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Gastromatischer Reiseführer zur perfekten Urlaubsplanung: Urlaubsentgelt

Das neue Jahr ist noch jung und wir starten eine kleine Blogserie über ein sehr erfreuliches – wenn auch manchmal etwas kompliziertes – Thema: Urlaub! Zur Feier der Herausgabe des 5. Bandes unseres Personalkompass fassen wir in den kommenden Blogposts die wichtigsten Fakten zusammen und nehmen euch mit auf eine aufschlussreiche Reise zur perfekten Urlaubsplanung.
  • 1.
    Urlaubsgeld ≠ Urlaubsentgelt
  • 2.
    Urlaub muss man sich leisten können
  • 3.
    Entgeltfindung? Aufgabe der Arbeitgebenden
  • 4.
    3 Methoden der Entgeltfindung
  • 5.
    Haben wir dein Interesse geweckt?

Urlaubsgeld ≠ Urlaubsentgelt

Das Wichtigste direkt vorneweg:

Urlaubsgeld = freiwillige Zahlung desder Arbeitgeberin

Urlaubsentgelt = Fortzahlung des Lohns während des Urlaubs

Die Begriffe werden im alltäglichen Sprachgebrauch zwar oft miteinander gleichgestellt, bedeuten aber zwei absolut unterschiedliche Dinge. Das Urlaubsgeld ist eine Sondervergütung mit Entgeltcharakter, aus der sich für Arbeitnehmer*innen kein gesetzlicher Anspruch herleiten lässt.

Urlaub muss man sich leisten können

Urlaub dient der Erholung und darf nicht von finanziellen Aspekten abhängen:
Jeder Arbeitnehmer soll seinen gesetzlichen Urlaubsanspruch bedenkenlos nehmen können, ohne einen Entgeltausfall befürchten zu müssen.
Rechtsanwälte Kupka & Stillfried
Es gilt deshalb der (unumstößliche) gesetzliche Grundsatz: Wer im Urlaub ist, darf deswegen finanziell nicht schlechter dastehen, als wenn er oder sie arbeiten gegangen wäre. Im § 11 schreibt das Bundesurlaubsgesetz denn auch fest:

„Das Urlaubsentgelt bemißt sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes. […] Zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, sind für die Dauer des Urlaubs angemessen in bar abzugelten.“ – BUrlG

Vor allem Arbeitgeber*innen in Gastronomie und Hotellerie merken jedoch schnell, dass die Ermittlung des richtigen Urlaubsentgelts in der Praxis schnell zu Verwirrung führen kann.

Entgeltfindung? Aufgabe der Arbeitgebenden

Es ist Sache der Arbeitgebenden, das Urlaubsentgelt für Arbeitnehmende zu ermitteln – willkürlich festsetzen können sie es natürlich nicht. Die Methode, nach der das Entgelt jedoch ermittelt wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Hier entscheiden Arbeitgeber*innen selbst, müssen dabei aber beachten:
  • Alle Mitarbeitenden einer Gruppe (z. B. Festangestellte, Stundenlöhner*innen) müssen gleichbehandelt werden.
    Deshalb muss das Urlaubsentgelt für alle Arbeitnehmenden dieser Gruppe nach derselben Methode ermittelt werden.
  • Das Verfahren muss transparent sein.
    Arbeitnehmer*innen müssen nachvollziehen können, nach welcher Methode ihr Urlaubsentgelt bestimmt wurde. Bei der Wahl der Methode ist der*die Arbeitgeber*in frei, sie darf aber nicht "schlechter" sein als die 13-Wochen-Methode.

3 Methoden der Entgeltfindung

Am einfachsten ist der Umgang mit Urlaubsentgelt bei festangestellten Arbeitnehmer*innen mit festem Gehalt – sie bekommen ihren normalen Lohn einfach weiter bezahlt. Für Unternehmen, die mit stundenweise entlohntem Personal arbeiten, haben sich zwei andere Methoden zur Bestimmung des Urlaubsentgelts bewährt, eignen sich jeweils aber nicht zur Anwendung in jedem Betrieb.
Das Lohnausfallprinzip ist geeignet für Mitarbeitergruppen, deren Arbeitszeit planbar ist.
Das Referenzperiodenprinzip eignet sich besser für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten, kann allerdings schnell unübersichtlich werden.

Verdienst vorhersagen: Lohnausfallprinzip

Beim Lohnausfallprinzip lesen Arbeitgeber*innen am Dienstplan ab, wie viel die betreffenden Arbeitnehmer*innen im Urlaubszeitraum eigentlich hätten arbeiten sollen. Diese Zeiten werden dann als Urlaubsentgelt bezahlt. Bei dieser Methode kann für jeden Urlaubstag klar festgestellt werden, in welcher Höhe kompensiert werden muss.

