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Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einfach umgesetzt

So funktioniert die digitale Krankschreibung reibungslos
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Bisheriger Ablauf der analogen Krankmeldung
  • 3.
    Was ändert sich durch die digitale Krankmeldung?
  • 4.
    Ablauf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
  • 5.
    Ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gültig?
  • 6.
    Elektronische Krankmeldung: Hindernisse & Probleme
  • 7.
    Online-Krankschreibung managen mit gastromatic

Kurz und knapp

Seit dem 1. Oktober 2021 müssen Versicherte ihre Krankmeldungen nicht mehr selbst an die Krankenversicherung übermitteln. Die Arztpraxis, in der die Krankheit festgestellt wurde, leitet die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch direkt an die Krankenkasse weiter.
Versicherte erhielten anstatt ursprünglich 3 nur noch 2 Papierausdrucke – einen für die eigenen Unterlagen und einen, der an den*die Arbeitgeber*in weitergeleitet werden musste.
Seit dem 1. Januar 2023 entfällt auch dieser Schritt, denn die Arbeitgebenden können die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nun direkt bei den Krankenkassen erfragen. Versicherte erhalten also nur noch 1 Papierausdruck (der Gelbe Schein) für ihre eigene Unterlagen.
So weit die Theorie. Doch noch nicht alle Arbeitgebenden wissen, wie sie die elektronische Abfrage durchführen können und verlangen deshalb weiterhin den Gelben Schein.
Wir zeigen dir, welche Ziele die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und was sich für Arbeitnehmende und Arbeitgebende ändert.
Sag Bye-bye zum Gelben Schein:

Bisheriger Ablauf der analogen Krankmeldung

Bis zum 1. Oktober 2021 erhielten Versicherte ihre Krankschreibung als sogenannten Gelben Schein – und das in dreifacher Ausführung. Einer der Ausdrucke musste, z. B. per Post oder E-Mail, an die Krankenkasse geschickt werden, der zweite an den*die Arbeitgeber*in und der dritte war für die eigenen Unterlagen.
Diese Papierausdrucke wurden in den Arztpraxen auf Basis bereits digitalisierter Daten erstellt und wurden, einmal bei den Krankenkassen und Arbeitgebenden angekommen, wieder digitalisiert.
Wie unschwer zu erkennen ist, brachte dies einen großen Bürokratie- und Verwaltungsaufwand mit sich, ganz zu schweigen von den Bergen an Papier, die nach der Digitalisierung wieder vernichtet wurden.
Arbeitsunfähigkeit Verfahren

Was ändert sich durch die digitale Krankmeldung?

Das bekannte analoge Verfahren wurde seit dem 1. Oktober 2021 in 2 Schritten abgelöst. Zunächst wurde das sogenannte Arbeitnehmerverfahren eingeführt, das die Weiterleitung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post oder E-Mail an die Krankenkassen abschaffte.
Arztpraxen leiten seit diesem Zeitpunkt die Krankmeldung direkt auf elektronischem Wege an die Krankenversicherungen weiter.
Im zweiten Schritt wurde dann am 1. Januar 2023 das sogenannte Arbeitgeberverfahren eingeführt. Seit diesem Tag können Arbeitgebende die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) elektronisch (e) bei den Krankenkassen abfragen. Daher der Begriff elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Anstatt ursprünglich 3 Papierausdrucke erhalten Versicherte, die von ihrem*ihrer Ärzt*in krankgeschrieben wurden, nur noch eine Ausfertigung des Gelben Scheins für ihre persönlichen Unterlagen.
Durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sollen sowohl bürokratische Hürden abgebaut als auch Auslesefehler bei der Übertragung der Daten vermieden werden.
Zudem soll durch das digitale Verfahren der Datenschutz besser gewährleistet und mehr Transparenz für Versicherte geschaffen werden, da diese ihre Krankschreibungen jederzeit bei ihren Krankenkassen einsehen können.
Ein Nachteil ist jedoch, dass das Verfahren bisher nur für gesetzlich Versicherte Anwendung findet.

