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SFN-Zuschläge bei Krankheit und bei Urlaub

Anspruch, Lohnfortzahlung, Steuerfreiheit und praxisnahe Berechnungen für Arbeitgebende
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Wer hat Anspruch auf Lohnfortzahlung?
  • 3.
    Darf man Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge weiterhin steuer- und beitragsfrei auszahlen?
  • 4.
    SFN-Zuschläge bei Urlaub und Krankheit: Berechnung
  • 5.
    Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge mit gastromatic berechnen
  • 6.
    Fazit

Kurz und knapp

Im Arbeitsvertrag können Arbeitgebende festlegen, dass Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gesondert – das heißt durch sogenannte SFN-Zuschläge – vergütet werden. Dies bietet gleich 2 Vorteile.
Zum einen können Arbeitgebende diese Zuschläge (in Abhängigkeit von bestimmten Höchstbeträgen) steuer– und sozialversicherungsfrei an die Arbeitnehmenden auszahlen.
Zum anderen kann man hierdurch die besondere Arbeitsbelastung der Arbeitnehmenden honorieren.
In unserem heutigen Artikel geht es darum, ob Arbeitgebende auch für Abwesenheitstage (bei Urlaub und im Krankheitsfall) SFN-Zuschläge zahlen müssen bzw. wie der Lohnfortzahlungsanspruch in diesem Fall aussieht.

Wer hat Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Um die Frage zu beantworten, ob Arbeitnehmende auch für Abwesenheitstage einen Anspruch auf Lohnfortzahlung mit SFN-Zuschlägen haben, wird das Entgeltausfallprinzip herangezogen.
Das Entgeltausfallprinzip nach §1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)1 besagt, dass Arbeitnehmende in Folge einer Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit nicht schlechter, aber auch nicht besser gestellt werden dürfen, als sie stehen würden, wenn sie „normal“ gearbeitet hätten.
Somit haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf die üblichen Arbeitsentgelte einschließlich etwaiger Zuschläge. Nicht fortzuzahlen sind Leistungen nach tatsächlich entstandenen Aufwendungen, wie zum Beispiel Essenszuschüsse, Fahrtkostenzuschüsse, Trinkgelder oder Überstundenvergütungen.
Das gilt übrigens auch beim Urlaubsanspruch im Minijob und Midijob.

GUT ZU WISSEN

Zu beachten ist, dass es sich hierbei um eine Brutto-Fortzahlung handelt und die Betrachtung auf „Besser- oder Schlechterstellung“ daher nicht auf den verbleibenden Nettolohn angewendet werden kann.

Allgemein gültig bei der Zahlung von SFN-Zuschlägen ist, dass bei einem Stundengrundlohn, der 25 € übersteigt, der gezahlte Zuschlag anteilig der Beitragspflicht unterliegt. Zentral in diesem Kontext ist nun, dass der Anspruch des fortzahlungspflichtigen Entgelts unabhängig davon besteht, ob Teile der SFN-Zuschläge steuer-oder beitragspflichtig sind (Zuflussprinzip).

Darf man Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge weiterhin steuer- und beitragsfrei auszahlen?

Diese Frage ist relativ einfach beantwortet, weil der Grundsatz gilt, dass die Steuer- und Beitragsfreiheit von Zuschlägen nur dann greift, wenn diese tatsächlich erarbeitet wurden.
Folglich sind fortzuzahlende SFN-Zuschläge im Falle von Urlaub oder Krankheit voll steuer- und beitragspflichtig.
Dass bedeutet, dass sowohl der*die Arbeitnehmer*in als auch der*die Arbeitgeber*in Steuern und Sozialabgaben auf die SFN-Zuschläge zahlen müssen, wenn der*die Arbeitnehmer*in während dieser Zeiträume Anspruch auf Fortzahlung der Zuschläge hat.

SFN-Zuschläge bei Urlaub und Krankheit: Berechnung

Um möglichen Nachzahlungen und Bußgeldern vorzubeugen, werden wir anhand einiger Beispiele die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge erläutern.
Hierzu unterschieden wir zunächst nach Art der Abwesenheit, also Urlaub oder Krankheit, und zusätzlich, ob die Zuschläge pauschal (Schätzwert) oder nach tatsächlicher Arbeit abgerechnet werden.

URLAUB: Lohnfortzahlung mit pauschalen SFN-Zuschlägen

Wird eine Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, ist die Berechnung auf die Pauschale anzustellen.
Beispiel: Timo erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200€/Monat.
Falls Timo nun 2 Tage im Urlaub ist (Annahme: 5-Tage-Woche) wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 €/(4,35 Wochen * 5 Tage) = 9,19 €
Folglich wird die Pauschale für die 2 Urlaubsstage um 18,38 € gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.

URLAUB: Lohnfortzahlung mit SFN-Zuschlägen nach tatsächlicher Arbeit

Falls Zuschläge rückwirkend nach tatsächlich geleisteter Arbeit abgerechnet werden, muss zunächst die durchschnittliche Zuschlagszahlung der letzten 3 vollen Abrechnungsmonate berechnet werden.
Ein voller Abrechnungsmonat ist ein Monat mit 30 sozialversicherungspflichtigen Tagen, also ein Monat, in dem das Entgelt nicht anderweitig gekürzt wurde (z. B. durch unbezahlten Urlaub).
Beispiel: Marie nimmt sich im April 2 Tage Urlaub. Im Januar und Februar hat sie jeweils 100 € und im März nochmal 150 € Zuschlagszahlungen erhalten.
(2*100 + 1*150)/3 = 116,66 €
Folglich sind 116,66 €/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag (Annahme: 5-Tage-Woche) wird nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 €/(4,35 Wochen* 5 Tage) = 5,36 €
Folglich bekommt Marie für die 2 Urlaubstage 10,72 € als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.

