Ohne Digitalisierung geht es heute nicht mehr. Wir haben über 50 Nationen bei uns im Betrieb und stellen Mitarbeitende aus der ganzen Welt ein.Leon Egbert, Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung, Lerch Genusswelten
Lerch Genusswelten
Von Papierakten zu digitalen
Dokumenten: So entlastet Lerch
Genusswelten 8 Standorte
Lerch Genusswelten
Von Papierakten zu digitalen
Dokumenten: So entlastet Lerch
Genusswelten 8 Standorte
Die Lerch Genusswelten sind eine familiengeführte Hotelgruppe im Allgäu, die ganz unterschiedliche Urlaubs- und Genusswelten unter einer Dachmarke vereint: Hotels, Lodges, Chalets, Camping und Restaurants – jedes Haus mit eigenem Charakter. Ergänzt wird das Angebot durch regional inspirierte Restaurants sowie Locations für Tagungen, Events und Hochzeiten.
Was die Gäste sehen, ist Vielfalt. Was im Alltag dahintersteckt, ist Koordination. Mit einem Team aus über 50 Nationen müssen Informationen schnell auffindbar sein und Prozesse müssen einfach funktionieren.
Leon Egbert, Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung erzählt uns im Interview, warum das Team sich für einen nächsten Digitalisierungsschritt entschieden hat und wie es mit gastromatic gelungen ist, Dienstplanung, Zeiten und Dokumente so zu organisieren, dass Informationen nicht hängen bleiben, sondern standortübergreifend sauber fließen.
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Gastro
Branche
Mitarbeiter
Standorte
Hotel
Branche
Planungs-verantwortliche
Die Herausforderung
Viele Systeme und viel Handarbeit
In einer Hotelgruppe mit mehreren Häusern entsteht Komplexität nicht nur im operativen Tagesgeschäft, sondern auch in der Administration. Stammdaten, Dokumente, Zeiten und Dienstpläne müssen ineinandergreifen – über alle Standorte hinweg und rechtssicher.
Vor gastromatic wurden Personaldaten bei den Lerch Genusswelten an mehreren Stellen gepflegt:
- Stammdaten im Lohnprogramm
- Notwendige Informationen zusätzlich in der alten Zeiterfassung mit Stempelchip
- Dokumente klassisch in Papierakten
Der größte Druck entstand dort, wo manuelle Arbeit besonders teuer wird – bei Datenpflege und Kontrollen. Leon Egbert beschreibt zwei zentrale Schmerzpunkte:
Datenmanagement & Dokumente:
- Vertragserstellung, Verwaltung und Signaturen waren aufwändig
- Dokumente wurden händisch verteilt, abgelegt und später wieder zusammengesucht
- Fristen und Pflichtunterlagen nicht im Blick
Zeitkontrollen & Sollzeiten-Logik
- Manuelle Dienstplanung war sehr aufwändig, weil Sollzeiten beachtet werden mussten
- Aufgrund der manuellen Sollplanung mussten Zeiten aller Mitarbeitenden monatlich manuell geprüft werden
- Dienstpläne mussten gedruckt und verschickt werden; kurzfristige Änderungen waren kaum möglich
- Fehler konnten Konsequenzen nach sich ziehen – bis hin zu falschen Arbeitszeitkonten
Und gerade bei einer internationalen Belegschaft ist Klarheit entscheidend. Informationen, Dokumente und Abläufe müssen deshalb einfach zugänglich und schnell verständlich sein.
Die Lösung
Mitarbeitende einbeziehen, Führungskräfte entlasten und Daten zentral verfügbar machen
Den Lerch Genusswelten ging es darum Schmerzpunkte zu lösen, die jeden Monat Zeit kosten und gleichzeitig Prozesse so zu gestalten, dass Mitarbeitende und Bereichsleitungen wirklich davon profitieren:
- Einbeziehung der Mitarbeitenden über die gastromatic App: Infos und Prozesse müssen dort ankommen, wo sie gebraucht werden, um die Informationsbeschaffung und Stammdatenpflege zu erleichtern
- Entlastung für Arbeitsbereichsleiter:innen durch mehr Struktur in der Planung und automatische Unterstützung wie automatische Konfliktfilter, automatische Berechnung von Stunden/Tagen/Sollzeiten, bedarfsorientierte Dienstplanung, Schnittstellenanbindung
- Digitalisierung von Dokumenten & Signaturen: Dokumente (inklusive Pflichtunterlagen und Fristenkontrolle) müssen zentral verwaltet werden können
- Bessere On- und Offboarding-Prozesse: Damit neue Kolleg:innen schneller starten können und Aufgaben sauber übergeben werden
Auf gastromatic stieß das Team über Recherche und Empfehlung. Ausschlaggebend war neben dem Funktionsumfang vor allem die Nähe zur Branche und das Vertrauen.
„An gastromatic überzeugte uns die Nähe zur Gastronomie, die Versprechungen unsere Probleme zu beheben und der Glaube, für das Unternehmen und die Mitarbeitenden die Qualität und Arbeit zu verbessern.“ – Leon Egbert, Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Gastro
Branche
Das Ergebnis
Deutliche Entlastung in der Lohnabrechnung und spürbar weniger Administration
Heute sind zentrale Informationen im Alltag schneller verfügbar und Prozesse laufen für Mitarbeitende, Bereichsleitungen und HR koordiniert ab.
Die wichtigsten Effekte für das Unternehmen:
- Mehr Übersicht über Daten & Vollständigkeit: Stammdaten und Dokumente sind zentral verfügbar – das vereinfacht die tägliche Arbeit und reduziert Rückfragen
- Zeitersparnis durch Vorlagen & automatische Datenübernahme: Bei der Dokumentenerstellung werden Daten automatisch aus dem System übernommen – das spart viel Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit
- Schnellere Informationsbeschaffung in HR & Lohnbuchhaltung: Relevante Informationen, Zeiten und Unterlagen lassen sich über die Software schnell finden und nutzen
- Mehr Transparenz & Kontrolle: Arbeitszeiten, Kosten und Datenvollständigkeit lassen sich besser kontrollieren
- Bessere interne Kommunikation: Abwesenheiten, Informationen und Dokumente erreichen Teams durch die gastromatic App schnell und strukturiert
Leon Egbert empfiehlt gastromatic besonders für Branchen mit vielen Mitarbeitenden, wechselnden Schichten und hohem Verwaltungsaufwand weil das System im Alltag spürbar entlastet und für mehr Übersicht sorgt. Bei den Lerch Genusswelten zeigt sich das auch im Recruiting:
Wenn wir die nötigen Informationen unkompliziert und digital beschaffen können, können sich Personalabteilung und Bewerber auf einen gelungenen Start im Unternehmen konzentrieren.Leon Egbert, Personalleiter & Leiter der Lohnbuchhaltung, Lerch Genusswelten
Bereit für deine eigene Erfolgsgeschichte?
Wir zeigen dir live, wie gastromatic deinen Alltag erleichtert. Kostenlos, unverbindlich und ganz auf dich zugeschnitten.
Bereit für deine eigene Erfolgsgeschichte?
Wir zeigen dir live, wie gastromatic deinen Alltag erleichtert. Kostenlos, unverbindlich und ganz auf dich zugeschnitten.Weitere spannende Stories
© gastromatic 2013 - 2026
