Wir wollten handeln, bevor wir im Zugzwang sind. Um ein moderner Arbeitgeber zu sein, ist eine digitale Zeiterfassung unerlässlich.Julia Tischer, Teil der Geschäftsleitung Elztalhotel
Elztalhotel
Transparente Zeiterfassung statt Excel & Zettel: Elztalhotel
gewinnt Überblick
Elztalhotel
Transparente Zeiterfassung statt Excel & Zettel: Elztalhotel
gewinnt Überblick
Wellness für Gäste, Übersicht fürs Team und schlanke Prozesse im Hintergrund
Das Elztalhotel liegt im Südschwarzwald im malerischen Elztal und ist ein familiengeführtes 4-Sterne-Superior Wellnesshotel. Gäste erleben hier eine Auszeit, in der sie sich vom ersten Moment an rundum aufgehoben fühlen: warme Wasserwelten, eine vielseitige Saunalandschaft und ruhige Rückzugsorte – kombiniert mit einem Rundum-Sorglos-Paket und hochwertiger, regionaler Kulinarik.
Hinter diesem Erlebnis steckt ein großes Team: 173 Mitarbeitende in ganz unterschiedlichen Rollen – von Vollzeit und Teilzeit über Minijob und Studentin bis hin zu 29 Auszubildenden. Bei 13 Arbeitsbereichsleiter:innen, die Personal verwalten, Dienstpläne schreiben und Zeiten kontrollieren, wird es schnell unübersichtlich, wenn Informationen auf Papier, in Excel-Listen und in E-Mail-Postfächern verteilt sind.
Julia Tischer ist Teil der Geschäftsleitung und Ende 2020 gemeinsam mit ihrem Partner in den elterlichen Betrieb eingestiegen. Sie treibt unter anderem die Digitalisierung im Betrieb voran und zeigt, warum das Elztalhotel die Zeiterfassung und Zuschlagslogik frühzeitig modernisiert hat – und wie dadurch nicht nur Abläufe schneller, sondern auch für Mitarbeitende nachvollziehbarer wurden.
200+
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Die Herausforderung
Unübersichtlichkeit, Excel-Chaos – und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Als Julia Tischer Ende 2020 in den elterlichen Betrieb einstieg, war klar: Im Hintergrund laufen viele Dinge, die Gäste nie sehen – die aber über reibungslose Abläufe im Alltag entscheiden. Ein zentrales Thema: Arbeitszeiterfassung, Auswertung und Zuschlagsberechnung.
Vor gastromatic wurden Personaldaten und Planungsinformationen über mehrere Tools und Medien verteilt:
- Personenerfassung in Outlook und auf Listen in Excel (z. B. Dienstplan, Urlaubsplan, Zuschläge)
- Unterlagen manuell in Personalakten abgeheftet
Geplant wurde auf ausgedruckten Excel-Plänen. Änderungen wurden entsprechend manuell gemacht. Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden wurde per Hand auf Stundenzetteln erfasst.
Der größte Engpass lag laut Julia Tischer allerdings bei den Zuschlägen: „Der größte Aufwand war die Berechnung der Zuschläge, die manuell anhand des auf Papier geschriebenen Dienstplans berechnet wurde.“ Der Geschäftsleitung fehlte der Überblick über die Stundenkonten. Auswertungen waren kaum möglich, und die manuelle Zuschlagsberechnung kostete enorm viel Zeit – inklusive Fehlerpotenzial.
Dazu kam ein strategischer Punkt: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – und die Pflicht zur digitalen Erfassung wird politisch immer wieder diskutiert. Für das Elztalhotel war deshalb klar: lieber proaktiv modernisieren.
Die Lösung
Eine benutzerfreundliche Lösung, die Hotellerie realistisch abbildet
Auf der Suche nach einer digitalen Lösung war für das Elztalhotel vor allem wichtig:
- Abbildung der Besonderheiten in Hotellerie und Gastgewerbe
- Benutzerfreundlichkeit – auch für Führungskräfte, die wenig am Computer arbeiten
Auf gastromatic wurde das Team durch eine Empfehlung aufmerksam durch das Kloster Hornbach aufmerksam. Nach den ersten Demos war die Entscheidung schnell gefallen.
"Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut, die eher datenbanknah programmiert waren und einen wenig modernen und benutzerfreundlichen Eindruck gemacht haben. Für uns war nach der Präsentation direkt klar, dass es das ist." – Julia Tischer
Besonders überzeugte die Kombination aus moderner Optik, einfacher Bedienung und einer Lösung, die klar auf die Anforderungen der Hotellerie-Branche ausgerichtet ist.
In der Umsetzung ging es nicht nur um darum ein Tool einzuführen, sondern um das saubere Zusammenspiel aus neuen Prozessen, Rollen und Gewohnheiten:
- Planer:innen werden im Dienstplan auf Unstimmigkeiten hingewiesen (z. B. Arbeitszeitüberschreitung, Ruhezeit-Unterschreitung)
- Mitarbeitende stellen sich auf Ein- und Ausstempeln um
- Abläufe werden zu Beginn definiert, angepasst und regelmäßig kontrolliert
Gerade für Teams ist das oft der Knackpunkt: Veränderung ist anfangs Arbeit – zahlt sich aber aus.
Das Ergebnis
Ergebnis: Weniger Zuschlagsaufwand, mehr Übersicht und transparente Arbeitszeiten, die Vertrauen schaffen
Im Elztalhotel zeigt sich der Effekt vor allem dort, wo es vorher am meisten geklemmt hat: bei Konten, Zuschlägen und der Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten. Heute sind Auswertungen und automatische Zuschlagsberechnung überhaupt erst in der Form sichtbar und nutzbar – das verändert Entscheidungen und macht den Monatsabschluss deutlich planbarer. Die Zuschlagsberechnung, die früher viel Handarbeit war, entlastet heute messbar. Allein dafür wurden zuvor 8–10 Arbeitsstunden pro Monat benötigt.
Mit gastromatic hat die Geschäftsleitung außerdem mehr Überblick über alle relevanten Personaldaten und Planungsinformationen. Das erleichtert die Steuerung im Alltag und schafft eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.
Mit gastromatic hat die Geschäftsleitung:
- Konten (Stunden und Urlaubstage) besser im Blick
- alle Dienstpläne auf einen Blick verfügbar
- Mitarbeiterdaten sofort dort greifbar, wo sie gebraucht werden
Ein weiterer spürbarer Gewinn ist die Dokumentenverteilung. Große Mengen an Dokumenten lassen sich wesentlich einfacher und schneller an das Team ausspielen. “Unserer Ansicht nach die Beste Verbesserung in der Zeit, in der wir gastromatic haben.”
Auch für Mitarbeitende wird der Alltag einfacher. Urlaubswünsche und Wunschzeiten lassen sich leichter beantragen, und Arbeitszeiten werden transparenter und nachvollziehbarer. Genau diese Transparenz stärkt im Team das Vertrauen. Für Julia Tischer zahlt Digitalisierung vor allem auf die Mitarbeiterbindung ein. Im Recruiting ist sie ein Pluspunkt unter vielen, entscheidend ist aber der Effekt im Alltag:
Wenn Mitarbeitende vor Ort erleben, dass Arbeitszeitplanung und Zeiterfassung transparent und fair gehandhabt werden, stärkt das die langfristige Bindung.Julia Tischer, Teil der Geschäftsleitung Elztalhotel
