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Urlaubsanspruch Gastronomie: Gesetzliche Regelungen und praktische Tipps

Wie viel Urlaub steht Angestellten laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zu?
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Grundlagen zum Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
  • 3.
    Anzahl der Urlaubstage des allgemeinen Urlaubsanspruches
  • 4.
    Ab wann gilt der Anspruch auf Urlaub bzw. Teilurlaub?
  • 5.
    Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel mit dem Urlaubsanspruch in der Gastronomie?
  • 6.
    Dürfen Arbeitgebende Urlaub in gewissen Zeiträumen verbieten?
  • 7.
    Was passiert, wenn nicht der gesamte Urlaub in einem Jahr genommen wurde?
  • 8.
    Urlaube im Betrieb planen
  • 9.
    Abwesenheiten managen mit gastromatic
  • 10.
    Ist eine Auszahlung des Urlaubsanspruchs möglich?
  • 11.
    Zählen Krankheitstage im Urlaub zum Jahresurlaub?
  • 12.
    Haben Minijobber*innen einen Anspruch auf Urlaub?
  • 13.
    Was passiert mit SFN-Zuschlägen im Urlaub?

Kurz und knapp

Zuerst vorab für diejenigen, die direkt eine Antwort ohne Umschweife suchen: Wenn man als Arbeitgeber*in den Angestellten mindestens 24 Urlaubstage pro Jahr gewährt, ist man erstmal auf der sicheren Seite. So sieht es die Gesetzgebung vor.
Die Sonderfälle im Gesetz reduzieren lediglich die Mindestanzahl an Urlaubstagen. Was zu höheren Mindesturlaubstagen führen kann, sind hingegen Tarifverträge. Wer jetzt glaubt „Alles klar, mehr brauche ich ja nicht zu wissen“, sollte besser umdenken.
Denn es gibt eine Menge entscheidender Details, die man kennen sollte, und auch die Sonderfälle kommen häufiger vor, als man denkt.
Wir fassen in diesem Blogbeitrag alles zusammen, was Arbeitgebende und Arbeitnehmende zum Thema Urlaubsanspruch im Gastgewerbe wissen sollten.

Grundlagen zum Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Der Gesetzgeber in Deutschland muss beim Gesetzesentwurf immer mehrere Perspektiven betrachten und die Schutzwürdigkeit der Betroffenen einschätzen.
Zwar sind beim Bundesurlaubsgesetz die Arbeitgebenden und die Arbeitnehmenden gleichermaßen prominent vertreten, jedoch schätzt der Gesetzgeber in dem Verhältnis zwischen einer Firma und einer Privatperson häufig die Privatperson als deutlich schutzbedürftiger ein.
Daraus erklärt sich der Aufbau des Urlaubsgesetzes (BUrlG), dessen erster Paragraph wie folgt lautet:

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

Anzahl der Urlaubstage des allgemeinen Urlaubsanspruches

Es hat also jede*r Arbeitnehmer*in Anspruch auf Urlaub – aber auf wieviel Urlaub genau?
In § 3 BUrlG ist festgelegt, dass der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage betragen muss. Der Gesetzgeber definiert dabei alle Kalendertage, die nicht Sonntage oder gesetzliche Feiertage sind, als Werktage. Daraus folgt eine ganz wichtige Aussage:

Der Urlaubsanspruch in Höhe von 24 Urlaubstagen entsteht auch nur, wenn an allen Tagen außer Sonntagen und Feiertagen gearbeitet wird.

Bei den meisten Betrieben mit einer 5-Tage-Woche, bei denen also üblicherweise samstags nicht gearbeitet wird, muss der gesetzliche Urlaubsanspruch berechnet werden.
Auch in der Gastronomie und Hotellerie wird zur Berechnung der Anzahl der Urlaubstage im Jahr die Anzahl der Arbeitstage pro Woche berücksichtigt – auch wenn hier Samstage, Sonntage und Feiertage üblicherweise gearbeitet werden.
Da in der 6-Tage-Woche 24 Urlaubstage vorgegeben sind, ist das Verhältnis aus 6 Tagen Arbeit pro Woche und 24 Tagen Urlaub pro Jahr auch für Arbeitswochen mit weniger Arbeitstagen einzuhalten.
Für jeden Arbeitstag pro Woche sind also 24/6 = 4 Tage Urlaub pro Jahr gesetzlich vorgeschrieben. Die 5-Tage-Woche schlägt also mit mindestens 5*4 = 20 Tagen Urlaub pro Jahr zu buche.
urlaubsanspruch tabelle

Ab wann gilt der Anspruch auf Urlaub bzw. Teilurlaub?