GUT ZU WISSEN

Falls aufgrund des Eintrittsdatums oder anderweitiger Gründe in der Vergangenheit keine 3 vollen Abrechnungsmonate zu Verfügung stehen, muss die gekürzte Zeitspanne als Berechnungsgrundlage herangezogen werden.

Falls bezahlte Abwesenheiten in den letzten 3 Monaten enthalten sind, werden für die Berechnung des Durchschnittswerts die entsprechenden Lohnfortzahlungen miteinbezogen.

Der durchschnittliche Zuschlagswert ist zu Beginn der Fehlzeit zu ermitteln und wird dann unverändert über die gesamte Dauer der Fehlzeit fortgezahlt.

KRANKHEIT: Lohnfortzahlung mit pauschalen SFN-Zuschlägen

Wird eine Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, so ist die Berechnung auf die Pauschale anzustellen.
Beispiel: Lukas erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200 €/Monat.
Falls Lukas im April nun 2 Tage krank wird (Annahme: 5-Tage-Woche), wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 €/(30 = Anzahl der Kalendertage für April) = 6,67 €
Folglich wird die Pauschale für die 2 Krankheitstage um 13,34 € gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.

KRANKHEIT: Lohnfortzahlung mit SFN-Zuschlägen nach tatsächlicher Arbeit

Beispiel: Eva ist im April 2 Tage krank. Im Januar und Februar hat sie jeweils 100 € und im März nochmal 150 € Zuschlagszahlungen erhalten.
(2*100 + 1*150)/3 = 116,66 €
Folglich sind 116,66 €/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag wird nun wie folgt berechnet:
Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 €/(30 = Anzahl der Kalendertage für April) = 3,89 €
Folglich bekommt Eva für die 2 Krankheitsstage 7,78 € als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.

GUT ZU WISSEN

Bei Krankheit wird die Pauschale bzw. werden die durchschnittlichen Zuschlagszahlungen der letzten 3 Monate durch die Anzahl der Kalendertage im betrachteten Monat geteilt. Das bedeutet, dass das fortgezahlte Entgelt von Monat zu Monat schwanken kann.

Grundsätzlich liegt es im Ermessensspielraum der Arbeitgebenden, wie die Lohnfortzahlung in diesem Fall berechnet wird, jedoch muss der Grundsatz des oben erwähnten Entgeltausfallprinzips eingehalten werden.

Aus diesem Grund ist es auch zulässig, das fortzuzahlende Entgelt nach einem künftigen Dienstplan zu bestimmen, sofern schlüssig belegt werden kann, welche Zeiten ohne Ausfall gearbeitet worden wären.

Aufgrund der möglichen Willkür, die hier unterstellt werden könnte, muss die Anwendung dieser Möglichkeit im Einzelfall überprüft und abgestimmt werden.

Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge mit gastromatic berechnen

Mit gastromatic kann die Berechnung von SFN-Zuschlägen ganz einfach und zeitsparend umgesetzt werden. Zunächst werden hierzu in der Software Zuschlagsregeln hinterlegt, welche dann automatisch bei der Berechnung greifen. Auch Krankheiten und Urlaube werden hierbei berücksichtigt.
Dies spart Arbeitgebenden und Personalverantwortlichen Zeit und Aufwand und reduziert manuelle Eingriffe. Zudem ist sichergestellt, dass die berechneten Zuschläge korrekt sind.
Und on top: In der gastromatic Stundenauswertung sind dann alle Arbeitszeiten, inkl. Urlaub und Krankheit, im Auswertungsmenü zu sehen und können direkt für die Lohnabrechnung genutzt werden.
stundenauswertung

Fazit

Der Lohnfortzahlungsanspruch für SFN-Zuschläge bei Krankheit oder Urlaub gilt auf Grundlage des Entgeltausfallprinzips und ist für alle Arbeitgebenden, die auf diese Art der steuerfreien Zuschläge setzen, bindend. Arbeitnehmende müssen so gestellt werden, als hätten sie regulär gearbeitet.
Die Lohnfortzahlung aufgrund zu erwartender SFN-Zuschläge unterliegt dabei nicht der Steuer- und Beitragsfreiheit, da dies voraussetzt, dass diese tatsächlich auch erarbeitet wurden.
Wir haben euch 2 Methoden für die Berechnung des Anspruchs vorgestellt, wobei hier nach Auszahlungsmethode (tatsächlich/pauschal) unterschieden werden muss. Für die jeweils anzuwendende Methode ist zu unterscheiden, ob es sich bei der bezahlten Abwesenheit um Urlaub oder Krankheit handelt.
Solange die Arbeitgebenden das Entgeltausfallprinzip einhalten, sind weitere Berechnungsmethoden denkbar. Wichtig ist, dass die Art der Berechnung nachvollziehbar dokumentiert und angewandt wird. Nur so lassen sich Nachzahlungen und Bußgelder vermeiden.

Verweise

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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