Das alte System war nicht mehr zeitgemäß und zu zeitaufwendig. Die manuellen Arbeiten waren eine große Herausforderung.Robert Frank, Mandarin Oriental Munich
Mandarin Hotel
Wie Mandarin Oriental München die gesamte Lohnabrechnung auslagert und 30% Zeit einspart
Mandarin Hotel
Wie Mandarin Oriental München die gesamte Lohnabrechnung auslagert und 30% Zeit einspart
Luxushotellerie braucht klare Prozesse – auch hinter den Kulissen
In dem 5-Sterne-Hotel Mandarin Oriental München trifft Tag für Tag luxuriöses Ambiente auf einen hohen Serviceanspruch. Damit das gelingt, braucht es nicht nur exzellente Abläufe am Gast, sondern auch ein starkes Team im Hintergrund.
Bei 150 Mitarbeitenden (davon 130 Festangestellte und 20 Auszubildende) und rund 40 Planungsverantwortlichen war für Robert Frank, Assistant Director of People & Culture, klar: Wenn HR-Prozesse zu viel Zeit binden, fehlt sie dort, wo sie den größten Effekt hat – bei den Mitarbeitenden und bei den Gästen.
Mitarbeitende
Betriebe
Hotel
Branche
%
Zeit für Administration gespart
20 Std.
Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
5 Std.
Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeit für Administration gespart
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeit für Administration gespart
Die Herausforderung
Lohnabrechnung als Engpass, fehlende Echtzeitdaten & hoher Korrekturaufwand
Luxushotellerie lebt von Präzision, persönlichem Service und verlässlichen Abläufen. Doch im Personalalltag bremsten manuelle Prozesse das Team aus:
- Lohnprozess: Die interne Lohnabrechnung im Hotel war von einer Person abhängig – dies führte zu Risiko und Stress, wenn die Lohnabrechnung nicht sauber läuft und war damit ein zusätzlicher Engpass im Tagesgeschäft.
- Manuelle Zeiterfassung: Arbeitszeiten mussten teilweise handschriftlich erfasst und nachträglich korrigiert werden.
- Keine Echtzeitdaten: Aktuelle Daten standen nicht zuverlässig zur Verfügung.
- Fehleranfälligkeit: Das alte System war anfällig für Fehler – mit Auswirkungen auf Kontrolle, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Administration statt Betreuung: Der administrative Aufwand war so hoch, dass wesentliche Personalbetreuung im Alltag zu kurz kam.
Die Lösung
Personalmanagement und Lohnabrechnung aus einer Hand – schnell implementiert & komfortabel
Für Robert Frank war entscheidend, Abläufe zu stabilisieren, manuelle Nacharbeit spürbar zu reduzieren und wieder mehr Zeit für die Arbeit mit den Mitarbeitenden zu gewinnen. Dafür brauchte es ein System, das verlässliche Daten liefert, Aufwand reduziert und sich schnell und unkompliziert in den laufenden Betrieb integrieren lässt.
Ein zentrales Entscheidungskriterium war außerdem, dass die Lösung neben den HR-Prozessen auch die komplette Lohnbuchhaltung übernehmen kann – insbesondere, weil diese vorher intern abgewickelt und personenabhängig organisiert war. Vom Anlegen der Mitarbeitenden im System bis zum Geld auf dem Konto sollten Prozesse an einem Ort durch gastromatic abgebildet sein.
Im direkten Austausch stellte gastromatic die Software vor – und überzeugte in den drei Punkten, die für Robert Frank entscheidend waren:
„Wir brauchen eine Gesamtlösung und eine schnelle Implementierung. Das System muss benutzerfreundlich und der Kosten-Nutzen muss klar erkennbar sein.“
20 Std.
Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
5 Std.
Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
20 Std.
Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
5 Std.
Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
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Zeitersparnis pro Monat im Lohnprozess
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Zeitersparnis für Korrektur von Zeiten
Das Ergebnis
Deutliche Entlastung in der Lohnabrechnung & spürbar weniger Administration
Die Umstellung brachte sichtbar mehr Struktur in den Personalalltag – und vor allem messbare Zeitgewinne. Insgesamt spart das Team laut Robert Frank heute rund 30 % Zeit bei administrativen Tätigkeiten. Mit der Übergabe der Verantwortung für die gesamte Lohnbuchhaltung an das Expert:innen-Team von gastromatic wurde das Hotel spürbar entlastet. Das zeigt sich auch in Zahlen: In der Lohnabrechnung reduziert sich der Aufwand um rund 20 Stunden pro Monat.
Gleichzeitig ist die Zeiterfassung heute verlässlich abbildbar: Echtzeitdaten ersetzen handschriftliche Anpassungen. Das schafft mehr Transparenz für Mitarbeitende und erleichtert es, Abläufe nachvollziehbar zu steuern – mit besserer Kontrolle und spürbar weniger Fehlern.
Auch ganz konkrete Nacharbeiten sind deutlich zurückgegangen: Früher flossen etwa 5 Stunden pro Monat allein in das Korrigieren von Arbeitszeiten. Durch das Dokumentenmanagement von gastromatic entfallen rund 2 Stunden pro Monat, die zuvor für das Aushändigen von Dokumenten (z. B. Lohnscheinen) anfielen. Informationen sind heute schneller verfügbar und Prozesse im Alltag spürbar schlanker. Auch die Akzeptanz im Team war hoch und die Umstellung wurde von den Mitarbeitenden sehr positiv aufgenommen.
gastromatic ist ein innovatives Unternehmen, das sich kontinuierlich verbessern möchte und immer nach Lösungen für die Betriebe sucht.“Robert Frank, Mandarin Oriental Munich
