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Resturlaub: Rechte, Pflichten und Fristen

Was passiert, wenn Urlaub nicht aufgebraucht wird?
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Was versteht man unter Resturlaub?
  • 3.
    Welche Fristen sind bei Urlaub und Resturlaub zu beachten?
  • 4.
    Sonderfälle: Resturlaub bei Kündigung, Krankheit, Elternzeit oder Arbeitgeberwechsel
  • 5.
    Resturlaub: 5 Tipps für Personalabteilungen
  • 6.
    Fazit

Kurz und knapp

24 Werktage pro Jahr – so viel Urlaub steht Arbeitnehmenden laut Gesetz zu. Dazu kommt ein eventueller zusätzlicher Urlaubsanspruch aus Branchen-, Arbeits- und Tarifverträgen.
Was aber, wenn am Ende des Jahres noch Urlaub übrig ist, also Resturlaub anfällt? Da in dem Fall diverse Faktoren wie Beschäftigungsdauer, Wochenstunden und krankheitsbedingte Ausfälle eine Rolle spielen können, lässt sich diese Frage nicht pauschal beantworten.
In diesem Beitrag fassen wir daher die wichtigsten Informationen zusammen und haben auch ein paar praktische Tipps für Arbeitgebende parat.

Was versteht man unter Resturlaub?

Von Resturlaub ist immer dann die Rede, wenn Arbeitnehmende die Urlaubstage, die ihnen laut Gesetz, Tarif- und/oder Arbeitsvertrag zustehen, am Jahresende, also zum 31. Dezember, nicht verbraucht haben.
Die rechtlichen Grundlagen zu dem Thema findest du im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)1. Auf die Frage, wann der Anspruch auf Urlaub verfällt, ist das Gesetz eindeutig: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.“

Welche Fristen sind bei Urlaub und Resturlaub zu beachten?

Die erste wichtige Frist ist damit der 31. Dezember: Bis dahin muss der Jahresurlaub verbraucht sein. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur möglich, wenn …
  1. es dringende betriebliche Gründe gibt: wie Großaufträge, saisonale Auftragsspitzen, Personalengpässe usw.
  2. es dringende persönliche Gründe gibt: wie längere Arbeitsunfähigkeiten, Pflegebedarf Angehöriger, Elternzeiten usw.
  3. die Beschäftigungsdauer kürzer als die Wartezeit zum Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs ist: Da in den ersten sechs Beschäftigungsmonaten noch kein Anspruch auf Urlaub besteht, würden alle, die nach dem 1. Juni zu arbeiten beginnen, ohne Übertrag ihren Urlaubsanspruch verlieren.
In diesen drei Fällen kann Resturlaub aufs nächste Jahr übertragen werden. Der übertragene Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten, also bis spätestens 31. März, gewährt und genommen werden. Nach dem 31. Dezember – oder bei Vereinbarung einer Übertragung nach dem 31. März des Folgejahres – verfällt nicht genommener und gewährter Urlaub ersatzlos.

Resturlaub in gastromatic übertragen

Mit einer Personalmanagement-Software wie gastromatic ist diese zeitkritische Urlaubsübertragung in wenigen Schritten erledigt:
  • Resturlaub der Mitarbeitenden prüfen
  • Bei Bedarf Personalgruppen oder Abteilungen filtern
  • Betroffene Mitarbeitende markieren
  • Auf „Übertragen“ klicken
Besonders praktisch: Mit der gastromatic-App haben auch die Mitarbeitenden jederzeit einen Überblick über ihren Resturlaub. Das spart wertvolle Zeit und macht die Kommunikation mit dem gesamten Team noch transparenter.
Übersicht Resturlaub gastromatic App

Sonderfälle: Resturlaub bei Kündigung, Krankheit, Elternzeit oder Arbeitgeberwechsel

Häufige Sonderfälle beim Thema Resturlaub sind Kündigungen und längere Abwesenheiten wie schwere Krankheiten oder Elternzeiten. In diesen Fällen gelten zum Teil eigene Regeln.

