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Gastromatischer Reiseführer zur perfekten Urlaubsplanung: Urlaubsorganisation

Das neue Jahr ist noch jung und wir starten eine kleine Blogserie über ein sehr erfreuliches – wenn auch manchmal etwas kompliziertes – Thema: Urlaub! Zur Feier der Herausgabe des 5. Bandes unseres Personalkompass fassen wir in den kommenden Blogposts die wichtigsten Fakten zusammen und nehmen euch mit auf eine aufschlussreiche Reise zur perfekten Urlaubsplanung.
  • 1.
    Zum Urlaub verpflichtet
  • 2.
    Urlaub richtig legen
  • 3.
    Gut gelegt: Strategische Urlaubsplanung
  • 4.
    Strategische Planung in der Praxis
  • 5.
    Jahresplanung in Excel von gastromatic
  • 6.
    Anspruch und Wirklichkeit
  • 7.
    Haben wir dein Interesse geweckt?

Zum Urlaub verpflichtet

Wir haben bereits festgestellt: Urlaub ist der Gesundheit zuträglich und stellt einen angemessenen Ausgleich zum beruflichen Alltag dar. In der Praxis sieht es aber leider oft so aus, dass auch dann noch Mails beantworten werden, Mitarbeitende telefonisch erreichbar sind oder administrative Aufgaben übernehmen. Das läuft dem Sinn und Zweck des Urlaubes natürlich zuwider; umso wichtiger ist es, dass Arbeitgeber*innen darauf bestehen: Arbeitnehmer*innen müssen den Urlaub zur Erholung nutzen (können). Dazu sind sie nicht nur berechtigt, sondern auch verpflichtet:

Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten. – § 8 BUrlG

Um wirklich entlastend und gesundheitsfördernd zu wirken, sollte Urlaub möglichst zusammenhängend genommen werden: 2 Wochen am Stück, innerhalb des Kalenderjahrs, auf den sich der Urlaubsanspruch bezieht. Arbeitgeber*innen stehen vor der Herausforderung, diesen Mindestanspruch mit den wirtschaftlichen Anforderungen des Betriebs zu vereinbaren.

… wieder holen ist gestohlen

Damit Arbeitnehmende sich auf Zusagen ihrer Arbeitgebenden verlassen können, dürfen Chef*innen Urlaubsgenehmigungen grundsätzlich nicht zurückziehen. Das gilt auch, wenn der Urlaub irrtümlich genehmigt wurde.
Bereits genehmigter Urlaub darf außerdem weder von Arbeitgeber*innen noch Arbeitnehmer*innen verschoben oder zurückgenommen werden – außer im gemeinsamen Einvernehmen zwischen beiden Parteien. Geraten Arbeitgebende doch in die Situation, dass sie den*die Arbeitnehmer*in darum bitten müssen, ihren Urlaub zu verschieben, entsteht eine Schadensersatzpflicht: Arbeitgeber*innen müssen dann die entstehenden Kosten für die Arbeitnehmer*innen übernehmen (Umbuchung von Flügen, Stornierungsgebühren von Hotels, etc.). Arbeitnehmer*innen dürfen aber auch verweigern und den genehmigten Urlaub wie geplant antreten. Ohne Einvernehmen lässt sich nichts mehr drehen!

Anspruch sinkt, Urlaub steht

Selbst wenn sich der Urlaubsanspruch im Laufe des Jahres reduziert, kann genehmigter Urlaub nicht mehr zurückgenommen werden.
Beispiel: Wegen der Coronakrise gingen zahlreiche Betriebe Ende März 2020 in Kurzarbeit, wodurch sich auch der Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden reduzierte. Arbeitgeber*innen, die bereits zuvor den vollen Jahresurlaub genehmigt hatten, mussten ihren Arbeitnehmer*innen auch gestatten, den vollen Jahresurlaub anzutreten:

Es geht ums Überleben

Arbeitgeber*innen können ihren Arbeitnehmer*innen nur unter einer einzigen Bedingung verbieten, genehmigten Urlaub anzutreten: Wenn existenzbedrohende Umstände vorliegen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden.

„Letztlich sind allenfalls Katastrophenfälle gemeint, nicht aber sonstige, beherrschbare betriebliche Schwierigkeiten. In der höchstrichterlichen Rechtsprechung wurde ein solcher Fall noch nicht positiv entschieden. Vermutlich sind die betroffenen Arbeitnehmer in derartigen Extremfällen ohnehin einsichtig.“ – Haufe

Insbesondere Personalmangel stellt hingegen keinen solchen existenzbedrohenden Ausnahmezustand dar.

