Wir brauchten mehr Übersichtlichkeit in einem Account – und eine Lösung, die performt.Kim-Oliver Leistner, HR Manager Payroll & Administration, SEETELHOTELS
Seetelhotels
SEETELHOTELS sparen 455.895 € in 3 Jahren – dank Struktur & Überblick über 16 Häuser
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SEETELHOTELS sparen 455.895 € in 3 Jahren – dank Struktur & Überblick über 16 Häuser
16 Häuser, ein Standard: Struktur, die mit dem Unternehmen mitwächst
Die SEETELHOTELS sind tief verwurzelt auf der Sonneninsel Usedom und geprägt vom Geist eines Familienunternehmens in dritter Generation. Die 15 individuellen Häuser an den schönsten Plätzen der Insel spiegeln den Charme der historischen Kaiserbäder wider – vom entspannten Familienresort bis zum Fünf-Sterne-Luxushotel. Ergänzt wird das Portfolio durch das Hotel Bahía del Sol auf Mallorca. Ob Wellness, Aktivurlaub, Familienzeit, Romantik oder Genussmomente: SEETELHOTELS gestaltet Orte, die mehr sind als ein Reiseziel – ganz nach dem Credo „Das Leben liebt Dich!“.
An vielen Standorten treffen unterschiedliche Betriebe, Teams und Dienstrealitäten aufeinander. Damit das Gästeerlebnis überall stimmt, muss auch das Personalmanagement für rund 550 Mitarbeitende funktionieren: schnell, transparent und für alle Häuser übergreifend verständlich.
Mittendrin: Kim-Oliver Leistner, HR Manager Administration & Payroll. Er verantwortet unter anderem die interne Gehaltsabrechnung, ist Ansprechpartner für gastromatic und schult Mitarbeitende zur Anwendung. Seine Perspektive ist klar: Damit die Häuser selbstständig arbeiten können, braucht es Struktur, Überblick und Prozesse, die auch bei dieser Größe stabil funktionieren.
Mitarbeitende
Betriebe
Hotel
Branche
6-8 Std.
gesparte Zeit pro Woche in der Operative
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
Mitarbeitende
Betriebe
Hotel
Branche
6-8 Std.
gesparte Zeit pro Woche in der Operative
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
Mitarbeitende
Betriebe
Hotel
Branche
6-8 Std.
gesparte Zeit pro Woche in der Operative
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
Mitarbeitende
Betriebe
Hotel
Branche
6-8 Std.
gesparte Zeit pro Woche in der Operative
Die Herausforderung
Wenn das System nicht mehr mitwächst, wächst der Aufwand
SEETELHOTELS hatte bereits ein Personalplanungstool im Einsatz – doch mit der Zeit wurde das Unternehmen dafür schlicht zu groß. Die Performance hielt nicht mehr mit: Prozesse wurden langsam, die Planung stürzte öfter ab, und das Team musste wieder stark manuell nacharbeiten.
Parallel liefen zentrale HR-Prozesse weiterhin auf Papier oder in langsamen Workarounds:
- Urlaubsanträge wurden ausgedruckt, unterschrieben, ins Personalbüro gebracht und dort manuell abgelegt
- Abwesenheiten mussten manuell nachverfolgt werden – inklusive langem E-Mail-Verkehr „wegen Kleinigkeiten“
- Lohnexporte dauerten pro Betrieb ca. 30 Minuten – und liefen nur einmal, nicht parallel
Die Folgen waren im Alltag spürbar: weniger Transparenz über Verfügbarkeiten, häufige Kommunikationsprobleme bei Schichtänderungen und insgesamt ein hoher manueller Aufwand in der Dienstplanung.
Die Lösung
Digitales Personalmanagement, das Transparenz schafft und 16 Häuser selbstständiger macht
Für SEETELHOTELS zählten bei der Suche vor allem drei Dinge: Transparenz, eine vereinfachte Benutzung für die Häuser – und eine persönliche Ansprechperson, um Themen schnell klären zu können.
Mit gastromatic hat SEETELHOTELS die zentralen Personalprozesse so aufgestellt, dass alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten – und das in Echtzeit:
- Dienstpläne & Arbeitszeiten sind zentral einsehbar, nachvollziehbar und auswertbar
- Kennzahlen, Exporte und individuelle Reportsreduzieren manuellen Aufwand – gerade in Administration und Payroll
- Warnhinweise unterstützen dabei, gesetzliche Vorgaben einfacher einzuhalten
- Das digitales Dokumentenmanagement sorgt für eine klare Ablagestruktur: Nichts geht verloren, Dokumente bleiben beim/bei der Mitarbeitenden und alles ist in der App übersichtlich auffindbar
Kim-Oliver Leistner begleitete die Umstellung aktiv – unter anderem über Schulungen der Mitarbeitenden und als Ansprechpartner im Unternehmen.
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
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eingesparte Kosten in 3 Jahren
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gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
~456k €
eingesparte Kosten in 3 Jahren
~342k
gesparte Arbeitsschritte in 3 Jahren
Das Ergebnis
Weniger Nacharbeit, mehr Ruhe im Alltag und 6–8 Stunden Zeitgewinn pro Woche
Der Unterschied zeigt sich bei SEETELHOTELS vor allem dort, wo vorher viel „Kleinteiliges“ Zeit gefressen hat: Abwesenheiten nachverfolgen, Schichtänderungen klären, Arbeitszeiten korrigieren, Daten exportieren.
Konkrete Effekte, die SEETELHOTELS heute spürt:
- 341.921 gesparte Arbeitsschritte und 455.895 € eingesparte Kosten in 3 Jahren
- Zeitgewinn in der Operative:zusammengerechnet 6–8 Stunden pro Woche
- Weniger Korrekturen bei Arbeitszeiten:bei einem größeren Cluster (3 Häuser) früher 4–5 Stunden pro Woche für Korrekturen
- Dienstplanung ohne Copy-/Schnellfunktionen war zäh:früher ca. 5 Stunden pro Woche, da alles pro Mitarbeitenden einzeln eingegeben werden musste
- Mehr Transparenz & Kontrolle:bessere Übersicht über Dienstpläne, Arbeitszeiten sowie Kennzahlen/Exporte
Und bei HR-Prozessen zeigt sich der Kulturwandel weg vom Papier: Gerade bei Einstellungen und Vereinbarungen wünschen Mitarbeitende weniger Dokumentenstapel – und eine schnellere Abwicklung.
Wir empfehlen gastromatic immer weiter weil es das Anforderungsspektrum von Unternehmen unserer Größe erfüllt, nicht stehen bleibt, sondern immer neue Tools und Features integriert.Kim-Oliver Leistner, HR Manager Payroll & Administration, SEETELHOTELS
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