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Betriebsprüfung Gastronomie: Tipps für eine reibungslose Prüfung

In diesem Artikel erfährst du, wie du dich auf die Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereitest und so Steuernachforderungen und Bußgelder minimierst.

1.
Kurz und knapp
2.
Arten der Betriebsprüfung in der Gastronomie
3.
Ablauf der Betriebsprüfung durch den Zoll
4.
Höhe der möglichen Bußgelder
5.
Befragung der Mitarbeitenden
6.
Turnus der Betriebsprüfungen im Gastgewerbe
7.
Vorbereitung auf die Betriebsprüfung
8.
Fazit

Kurz und knapp

Die Vorstellung einer unangekündigten Betriebsprüfung in der Gastronomie treibt vielen Gastronom*innen den Angstschweiß ins Gesicht. Dabei kannst du mit der richtigen Vorbereitung völlig entspannt sein.

Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie du dich als Unternehmer*in bestmöglich auf die nächste Betriebsprüfung in deinem Gastgewerbe vorbereitest und dieser entspannt entgegensehen kannst.

Arten der Betriebsprüfung in der Gastronomie

Prüfungen des Zolls durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, welche in der Regel unangemeldet erfolgen. Zu erwarten ist entweder ein freundlicher Kontrollbesuch ziviler Beamt*innen oder aber eine etwas „umfassendere Überprüfung“.
Prüfung der Sozialversicherung durch den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung, welche normalerweise im 4-jährigen Rhythmus stattfinden (§ 28p SGB IV). Es werden keine Prüfungen übersprungen. Außerplanmäßige Betriebsprüfungen sind in besonderen Fällen auf Anordnung oder auf Antrag der Arbeitgebenden möglich.
Prüfungen des Betriebsstätten-Finanzamts (Lohnsteueraußenprüfung), bei denen über die Häufigkeit keine Aussage gemacht werden kann. Als grobe Regel gilt: Große Betriebe werden häufiger geprüft als kleine. Außerdem ist bei hohen Nachzahlungen anlässlich der letzten Lohnsteueraußenprüfung mit einer höheren Prüffrequenz zu rechnen.
Prüfungen der Unfallversicherungen, welche immer angemeldet sind und ausschließlich der Prüfung auf Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften im Betrieb dienen.
Prüfungen der Feuerwehr oder der Bauaufsicht, welche die Einhaltung der Brandschutzvorschriften kontrollieren.
Prüfungen der Ordnungs- oder Veterinärämter, welche die Einhaltung der Hygienevorschriften kontrollieren.

In diesem Artikel widmen wir uns den Prüfungen durch den Zoll.

Ablauf der Betriebsprüfung durch den Zoll

Die Betriebsprüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls dienen der Überprüfung aller Arbeitsverhältnisse (Prüfung auf illegale Beschäftigung, Einhaltung des Mindestlohns, Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes), für die zwingend eine Anmeldung (Sofortmeldung) in der Datenbank der Deutschen Rentenversicherung vorliegen muss. Ist dies nicht passiert, drohen hohe Strafen.

Die Kontrollen des Zolls finden in aller Regel unangemeldet statt, wobei es sein kann, dass der Zoll durchaus systematisch über mehrere Tage hinweg eine bestimmte Region kontrolliert. Hierbei handelt es sich dann zumeist um turnusmäßige Kontrollen, die nicht aufgrund eines Verdachtsmomentes oder einer Anzeige stattfinden.

In der Regel erscheinen die Betriebsprüfer*innen in Zivil und treten zunächst als normale Gäste auf, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Nach einiger Zeit geben sie sich als Betriebsprüfer*innen zu erkennen.

Sollten die Zöllner*innen in größerer Anzahl, uniformiert oder sogar bewaffnet auftauchen, liegen im Allgemeinen eine Anzeige oder konkrete Hinweise auf Schwarzarbeit oder Unterschreitung des Mindestlohns vor.