Nach Urlaubsantritt ist alles egal

Haben Arbeitnehmer*innen ihren Urlaub schon angetreten, gibt es keinerlei Spielraum für Arbeitgeber*innen mehr. Zurückholen dürfen sie die betreffenden Mitarbeiter*innen nicht. Auch vertragliche Vereinbarungen, die Arbeitgeber*innen ein Notfallrecht einräumen, ihre Mitarbeitenden aus dem Urlaub zu holen, sind unwirksam. Dies stellte das Bundesarbeitsgericht schon im Jahr 2000 klar.

Urlaub richtig legen

Arbeitgeber*innen dürfen Urlaub grundsätzlich nicht verwehren, können aber mit dringenden betrieblichen Belangen begründen, dass sie Urlaubsanträge ablehnen. Zu diesen Belangen gehören etwa ein zeitweise hoher Krankheitsstand (z. B. wegen Grippewelle) oder die Hochsaison.
Beispiel Eisdiele: Hier wird der meiste Umsatz in den Sommermonaten gemacht, sodass die Möglichkeit, in diesem Zeitraum Urlaub zu nehmen, durch Arbeitgeber*innen eingeschränkt werden kann.
Darüber hinaus versteht sich von selbst, dass nicht alle Arbeitnehmer*innen eines Betriebs zur selben Zeit in den Urlaub gehen können. Arbeitgeber*innen dürfen nach sozialen Gesichtspunkten entscheiden, wessen Urlaubswünsche Vorrang gegenüber denjenigen von anderen Mitarbeiter*innen haben.
Arbeitnehmende mit schulpflichtigen Kindern sind beispielsweise an die Ferienzeiten gebunden, während ledige Mitarbeitende nicht darauf angewiesen sind, in den Schulferien Urlaub zu nehmen – entsprechend kann es letzteren zugemutet werden, den Urlaub auf einen anderen Zeitraum zu legen.

Gut gelegt: Strategische Urlaubsplanung

Zeit ist Geld – und Urlaubszeit Umsatz, den Arbeitnehmer*innen nicht erwirtschaften, weil sie gerade entspannen. Deshalb haben Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse daran, den Urlaub ihrer Mitarbeitenden so über das Jahr zu verteilen, dass die Effizienz des Unternehmens durchweg hoch bleibt. Über- und Unterbelegung vermeiden Arbeitgeber*innen durch eine frühzeitige strategische Urlaubsplanung.
Arbeitgeber*innen können den Urlaub ihrer Mitarbeitenden auf zwei Arten planen:
  • „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: Die ersten Mitarbeitenden, die einen bestimmten Zeitraum für ihren Urlaub beanspruchen, bekommen diesen genehmigt; wer seine Ansprüche zu spät anmeldet, muss auf andere Zeitpunkte ausweichen.
  • Strategische Planung: Arbeitgeber*innen setzen eine Frist, bis zu der alle längeren Urlaube beantragt werden müssen. Nach Ablauf der Frist sichten die Arbeitgeber*innen alle Anträge und genehmigen unter sozialen Gesichtspunkten möglichst viele Urlaubswünsche. Bei kollidierenden Interessen der Arbeitnehmer*innen bemühen sich die Arbeitgeber*innen aktiv um einen Ausgleich zwischen den Beteiligten.

Strategische Urlaubsplanung in gastromatic

gastromatic vereinfacht die strategische Planung: Arbeitgeber*innen erstellen im System eine Urlaubsübersicht aus allen Anträgen für das Jahr. Wunsch-Urlaubszeiten und die zu besetzenden Schichten innerhalb derselben Zeiträume können miteinander abgeglichen werden. Arbeitgeber*innen sehen sofort, wie viele Anträge sie „durchwinken“ können, in welchen Wochen mehr Personal im Unternehmen bleiben sollte und welche Mitarbeiter*innen ihre Urlaubswünsche anpassen müssen.

Urlaub und Arbeit strategisch budgetieren

Besonders effiziente Urlaubsplaner*innen hat die Systemgastronomie hervorgebracht. Hier ist es üblich, Umsatzvorhersagen für bestimmte Zeiträume und pro Restaurant zu treffen. Anschließend lässt sich ableiten, wie viele Arbeitsstunden das Zeitbudget des Restaurants für die betreffenden Zeiträume umfasst, um mit möglichst wenig Personalaufwand maximalen Ertrag zu erwirtschaften.
Urlaub stellt hierbei eine strategische Ressource dar, um Unter- und Überdeckungen mit Personal auszugleichen. Verfügen Arbeitgeber*innen in einem umsatzintensiven Monat (= großes Zeitbudget) nur über wenige Arbeitskräfte, wird ein Großteil der Urlaubsanträge für diese Zeit nicht genehmigt, um eine Unterdeckung mit Personal zu vermeiden. In manchen Fällen kann sogar eine Urlaubssperre für die betreffenden Wochen ausgesprochen werden.
In umsatzschwachen Monaten (= kleines Zeitbudget) können Arbeitgeber*innen hingegen anregen, dass genügend Arbeitnehmer*innen ihren Urlaub nehmen. Damit wird eine Überdeckung (= zu viel Personal für zu wenig Arbeit = zu hohe Kosten bei zu kleinem Umsatz) verhindert.
Das Gegenteil einer strategischen Urlaubsplanung ist eine lockere Genehmigungspraxis: Urlaubsanträge werden das ganze Jahr über angenommen und in der Regel auch genehmigt. Die Folge: die meisten Arbeitnehmer*innen sind zur selben Zeit im Urlaub, nicht nur im Sommer. Auch gegen Ende des Jahres häufen sich die Abwesenheiten, da viele Arbeitnehmer*innen ihren Resturlaub nehmen, bevor er verfällt.
Unter einer solchen improvisierten Urlaubsplanung leidet nicht nur der Service, es steigen auch die Personalkosten signifikant. Fehlen in den umsatzstarken Wochen zu viele Arbeitnehmer*innen wegen Urlaub, fallen bei der übrigen Belegschaft Überstunden an oder teure Aushilfen müssen ausgeliehen werden; sind in den umsatzschwachen Wochen zu viele Mitarbeitende da, fressen die Personalkosten den Gewinn auf.

