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urlaubsanspruch berechnen
8 min.

Urlaubsanspruch berechnen mit dem kostenlosen Urlaubsrechner

Gesetzlicher Urlaubsanspruch, unterjähriger Beschäftigungsbeginn, Probezeit, vorzeitiges Ausscheiden aus dem Betrieb, Krankheit: unser Urlaubsrechner deckt alle wichtigen Faktoren ab
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Urlaubsberechnung mit unserer kostenlosen Urlaubsrechner-Vorlage
  • 3.
    Digitale Urlaubsplanung mit gastromatic
  • 4.
    Grundlagen zum gesetzlichen Urlaubsanspruch
  • 5.
    Urlaubsanspruch während der Probezeit
  • 6.
    Urlaubsanspruch bei unterjährigem Beschäftigungsbeginn
  • 7.
    Urlaubsvergütung bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
  • 8.
    Urlaubsanspruch bei Krankheit
  • 9.
    Urlaubsanspruch während Elternzeit
  • 10.
    Urlaubsanspruch bei Teilzeit oder Minijob
  • 11.
    Urlaubstage ins Folgejahr mitnehmen
  • 12.
    Urlaubssperre aufgrund betrieblicher Gründe
  • 13.
    Fazit

Kurz und knapp

Die Berechnung des Urlaubsanspruchs kann oft kompliziert sein, da verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören unter anderem Teilzeitbeschäftigung, unterjähriger Beschäftigungsbeginn, Probezeiten, vorzeitiges Ausscheiden aus dem Betrieb und Krankheitszeiten.
Diese variablen Umstände machen die genaue Berechnung des Urlaubsanspruchs für Arbeitgebende zu einer anspruchsvollen Aufgabe. Zudem müssen gesetzliche Bestimmungen und tarifliche Vereinbarungen beachtet werden, was die Berechnung weiter kompliziert.
Um Fehler zu vermeiden und eine gerechte Verteilung des Urlaubs zu gewährleisten, haben wir dir in diesem Blogartikel deshalb nicht nur die gesetzlichen Basics zum Thema Urlaubsanspruch zusammengestellt, sondern packen gleich auch noch eine kostenlose Urlaubsrechner-Vorlage obendrauf.
Egal ob unterjähriger Beschäftigungsbeginn, Probezeit, vorzeitiges Ausscheiden aus dem Betrieb oder Krankheit - unser Urlaubsrechner deckt die wichtigsten Faktoren ab.

Urlaubsberechnung mit unserer kostenlosen Urlaubsrechner-Vorlage

Urlaubsanspruch excel vorlage
Der gastromatic Urlaubsanspruch-Rechner bietet dir eine einfache Möglichkeit, den anteiligen Urlaubsanspruch deiner Mitarbeitenden zu berechnen, basierend auf Eintrittsdatum, Beschäftigungsart (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Auszubildende*r, Minijob), Gesamturlaubsanspruch und Anzahl der Arbeitstage pro Woche (z. B. 4-Tage-Woche, 5-Tage-Woche oder 6-Tage-Woche).
Fülle das Formular aus, um die Vorlage herunterzuladen:
Hinweis: Die Formeln, die dem Urlaubsrechner zu Grunde liegen, berücksichtigen die gesetzlichen Rahmenbedingungen laut BUrlG, jedoch keine individuellen Vereinbarungen.

Digitale Urlaubsplanung mit gastromatic

Du hast keine Lust mehr auf analoge Urlaubsberechnung und Urlaubsplanung mit Excel? Mit dem Online-Urlaubsplaner von gastromatic musst du nicht mehr länger unzählige Listen führen, sondern hast alles in einer einzigen Software, die dir viel Zeit und Aufwand spart.
Zunächst einmal kannst du mit dem Urlaubsplaner von gastromatic den Urlaubsanspruch ganz einfach digital berechnen. Dadurch hast du immer den Überblick über die Urlaubsansprüche deine Mitarbeitenden, egal seit wann oder wie oft diese pro Woche bei dir arbeiten.
Via Smartphone-App können deine Mitarbeitenden dann selbstständig Wunschzeiten für ihre Urlaube eintragen und direkt ihre Abwesenheitsanträge einreichen.
Sobald der Antrag von dir oder dem*der Planer*in bearbeitet wurde, werden deine Beschäftigten ebenfalls via App benachrichtigt. So bindest du dein Team mit ein und erhöhst die Mitarbeiterzufriedenheit.
Gibt es eine wichtige Veranstaltung oder geht das Saisongeschäft durch die Decke, können ganz einfach Urlaubssperren eingerichtet werden. Deine Mitarbeitenden werden dann bereits beim Erstellen des Antrags über die Sperre und den Grund dafür informiert.
Ob ein Teammitglied bereits für eine Schicht vorgesehen ist oder seine Vertretung im gleichen Zeitraum Urlaub genommen hat, siehst du dann direkt beim Bearbeiten des Antrags. Unsere Konfliktanzeige lässt damit Planungsfehler gar nicht erst entstehen.
Im Urlaubskalender kannst du dann alle Urlaube deiner Mitarbeitenden auf einen Blick einsehen. Diese werden ebenfalls direkt in die Dienstplanung übertragen, damit du sofort siehst, wann du wen einplanen kannst und wer im jeweiligen Zeitraum nicht verfügbar ist.
Lass dir von unserem Team zeigen, wie auch du Urlaube und Abwesenheiten ganz einfach online mit gastromatic planst:

Grundlagen zum gesetzlichen Urlaubsanspruch

Gemäß Bundesurlaubsgesetz1 haben Beschäftigte in Deutschland einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 24 Werktagen pro Jahr, wenn man von einer 6-Tage-Woche ausgeht. Als Werktage gelten alle Kalendertage mit Ausnahme von Sonn- und Feiertagen, also grundsätzlich Arbeitstage von Montag bis Samstag.

WICHTIG

Der Urlaubsanspruch in Höhe von 24 Urlaubstagen entsteht nur, wenn an allen Tagen außer Sonntagen und Feiertagen gearbeitet wird.

Bei einer 5-Tage-Woche errechnet sich der Urlaubsanspruch dementsprechend anteilig und beträgt dann 20 Werktage pro Jahr. Bei einer 4-Tage-Woche sind es dann 16 Tage usw.
urlaubsanspruch tabelle
Insgesamt haben also alle Beschäftigten, unabhängig davon an wie vielen Tagen pro Woche sie arbeiten, Anspruch auf 4 Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr.
Dieser Urlaub dient dazu, dass deine Mitarbeitenden ihre Arbeitskraft regenerieren und langfristig gesund und leistungsfähig bleiben können. Du als Arbeitgeber*in bist verpflichtet, den gesetzlichen Mindesturlaub zu gewähren und kannst nicht einseitig darauf verzichten.
In manchen Branchen oder Unternehmen können die Urlaubstage auch über die gesetzliche Mindestzahl hinausgehen, was oft in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt ist.
Den vollen Anspruch auf Urlaubstage erwirbt ein*e Arbeitnehmer*in laut § 4 BUrlG2 allerdings erst nach 6-monatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses. Das bedeutet auch, dass er*sie den vollen Jahresurlaub nicht vor Ablauf des 6. Monats nehmen kann, sondern nur Anspruch auf Teilurlaub hat.

Urlaubsanspruch während der Probezeit

Während der Probezeit haben Arbeitnehmende grundsätzlich auch Anspruch auf Urlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz. Der Urlaubsanspruch richtet sich in diesen Fällen anteilig nach der Anzahl der Beschäftigungsmonate, die der*die Mitarbeiter*in bereits im Unternehmen gearbeitet hat.
Rechenbeispiel: Gehen wir also bspw. von einem*einer Arbeitnehmer*in aus, der*die 5 Tage pro Arbeitswoche arbeitet und gerade frisch eingestellt wurde, dann sieht sein*ihr Urlaubsanspruch über die Monate wie folgt aus:
urlaubsanspruch tabelle
Wenn der Urlaubsanspruch mindestens einen halben Tag beträgt, wird dieser auf einen ganzen Tag aufgerundet. Wie aus der obenstehenden Tabelle ersichtlich ist, könnten Arbeitnehmende, die 5 Tage pro Woche arbeiten, nach 4 vollen Monaten Arbeit bereits 7 Tage Urlaub nehmen.
Wenn das Arbeitsverhältnis nicht am ersten Tag eines Monats beginnt, entsteht auch der Urlaubsanspruch nicht am ersten Tag des nächsten Monats, sondern erst nachdem ein voller Monat gearbeitet wurde.
Nach Ablauf der Probezeit wiederum hat er*sie dann Anspruch auf die gesamten verbleibenden Urlaubstage.

WICHTIG

In Tarifverträgen oder im Arbeitsvertrag können hiervon abweichende Regelungen zur Urlaubsgewährung in der Probezeit festgelegt sein.

Urlaubsanspruch bei unterjährigem Beschäftigungsbeginn

Tritt ein*e Arbeitnehmer*in unterjährig in ein Arbeitsverhältnis ein, hat der*die Arbeitnehmer*in keinen Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub, sondern nur anteilig.
Die genaue Berechnung des Urlaubsanspruchs bei unterjährigem Eintritt hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem genauen Eintrittsdatum, der Anzahl der Arbeitstage im Jahr sowie dem vereinbarten Urlaubsanspruch.
Grundsätzlich wird der Urlaubsanspruch bei unterjährigem Eintritt zeitanteilig berechnet. Das bedeutet, dass der Anspruch auf Urlaubstage entsprechend der Anzahl der geleisteten Arbeitstage im Jahr angepasst wird.
Wenn z. B. ein*e Arbeitnehmer*in am 1. Juli eines Jahres startet und der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch 24 Werktage beträgt, stünde ihm*ihr für das verbleibende halbe Jahr ein Urlaubsanspruch von 12 Werktagen zu.
Hat der*die Arbeitnehmer*in bereits beim vorherigen Anstellungsverhältnis schon den gesamten Jahresurlaub genommen, gibt es bei dem*der neuen Arbeitgeber*in keinen bestehenden Urlaubsanspruch mehr.
Doch wie erfährt der*die neue Arbeitgeber*in davon? Der*die frühere Arbeitgeber*in ist laut § 6 Abs. 2 BUrlG3 verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem*der Arbeitnehmer*in eine Bescheinigung über den bereits gewährten und abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.