Ablauf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Erkranken Beschäftigte, läuft die digitale Krankschreibung seit 1. Januar 2023 wie folgt ab:
  1. Schritt: Beschäftigte sind weiterhin verpflichtet, sich bei der Arbeit krankzumelden. Dies muss, je nach Regelung im Arbeitsvertrag, bereits vor oder auch kurz nach dem Besuch in der Arztpraxis geschehen und kann je nach Absprache telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Ebenso müssen Angestellte den Arbeitgebenden die voraussichtliche Dauer ihrer Krankheit mitteilen.
  2. Schritt: Beschäftige suchen eine*n Ärzt*in auf, welche*r die Arbeitsunfähigkeit feststellt.
  3. Schritt: Die Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit digital an die Krankenkasse des*der erkrankten Beschäftigten.
  4. Schritt: Die Arbeitgebenden fragen die Arbeitsunfähigkeitsdaten der Beschäftigten digital bei der jeweiligen Krankenkasse ab. Hierzu werden folgende Daten abgefragt: Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, Erst- oder Folgemeldung, Arbeitsunfall oder Folgen eines Arbeitsunfalls.
elektronische Arbeitsunfähigkeit eAU Verfahren
Sag Bye-bye zum Gelben Schein:

GUT ZU WISSEN

Laut der Kassenärztlichen Bundesvereinigung müssen Ärztinnen die AU-Bescheinigung für dendie Arbeitgeberin nur noch in Ausnahmefällen auf Wunsch der Patientinnen auf Papier ausdrucken. Dies ist insbesondere für Arbeitslose, Studierende sowie Schüler*innen wichtig, da hier bisher noch kein digitaler Empfang der Arbeitgeberdaten möglich ist.

Ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gültig?

Die Antwort auf diese Frage ist ganz klar: ja! Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt das bisherige analoge Verfahren der AU-Bescheinigung auf Papier und ist demnach ebenso gültig, sofern sie elektronisch rechtssicher signiert ist.
Durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) werden einem zwar einige Schritt, wie z. B. der Gang zum nächsten Briefkasten, erspart. Wichtig für Arbeitnehmende ist jedoch zu wissen, dass das eAU-Verfahren sie nicht von der Pflicht befreit, sich bei dem*der Arbeitgeber*in telefonisch oder per Mail krankzumelden. Diese Pflicht besteht weiterhin.

Elektronische Krankmeldung: Hindernisse & Probleme

In der Theorie ist das Verfahren also klar definiert und bringt einige Vorteile mit sich. In der Praxis sieht es jedoch so aus, dass noch nicht alle Betriebe wissen, wie sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital bei den Krankenkassen abfragen oder wie sie das Verfahren ohne technische Brüche in ihre Systeme integrieren können.
Die eAU-Abfragen können in den meisten Fällen noch nicht aus dem eigenen Personalverwaltungssystem getätigt werden, sondern laufen über das sogenannte sv.net der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG).
Je nachdem wie schnell die Krankmeldungen der Beschäftigten von den Arztpraxen an die jeweilige Krankenkasse übermittelt werden, kann es sein, dass zum Zeitpunkt der sv.net-Abfrage durch den*die Arbeitgeber*in noch keine eAU-Daten vorliegen.
In diesem Fall erhalten Arbeitgebende eine Fehlermeldung und müssen zu einem späteren Zeitpunkt eine erneute Anfrage durchführen. Generell wird empfohlen die Abfrage erst 1 bis 2 Tage, nachdem sich ein*e Angestellte*r krankgemeldet hat, zu tätigen.
Haben Arbeitgebende dann die Antwort der Krankenkasse mit den notwendigen Daten erhalten, müssen diese auch wieder händisch in das eigene Personalverwaltungssystem eingepflegt werden.
Melden sich einem Betrieb mehrere Mitarbeitende gleichzeitig oder kurz nacheinander krank, bedeutet die Umsetzung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) also einiges an Verwaltungsaufwand für die Arbeitgebenden.

Online-Krankschreibung managen mit gastromatic

gastromatic unterstützt das Planen und Managen von Abwesenheiten aller Art, egal ob Urlaub, Elternzeit oder Krankheit. Auch die Abfrage für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann direkt über gastromatic getätigt werden.
Konkret heißt das, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) automatisch aus gastromatic heraus bei der jeweiligen Krankenkasse abgefragt werden kann. Die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten von der Krankenkasse passiert im Anschluss ebenfalls ganz automatisch.
Und so geht’s: Der*die Mitarbeiter*in meldet sich über die Mitarbeiter-App arbeitsunfähig und gibt auch den Zeitraum der Krankmeldung an. Die Abfrage wird dann vom System automatisch an die jeweilige Krankenkasse gestellt. Der angegebene Zeitraum wird mit den bei der Krankenkasse vorliegenden Informationen abgeglichen und bei Übereinstimmung automatisch von gastromatic bestätigt.
Sag Bye-bye zum Gelben Schein:
Dadurch müssen keine gesonderten Abfragen über sv.net mehr getätigt werden und Arbeitgebende sparen sich enorm viel Zeit, da die manuelle Eingabe der Daten entfällt.
Mit gastromatic erfüllen Arbeitgebende und Personalverantwortliche also zum einen die gesetzlichen Vorgaben, zum anderen behalten sie durch die Möglichkeiten zur Berechnung der Krankheitsquote immer den Überblick über alle Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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