Verfällt Resturlaub bei Kündigung?

Nein. Im Fall einer Kündigung – unabhängig davon, wer das Arbeitsverhältnis beendet – gilt es erst einmal, zu berechnen, ob noch Urlaub offen ist und wenn ja, wie viel. Hier kommen zwei Szenarien infrage:
  1. Kündigung vor dem 30. Juni Erfolgt die Kündigung in den ersten sechs Monaten des Jahres, hat der Arbeitnehmer für jeden gearbeiteten Monat Anspruch auf ein Zwölftel des jährlichen Urlaubs. Die Formel lautet daher [Jahresurlaubstage]/12*[gearbeitete Monate] = [Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr] > [Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr] – [genommene Urlaubstage] = [Resturlaub] Der verbleibende Urlaub kann dann beim neuen Arbeitgeber beantragt, gewährt und genommen werden.
  2. Kündigung nach dem 30. Juni Erfolgt die Kündigung in der zweiten Jahreshälfte, stehen Arbeitnehmenden der volle Jahresurlaubsanspruch zu. Daher lautet die Formel: [Jahresurlaubstage] – [genommene Urlaubstage] = [Resturlaub] In dem Fall kann es vorkommen, dass ein Arbeitnehmer beim Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte bereits seinen gesamten Jahresurlaub genommen hat. Daher unser Tipp für Arbeitnehmende: Lass dir vom letzten Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung ausstellen.

GUT ZU WISSEN

Enthält der Vertrag eine „Pro rata temporis“-Klausel, dann werden Urlaubstage, die über den Mindesturlaubsanspruch hinausgehen, bei Kündigung nach dem 30. Juni nur anteilig gewährt.

Verliere ich meinen Urlaub, wenn ich krank bin?

Nein. Wenn Mitarbeitende im Urlaub krank werden, müssen Urlaubstage – sofern ein ärztliches Attest vorliegt – „zurückgebucht“ werden.
Mit zwei Ausnahmen:
  1. wenn während des Urlaubs Kinder oder andere pflegebedürftige Angehörige krank werden.
  2. wenn statt Urlaub Freizeitausgleichstage zum Abbau von Überstunden genommen werden
Wer länger wegen Krankheit ausfällt, verliert bei Jahresende seinen verbleibenden Anspruch auf Urlaub nicht sofort. Hier gewährt das Gesetz eine Übertragung, und zwar nicht nur bis 31. März, sondern für ganze 15 Monate nach Ende des jeweiligen Jahres.

BEISPIEL

Wenn du nach längerer Krankheit zum 31. Dezember 2024 noch 15 Urlaubstage hast, die du aufgrund deiner Krankheit nicht nehmen konntest, hast du bis zum 31. März 2026 Zeit, diese zu nehmen.

Verlieren Eltern ihren Urlaub, wenn sie in Mutterschutz und Elternzeit gehen?

Jein. Mutterschutzzeiten haben laut Mutterschutzgesetz (MuSchG)² keinen Einfluss auf den jährlichen Urlaubsanspruch und sind ein triftiger Grund, um am Ende des Jahres eventuelle Resturlaubstage ins Folgejahr zu übertragen.
Elternzeiten verringern zwar den Urlaubsanspruch pro Jahr, der pro Monat Elternzeit um 1/12 weniger wird, Resturlaub verfällt jedoch nicht. Ein Übertrag ist nicht nur möglich, sondern verpflichtend vorzunehmen. Der verbleibende Urlaub kann dann nach Ablauf der Elternzeit aufgebraucht werden, und zwar bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres.

In welchen Fällen darf Resturlaub ausgezahlt werden?

Laut Bundesurlaubsgesetz können Urlaubstage nur ausbezahlt werden, wenn Arbeitnehmende aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ihren Urlaubsanspruch nicht mehr aufbrauchen können.

GUT ZU WISSEN

Neben der Kündigung ist Resturlaub auch im Todesfall auszubezahlen, in dem Fall an die jeweils erbberechtigten Personen.

