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Dienstplanung in der Bäckerei: Was hinter der Personalplanung bei IHLE steckt
Ein Blick hinter die Kulissen
- 1.Zwei Perspektiven auf den Personalalltag bei IHLE
- 2.Papier und Excel führte zu Stress
- 3.Die Suche nach einer digitalen Lösung
- 4.So läuft der Alltag mit gastromatic heute
- 5.Wie Mitarbeitende die neuen Abläufe erleben
- 6.Was andere Bäckereien aus der Erfahrung mitnehmen können
- 7.Fazit: Von manuellem Aufwand zu mehr Überblick im Alltag
Wie gelingt die Dienstplanung in einer Bäckerei, wenn kurzfristige Ausfälle, wechselnde Schichten und Lohndaten zum Tagesgeschäft gehören? Mina Anagnostou ist seit 15 Jahren selbstständige Pächterin bei der Landbäckerei IHLE und führt einen Standort in Friedberg mit mehr als 35 Mitarbeitenden. Im Gespräch mit Lejla Memisevic, Teamlead Brand & Creative bei gastromatic, erzählt sie, wie sie ihren Personalalltag früher mit Papier und Excel organisierte und wie sich ihre Arbeit verändert hat. Joy Kraus, Personalreferentin bei IHLE, ergänzt die Perspektive der Zentrale.
Zwei Perspektiven auf den Personalalltag bei IHLE
Mina, magst du dich kurz vorstellen? Was machst du bei der Landbäckerei IHLE?
Mina: Ich bin seit 15 Jahren Pächterin bei IHLE und führe einen Standort mit über 35 Mitarbeitenden. Ich organisiere den Betrieb, bin für meine Kundinnen und Kunden da und kümmere mich neben der Buchhaltung um Dienstpläne, Arbeitszeiten, Lohndaten, Urlaub und Krankheitsfälle. Fällt jemand kurzfristig aus, plane ich um und koordiniere den Schichttausch.
Wie sieht deine Aufgabe bei IHLE aus, Joy?
Joy: Ich bin seit zehn Jahren bei der Landbäckerei IHLE und als Personalreferentin für die selbstständigen Pächter:innen zuständig. Ich unterstütze sie bei Fragen zu Personalprozessen, Verträgen und Systemen und bin auch für System-Audits zuständig. Mir ist wichtig, dass sie eine Ansprechpartnerin haben und sich mit ihren Anliegen nicht allein fühlen, denn im Filialalltag bleibt für Bürotätigkeiten oft wenig Zeit.
Und was verbindest du mit IHLE?
Joy: Für mich steht IHLE für eine lange Familientradition, die bis ins Jahr 1890 zurückreicht. Und natürlich für die leckeren Backwaren. Mir ist wichtig, dass sich unsere Kund:innen in den Filialen wohlfühlen – fast wie zu Hause, bei einem Kaffee, einem Stück Kuchen und freundlichem Service.
Was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?
Joy: Ich habe mit vielen Menschen zu tun. Jahrelang war ich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig; inzwischen bin ich für unsere Pächter:innen zuständig. Das gefällt mir, weil ich viel mitbekomme und nicht nur im Büro sitze. Ich bin regelmäßig in den Filialen, erlebe den Alltag dort und kann direkt unterstützen. Ich suche nicht nach Problemen, sondern nach Lösungen, das macht mir am meisten Spaß.
Papier und Excel führte zu Stress
Wie hast du vor gastromatic gearbeitet?
Mina: Ich habe mit Papier, Excel und handschriftlichen Listen gearbeitet. Alles musste dokumentiert, zusammengesucht, zusammengerechnet und anschließend weitergeleitet werden. Das war unübersichtlich, stressig und hat viel Zeit gekostet – besonders die Lohndaten.
Was passierte, wenn jemand kurzfristig ausfiel?
Mina: Zuerst musste ich herausfinden, welche Schicht und Position betroffen waren. Dann suchte ich jemanden, der die Aufgabe übernehmen konnte. Das bedeutete viel Telefonieren und Schreiben: Wen erreiche ich? Wer kann einspringen? Kommt die Person oder nicht? Wenn jemand krank wurde, später kam oder früher gehen musste, musste ich schnell umplanen, auch wenn ich selbst nicht vor Ort war oder gerade keine Zeit hatte, die Listen anzupassen.
