Viele wollen heute ihren Dienstplan und den Urlaubsantrag einfach über das Handy machen. Wenn das unkompliziert läuft, ist man als Arbeitgeber attraktiver und das Team hat weniger Stress im Alltag.Julia Beck, Leiterin für Buchhaltung und Personalwesen
GOP Entertainment Group
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erleichtert Abstimmung über
800 Mitarbeitende
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erleichtert Abstimmung über
800 Mitarbeitende
Unter dem Dach der GOP Entertainment Group vereint die Unternehmensgruppe die GOP Varieté-Theater in Hannover, Essen, Bad Oeynhausen, Münster, München, Bremen und Bonn – jeweils mit angegliederter Gastronomie. Dazu kommen die Künstleragentur GOP showconcept sowie weitere Erlebnisformate wie der ADIAMO Dance Club (Bad Oeynhausen) und die ADIAMO Eventlocation (Bremen).
Für diese Erfolgsstory werfen wir einen Blick auf den Standort GOP Varieté-Theater Bremen. Hier treffen Entertainment und Gastronomie jeden Abend punktgenau aufeinander. Hinter diesem Erlebnis steckt viel Taktung: Viele Abteilungen, viele Schichten, wechselnde Programme und entsprechend hoher Abstimmungsbedarf.
Für diese Erfolgsstory sprechen wir mit Julia Beck, Leiterin für Buchhaltung und Personalwesen. Sie ist am Standort Bremen nicht nur für die Buchhaltung und für Lohn- und Personalthemen verantwortlich, sondern ist auch standortübergreifend Ansprechpartnerin für die Plattform gastromatic.
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Die Herausforderung
Excel-Pläne, E-Mails und manuelle Nacharbeit
Vor der Umstellung war die Ausgangslage klar: Dienstplanung und Abstimmungen liefen in Excel und über viele einzelne E-Mails. Wunschfrei-Abfragen, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie freie Schichten mussten anschließend manuell in den Excel-Plan eingearbeitet werden.
Das kostete die Planungsverantwortlichen viel Zeit, weil Informationen immer wieder eingesammelt, übertragen und nachgepflegt werden mussten. Gleichzeitig stieg der Koordinationsaufwand: Rückfragen und Abstimmungen nahmen standortübergreifend zu. Und weil es keinen verlässlichen „Single Source of Truth“ gab, war es schwierig sicherzustellen, dass wirklich alle Beteiligten jederzeit denselben, aktuellen Stand einsehen.
In einer Organisation mit 10 Betrieben und vielen Rollen in der Planung (unter anderem Küchen- und Serviceleitungen, Technikleitungen, Kartenvorverkaufsleitungen) und rund 800 Mitarbeitenden bedeutet das: viele Übergaben, viele Rückfragen, viele potenzielle Missverständnisse.
Die Lösung
Dienstplanung, Abwesenheiten und Kommunikation aus einem System
Ausschlaggebend war für die GOP Entertainment Group der Wunsch nach einem zentralen System, das die Planung standortübergreifend verlässlich unterstützt und Prozesse wirklich schlanker macht.
Statt Informationen aus Excel-Dateien und Postfächern zusammenzusuchen, läuft heute alles an einem Ort zusammen:
- Dienstplan zentral & aktuell: Teams sehen denselben Stand, Änderungen sind sofort sichtbar ohne neue Datei, ohne neuen Ausdruck
- Wunschfrei & Urlaub zentral: Mitarbeitende reichen Wunschfrei und Urlaub strukturiert ein, Abwesenheiten werden direkt in der Planung berücksichtigt
- Freie Schichten transparenter: Offene Schichten können gezielter kommuniziert werden, ohne dass Nachrichten in E-Mail-Threads untergehen
- Dokumentenmanagement als Entlastung: Laut Julia Beck hilft das Dokumentenmanagement im Arbeitsalltag enorm, weil Informationen schneller auffindbar und besser geordnet sind
So entsteht ein gemeinsamer Stand über alle Betriebe hinweg: weniger Abstimmungsaufwand, weniger Rückfragen und deutlich mehr Planbarkeit für die Teams.
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Das Ergebnis
Die Umstellung hat im Alltag vor allem für Klarheit gesorgt: weniger Streuverluste, weniger Rückfragen, weniger doppeltes Nachpflegen.
- Mehr Übersicht: Dienstplan, Wunschfrei und Urlaub sind zentral gebündelt
- Bessere Zusammenarbeit: Die Abstimmung im Team läuft leichter, weil alle mit demselben Stand arbeiten
- Höhere Attraktivität als Arbeitgeber: Digitalisierung unterstützt die GOP Entertainment Group dabei, Mitarbeitende zu binden und zu gewinnen
Die Abstimmung im Team läuft leichter. Dienstpläne sind besser planbar und alle sehen denselben Stand. Dadurch gibt es weniger Chaos.Julia Beck, Leiterin für Buchhaltung und Personalwesen
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