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Platzl Hotels

Platzl Hotels sparen 122.037 € durch verlässliche
Planung & Zeiterfassung

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Platzl Hotels sparen 122.037 € durch verlässliche
Planung & Zeiterfassung

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Tradition bei den Platzl Hotels, die verlässliche Standards im Team braucht

Mitten in der Münchner Altstadt, dort wo die „Platzlgassen“ lebendig sind, verbindet das 4-Sterne-Superior-Hotel Platzl Hotel München seit der dritten Generation bayerische Gastlichkeit mit moderner Lebensart. Zum Haus gehören 165 Zimmer, 15 Suiten und 6 Tagungsräume für bis zu 120 Personen. Außerdem ein vielfältiges Angebot rund um Kulinarik und Erholung: das Restaurant Pfistermühle, das Wirtshaus Ayinger am Platzl, die Josefa Bar und das Josefa Karree sowie ein Fitness- und Erholungsbereich. Mit dem Marias Platzl betreibt die Gruppe seit 2018 ein zweites Haus in münchnerisch-modernen Stil mit 34 Zimmern und einer Eventlocation Kreszenz4 für Veranstaltungen und kulturelle Darbietungen. Dazu kommt das Wirtshaus Ayinger in der Au, das für eine neu interpretierte bayrische Wirthausküche steht.
Damit dieses Erlebnis in zwei Häusern und mehreren Outlets jeden Tag zuverlässig läuft, braucht es klare Abläufe und verlässliche Standards für Personalplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten. People & Culture Managerin Laura Denz steuert genau diese Basis mit. Sie verantwortet die vorbereitende Entgeltabrechnung und Abrechnungsprozesse sowie weitere zentrale HR-Themen. Sie zeigt, wie die Platzl Hotels mit gastromatic das Team entlasten, Prozesse beschleunigen und Planung für Mitarbeitende transparent und nachvollziehbar machen.

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Die Herausforderung

Starke Arbeitgeberkultur – fehlende Verlässlichkeit in der Planung

Die Platzl Hotels stehen für eine klare Arbeitgeberhaltung: „Was du kannst, macht uns noch besser“ – getragen von einer spürbaren Unternehmenskultur, der Herzlichkeit der Mitarbeitenden und der Vielfalt der Angebote.
Damit diese Kultur im Alltag wirken kann, braucht es jedoch Prozesse, die Führungskräfte und Teams nicht ausbremsen. Vor gastromatic waren Personal- und Planungsinformationen auf mehrere Stellen verteilt: Ein Teil lag im alten Programm, Arbeitszeiten wurden händisch in Listen erfasst – und wichtige Personaldaten zusätzlich in Papierakten geführt.
In der täglichen Praxis bedeutete das vor allem viele manuelle Zwischenschritte:
  • Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Auswertungen liefen über unterschiedliche Listen und Dateien
  • Arbeitszeiten wurden teils händisch auf Papier erfasst und anschließend noch einmal in ein System übertragen (Soll- und Ist-Zeiten)
  • Urlaubsanträge kamen in Papierform und mussten manuell nachgetragen werden
Die größte Herausforderung: Transparenz und Verlässlichkeit in der Planung.
Wenn Planung, Kontrolle und Korrekturen zu viel Zeit binden, bleibt weniger Raum für Führung, Qualität, Weiterentwicklung und andere schöne Themen – und es steigt das Risiko, Regeln & Fristen nicht sauber zu treffen.Laura Denz, People & Culture Managerin, Platzl Hotels
laura denz platzl hotel

Die Lösung

Zentrale Planung, klare Standards und Steuerbarkeit über KPIs

Für die Platzl Hotels war bei der Suche nach einer digitalen Lösung vor allem eines entscheidend: weg von Insellösungen – hin zu einem System, das Dienstplanung und Zeitdaten zentral zusammenführt und gleichzeitig klare Regeln und Standards ermöglicht. Die Anforderungen waren klar:
  • Dienstplanung und Zeiterfassung in einer Lösung
  • Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende
  • Einheitliche Standards für Planung und Abwesenheiten
  • Bessere Steuerbarkeit durch KPIs und strukturierte Vorgaben
Auf gastromatic gestoßen sind die Platzl Hotels durch Erfahrungen aus vorherigen Unternehmen – kombiniert mit gründlicher Recherche. Die Entscheidung fiel auf gastromatic, weil das Gesamtpaket überzeugt hat: eine Plattform, die Planung, Zeiten und Abwesenheiten zusammenbringt – und dabei sowohl die operative Realität als auch HR- und Compliance-Anforderungen abbildet.

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Das Ergebnis

Mit der Umstellung hat sich im Alltag vor allem eines verändert: Planung wird verlässlicher und nachvollziehbarer für die Führung und das Team. Auch die komplexe Tool-Landschaft wurde deutlich aufgeräumt und vereinfacht.
Im täglichen Betrieb ist der Unterschied vor allem in der Zusammenarbeit spürbar: Durch digitale Freiwünsche und Abwesenheiten ist die Planung deutlich planbarer und für alle transparenter. Gleichzeitig ist der Dienstplanprozess klar kommuniziert, sodass weniger Rückfragen entstehen. Das reduziert Abstimmungsschleifen und damit auch den Zeitaufwand im Team.
Die Akzeptanz war hoch: Dienstplan mobil, Wunschzeiten/Urlaub digital, eigene Zeiten transparent. Die Mitarbeitenden lieben, dass sie alles ganz genau nachvollziehen können.Laura Denz, People & Culture Managerin, Platzl Hotels
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Auch aus unternehmerischer Sicht zeigen sich klare positive Effekte:
  • 91.528 gesparte Arbeitsschritte und 122.037,00 € eingesparte Kosten in 2 Jahren
  • Mehr Transparenz durch strukturierte Planungsvorgaben und KPI-Ansichten
  • Mehr Kontrolle durch automatische Regel- und Compliance-Hinweise, die auf Regelverstöße aufmerksam machen
  • Bessere Entscheidungsgrundlage dank klarer Datenbasis
  • Gestärktes Vertrauen ins Unternehmen, weil Dienstplan und Arbeitszeiten für Mitarbeitende transparent und jederzeit nachvollziehbar sind
Digitalisierung ist bei den Platzl Hotels kein Selbstzweck, sondern ein echter Beitrag zur Arbeitgeberkultur. Denn der Leitsatz „Was du kannst, macht uns noch besser“ funktioniert dann am besten, wenn Teams im Alltag auf verlässliche Standards bauen können. Dass die Platzl Hotels gastromatic immer wieder weiterempfehlen, liegt dabei nicht nur an der Lösung selbst, sondern auch an der Zusammenarbeit: „Ich persönlich bin nicht nur von dem System komplett überzeugt, sondern auch von dem tollen Support, der für wirklich immer alles eine Lösung hat. Langfristige Themen werden aufgenommen und entsprechend verbessert.“