Kunde
Die Taste Hotel Group startete mit einem Standort in Heidenheim und umfasst mittlerweile fünf Häuser mit insgesamt 350 Zimmern. Zusätzlich bieten die Hotels aber auch Platz für Tagungen und Events.
Herausforderung
• zeitaufwändiger Dienstplan-Prozess
• ungenaue & intransparente Zeiterfassung
• nicht handhabbare häuserübergreifende Buchhaltung
Lösung
• Dienstplanung und -veröffentlichung mit wenigen Klicks
• minutengenaue Zeiterfassung über die Mitarbeiter-App
• Echtzeitdaten und Controlling-Tool für eine effiziente Buchhaltung
Das Problem
Alexander Wein (Operations Manager) und Alexander Ickler (Director of Operations) haben bei den Taste Hotels in der Personalorganisation zunächst mit Excel-Tabellen gearbeitet. Und obwohl zumindest einer von ihnen die Tabelle auch richtig gut fand, war ersichtlich, dass das Arbeiten damit zeitaufwändig, ungenau und fehlerbehaftet war. Die Abteilungsleiter*innen schrieben die Dienstpläne und hingen diese aus.
Die Mitarbeitenden konnten dort die Arbeitseinsätze einsehen und ihr Kommen und Gehen dokumentieren. Pausen wurden dann automatisch abgezogen. Nach einer Woche sammelten die Abteilungsleiter*innen die Dokumente wieder ein, passten – wo nötig – Zeiten manuell an, rechneten die Arbeitszeitkonten aus und übertrugen die Zeiten.
Oftmals wollten Mitarbeitende noch Zeiten nachtragen und Pausen für das Rauchen wurden gar nicht erfasst. Gleichzeitig hatten Mitarbeitende das Gefühl, nicht genug Zeit für ihre Arbeit zu haben und Nichtraucher*innen fanden sich ungerecht behandelt. Mit der Zeit kamen dann zum ersten Haus noch vier hinzu und auch für die Buchhaltung war das System nicht mehr handhabbar. Wurde in einer Excel-Tabelle ein Fehler gemacht, stimmte hinten und vorne überhaupt nichts mehr. Es war klar: Hier muss sich etwas ändern.
Die Lösung
Alexander und Alexander entschieden sich für gastromatic – das branchenspezifische Gesamtpaket hatte sie überzeugt. Das Arbeiten mit gastromatic ermöglicht den Taste Hotels eine papierlose und zeitsparende Dienstplanung, sowie eine minuten-genaue Zeiterfassung. Die Dienstpläne können blitzschnell angepasst und in Echtzeit über die Mitarbeiter-App an alle Beteiligten übermittelt werden. In der App können außerdem die Arbeitszeiten erfasst, Wunschzeiten abgegeben und Urlaubsanträge gestellt werden. Ohne mühsames Telefonieren. Die Zeiten können dann von den Abteilungsleiter*innen ganz einfach im System bestätigt werden, ohne dass ein manuelles Übertragen von Informationen erforderlich ist.
Die Arbeitszeitkonten und klare Regelungen zu (Raucher-) Pausen und Wunschzeiten sorgen für Transparenz unter den Mitarbeitenden und ein insgesamt verbessertes Arbeitsklima. Neben den vielen Features von gastromatic hat vor allem noch eins die beiden Alexanders überzeugt: das sympathische Team mit Gastro-Erfahrung. Sie fühlen sich von den Gastronaut*innen verstanden und haben das nicht nur beim Onboarding oder im Support gemerkt. Denn Alexander und Alexander haben auch das Erfolgscoaching-Programm von gastromatic durchlaufen und sind hellauf begeistert. Und die Buchhaltung? Die profitiert natürlich häuser-übergreifend auch von der Digitalisierung der Personalorganisation.
Mit welchen drei Adjektiven würdest du
gastromatic beschreiben?
gastromatic beschreiben?
„Spaßig, ressourcenschonend und durchdacht“
Das Ergebnis
Die Einführung von gastromatic macht einen Riesenunterschied zur Nutzung von Excel und bringt eine wirkliche Arbeitserleichterung. Das betrifft nicht nur einzelne Personen bei den Taste Hotels sondern wirklich alle Mitarbeitenden. Vom Minijobber bis zu Alexander Ickler. Viele manuelle Arbeitsschritte fallen durch gastromatic weg, was zu einer Arbeitszeitersparnis führt und Übertragungsfehler vermeidet. Das wiederum liefert der Buchhaltung richtige Daten für zum Beispiel die Lohnabrechnung. Alexander Wein freut sich außerdem darüber, dass sich die Papierverschwendung reduziert hat, weil Dienstplan und Arbeitszeiterfassung jetzt über die App abrufbar sind. Und dass die Mitarbeitenden ein Profilbild hinterlegen können, ist noch ein kleines Schmankerl, das die Beschäftigten bei den Taste Hotels lieben gelernt haben.
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