Strategische Planung in der Praxis

Arbeitgeber*innen, die stattdessen das ganze Kalenderjahr strategisch durchplanen wollen, sollten zunächst aus bestehenden Daten für jeden Monat ableiten: Umsätze + Umsatzproduktivität + Krankenstand. Anschließend werden der Belegschaft sinnvolle „Urlaubsregeln“ mitgeteilt.
Zum Beispiel: Urlaub soll nach Möglichkeit nicht in der umsatzstarken Hochsaison genommen werden. Als drastisches Mittel kann auch eine Urlaubssperre verhängt werden (die jedoch frühzeitig bekannt gegeben werden muss).

ACHTUNG

In dieser ersten Phase der Planung müssen Arbeitgeber*innen schnell sein und möglichst früh im Jahr (Januar) zum Einreichen der Urlaubsanträge auffordern.

Anschließend setzen Arbeitgeber*innen eine Frist für die Einreichung von Urlaubsanträgen, beispielsweise durch einen Aushang im Betrieb. Die Frist sollte auch möglichst früh im Jahr liegen (z. B. Anfang Februar) und die Anträge sollten sich möglichst auf das ganze Jahr beziehen. Über die Genehmigung und Ablehnung individueller Anträge entscheiden Arbeitgeber*innen dann, nachdem sie die Mitarbeitenden kategorisiert haben:
  • nach Einsatzbereichen: Sowohl Küche als auch Service müssen immer mit ausreichend Personal bestückt sein, weshalb in beiden Bereichen immer nur ein Teil der Belegschaft – niemals alle Mitarbeitenden gleichzeitig – Urlaub nehmen können
  • nach sozialen Gesichtspunkten: Familienstand und Kinder; Alter; Dauer Betriebszugehörigkeit; Erwerbstätigkeit von Partner*innen

Jahresplanung in Excel von gastromatic

Wer wirklich strategisch an die Sache herangehen möchte, kann mit der Excel-Tabelle von gastromatic arbeiten, die eine Übersicht über Plan-Umsätze, Umsatzproduktivität sowie benötigte und verfügbare Stunden liefert und so dabei hilft, Engpässe schnell zu identifizieren. Möglichkeiten darauf zu reagieren sind beispielsweise Urlaubssperren bzw. im gegenteiligen Fall die Bitte an Mitarbeitende, zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Teil ihres Urlaubs zu nehmen.

Anspruch und Wirklichkeit

In der Praxis hat sich gezeigt, dass durch strategische Urlaubsplanung niemals alle Unter-/Überdeckungen ganz abgefedert werden. Das Ziel ist ein relatives Optimum, aber ganz ohne Überstunden, mit denen Mitarbeiter*innen das Fehlen von Kolleg*innen kompensieren, kann es niemals gehen. Auch kostspielige Service-Hilfen aus anderen Filialen oder vermittelt durch Personaldienstleister etc. kommen zum Einsatz – aber je seltener, umso besser.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Der Personalkompass ist dafür da, dir mithilfe unserer Erfolgscoaches konkretes Wissen an die Hand zu geben und dir somit den optimalen Personaleinsatz zu ermöglichen. Wenn du das Thema Urlaub so spannend findest wie wir und gerne detailliertere Informationen zum rechtlichen Rahmen, der vertraglichen Ausgestaltung und der strategischen Urlaubsplanung hättest, melde dich bei uns! Im vierten Kapitel erwartet dich vertieftes Wissen zum praktischen Umsetzen der Jahresplanung und welche Werte dabei eine Rolle spielen. Außerdem klären wir die Frage, ob es rechtliche Vorgaben gibt, wer genau die Urlaubsplanung genehmigt und welche Modelle in diesem Zusammenhang zielführend sind.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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