Die Dienstplanung und Änderungen haben überdurchschnittlich viel Zeit in Anspruch genommen – besonders bei kurzfristigen Anpassungen.Chien Brendel, IT-Leitung & Geschäftsleitung Kochlöffel
Kochlöffel
Vollintegrierte Lohnabrechnung trifft Filialsteuerung: Kochlöffel setzt auf gastromatic
Kochlöffel
Vollintegrierte Lohnabrechnung trifft Filialsteuerung: Kochlöffel setzt auf gastromatic
Systemgastronomie mit Tradition – und dem Anspruch, im Alltag schnell handlungsfähig zu bleiben
Kochlöffel steht seit über 65 Jahren für den klassischen, deutschen Imbiss. Als Familienunternehmen in zweiter Generation wird die Marke vom Stammsitz im emsländischen Lingen geführt. Heute arbeiten rund 800 Mitarbeitende & Aushilfen daran, dass Gäste in 74 Betrieben überall in Deutschland ein verlässliches Imbiss-Erlebnis bekommen.
Damit das über alle 74 Betriebe hinweg zuverlässig funktioniert, braucht es vor allem drei Dinge: Transparenz, Geschwindigkeit und gute Steuerung in der Planung. Denn Schichten, kurzfristige Anpassungen und Personalquoten lassen sich nur dann gut steuern, wenn alle relevanten Informationen aktuell, zentral und nachvollziehbar verfügbar sind.
Im Mittelpunkt dieser Erfolgsstory steht Chien Brendel, IT-Leitung und Teil der Geschäftsleitung. Mit seinem Blick aus der Praxis zeigt er, welche Reibungsverluste entstehen, wenn viele Standorte gleichzeitig geplant werden und wie gastromatic dabei unterstützt, das Personalmanagement sauber zu strukturieren.
Mitarbeitende
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Weniger manueller Aufwand
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Die Herausforderung
Insellösungen, Excel und Medienbrüche
Vor gastromatic arbeitete Kochlöffel mit selbstentwickelten Insellösungen, dazu kamen Excel, Hansalog und weitere Eigenentwicklungen.
Im Alltag führte die Komplexität der Lösungen zu Zeitverlusten, hohem manuellem Aufwand und Kommunikationsproblemen. Da Daten auf mehreren Ebenen gepflegt werden mussten, entstanden Reibungsverluste:
- Stammdatenpflege an mehreren Stellen und damit doppelte Wege
- Manuelle Aufwände rund um Abrechnung, Mitarbeiteranmeldung und Administration
- Kommunikationsprobleme und fehlende Transparenz in Echtzeit
- Inhouse-Lohnabrechnung in Hansalog: hoher Zeitaufwand für Lohnprozess, viel manuelle Arbeit – und damit auch das Risiko für Fehler
Besonders spürbar wurde es, wenn im Alltag improvisiert werden musste:
Die Lösung
Ein System, in dem HR und Payroll zusammenlaufen – ohne manuelle Umwege
Bei der Suche nach einer neuen Lösung war die Priorität für Kochlöffel klar: HR und Payroll müssen harmonieren und langfristig müssen relevante Prozesse aus einer Hand abgebildet werden – ohne Medienbrüche und ohne dauerhafte Abhängigkeit von externen Stellen. Denn genau dort lagen zuvor die klassischen Stolpersteine: Daten lagen verteilt in Insellösungen und auf unterschiedlichen Ebenen. Das hat den administrativen Aufwand massiv erhöht, Abstimmungen erschwert und Prozesse fehleranfälliger gemacht.
Auf gastromatic wurde Kochlöffel auf der Hamburger Messe Internorga aufmerksam. Entscheidend war am Ende das Gesamtkonzept von gastromatic – insbesondere, dass Planung, Verwaltung und Auswertung zusammenspielen und Lohnabrechnung nahtlos mitgedacht ist. „Überzeugt hat uns das Gesamtkonzept – vor allem in Kombination mit der Payroll.“
Das Ergebnis
25% weniger manueller Aufwand und mehr Steuerbarkeit
Chien Brendel beschreibt, dass durch effizientere Prozesse weniger Personal für administrative Aufgaben notwendig ist weil weniger manuelle Arbeit und Korrekturschleifen anfallen.
Ein Effekt, der in Filialsystemen besonders zählt: Wenn Abläufe standardisiert und Daten zentral verfügbar sind, wird Personalmanagement planbarer. Informationen müssen nicht mehr aus unterschiedlichen Tools zusammengesucht werden – und Entscheidungen können schneller getroffen werden.
Auch in der täglichen Steuerung hilft die neue Basis:
Personaleinsatz ist jederzeit transparent – dadurch können wir schneller auf Auslastung, Ausfälle oder Stoßzeiten reagieren.Chien Brendel, IT-Leitung & Geschäftsleitung Kochlöffel
Für Kochlöffel ist die Kombination aus Software mit vollintegrierter Lohnabrechnung besonders wertvoll: Lohn- und Personalprozesse greifen ineinander, entlasten im Tagesgeschäft und schaffen mehr Sicherheit. Getoppt wird das Ganze durch ein fachkundiges Expertenteam, das bei Fragen rund um die Lohnabrechnung zur Seite steht. Die Lohnbuchhaltung liegt heute in sicheren Händen und sorgt dafür, dass die Gehaltsabrechnung der Mitarbeitenden korrekt ist und der Lohn pünktlich ankommt. So erledigt Kochlöffel sein Personalmanagement heute an einem Ort und sorgt für Entlastung und Zufriedenheit über alle Betriebe hinweg.
