Dokumentenmanagement mit gastromatic
Mitarbeiterdokumente zentral verwalten
Du willst Mitarbeiterdokumente nicht mehr in Papierordnern, E-Mail-Anhängen oder verstreuten Dateien suchen? Mit dem Dokumentenmanagement von gastromatic verwaltest du personalrelevante Dokumente zentral, stellst sie deinem Team über die Mitarbeiter-App bereit und behältst Anfragen, Bestätigungen, Erinnerungen und Zugriffe immer im Blick.
Dokumentenmanagement als Bestandteil
deiner Personalverwaltung
Wenn Mitarbeiterdokumente auf Papier, in E-Mails oder in verschiedenen Ordnern liegen, kostet das Zeit und sorgt schnell für Rückfragen im Team. Ein gutes Dokumentenmanagement bringt Struktur in diesen Teil deiner Personalverwaltung: Du organisierst Unterlagen zentral, stellst sie gezielt bereit und behältst Rückläufe dank Erinnerungen im Blick.
Das erreichst du damit im Alltag:
- Dokumente schneller finden, statt lange zu suchen
- Rückfragen reduzieren, weil Unterlagen dort liegen, wo dein Team sie braucht
- Offene Dokumente & Bestätigungen nachvollziehbar nachverfolgen
- Zugriffe über Rollen & Berechtigungen passend zum Betrieb steuern
In 5 Schritten zum optimalen Dokumentenprozess
1. Dokumente hochladen
Einmal ins System bringen, statt jede Datei einzeln herumzuschicken.
• Dokumente im Dokumentenmodul hochladen • Bei Bedarf auch für mehrere Mitarbeitende auf einmal
2. Strukturieren: Art,
Beschreibung & ggf. Ablaufdatum
Damit du Unterlagen später sofort findest, bekommen sie eine klare Einordnung.
• Dokumente über Dokumentenarten strukturieren • Optional: Beschreibung & Ablaufdatum ergänzen
5. Status bleibt immer nachvollziehbar
Du siehst, was offen ist und kannst Rückläufe direkt bearbeiten.
• Offene & erledigte Anfragen in der Übersicht verfolgen • Eingereichte Dokumente genehmigen, ablehnen oder erneut anfragen
1. Dokumente hochladen
Einmal ins System bringen, statt jede Datei einzeln herumzuschicken.
• Dokumente im Dokumentenmodul hochladen • Bei Bedarf auch für mehrere Mitarbeitende auf einmal
2. Strukturieren: Art,
Beschreibung & ggf. Ablaufdatum
Damit du Unterlagen später sofort findest, bekommen sie eine klare Einordnung.
• Dokumente über Dokumentenarten strukturieren • Optional: Beschreibung & Ablaufdatum ergänzen
In 5 Schritten zum optimalen Dokumentenprozess
1. Dokumente hochladen
Einmal ins System bringen, statt jede Datei einzeln herumzuschicken.
• Dokumente im Dokumentenmodul hochladen • Bei Bedarf auch für mehrere Mitarbeitende auf einmal
2. Strukturieren: Art,
Beschreibung & ggf. Ablaufdatum
Damit du Unterlagen später sofort findest, bekommen sie eine klare Einordnung.
• Dokumente über Dokumentenarten strukturieren • Optional: Beschreibung & Ablaufdatum ergänzen
5. Status bleibt immer nachvollziehbar
Du siehst, was offen ist und kannst Rückläufe direkt bearbeiten.
• Offene & erledigte Anfragen in der Übersicht verfolgen • Eingereichte Dokumente genehmigen, ablehnen oder erneut anfragen
1. Dokumente hochladen
Einmal ins System bringen, statt jede Datei einzeln herumzuschicken.
• Dokumente im Dokumentenmodul hochladen • Bei Bedarf auch für mehrere Mitarbeitende auf einmal
2. Strukturieren: Art,
Beschreibung & ggf. Ablaufdatum
Damit du Unterlagen später sofort findest, bekommen sie eine klare Einordnung.