Wenn niemand kurzfristig einspringen konnte, mussten andere Mitarbeitende früher kommen oder länger bleiben. Manchmal fiel dadurch ein freier Tag weg oder jemand musste eine Doppelschicht übernehmen. Ich glaube, niemand möchte 16 Stunden arbeiten – ich selbst auch nicht.
Blieb dadurch manchmal etwas auf der Strecke?
Mina: Auf jeden Fall. Ich konnte mich nicht so auf das Geschäft und die Kundinnen und Kunden konzentrieren, wie ich es gern getan hätte. Für Papierkram und Arbeitszeiterfassung ging viel Zeit drauf. Auch die Buchhaltung blieb manchmal liegen, obwohl sie für mich als Selbstständige wichtig ist.
Unser Fokus soll auf den Gästen und Kundinnen und Kunden liegen, nicht auf der Büroarbeit.
Joy Kraus
Warum ist die genaue Erfassung der Arbeitszeiten so wichtig für dich?
Mina: Wenn Arbeitszeiten nicht richtig erfasst werden, stimmen die Lohndaten möglicherweise nicht. Bei vielen Mitarbeitenden können ohne ein verlässliches System schnell Fehler passieren. Das kann stressig und belastend werden und im schlimmsten Fall auch rechtliche Folgen haben.
Joy, welche Herausforderungen hast du aus Sicht der Zentrale erlebt?
Joy: Es gab viel Papierkram. Vieles wurde auf Papier oder in Excel-Listen erledigt, in manchen Filialen gab es sogar noch Faxgeräte. Unterlagen konnten leicht verloren gehen. Besonders stressig war es, wenn wir etwas für den Steuerberater brauchten und nicht mehr finden konnten.
Und was sind aus deiner Sicht die größten Herausforderungen, wenn man eine Bäckerei-Filiale führt?
Joy: Die größten Herausforderungen betreffen das Personal: Urlaubs- und Krankheitszeiten, Dienstpläne, unterschiedliche Schichten und Arbeitszeiten. Pläne müssen deshalb immer wieder schnell und flexibel angepasst werden können.
Die Suche nach einer digitalen Lösung
Mina, du hast erzählt, dass du vor dem Wechsel zu gastromatic wenig Erfahrung mit Computerprogrammen hattest. Was hat dir dabei Sorgen gemacht?
Mina: Ich dachte, ein neues Programm könnte kompliziert und zeitaufwendig sein. Im Filialalltag ist ohnehin viel zu tun. Deshalb wollte ich eine Lösung, die ich selbst bedienen kann und die mir nicht noch mehr Arbeit macht.
Wonach hast du konkret gesucht?
Mina: Ich suchte nach einer alltagstauglichen Lösung, die vor allem Dienstplanung und Zeiterfassung miteinander verbindet. Mir war wichtig, dass ich die Abläufe selbst hinbekomme und nicht für jeden Schritt Unterstützung brauche.
Wie seid ihr in der Zentrale auf gastromatic aufmerksam geworden, Joy?
Joy: Eine Pächterin hatte gastromatic zunächst selbst für ihre Filiale eingeführt. Dadurch wurden wir darauf aufmerksam. Als das Thema Arbeitszeiterfassung stärker in den Fokus rückte, suchten wir ebenfalls nach einer digitalen Lösung und hatten mehrere Systeme im Blick. Für gastromatic sprach, dass es einfach zu bedienen ist und wenig Zeit in Anspruch nimmt. Das ist für unsere Pächter:innen besonders wichtig.
Hattet ihr Bedenken, dass die Einführung zu viel Zeit kosten könnte?
Mina: Ja. Ich dachte, ein neues Programm könnte kompliziert und zeitaufwendig sein. Im Filialalltag ist ohnehin viel zu tun.
Joy: Das war auch bei uns in der Zentrale eine Sorge. Unsere Zeit ist knapp, weil wir uns auf die Gäste und die Unterstützung der Filialen konzentrieren möchten. Weder wir noch die Pächter:innen wollten stundenlang mit Auswertungen oder Dienstplänen beschäftigt sein.
Was hat dich nach dem ersten Eindruck überzeugt, Joy?
Joy: Mein erster Eindruck war positiv. Bei einem neuen Programm fragt man sich zunächst, was einen erwartet. Bei gastromatic legte sich diese Unsicherheit schnell. Als Personalreferentin fand ich den Aufbau einfach und übersichtlich: Ich kann Dienstpläne erstellen, Auswertungen abrufen und Arbeitszeiten schnell einsehen. Mit wenigen Klicks komme ich zu den Informationen, die ich brauche. Je öfter wir die Funktionen durchgehen, desto vertrauter wird das System, das merke ich auch bei den Pächter:innen.