Nun haben wir klare Regelungen, die zugunsten der Arbeitnehmenden gelten. Aber auch Arbeitgebende sollen dabei nicht unfair behandelt werden. Wenn es dazu keine weiteren Regelungen gäbe, könnten Arbeitnehmende schließlich nach Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages erstmal 20 Tage Urlaub nehmen, bevor sie überhaupt einen Tag gearbeitet haben.
Um das zu verhindern, gibt es § 4 BUrlG, in dem festgelegt wird, dass Arbeitnehmende erst Anspruch darauf haben, ihren gesamten Jahresurlaub zu nehmen, wenn sie sich 6 Monate in dem Arbeitsverhältnis befinden. Arbeitnehmende mit einer 5-Tage-Woche haben also erst 6 Monate nach Beginn des Arbeitsverhältnisses das Recht 20 Tage Urlaub zu nehmen.
Das heißt aber nicht, dass sie vor Ablauf der 6 Monate keinen Urlaub nehmen dürfen. Bis zum sechsten Monat entsteht ein Anspruch auf Teilurlaub. Für jeden vollen Monat, den Angestellte arbeiten, bekommen sie ein Zwölftel des Jahresurlaubs gutgeschrieben.
Gehen wir also bspw. von einem*einer Arbeitnehmer*in aus, der*die 5 Tage pro Woche arbeitet und gerade frisch eingestellt wurde, dann sieht sein*ihr Urlaubsanspruch über die Monate wie folgt aus:
urlaubsanspruch tabelle
Hierbei sind zwei Besonderheiten zu beachten:

Runden der Urlaubstage

Wenn mindestens ein halber Tag Urlaubsanspruch entsteht, wird dieser auf einen ganzen aufgerundet. Wie man in der Tabelle oben sehen kann, könnten Arbeitnehmende, die pro Woche 5 Tage arbeiten, nach 4 vollen Monaten Arbeit 7 Tage Urlaub nehmen.

Startzeitpunkt des Anstellungsverhältnisses

Startet das Arbeitsverhältnis nicht zum Ersten eines Monats, so entsteht auch der Urlaubsanspruch nicht zum Ersten des nächsten Monats, sondern erst, wenn ein voller Monat gearbeitet wurde. Wenn Arbeitnehmende am 15. Januar starten, haben sie am 1. April also 3 Tage Urlaubsanspruch und am 15. April dann 5 Tage.

Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel mit dem Urlaubsanspruch in der Gastronomie?

Der Gesetzgeber spricht jeder angestellten Person einen Urlaubsanspruch zu. Dieser Urlaubsanspruch ist folglich an die Person gebunden, nicht an den Arbeitsvertrag. Wie verhält sich dann im Fall eines Arbeitgeberwechsels der Urlaubsanspruch?
Haben Arbeitnehmende schon bei früheren Arbeitgebenden im gleichen Kalenderjahr Urlaub genommen, so wird ihnen dies auf den neuen Urlaubsanspruch angerechnet. Das heißt: Haben Angestellte bereits bei früheren Arbeitgebenden den gesamten Jahresurlaub genommen, haben sie bei den neuen Arbeitgebenden keinen bestehenden Urlaubsanspruch mehr.
Doch wie erfahren die neuen Arbeitgebenden davon? Frühere Arbeitgebende sind verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Angestellten eine Bescheinigung über den bereits gewährten und abgegoltenen Urlaub auszuhändigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Es ist also als neue*r Arbeitgeber*in ratsam, diese bei einer Neueinstellung einzufordern.

Dürfen Arbeitgebende Urlaub in gewissen Zeiträumen verbieten?

Gerade im Gastgewerbe gibt es Phasen, in denen man jede helfende Hand braucht. Dass sich das natürlich häufig mit den Sommerferien überschneidet und so dem Familienurlaub in den Weg kommen kann, ist kein Wunder. Jetzt stellt sich aber die Frage: Dürfen Arbeitgebende Zeiträume definieren, in denen kein Urlaub genommen werden darf?
Das BUrlG definiert dazu die folgenden Formulierungen: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche der Arbeitnehmers zu berücksichtigen, sofern ihnen keine dringenden betrieblichen Gründen entgegenstehen oder aber andere Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang haben sollten.“
Weiterhin ist der Urlaub grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dem stehen dringende betriebliche oder persönliche Gründe der Arbeitnehmenden entgegen. Allerdings muss Arbeitnehmenden, sofern sie einen Anspruch auf Urlaub von mehr als 12 Tagen haben, ein zusammenhängender Urlaubsteil von mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen gewährt werden (§ 7 BUrlG). Bei genauerem Hinsehen fallen 2 Formulierungen auf, die es genauer zu definieren gilt.