In beiden Fällen liegen die Prüfungsschwerpunkte auf der Vorlage der Personalausweise aller im Betrieb gegenwärtig anwesenden Beschäftigten und dem Abgleich der Personalien mit der Liste der per Sofortmeldung theoretisch vorhandenen Beschäftigten. Dabei darf keine*r der Arbeitnehmenden das Betriebsgelände verlassen.

Ergeben sich hier Abweichungen oder Unklarheiten, sollte also beispielsweise ein*e augenscheinlich Beschäftigte*r angetroffen werden, für den*die aber keine Anmeldung (Sofortmeldung) in der Datenbank der Deutschen Rentenversicherung vorliegt, ist der Tatbestand der illegalen Beschäftigung bereits gegeben.

Dieser führt fast unvermeidbar zu einem Bußgeld. Wie hoch dieses ausfällt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

Höhe der möglichen Bußgelder

Im Normalfall ist mit einem Verwarngeld von höchstens 500 € pro Fall zu rechnen, sofern der Betrieb vorher noch nicht auffällig geworden ist und in der Vergangenheit die Sofortmeldungen fristgerecht abgegeben wurden.

Falls es sich jedoch nicht um den ersten Verstoß handelt, fällt das Bußgeld häufig deutlich höher aus. Entscheidend ist die Situation, in der die illegale Beschäftigung offengelegt wurde sowie die Gesamtkonstellation im Betrieb:

Haben sich die Anwesenden gegenüber dem Zoll kooperativ verhalten?
Wurde offensichtlich versucht eine*n Beschäftigte*n als „zufällig anwesenden Freund des Hauses, der nur mal kurz zu Besuch ist“ zu deklarieren?
Hat ein*e Beschäftigte*r zu Beginn der Kontrolle versucht das Gelände fluchtartig zu verlassen?

Wurden Verstöße bereits in der Vergangenheit dokumentiert und die Betreiber*innen der Gastronomiebetriebe zeigen sich unkooperativ beziehungsweise versuchen Gesetzeswidrigkeiten zu verschleiern, können laut § 21 MiLoG Bußgelder bis zu 500.000 € drohen.

Befragung der Mitarbeitenden

Im Zuge der Betriebsprüfung sind die Beamt*innen nicht nur befugt, Grundstücke zu betreten und Geschäftsunterlagen einzusehen, sie können sogar Personal befragen und machen davon auch häufig Gebrauch.

Sie führen Einzelgespräche mit einer Auswahl von Beschäftigten, manchmal werden auch alle Angestellten befragt. Der Zoll bittet dafür um einen geeigneten Raum.

Dem sollte, sofern dies möglichst ist, entsprochen werden, da die Beschäftigten andernfalls in die Einsatzfahrzeuge gebeten werden, was sie womöglich unnötig verunsichert oder unter Druck setzt.

In den Einzelgesprächen befragt der Zoll die Mitarbeitenden u. a. zu Überstunden, Pausen, der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage und zum Lohnniveau.

Zum einen notieren die Beamt*innen die Aussagen der Beschäftigten und werden diese später gegen die schriftlichen Unterlagen (Arbeitsverträge, Arbeitszeit- und Entgeltabrechnungen, SV-Meldungen usw.) abgleichen, zum anderen gewinnen sie einen Gesamteindruck über den Betrieb.

Turnus der Betriebsprüfungen im Gastgewerbe

Wann der Zoll eine Betriebsprüfung durchführt, ist schwer vorherzusagen. Du hast allerdings Einfluss darauf, welchen Listenplatz du auf den standardisierten Betriebsprüfungslisten einnimmst.