Resturlaub: 5 Tipps für Personalabteilungen

Beim Thema Resturlaub haben sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende gesetzlich geregelte Rechte und Pflichten. So müssen nicht nur Arbeitnehmende ihren Jahresurlaub bis zum 31. Dezember nehmen. Auch Arbeitgebende müssen aktiv dafür sorgen, dass Resturlaub nicht zum Problem wird:
  1. Urlaub gewähren und Mitarbeitende umfassend informieren Arbeitgebende sind laut Arbeitsrecht verpflichtet, Urlaub über das Jahr verteilt nicht nur zu gewähren, sondern Mitarbeitende auch darüber zu informieren, wie viel Urlaub ihnen zusteht und bis wann sie diesen nehmen müssen.
  2. Urlaubsplanung früh starten Je früher die Urlaubswünsche von Mitarbeitenden bekannt sind, desto besser lassen sich die Urlaube planen und dafür sorgen, dass eventuelle Überlappungen rasch beseitigt werden und am Ende alle ihren Urlaub vor dem 31. Dezember aufbrauchen können. Besonders praktisch ist hier die Urlaubsplanung online, wie sie in gastromatic erfolgt. In der gastromatic-App sehen Mitarbeitende immer ihren aktuellen Urlaubsanspruch sowie bereits genommene oder verplante Urlaube. Außerdem können sie einfach via App ihre Urlaubswünsche übermitteln. Arbeitgebende sehen alle Abwesenheiten in der Abwesenheitsübersicht und können dort Urlaubswünsche prüfen und direkt genehmigen.
  3. Arbeitsaufkommen im Unternehmen berücksichtigen Wenn bestimmte Zeiten im Unternehmen besonders arbeitsintensiv sind, ermöglicht das Gesetz Arbeitgebenden, Urlaubssperren einzuführen. Alternativ können Arbeitgebende ihre Arbeitnehmenden einfach auffordern, in ruhigeren Zeiten Urlaub zu nehmen. Eine frühzeitige, offene und ehrliche Kommunikation ist bei diesen Themen das A und O. Mit einer Software wie gastromatic lassen sich Urlaubssperren schnell einrichten, damit Mitarbeitende bei betroffenen Anträgen über die Sperre und ihre Gründe aufgeklärt werden.
  4. Betriebsferien einführen Einige Betriebe haben zu umsatzschwachen Zeiten Betriebsferien oder erklären Brückentage zu allgemeinen Betriebsferien. Solange Arbeitnehmende 40 % ihres Urlaubs im Jahr selbst wählen dürfen, sind solche „Urlaubsverpflichtungen“ von Gesetzes wegen erlaubt. Damit auch Arbeitnehmende damit gut leben können, sollten Betriebsferien möglichst früh angekündigt werden, damit sie in die persönliche Urlaubsplanung einfließen können.
  5. Vertretungen organisieren Alle im Urlaub, keiner da? Das lässt sich mit einem guten Vertretungsmanagement vermeiden. Idealerweise gibt es für jede Rolle im Unternehmen mindestens zwei Mitarbeitenden, die diese ausführen können. So lässt sich leichter sicherstellen, dass immer jemand da ist, der bestimmte Aufgaben übernehmen kann, falls es zu Ausfällen kommt. In gastromatic siehst du außerdem direkt bei der Dienstplanung, ob ein Teammitglied im Urlaub ist.

Fazit

Resturlaub kann und sollte ins Folgejahr übertragen werden, wenn er im laufenden Kalenderjahr nicht genommen wurde. Theoretisch darf eine Übertragung nur in bestimmten Fällen erfolgen, aus Gründen der Fairness übertragen viele Betriebe Resturlaubstage allerdings automatisch. Spezielle Regeln und Fristen gelten in Sonderfällen wie Kündigungen, Elternzeit oder längeren Krankheiten. Die beiden wichtigsten regulären Fristen: der 31. Dezember des jeweiligen Jahres und der 31. März des Folgejahres!

Verweise

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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