Dringende betriebliche Gründe

Als dringende betriebliche Gründe gelten zum Beispiel personelle Engpässe in Saison- oder Kampagne-Betrieben oder krankheitsbedingte personelle Engpässe, plötzlich auftretende Produktionsnachfragen und Betriebsferien.

Persönliche Gründe

Als persönliche Gründe von Angestellten gelten beispielsweise eine Langzeiterkrankung der Person selbst oder eines engen Verwandten, die Arbeitnehmende hindern, Urlaub zu nehmen.

Was passiert, wenn nicht der gesamte Urlaub in einem Jahr genommen wurde?

Auch das kommt regelmäßig vor und der Gesetzgeber hat versucht 2 mögliche Probleme aus dem Weg zu schaffen. Intuitiv würden die Meisten wahrscheinlich sagen, dass Urlaubstage in diesem Fall einfach im nächsten Jahr bestehen bleiben sollten. Ein*e Arbeitnehmer*in hat sich diese Urlaubstage schließlich verdient.
Allerdings hätte die betreffende Person dann im nächsten Jahr noch mehr Urlaubstage, die sie dann vielleicht nicht alle nehmen kann. Der Gesetzgeber versucht das also folgendermaßen zu lösen:
Grundsätzlich muss der Urlaub innerhalb des laufenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubsanspruches in das nächste Kalenderjahr ist nur bei dringenden betrieblichen Gründen oder mit in der Person liegenden Gründen zu rechtfertigen.
Die Übertragung ist jedoch nur bis zum dritten Monat des nächsten Kalenderjahres zulässig, das heißt bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Man kann also in Ausnahmefällen die restlichen Urlaubstage mit ins neue Jahr nehmen.
Dann sollten diese aber bis März genommen werden, weil sie sonst verfallen. Wir haben auch schon einen Beitrag dazu geschrieben, wie man mit gastromatic die Urlaubstage und Überstunden in das nächste Jahr übertragen kann.

Urlaube im Betrieb planen

Das Planen von Urlaub und Abwesenheiten aller Art ist in jedem Betrieb eine große Herausforderung. Die Urlaubsberechnung im Gastgewerbe bietet zudem viele kleine Stolpersteine, die bei falscher Berechnung und Missachtung der vorgegebenen Rahmenbedingungen auch rechtliche Schritte nach sich ziehen können.
Mit dem gastromatic Urlaubsrechner kann über die Angaben von Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Gesamturlaubsanspruch und Anzahl der Arbeitstage pro Woche einfach ausgerechnet werden, wie hoch der anteilige Urlaubsanspruch ist. Hat man dann den Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden errechnet, geht es an die Urlaubsplanung, wobei der gastromatic Urlaubsplaner eine gute Hilfestellung bietet.
Hat man sehr viele Mitarbeitende oder mehrere Betriebe, gelangt man mit Excel allerdings sehr schnell an seine Grenzen, da man hier immer noch viele Daten händisch eintragen muss. Aus diesen Günden bieten sich digitale Lösungen wie gastromatic an, die die jeweiligen Urlaubsansprüche automatisch berechnen und die Urlaubsplanung übersichtlich und einfach gestalten.

Abwesenheiten managen mit gastromatic

Anhand der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden errechnet gastromatic ganz automatisch den Urlaubsanspruch und das auch dann, wenn ein*e Mitarbeiter*in unterjährig im Betrieb startet.
In diesem Fall trägt man den gesamten vereinbarten Urlaubsanspruch ein und gastromatic errechnet den anteiligen Urlaubsanspruch für das restliche Jahr. In den jeweiligen Urlaubskonten der Mitarbeitenden sieht man dann als Planer*in alle beantragten Urlaube sowie Resturlaube auf einen Blick.
Urlaubskonto
Mitarbeitende können zudem ihre Abwesenheitsanträge ganz einfach via Mitarbeiter-App stellen und sehen so auf einen Blick, wie viele Tage sie bereits genommen haben bzw. wie viele ihnen noch zustehen.
Urlaubskonto
Abwesenheiten digital managen mit gastromatic:

Ist eine Auszahlung des Urlaubsanspruchs möglich?

