Themen

Pendlerpauschale vs. Fahrtkostenzuschuss

Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie steuerrechtliche Grundlagen

1.
Kurz und knapp
2.
Steuerrechtliche Grundlagen
3.
Vor- und Nachteile
4.
Berechnung der Pendlerpauschale
5.
Steuerliche Unterschiede
6.
Fazit

Kurz und knapp

Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss – beide Modelle bieten finanzielle Entlastung bei beruflich bedingten Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte, doch sie unterscheiden sich in ihrer Ausgestaltung und steuerlichen Behandlung erheblich.

Welches Modell eignet sich in welchen Fällen am besten? Worin liegen die Unterschiede zwischen Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss? Und vor allem: Welche Vorteile ergeben sich für Arbeitgebende & Arbeitnehmende?

Steuerrechtliche Grundlagen

Die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale genannt, ist eine steuerliche Regelung in Deutschland, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Selbstständigen die Möglichkeit bietet, die Kosten für den Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend zu machen.

Ab dem 1. Januar 2026 gilt: Für jeden Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte können 0,38 € pro Kilometer angesetzt werden – vom ersten Kilometer an. Die frühere Staffelung (0,30 € bis 20 km, 0,38 € ab 21 km) entfällt. Dabei ist es unerheblich, welches Verkehrsmittel genutzt wird – ob Auto, Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel. Es zählt immer die einfache Strecke, also nur der Hinweg.

Die Pauschale wird über die Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht und senkt das zu versteuernde Einkommen. Sie wirkt sich allerdings nur aus, wenn die gesamten Werbungskosten den jährlichen Pauschbetrag von derzeit 1.230 € übersteigen. Jährlich können in der Regel maximal 230 Arbeitstage angesetzt werden, vorausgesetzt, man pendelt täglich zur Arbeit.

Ist der Arbeitnehmende mit dem eigenen Auto unterwegs, kennt das Finanzamt bei der Entfernungspauschale keinen festen Höchstbetrag – die tatsächlich gefahrene einfache Strecke zählt. Anders sieht es aus, wenn für den Arbeitsweg öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden: Hier liegt die Höchstgrenze der absetzbaren Entfernungspauschale bei 4.500 Euro pro Jahr. Diese Begrenzung gilt unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage und kann nur überschritten werden, wenn nachgewiesen wird, dass höhere tatsächliche Kosten entstanden sind, z. B. durch Monats- oder Jahreskarten.

Für Tage im Homeoffice gilt die Pendlerpauschale nicht, hier kann stattdessen die spezielle Homeoffice-Pauschale genutzt werden. Ab 2026 kann jeder, der im Homeoffice arbeitet, eine Tagespauschale von 6 Euro pro Arbeitstag geltend machen, jedoch maximal 210 Tage im Jahr. Das entspricht einer Jahrespauschale von bis zu 1.260 Euro, die ebenfalls als Werbungskosten berücksichtigt wird.

Ein Fahrtkostenzuschuss hingegen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit der dieser sich an den Kosten beteiligt, die Arbeitnehmenden für ihren Arbeitsweg entstehen. Dieser Zuschuss kann entweder pauschal oder in Abhängigkeit von der tatsächlichen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gezahlt werden.

Dabei ist der Fahrtkostenzuschuss steuerlich begünstigt, wenn er zweckgebunden und explizit für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt wird. Ein solcher Zuschuss kann beispielsweise für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder den eigenen PKW geleistet werden.

Entscheidet sich der Arbeitgeber, den Fahrtkostenzuschuss pauschal zu versteuern, bleibt dieser für die Mitarbeitenden steuerfrei, solange der Zuschuss den Betrag der regulären Pendlerpauschale nicht übersteigt.

Wird er hingegen nicht pauschal versteuert, zählt er als steuerpflichtiges Einkommen. Besonders in Zeiten steigender Mobilitätskosten ist der Fahrtkostenzuschuss ein beliebtes Mittel, um Mitarbeitende finanziell zu entlasten und gleichzeitig die Attraktivität der Arbeitgebermarke zu steigern.

WICHTIG

In Abgrenzung zu Fahrtkosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, besteht auf einen Fahrtkostenzuschuss für den täglichen Arbeitsweg kein Anspruch. Die Zahlung ist komplett freiwillig und dadurch ein Instrument, das in der nächsten Gehaltsverhandlung – sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende – genutzt werden kann.

Vor- und Nachteile

Der Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale bieten jeweils unterschiedliche Vorteile und Nachteile, die sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende berücksichtigen sollten.

Der Fahrtkostenzuschuss überzeugt vor allem durch die direkte finanzielle Unterstützung, die Mitarbeitende sofort entlastet und ihre Motivation steigert. Da der Zuschuss bei Einhaltung gesetzlicher Vorgaben steuerfrei gewährt werden kann, ist er besonders attraktiv.

Arbeitgebende können den Zuschuss flexibel an verschiedene Arbeitsmodelle, wie Homeoffice oder Hybridarbeit, anpassen, was ihn zu einem modernen Instrument zur Mitarbeiterbindung macht.

Allerdings bleibt er eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, sodass nicht jeder Mitarbeitende davon profitieren kann. Zudem ist die Abwicklung für Arbeitgeber oft mit Verwaltungsaufwand verbunden, und der Zuschuss darf nicht höher sein als die Pendlerpauschale, um steuerliche Vorteile zu behalten.