Vorbild: Festanstellung

Das Lohnausfallprinzip orientiert sich offenkundig am Vorbild der Festanstellung, wo jederzeit klar ist, wie viel Arbeitnehmer*innen in einem bestimmten Zeitraum arbeiten und verdienen. Solche Beschäftigungsverhältnisse gibt es zwar auch im Gastro- und Hotelgewerbe (z. B. in Personalabteilungen), für die meisten Betriebe ist diese Methode jedoch nicht praktikabel. Die Schichtpläne für den Service müssten zum Beispiel schon lange im Voraus fertig vorliegen, um mit dieser Methode zu arbeiten.
Deshalb findet hier eher und öfter das Referenzperiodenprinzip Anwendung.

Aus der Vergangenheit lernen: Referenzperiodenprinzip

Nach dem Referenzperiodenprinzip bestimmen Arbeitgeber*innen das Urlaubsentgelt auf Grundlage eines Vergleichszeitraums (Referenzperiode). Diese Periode kann selbst gewählt werden (bestimmte Monate, Wochen, Tage, ein Jahr...), muss laut BUrlG aber mindestens 13 Wochen lang sein.
Die Informationen aus dieser festgelegten Referenzperiode werden dann für die Entgeltberechnung herangezogen. Darin inbegriffen sind der Verdienst sowie Zuschläge.
Neben der Referenzperiode an sich, muss außerdem der Anwendungsbereich bestimmt werden.
Die fortwährende Berechnung des Urlaubsentgelts wirkt vor allem für das Gastgewerbe mit seinen vielen Mitarbeitenden, die auf Stundenbasis bezahlt werden, erst einmal überwältigend. Einmal in gastromatic festgelegt, berechnet das System aber automatisch die entsprechenden Werte.

Referenzperioden in gastromatic

Damit gastromatic bei der automatischen Berechnung des Urlaubsentgelts helfen kann, wird im ersten Schritt eine passende Referenzperiode ermittelt und im zweiten Schritt der Lohn, der im betreffenden Zeitraum verdient wurde.

Lohn der Mühen: Urlaubsentgelt berechnet!

Mit der Ermittlung einer geeigneten Referenzperiode ist der Weg frei für die Ermittlung des Urlaubsentgelts. In gastromatic kann dies nach zwei unterschiedlichen Methoden geschehen: auf der einen Seite gibt es die klassische Methode, bei der der durchschnittliche Lohn pro Tag berechnet wird und auf der anderen Seite gibt es die Methode, bei der eine Vollanstellung simuliert wird. Erstere ist in der Handhabung natürlich etwas einfacher, wohingegen die zweite Methode eine raffinierte Berechnung erfordert.
Letzten Endes kommen beide Methoden auf das gleiche Ergebnis, was das Urlaubsentgelt entsprechend dem Urlaubsanspruch aus der Referenzperiode angeht.
Ist es dann nicht egal, welche Methode man wählt?
Es gibt einige Gründe für Arbeitgeber*innen, die für Methode 2, also die Simulation einer Vollzeitstelle, sprechen:
  • einfachere und klarere Berechnung aus Planer*innen-Sicht:
    • kein Raten mehr über die mögliche Anzahl von Tagen, die in einer Urlaubswoche gearbeitet worden wären (denn man geht von den 5 Tagen aus)
    • Krankheitstage können mit der gleichen Methode berechnet werden
  • wirtschaftlich sinnvoll
    • geringere Kosten für Urlaubs- und Krankheitstage
So oder so lohnt es sich, die Methoden einmal für den eigenen Betrieb und anhand reeller Beispiele durchzurechnen und die gegebenenfalls bis dato genutzte Methode zu überdenken.

Welche Sonderfälle gibt es?

Es kann beispielsweise sein, dass Mitarbeiter*innen frisch in ein Unternehmen eintreten und es noch keine Referenzperiode gibt. Außerdem kann es passieren, dass der Stundenlohn individueller Arbeitnehmer*innen innerhalb einer Referenzperiode durch Lohnerhöhung steigt und sich somit die Berechnungsgrundlage ändert. Als weiterer Sonderfall kommt auch eine Änderung des Arbeitsvolumens innerhalb des Referenzzeitraums in Betracht.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Der Personalkompass ist dafür da, dir mithilfe unserer Erfolgscoaches konkretes Wissen an die Hand zu geben und dir somit den optimalen Personaleinsatz zu ermöglichen. Wenn du das Thema Urlaub so spannend findest wie wir und gerne detailliertere Informationen zum rechtlichen Rahmen, der vertraglichen Ausgestaltung und der strategischen Urlaubsplanung hättest, melde dich bei uns! Im dritten Kapitel erwartet dich vertieftes Wissen zum Referenzperiodenprinzip – speziell in den Fällen von Lohn- oder Arbeitsvolumenänderung im Referenzzeitraum. Außerdem dröseln wir bei den einzelnen Methoden auf, welche Vor- und Nachteile sie haben und gehen näher auf die Sonderfälle ein. Zusätzlich führen wir die 3 Methoden der Entgeltfindung einzeln an, zeigen dir, wie die automatische Berechnung von gastromatic die dafür erforderlichen Schritte ermittelt und geben dir praktische Tipps an die Hand.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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