Diese Frage entsteht häufig auch in Verbindung mit übrigen Urlaubstagen am Ende des Jahres. Zur Ausbezahlung des Urlaubsanspruches gibt es § 7 Abs. 4 im BUrlG, der besagt, dass der Urlaubsanspruch am Ende des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen ist, wenn er nicht mehr gewährt werden kann.
Der Urlaub sollte auch nur in diesem Fall ausbezahlt und ansonsten eben genommen bzw. Angestellten ermöglicht und gewährt werden.
Schließlich trägt der Urlaub (neben Maßnahmen wie flexiblen Arbeitszeitmodellen, Wunscharbeitszeiten etc.) als ein Element einer gesunden Work-Life-Balance nicht nur zu Erholung der Person, sondern im größeren Rahmen zur Zufriedenheit und zum Erfolg des gesamten Betriebs bei.

Zählen Krankheitstage im Urlaub zum Jahresurlaub?

Erkrankt ein*e Arbeitnehmer*in während des Urlaubs, so werden die durch Attest nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Hier müssen Angestellte jedoch bereits am ersten Krankheitstag das ärztliche Attest einholen und die Arbeitgebenden informieren.
Da dies häufiger am Jahresende vorkommt, schauen wir uns diesen Fall nochmal gesondert an. Angenommen, ein*e Arbeitnehmer*in hat sich die Tage zwischen Weihnachten und Silvester frei genommen und erkrankt am 27. Dezember.
Der Urlaubsanspruch, der grundsätzlich zum Jahresende verfällt, bleibt also bestehen (§ 9 BUrlG). Diese*r Arbeitnehmer*in hat dann bis zum 31. März des nächsten Jahres Zeit, den Urlaub nachzuholen.
Wird er*sie allerdings vor Ablauf des laufenden Jahres wieder gesund, muss er seinen Resturlaub dann noch „abfeiern“, wenn auch nur teilweise.
Den Arbeitgebenden ist jedoch nicht alles zumutbar: Bei Langzeit- und chronisch Kranken verfällt der Urlaub 15 Monate nach dem jeweiligen Urlaubsjahr (Rechtsprechung EuGH „Schultz-Hoff“ sowie auch BAG).
Bei einer langen Erkrankung steht Arbeitnehmenden nur der gesetzliche Urlaubsanspruch zu, auch wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anders geregelt ist.

GUT ZU WISSEN

Grundsätzlich darf im Arbeitsvertrag nicht zu Ungunsten von Arbeitnehmenden von den bestehenden Regelungen des BUrlG abgewichen werden. Anders ist dies bei tarifvertraglichen Regelungen. Bestimmte Tarifverträge können abweichende Regelungen enthalten. Es ist also wichtig, jeweilige Tarifverträge zu beachten.

Haben Minijobber*innen einen Anspruch auf Urlaub?

Der erste Absatz hier nimmt es vorweg: Alle Arbeitnehmenden haben Anspruch auf Urlaub. Vielleicht fragen sich einige Spitzfindige jetzt: Zählen Minijobber*innen denn so richtig als Arbeitnehmende?
§ 2 BUrlG definiert alle Arbeitenden und Angestellten sowie die zu ihrer Berufsausbildung Angestellten als Arbeitnehmende und das ohne auf eine Anzahl von Stunden oder ein Gehalt einzugehen.
Damit haben auch Minijobber*innen einen Urlaubsanspruch. Falls ihr das noch genauer wissen wollt, haben wir in unserem Beitrag Urlaubsanspruch bei Minijob ein paar Beispiele aufgeschlüsselt. Übrigens gilt dasselbe für Azubis.

Was passiert mit SFN-Zuschlägen im Urlaub?

Hier greift ein anderes Gesetz als das BUrlG, nämlich das Entgeltfortzahlungsgesetz, kurz EntgFG. Direkt im ersten Paragraphen wird definiert, dass Arbeitnehmende durch Abwesenheit wie Urlaub und Krankheit nicht schlechter gestellt werden dürfen.
Dementsprechend ist der Lohn fortzuzahlen und damit auch ein Teil der Zuschläge. Wie das genau geregelt ist, könnt ihr in unserem Beitrag „Lohnfortzahlungen für SFN-Zuschläge“ nachlesen.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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