Die Standardkontrolllisten des Zolls werden automatisiert nach folgenden Kriterien zusammengestellt:

Pro Betrieb wird eine Art „Punkteliste“ erstellt. Dabei wird für jede verspätet oder gar nicht abgegebene Sofortmeldung eine entsprechende Anzahl von Punkten auf deiner Betriebsnummer „verbucht“.
Verspätet abgegebene Sofortmeldungen erkennt das System der Deutschen Rentenversicherung durch Abgleich des Abgabezeitpunktes mit dem Beschäftigungsbeginn. Die Sofortmeldung muss unbedingt vor dem offiziellen Arbeitsbeginn erfolgen.
Nicht abgegebene Sofortmeldungen werden erkannt, weil die Datenbank der Deutschen Rentenversicherung (Zolldatenbank) regelmäßig mit den regulären Anmeldungen bei den Krankenkassen abgeglichen wird. Wurde eine normale Anmeldung (Grund 10) abgegeben, jedoch keine Sofortmeldung, „fehlt“ demzufolge die Sofortmeldung, was wieder zu einer „Punkteverbuchung“ auf deiner Betriebsnummer führt.
Wurde dann auch die Anmeldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse (Grund 10) noch verspätet vorgenommen (> 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn), hagelt es sofort noch ein paar Extrapunkte.

Hinzu kommen natürlich noch weitere Faktoren, die in die Bewertung einfließen, wie z. B. die Anzahl der Beschäftigten.

Verdichten sich diese Faktoren, weil zugleich Beschwerden vorliegen oder weil in der Vergangenheit vielleicht sogar Strafen gegen den Betrieb ausgesprochen wurden, muss man mit einer baldigen Betriebsprüfung rechnen.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Wer möchte, dass die Betriebsprüfung schnell und effizient verläuft, sollte einen Ordner mit der Beschriftung „Zoll“ anlegen, der stets im Betrieb bleibt und auf den jederzeit zugegriffen werden kann. Dieser Ordner sollte Folgendes enthalten:

Kopien der Sofortmeldungen aller Beschäftigten,
Kopien der Personalausweise aller Beschäftigten,
Kopien der Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnisse bei Nicht-EU-Personen,
Kopien der unterzeichneten Belehrungen zur Mitführungspflicht aller Beschäftigten,
Kopien der Arbeitszeitabrechnungen des letzten abgerechneten Monats und
Entgeltabrechnungen (nur letzter Monat).

Es sollte sichergestellt werden, dass sich der Ordner unter Verschluss befindet und die genannten Dokumente nicht von unbefugten Dritten eingesehen werden können. Es muss aber gewährleistet sein, dass zu jedem Zeitpunkt eine Person anwesend ist, die dem Zoll diesen Ordner aushändigen kann.

Mit einer solchen Vorbereitung zeigst du nicht nur, dass du die Kontrolle ernst nimmst, die Zollbeamt*innen unterstützen willst und transparent arbeitest, du beschleunigst auch den Kontrollprozess. Selbst dann, wenn Beschäftigte kein Ausweisdokument mit sich führen.

Die Kopien sind zwar kein Ersatz, beschleunigen aber drastisch die polizeiliche Rückfrage, die in diesen Fällen immer vorgenommen wird.

Gibt es keine besonderen Auffälligkeiten und du hast den Ordner zur Hand, ist die Betriebsprüfung mit etwas Glück schon nach 15 Minuten vorbei und alle können schnell wieder ihrer Arbeit nachgehen.

Im Idealfall kannst du dem Zoll also alle geforderten Unterlagen und Nachweise sofort zur Verfügung stellen. Ist dies nicht möglich, hast du eine Woche Zeit, um die geforderten Nachweise zu erbringen.

Fazit

Probleme bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie entstehen oft dann, wenn Unwissenheit darüber herrscht, was gesetzlich vorgeschrieben ist. In Bezug auf Betriebsprüfungen durch den Zoll solltest du dich also unbedingt mit dem Mindestlohngesetz, dem Arbeitszeitgesetz sowie der Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten auseinandersetzen.

Wenn alles in deinem Betrieb glatt und gesetzeskonform läuft, hast du als Gastronom*in in der Regel nichts zu befürchten.

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Zeiterfassung

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

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