Die Pendlerpauschale hingegen ist unabhängig vom Arbeitgeber und kann von allen Arbeitnehmenden in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Sie ist flexibel, da sie für verschiedene Verkehrsmittel genutzt werden kann, und bietet Pendlern eine spürbare Entlastung.

Allerdings wirkt sich die Pauschale erst mit der Einkommensteuererklärung aus, sodass sie keine unmittelbare finanzielle Unterstützung bietet. Zudem berücksichtigt sie nur die einfache Entfernung und deckt die tatsächlichen Fahrtkosten oft nicht vollständig ab. An Homeoffice-Tagen entfällt die Möglichkeit, die Pendlerpauschale anzusetzen.

Fahrtkostenzuschuss für Minijobber oder Azubis

Auch Minijobbern kann man mit einem Fahrtkostenzuschuss das Gehaltspaket etwas attraktiver gestalten. Denn dieser gehört, wie auch Kinderbetreuungskosten, zu den Vergünstigungen, die steuer- und abgabenfrei sind. Eine Kombination über die Grenze von 603 € ist also vollkommen legitim.

Berechnung der Pendlerpauschale

Hier ein einfaches Rechenbeispiel, um die Berechnung der Pendlerpauschale zu veranschaulichen:

Ausgangssituation

Wohnung: 30 Kilometer von der Arbeit entfernt (einfache Strecke)
Arbeitstage pro Jahr: 220 Tage
Pendlerpauschale:
- Ab dem 1. Kilometer: 38 Cent pro Kilometer

Berechnung 30 km × 0,38 € × 220 Tage = 2.508 €

Ergebnis

Der Arbeitnehmer kann 2.508 € als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dieser Betrag reduziert das zu versteuernde Einkommen. Die tatsächliche Steuerentlastung hängt vom persönlichen Steuersatz ab. Zum Beispiel bei einem Steuersatz von 30 %: 2.508 € × 0,30 € = 752,40 €. Die Steuerlast reduziert sich also um 752,40 €.

Steuerliche Unterschiede

Der Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale unterscheiden sich grundlegend in ihrer steuerlichen Behandlung, was sie für unterschiedliche Situationen attraktiv macht.

Der Fahrtkostenzuschuss kann für Arbeitnehmende steuerfrei sein, wenn der Arbeitgeber die Kosten pauschal mit 15 % versteuert und die Höhe des Zuschusses die Pendlerpauschale von maximal 4.500 € pro Jahr nicht übersteigt.

Diese Pauschalversteuerung sorgt dafür, dass der Zuschuss nicht als steuerpflichtiges Einkommen angerechnet wird, wodurch die Mitarbeitenden direkt und ohne Abzüge profitieren. Die finanzielle Entlastung erfolgt somit sofort, da der Zuschuss monatlich mit dem Gehalt ausgezahlt wird.

Allerdings ist die Steuerfreiheit auf die Höhe der Pendlerpauschale begrenzt und der übersteigende Betrag wird steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zudem übernimmt der Arbeitgeber die steuerliche Abwicklung, was für ihn einen gewissen Verwaltungsaufwand bedeutet, aber den Mitarbeitenden zusätzlichen Aufwand erspart.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Die Pendlerpauschale hingegen wird als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht und mindert das zu versteuernde Einkommen. Im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss wirkt die Pendlerpauschale indirekt, da ihre Entlastung vom persönlichen Steuersatz abhängt.

Je höher der Steuersatz, desto größer die finanzielle Wirkung. Die Entlastung erfolgt jedoch erst zeitverzögert mit der Steuererstattung nach Abgabe der Einkommensteuererklärung und bietet keine sofortige finanzielle Unterstützung. Außerdem ist sie nicht steuerfrei, sondern mindert lediglich die Steuerlast durch die Reduzierung des zu versteuernden Einkommens.

Fazit

Die Pendlerpauschale und der Fahrtkostenzuschuss bieten unterschiedliche Ansätze, um die Kosten für den Arbeitsweg zu entlasten. Beide haben spezifische Vorteile, die je nach Situation von Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden genutzt werden können.

Die Pendlerpauschale ist eine gesetzliche Regelung, die in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht wird. Sie bietet Flexibilität bei der Wahl des Verkehrsmittels und ist unabhängig vom Arbeitgeber. Allerdings entfaltet sie ihre Wirkung erst nachträglich über die Steuererstattung und berücksichtigt nur die einfache Strecke.

Der Fahrtkostenzuschuss hingegen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und kann sofort und steuerfrei gewährt werden, sofern er den Maximalbetrag der Pendlerpauschale nicht übersteigt. Dies macht ihn zu einem effektiven Mittel zur Mitarbeiterbindung, insbesondere bei Fachkräftemangel.

Er bietet zudem Flexibilität für unterschiedliche Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Hybridarbeit. Allerdings erfordert er eine aktive Entscheidung und Abwicklung durch den Arbeitgeber und ist steuerlich auf die Pendlerpauschale begrenzt.

FAQ

Wie hoch ist die Pendlerpauschale?

Ab dem 1. Januar 2026 gilt: Für jeden Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte können vom ersten Kilometer an 0,38 € pro Kilometer angesetzt werden.

Ist der Fahrkostenzuschuss das Gleiche wie die Pendlerpauschale?

Nein. Der Fahrkostenzuschuss ist ein freiwilliger Arbeitgeberzuschuss, während die Pendlerpauschale eine steuerliche Entlastung für Fahrtkosten ist.

Kann man Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss kombinieren?

Ja, denn auch wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss leistet, können Arbeitnehmende die Pendlerpauschale in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!

Bye-bye Papierchaos

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.