Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Was du als Arbeitgeber:in wissen musst

Der Weg zur digitalen Krankschreibung

• Seit Oktober 2021 senden Arztpraxen die Krankschreibung direkt digital an die Krankenkassen.
• Seit Januar 2023 können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten direkt bei den Krankenkassen abrufen – über das sogenannte eAU-Verfahren.

So funktioniert die eAU im Detail

1. Krankmeldung durch die Mitarbeitenden: Beschäftigte melden sich weiterhin selbst bei ihrem Arbeitgeber krank – telefonisch, per E-Mail oder über ein internes System. Die gesetzliche Pflicht zur Mitteilung bleibt bestehen.
2. Feststellung der Arbeitsunfähigkeit: Ärzt:innen oder Krankenhäuser stellen die Arbeitsunfähigkeit fest und übermitteln die AU-Daten digital an die zuständige Krankenkasse.
3. Abfrage durch den Arbeitgeber: Arbeitgeber fragen die Arbeitsunfähigkeitsdaten über das eAU-Verfahren bei der jeweiligen Krankenkasse ab – etwa Beginn, Ende, Feststellungsdatum, ob Erst- oder Folgemeldung vorliegt, und ob ein Arbeitsunfall vorliegt.
4. Verarbeitung im System: Die Daten werden manuell oder automatisiert im Personalverwaltungssystem dokumentiert.

Was bleibt gleich – und was ändert sich?

Typische Probleme bei der eAU-Umsetzung

1. Technik und Timing: Nicht alle Arztpraxen übermitteln die eAU-Daten unmittelbar nach dem Arztbesuch. Das führt dazu, dass bei der Abfrage durch den Arbeitgeber zum Zeitpunkt X noch keine Daten bei der Krankenkasse vorliegen – die Abfrage schlägt fehl.
2. Medienbrüche: Viele Unternehmen nutzen kein integriertes Personalmanagementsystem. Die eAU-Abfrage muss manuell über sv.net (der ITSG) durchgeführt und die Daten anschließend händisch ins eigene System übertragen werden. Das kostet Zeit – besonders bei mehreren Krankmeldungen gleichzeitig.

Digitale Krankmeldung? Besser mit gastromatic

• Der oder die Mitarbeitende meldet sich über die gastromatic App krank und gibt den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit an.
• Das System prüft automatisch, ob die eAU bei der zuständigen Krankenkasse vorliegt – und fragt diese digital ab.
• Stimmen die Angaben mit der AU bei der Krankenkasse überein, wird die Krankmeldung automatisch im System hinterlegt – inklusive Beginn, Ende, Feststellungstag und Hinweis auf einen eventuellen Arbeitsunfall.
• Alles wird dokumentiert, DSGVO-konform archiviert und kann bei Bedarf weiterverarbeitet werden – z. B. zur Berechnung der Krankheitsquote im Unternehmen.

7 Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

1. Weniger Papier und Bürokratie
2. Vermeidung von Übertragungsfehlern
3. Rechtsgültige digitale Nachweise
4. Schnellere Bearbeitung der Krankmeldungen
5. Automatische Prozesse mit gastromatic
6. Übersicht über alle Arbeitsunfähigkeitsdaten im Betrieb
7. Stärkung von Datenschutz und Transparenz

Fazit: eAU einfach umsetzen – mit dem richtigen System

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die eAU ist die digitale Version der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („Gelber Schein“). Arztpraxen übermitteln die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkassen, Arbeitgeber rufen sie digital ab. Das Verfahren ersetzt seit Januar 2023 vollständig den Papierprozess – zumindest für gesetzlich Versicherte.

Wie funktioniert das eAU-Verfahren für Arbeitgeber?

Arbeitgeber fragen die eAU-Daten der Mitarbeitenden bei der jeweiligen Krankenkasse ab – z. B. über das SV-Meldeportal oder ein integriertes HR-System wie gastromatic. Abgerufen werden Beginn, Ende, Feststellungstag, Erst- oder Folgemeldung sowie Hinweise auf einen möglichen Arbeitsunfall.

Müssen sich Mitarbeitende trotzdem selbst krankmelden?

Ja. Die Pflicht zur Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt bestehen – unabhängig davon, ob die eAU automatisch übermittelt wird. Mitarbeitende müssen die Arbeitsunfähigkeit aktiv anzeigen und die voraussichtliche Dauer angeben.

Gilt die eAU auch für Minijobber:innen und privat Versicherte?

Für Minijobber:innen in der gesetzlichen Krankenversicherung gilt die eAU ebenfalls. Privatversicherte, Studierende oder Arbeitslose müssen weiterhin Papierbescheinigungen einreichen, da hier keine digitale Übertragung an die Krankenkasse erfolgt.

Was tun, wenn bei der eAU-Abfrage keine Daten vorliegen?

In solchen Fällen empfiehlt es sich, 1–2 Tage nach der Krankmeldung eine erneute Abfrage zu starten – die Arztpraxis könnte die Daten verzögert übermittelt haben. Alternativ kann eine Bescheinigung in Papierform angefordert werden.

Ist die eAU rechtlich verbindlich?

Ja. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine rechtsgültige Krankschreibung, sofern sie digital signiert und korrekt von der Arztpraxis übermittelt wurde.

Welche Vorteile bringt die eAU für Unternehmen?

Weniger Verwaltungsaufwand, bessere Datenqualität, mehr Datenschutz, kein Papierkram – besonders in Kombination mit einer HR-Software wie gastromatic lassen sich Krankmeldungen effizient verwalten und automatisch dokumentieren.

Kann die eAU auch über Softwarelösungen abgefragt werden?

Ja. Systeme wie gastromatic ermöglichen die eAU-Abfrage direkt aus dem Tool – ohne Umweg über das SV-Portal. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für einen durchgängigen digitalen Prozess.