Steuerfreie Mitarbeiterrabatte in Gastronomie und Hotellerie

Wir beschreiben, wie Mitarbeiterrabatte in den Branchen Gastronomie und Hotellerie sinnvoll eingesetzt werden können und betrachten die Umsetzung anhand von Beispielen.

Zeigt der Arbeitgeber sich spendabel, zum Beispiel durch Sachzuwendungen ggü. seinen Mitarbeitern, hält in aller Regel auch der Fiskus die Hand auf. Bei ungünstiger Konstellation kann ein gut gemeinter Bonus mitunter sogar dafür verantwortlich sein, dass dem Arbeitnehmer am Ende sogar weniger als vorher bleibt. Umso wichtiger ist es, sich die Ausnahmeregelungen genauer anzuschauen und diese nach Möglichkeit auch anzuwenden.

In unserem letzten Beitrag ging es um steuerfreie Mitarbeitergeschenke. Wir haben herausgearbeitet, dass man Mitarbeitern ohne zusätzliche Lohnnebenkosten regelmäßig eine Freude machen kann, um die Arbeitsmotivation positiv zu beeinflussen und Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen.

Die Rabattregelung ist auf Grundlage von § 8 Abs. 3 EStG. möglich. Dieser Abschnitt erlaubt Mitarbeitern eine Sonderregelung beim Bezug von Waren und Dienstleistungen, die der eigene Arbeitgeber anbietet. Die Regelung sieht einen Rabattfreibetrag von 1080 EUR pro Jahr vor. Aber was genau heißt das?!

Der Rabattfreibetrag ist die Grenze, bis zu welcher der geldwerte Vorteil, der durch Rabatte entstanden ist, vollständig steuer- und beitragsfrei bleibt. Bemessungsgrundlage für die Höhe der Sachbezüge bildet der um vier Prozent geminderte Preis (inkl. USt.), zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung an Endverbraucher abgibt. Die Differenz aus diesem verminderten Endpreis und dem vom Arbeitnehmer tatsächlich entrichteten Preis ergibt den Preisvorteil. Solange dieser unter 1080 EUR pro Jahr liegt, müssen weder vom Arbeitnehmer noch vom Arbeitgeber Steuern oder Sozialabgaben geleistet werden. Beim Gewähren von Personalrabatten ist zu beachten, dass die Ware oder Dienstleistung um die es geht nicht extra für Arbeitnehmer hergestellt oder beschafft werden darf, sondern auch fremden Dritten üblicherweise angeboten wird. Angewandt auf Gastronomiebetriebe bedeutet dies, dass der Rabattfreibetrag zum Tragen kommt, wenn Mitarbeiter Gerichte verzehren, die üblicherweise auf der Speisekarte stehen. Extra zusammengestellte Mitarbeitermenüs sind deshalb nicht abgedeckt. Zur Verdeutlichung betrachten wir im Folgenden je ein Beispiel aus der Gastronomie und Hotellerie.

Ein Arbeitnehmer mit einer Fünftagewoche nimmt arbeitstäglich in der Gaststätte des Arbeitgebers eine Mahlzeit im Wert von 6,50 EUR (Brutto) ein. Die Kalkulation zum Beispiel zeigt, dass der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von insgesamt 1372,80 EUR erhält, aufgrund des Freibetrages, aber nur 292,80 EUR nachversteuern muss. Dieser Betrag kann entweder mit dem individuellen Steuersatz oder pauschal mit 25% besteuert werden.

Berechnung des steuerpflichtigen Betrags bei täglichen Mittagessen

In Hotelbetrieben ist es möglich besondere Mitarbeiterrabatte beim Buchen von Hotelzimmern zu gewähren. Im Beispiel bucht ein Mitarbeiter 10 Übernachtungen á 160 EUR (Brutto). Der Arbeitgeber gewährt einen Rabatt von 50%. Die Rechnung verdeutlicht, dass der geldwerte Vorteil nach Abzug des Freibetrags einen negativen Wert aufweist und der Mitarbeiter somit nichts zu versteuern hat.

Bei allen gewährten Sachbezügen für Mitarbeiter schaut der Fiskus ganz genau hin. Deshalb bringt der Rabattfreibetrag neben Vorteilen auch etwas Aufwand mit sich. Egal ob Mahlzeit oder Hotelzimmer, der entstandene geldwerte Vorteil muss vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufgezeichnet werden. Dabei muss Abgabetag, Abgabeort und der um den Rabatt geminderte Betrag festgehalten werden. Im Falle des Mitarbeiteressens kann Tag und Ort auch über den Dienstplan oder die Zeiterfassung nachgewiesen werden. Eine mangelnde Dokumentation kann zur Folge haben, dass das Finanzamt Lohnsteuerhaftungsbescheide erlässt und pauschale Lohnsteuer vom Arbeitgeber nachgefordert.

In unserem Artikel zur Größten Kantine der Welt hatten wir die alternative Besteuerungsart mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,10 EUR und der Ausgabe von (digitalen) Essensmarken vorgestellt. Um zu beurteilen, welche Methode die günstigere für den Mitarbeiter ist, ist es wichtig sich die jeweiligen Einzelfälle genau anzuschauen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass beim Rabattfreibetrag der übliche Endverbraucherpreis angesetzt wird und so bei täglichen Mahlzeiten die Grenze von 1080 EUR pro Jahr u.U. schnell erreicht ist. Deshalb sollte man bei Mitarbeitern, die wirklich täglich eine Mahlzeit im Betrieb einnehmen, lieber mit (digitalen) Essensmarken, z.B. mit Lunchit, arbeiten da dem Mitarbeiter auf diese Weise bis zu 1344 EUR pro Jahr steuerfrei zugehen können. Will mann seinen Mitarbeitern hingegen hin und wieder zum Essen im eigenen Betrieb einladen oder einen Kurzurlaub im eigenen Hotel ermöglichen, eignet sich der Einsatz von Mitarbeiterrabatten. Natürlich lassen sich auch beide Varianten kombinieren. So kann man z.B. die mittägliche Mahlzeit durch Essensmarken subventionieren und Personalrabatte auf das Abendessen gewähren.