• Dokumente über Dokumentenarten strukturieren • Optional: Beschreibung & Ablaufdatum ergänzen
Dokumentenmanagement
live erleben
Du willst sehen, wie der Ablauf in deinem Betrieb aussehen kann? Dann buche dir einen unverbindlichen Termin und wir sprechen in 30 Minuten über:
- Eure Anforderungen: Welche Dokumente und Prozesse gibt es heute?
- Passende Lösung: Wir zeigen die passenden Funktionen für deinen Betrieb.
- Start planen: Wir klären, wie du Dokumente, Rollen und App-Zugriffe sinnvoll einführst.
Für wen sich digitales
Dokumentenmanagement besonders lohnt
Dokumente hängen im Betrieb an Rollen, nicht an „dem einen Ordner“. Deshalb funktioniert Dokumentenmanagement dann am besten, wenn klar ist, wer was bereitstellt, wer reagiert und wer Zugriff hat und genau deshalb lohnt sich ein sauberer Prozess.
Betriebsleitung oder Geschäftsführung
Du willst Überblick statt Rückfragen: Wo liegen die Unterlagen, was fehlt noch, was ist erledigt und wer hat Zugriff?
HR oder Personalverantwortliche
Du willst Mitarbeiterdokumente strukturiert verwalten, sauber bereitstellen und Anforderung / Bestätigung nachvollziehbar steuern – ohne Papier- und E-Mail-Pingpong.
Teamleads oder Bereichsleitungen
Du willst im Alltag schnell handeln können, ohne jedes Dokument erst „irgendwo anfragen“ zu müssen, aber natürlich nur innerhalb deiner Berechtigungen.
Ein detaillierter Blick ins Produkt
In unserer Produkttour findest du die zentralen Bausteine jeweils so erklärt, dass klar ist, was es ist, wie es funktioniert und wo es dir im Alltag hilft.
Hole noch mehr aus deiner
Personalverwaltung raus
Dokumentenmanagement ist ein Baustein deiner Personalverwaltung, richtig stark wird der Prozess, wenn Dokumente, Zuständigkeiten und Abläufe in einem System zusammenlaufen.
- Personalverwaltung: Schluss mit Zettelwirtschaft im HR-Alltag. Du hast Unterlagen, Zuständigkeiten und den aktuellen Stand an einem Ort, anstatt „liegt bei X“ und „schick ich dir gleich per Mail“.
- gastromatic App: Dokumente dort bereitstellen, wo dein Team täglich sowieso für Dienstplan & Zeitkonten reinschaut. Freigegebene Unterlagen sind direkt in derselben Mitarbeiter-App verfügbar, ohne Extra-Tool und ohne Rückfragen.
- Digitale Personalakte: Wenn du schnell was nachschauen musst, willst du nicht erst Ordner wälzen. In der digitalen Personalakte hast du die wichtigsten Personaldaten & Vertragsinfos direkt am Mitarbeitenden – inklusive Dokumentenkontext.
- Dokumentencreator: Wenn aus „nur ablegen“ ein durchgängiger Prozess werden soll: Dokumente in deinem Branding aus Vorlagen erstellen, zur Unterschrift verschicken und digital unterschreiben lassen.
Das sagen unsere Kund:innen
Vor gastromatic wurden Dokumente bei den Lerch Genusswelten klassisch in Papierakten abgelegt. Heute sind Stammdaten und Dokumente zentral verfügbar – das vereinfacht die tägliche Arbeit und reduziert Rückfragen.
Leon Egbert
Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung
Das sagen unsere Kund:innen
Vor gastromatic wurden Dokumente bei den Lerch Genusswelten klassisch in Papierakten abgelegt. Heute sind Stammdaten und Dokumente zentral verfügbar – das vereinfacht die tägliche Arbeit und reduziert Rückfragen.