Was hat dir beim Einstieg geholfen, Mina?
Mina: Ich hatte eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und von Anfang an Unterstützung vom gastromatic-Team. So konnte ich mich nach und nach mit den Abläufen vertraut machen. Gerade weil ich vorher wenig Erfahrung mit Computerprogrammen hatte, war mir wichtig, dass die Schritte verständlich und übersichtlich sind.
Joy, wie unterstützt du Pächter:innen, die beim Einstieg noch unsicher sind?
Joy: Manche Pächter:innen zögern, beim Support anzurufen, weil sie wenig Zeit haben. Wenn ich eine Frage selbst beantworten kann, helfe ich direkt. Wenn nicht, verweise ich auf den Support. Dort kann man bei Bedarf auch gemeinsam auf den Bildschirm schauen. Ich bin froh, dass es diese Unterstützung gibt.
Ich erinnere mich an eine Pächterin, die zunächst keine Zeit für Dienstpläne und Arbeitszeiterfassung sah. Das konnte ich gut verstehen: Pächter:innen stehen hinter der Theke und im Gastraum, und danach noch die Personalplanung zu erledigen, ist nicht einfach. Ich bin zu ihr in die Filiale gefahren und wir haben bei Kaffee und Kuchen zusammen den Dienstplan erstellt. Dabei merkte sie, dass es einfacher war, als sie erwartet hatte. Seitdem plant sie selbst und nutzt gastromatic regelmäßig. Inzwischen betreut sie mehrere Filialen und ist eine echte Poweruserin.
So läuft der Alltag mit gastromatic heute
Wie sieht die Arbeit mit gastromatic heute konkret aus?
Mina: Für mich ist die Kombination in einem System ein klarer Vorteil. Ich kann Dienstpläne von überall erstellen und anpassen - in der Filiale oder von zu Hause aus. Die Mitarbeitenden sehen ihre Pläne in der Mitarbeiter-App und können dort Schichten tauschen; ich bestätige den Tausch dann nur noch. Die Arbeitszeiten erfassen wir am Tablet. Bei Verspätungen bekomme ich eine Benachrichtigung. Außerdem kann ich Lohndaten weiterleiten und in den Auswertungen Stunden und Personalkosten prüfen. So habe ich eine gute Grundlage für die nächste Planung.
In unserer Branche gibt es noch viel zu tun, und ich finde es toll, wenn Lösungen den Arbeitsalltag einfacher machen.
Joy Kraus
Hat sich auch beim Schichttausch etwas verändert?
Mina: Früher mussten wir häufig telefonieren und herumfragen, wer einspringen kann. Heute kann eine Person ihre Schicht zum Tausch anbieten, eine andere meldet sich dafür und ich bestätige den Tausch. So können die Mitarbeitenden vieles untereinander abstimmen, und ich muss nicht jede Änderung selbst organisieren.
Und nutzt du auch das Dokumentenmanagement?
Mina: Ja, allerdings erst seit Kurzem. Ich kann Dokumente hochladen und die Mitarbeitenden können sie digital unterschreiben. Dazu gehören zum Beispiel das HACCP-Konzept, Arbeitsanweisungen oder Verträge. Für neue Mitarbeitende ist es hilfreich, wenn die Dokumente digital bereitstehen. Ich habe den Eindruck, dass sie sich dadurch sicherer und wohler fühlen.
Welche Funktion nutzt du besonders gern?
Mina: Die Lohndaten weiterzuleiten. Das habe ich früher nicht gern gemacht, weil es so viel Zeit gekostet hat. Jetzt kann ich sie mit einem Knopfdruck weiterleiten.
Welche Rolle spielen Dienstpläne und erfasste Arbeitszeiten für die IHLE-Zentrale?
Joy: Für uns ist wichtig, dass Dienstpläne und Arbeitszeiten nachvollziehbar vorliegen. Bei bestimmten Prüfungen brauchen die Pächter:innen entsprechende Informationen. Wir unterstützen sie dabei. Als Familienunternehmen möchten wir, dass unsere Filialen mit Sorgfalt und Leidenschaft geführt werden. Wenn etwas aus dem Gleichgewicht gerät, ist das für alle Beteiligten schwierig.
Wie Mitarbeitende die neuen Abläufe erleben
Wie haben deine Mitarbeitenden auf die digitalen Abläufe reagiert, Mina?
