hier gibt es nur die zeitliche Grenze der Steuerbegünstigung. Diese liegt nach § 3b EStG bei 25 % des Stundenlohns für Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr des Folgetags. Wurde die Arbeit vor Mitternacht aufgenommen, erhöht sich der steuerbegünstigte Prozentsatz zwischen 0 Uhr und 4 Uhr auf 40 % des Stundenlohns. Nach dem Steuerrecht gilt als Nachtarbeit die Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr morgens.
Aber auch Tarifverträge können hier eigene Regelungen vorsehen: So gilt zum Beispiel in § 12 des Manteltarifvertrags Hotel- u. Gaststättengewerbe Hessen als zuschlagspflichtige Nachtarbeitszeit die Zeit von 21 Uhr bis 7 Uhr. Für Nachtarbeit zwischen 1 Uhr nachts und 6 Uhr morgens wird nach § 12 ein Zuschlag von 20 % auf den Tariflohn gezahlt.
nachtzuschlag zeiten

Ist der Nachtzuschlag kombinierbar?

Auch fragen sich Gastronom*innen immer wieder, ob andere Zuschläge mit dem Nachtzuschlag kombinierbar sind. Die Antwort: Ja, das geht! Der Zuschlag für Nachtarbeit kann problemlos mit Sonn- oder Feiertagszuschlägen kombiniert werden, sodass sich die Mitarbeitenden bei Nachtarbeit an einem Sonn- oder Feiertag kumulierte Zuschläge erarbeiten können. Lediglich Sonntagszuschläge können nicht mit Feiertagszuschlägen kombiniert werden.

Grenzen der Begünstigung für Zuschläge

Bei der Steuerfreiheit gibt es gewisse Grenzen zu beachten, z. B. sind die Zuschläge nur bei tatsächlich geleisteter Arbeit steuer- und beitragsfrei.
Allerdings sind SFN-Zuschläge im Falle von Urlaub oder Krankheit nicht mehr steuer- und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet: Wenn die Mitarbeitenden für eine Nachtarbeit eingeplant sind und sie dann krank werden, ist der zu zahlende Zuschlag voll steuerpflichtig.
Außerdem gibt es auch bei dem Stundenlohn Grenzen zu berücksichtigen. Bis zu einem (ggf. rechnerischen) Stundenlohn von 25 € herrscht Beitrags- und Steuerfreiheit.
Übersteigt der Stundenlohn den Wert von 25 €, ist der übersteigende Teil der Beitragspflicht in der Sozialversicherung zu unterwerfen (§ 1 SvEV). Übersteigt der Stundenlohn den Wert von 50 €, unterliegt der übersteigende Teil der vollen Steuerpflicht.
Zuschläge automatisch berechnen:

BEISPIEL

Lisa arbeitet von 21 Uhr bis 6 Uhr. Zwischen 2 Uhr und 3 Uhr macht sie eine Stunde Pause. Abzüglich Pause arbeitet sie also 8 Stunden. Ihr Stundenlohn beträgt 15 Euro.

Für die Arbeit zwischen 21 Uhr und 0 Uhr sowie zwischen 4 Uhr und 6 Uhr erhält sie einen Zuschlag von 25 %. Von 0 Uhr bis 2 Uhr sowie 3 Uhr bis 4 Uhr bekommt sie 40 % Zuschlag auf ihren Stundenlohn.

Auf 5 Stunden ihrer Nachtarbeit erhält sie also einen Zuschlag von 25 % und auf 3 Stunden erhält sie 40 %.

Somit rechnen wir:

15 x 5 x 1,25 = 93,75 € 15 x 3 x 1,4 = 63 € Insgesamt sind es dann 156,75 € Lohn für die 8 Stunden Nachtarbeit.

Ihr Grundlohn für 8 Stunden Arbeit (15 x 8) beträgt 120 Euro. Lisa hat also einen Nachtzuschlag von 36,75 € erhalten.

Bitte beachte, dass dies nur ein Beispiel ist und die tatsächlichen Bedingungen und Zuschläge je nach Unternehmen und Tarifvereinbarungen variieren können.

Nachtzuschlag automatisch berechnen mit gastromatic

Zuschläge für Nachtarbeit händisch zu berechnen kann ganz schön zeitaufwendig und zudem fehleranfällig sein. Aus diesem Grund bietet es sich an, auf digitale Lösungen zu setzen, die die Berechnung ganz automatisch übernehmen.
Mit gastromatic können nicht nur die gesetzlich festgelegten Zuschläge automatisch berechnet, sondern auch individuelle Zuschläge für einzelne Mitarbeitende hinterlegt werden. Sobald die Nachtarbeitszeit beginnt, berechnet unser System automatisch die Zuschläge basierend auf dem Lohn.
Ebenfalls werden Zuschläge, die nicht miteinander kombiniert werden dürfen (z. B. Sonntagszuschläge mit Feiertagszuschlägen) in gastromatic erkannt und somit eine unzulässige doppelte Berechnung ausgeschlossen.
Bereits in der Dienstplanung werden in gastromatic Prognosen über die möglichen anstehenden Lohnkosten getätigt. Somit hat man als Planer*in immer die volle Kostenübersicht und -kontrolle.
In der Auswertung sind die Zuschläge dann in Euro abgebildet und können wahlweise pro Mitarbeiter*in, pro Arbeitsbereich oder aber auch für den gesamten Betrieb angezeigt werden. Mit der gastromatic Lohnbuchhaltung wird das System komplett, denn die Zuschläge werden automatisch für die Lohnabrechnung übermittelt.

Fazit

Nachtarbeit ist in der Gastronomie unumgänglich. Stellt man es als Gastronom*in geschickt an, kann man sogar seinen Mitarbeitenden steuerbegünstigt Zuschläge auf den Stundenlohn auszahlen. Das wiederum incentiviert die Nachtarbeit und belohnt die Mitarbeitenden.
Wie man die Zuschläge jährlich deckeln kann, haben wir hier näher beschrieben. Sind die Mitarbeitenden zufrieden, kommt das den Gästen zugute und das wiederum den Arbeitgebenden. Somit schließt sich der Kreis.
Mit einer digitalen Lösung für die Personalorganisation, wie z. B. gastromatic, können Gastronom*innen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden gut im Blick behalten und auch Zuschläge sachgerecht einplanen.
Auf diese Weise kann man als Arbeitgeber*in die Rahmenbedingungen der Arbeitszeit einhalten, sodass man einer Überstrapazierung der Mitarbeitenden und der Gefahr drohender Bußgelder aktiv aus dem Weg geht.
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Zeiterfassung
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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