Leon Egbert
Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung
FAQ aka „oft gefragt“
Was ist Dokumentenmanagement in der Personalverwaltung?
Dokumentenmanagement in der Personalverwaltung heißt: Du speicherst Mitarbeiterdokumente zentral, ordnest sie strukturiert zu und stellst sie berechtigten Personen digital bereit. In gastromatic können Dokumente außerdem für die Mitarbeiter-App freigegeben und gezielt angefragt werden – je nach Prozess auch mit Bearbeitung wie genehmigen, ablehnen oder erneut anfragen.
Welche Mitarbeiterdokumente kann ich mit gastromatic verwalten?
Mit gastromatic verwaltest du personalrelevante Mitarbeiterdokumente zentral und ordnest sie Mitarbeitenden zu. Typisch sind z. B. Verträge, Nachweise, Bescheinigungen oder Lohnscheine – welche Dokumentenarten ihr konkret abbildet, legt ihr in eurem Setup fest.
Können Mitarbeitende Dokumente über die App einsehen?
Ja. Mitarbeitende sehen in der gastromatic Mitarbeiter-App die Dokumente, die du für sie freigegeben hast, und können sie herunterladen. Ob Mitarbeitende darüber hinaus z. B. Dokumente hochladen (auf Anfrage oder auch ohne vorherige Anfrage), hängt von euren Einstellungen und Prozessen ab.
Kann ich Dokumente anfordern und den Status nachverfolgen?
Ja. Du kannst Dokumente bei Mitarbeitenden gezielt anfragen. Mitarbeitende werden benachrichtigt und laden das Dokument in der App als Datei oder Foto hoch (auch mehrere Dateien mäglich). In der Übersicht siehst du, welche Anfragen offen sind und kannst Rückläufe weiterbearbeiten (z. B. genehmigen, ablehnen oder erneut anfragen).
Wer darf welche Mitarbeiterdokumente sehen?
In gastromatic regelst du über Rollen & Berechtigungen, wer Mitarbeiterdokumente einsehen, hochladen, bearbeiten oder freigeben darf. So stellst du sicher, dass sensible Unterlagen (z. B. Verträge oder Nachweise) nur für die richtigen Personen sichtbar sind und nicht irgendwo in E-Mails, Ordnern oder Chats landen. Außerdem unterstützt dich gastromatic dabei, Zugriffe auf personenbezogene Mitarbeiterdaten DSGVO-konform zu steuern und Dokumente GoBD-konform bzw. revisionssicher abzulegen.
Typische Rollen sind:
- HR / Personalverantwortliche haben umfassende Einsichts- und Bearbeitungsrechte.
- Betriebs- oder Bereichsleitungen sehen nur das, was sie für die Teamsteuerung brauchen.
- Mitarbeitende sehen in der Regel nur ihre eigenen freigegebenen Dokumente und können angeforderte Dokumente als Datei oder Foto hochladen.
- Welche Rechte im Detail verfügbar sind, hängt von eurem Setup ab.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und digitaler Personalakte?
Dokumentenmanagement organisiert, verteilt und verfolgt Mitarbeiterdokumente (z. B. Upload, App-Freigabe, Anfrage, Status). Die digitale Personalakte ist der zentrale Mitarbeiterkontext, in dem Personaldaten und Vertragsinfos zusammenlaufen und in dem Dokumente im Zusammenhang mit der Person auffindbar sind.
Ist der Dokumentencreator im Dokumentenmanagement enthalten?
Nein. Der Dokumentencreator ist ein separat buchbares Add-on. Das Dokumentenmanagement verwaltet vorhandene Dokumente; der Dokumentencreator ergänzt um Dokumentenerstellung aus Vorlagen und um die digitale Unterschrift.
Kann ich Lohnscheine zentral bereitstellen?
Ja. Du kannst Lohnscheine zentral hochladen und für Mitarbeitende in der App bereitstellen – typischerweise über eine passende Dokumentenart (z. B. „Lohnschein“).