Mina: Am Anfang dachten manche: „Jetzt kommt wieder etwas Neues.“ Mit der Zeit haben sie gesehen, dass die App übersichtlich ist und sie ihre Dienstpläne und Arbeitszeiten dort finden. Auch Urlaub, Abwesenheiten und freie Tage lassen sich digital organisieren. Das hat die Kommunikation im Team erleichtert.
Joy, warum ist die Mitarbeiter-App aus deiner Sicht ein Vorteil?
Joy: Wenn der Dienstplan nur in der Filiale aushängt, müssen Mitarbeitende ihn fotografieren. In der App können sie den Plan einsehen und ihre Verfügbarkeiten oder Einschränkungen eintragen – zum Beispiel, wenn sie ihr Kind zu einer bestimmten Uhrzeit abholen müssen. Viele freuen sich, die App nutzen zu können. Ich sehe darin auch einen möglichen Beitrag zur Mitarbeiterbindung.
Was andere Bäckereien aus der Erfahrung mitnehmen können
In der IHLE-Erfolgsstory werden über 54.000 Euro Einsparung in sechs Jahren und 5–6 Stunden mehr Zeit pro Woche für die operative Arbeit genannt. Was war deine erste Reaktion auf diese Zahlen?
Mina: Ich war sehr überrascht. Im Alltag sieht man oft gar nicht, wie viel Zeit und Arbeit sich über viele einzelne kleine Schritte aufsummieren. Erst als ich die Zahlen gesehen habe, wurde mir das Ausmaß bewusst.
Anmerkung: Die Zahlen beziehen sich auf den konkreten IHLE-Fall und sind keine allgemeine Einsparzusage. Mehr zur Ausgangslage und den Ergebnissen findest du in der IHLE-Erfolgsstory.
Wie unterstützt gastromatic aus deiner Sicht die Pächter:innen im Alltag?
Joy: Die Entlastung zeigt sich vor allem darin, dass die Pächter:innen weniger Zeit für die Personalorganisation brauchen. Sie können Dienstpläne schnell erstellen, erfasste Arbeitszeiten direkt einsehen und Auswertungen mit wenigen Klicks abrufen. So können sie sich stärker auf den Filialalltag und die Gäste konzentrieren. Ich sage gern: Sie haben damit ein kleines Personalbüro zur Verfügung.
Was würdet ihr einer Pächterin oder einem Betriebsleiter sagen, die oder der vor der Umstellung zurückschreckt?
Mina: Man muss nicht von Anfang an alles können. Mir hat geholfen, mit einem konkreten Dienstplan anzufangen und die einzelnen Schritte kennenzulernen. So wurde der nächste Schritt leichter.
Joy: Und es hilft, Fragen früh anzusprechen. Jeder Betrieb und jede Person startet an einem anderen Punkt. Wenn man sich den konkreten Ablauf gemeinsam anschaut, wird schneller klar, was gebraucht wird und wie man anfangen kann.
Fazit: Von manuellem Aufwand zu mehr Überblick im Alltag
Die IHLE-Erfahrung zeigt zwei Seiten derselben Veränderung: Mina brauchte im Filialalltag eine einfache Möglichkeit, Dienstplanung und Arbeitszeiten zu organisieren. Joy unterstützt aus der Zentrale Pächter:innen dabei, digitale Abläufe kennenzulernen und Fragen zu klären.
Heute nutzt Mina gastromatic für Dienstplanung, Zeiterfassung, Schichttausch, Auswertungen, Lohndaten und digitale Dokumente. Im Interview wird so sichtbar, wie diese Abläufe zusammenhängen und wie sich die Umstellung für die Mitarbeitenden im Betrieb angefühlt hat.
Mina beschreibt, dass sie anfangs Respekt vor einem neuen System hatte. Das Erstellen eines ersten Dienstplans und Joys persönliche Begleitung halfen beim Einstieg.
Für andere Bäckereien liegt der praktische Ansatz darin, zuerst die eigenen Abläufe anzuschauen: Wo entsteht im Alltag manueller Aufwand? Welche Informationen müssen zwischen Filiale, Team und Lohnprozess weitergegeben werden? Und wie können Mitarbeitende beim Wechsel zu neuen Abläufen mitgenommen werden? Die IHLE-Erfolgsstory ergänzt das Interview um die detaillierte Darstellung der Prozesse und Ergebnisse.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
Autor:inLejla MemisevicBranding & Marketing gastromatic
Autor:inLejla MemisevicBranding & Marketing gastromatic
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