Urlaubsvergütung bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis

Gemäß Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmende Anspruch auf Urlaubsabgeltung, wenn sie ihre noch nicht genommenen Urlaubstage wegen des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis nicht mehr in Anspruch nehmen können.
Die Vergütung für die nicht genommenen Urlaubstage richtet sich dabei nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst des Arbeitnehmers. In der Regel wird der Urlaubsanspruch in Arbeitstagen umgerechnet und mit dem durchschnittlichen Tagesverdienst multipliziert.
Keine Lust auf komplizierte Rechnerei? Kein Problem! Den durchschnittlichen Arbeitsverdienst kannst du ganz einfach digital mit gastromatic berechnen:

Urlaubsanspruch bei Krankheit

Besondere Regelungen zum Urlaubsanspruch gelten, wenn aufgrund von eintretender Krankheit der Urlaub nicht genommen werden konnte. Sollte ein*e Mitarbeiter*in über lange Zeit krank sein und keine Möglichkeit haben den Urlaub aufzubrauchen, so stehen die Urlaubstage auch im nächsten Kalenderjahr zu.
Erst 15 Monate nach dem Urlaubsjahr verfällt der Urlaubsanspruch. Bleibt am Ende des Jahres aufgrund von betrieblichen oder anderen persönlichen Gründen noch ein Rest auf dem Urlaubstagekonto, so kann dieser in Absprache mit dem*der Arbeitgeber*in ins neue Kalenderjahr übertragen werden. Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr muss allerdings bis zum 31. März aufgebraucht sein, andernfalls verfällt er.

Urlaubsanspruch während Elternzeit

Während einer Elternzeit besteht grundsätzlich weiterhin ein gesetzlicher Urlaubsanspruch für Arbeitnehmende. Der Urlaubsanspruch während der Elternzeit wird jedoch anteilig und entsprechend der reduzierten Arbeitszeit oder Freistellung für die Elternzeit berechnet.
Das bedeutet, dass der Urlaubsanspruch in dem Zeitraum, in dem Elternzeit genommen wird, entsprechend gekürzt wird. Arbeitnehmende haben daher während der Elternzeit Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub, der nach der Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit oder Minijob

Der Urlaubsanspruch von Teilzeitbeschäftigten oder Minijobber*innen richtet sich nach den gleichen rechtlichen Grundlagen wie der von Vollzeitbeschäftigten und wird entsprechend anteilig berechnet.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch wird in diesen beiden Fällen auf Basis der wöchentlichen Arbeitsstunden im Verhältnis zur wöchentlichen Arbeitszeit von Vollzeitbeschäftigten berechnet.

WICHTIG

Auch wenn Minijobber*innen nur geringfügig entlohnt werden und in der Regel wenige Stunden arbeiten, sind sie als Arbeitnehmende nach § 2 BUrlG definiert und haben somit Anspruch auf Urlaub.

Urlaubstage ins Folgejahr mitnehmen

Arbeitnehmende haben laut § 7 Abs. 3 BUrlG4 grundsätzlich das Recht, einen Teil ihres Urlaubs aus dem laufenden Kalenderjahr ins Folgejahr mitzunehmen, wenn sie den Urlaub aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht vollständig nehmen konnten. Dies wird als "Übertragung von Urlaubsansprüchen" bezeichnet.

Urlaubssperre aufgrund betrieblicher Gründe

Arbeitgebende können für eine festgelegte Zeitperiode eine Urlaubssperre festlegen, in der den Mitarbeitern vorübergehend nicht gestattet wird, Urlaub zu nehmen. Dies kann aus verschiedenen betrieblichen Gründen angeordnet werden und soll sicherstellen, dass in Zeiten hoher Arbeitsbelastung, wichtiger Projekte oder anderer unternehmerischer Notwendigkeiten ausreichend Personal verfügbar ist.
Mögliche betriebliche Gründe sind:
  1. Dringende Projekte oder Auftragslagen: Eine plötzlich hohe Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen, die die Kapazitäten des Betriebs auslasten.
  2. Personalknappheit: Fehlendes Personal durch Krankheitswellen oder Kündigungen, was die Anwesenheit verbleibender Mitarbeitender erforderlich macht.
  3. Spezifische Fachkenntnisse: Einzelne Mitarbeitende besitzen unverzichtbare Spezialkenntnisse, die für den Betriebsablauf oder für wichtige Projekte benötigt werden.
  4. Saisonale Spitzen: In manchen Branchen gibt es Hochphasen, wie die Weihnachtszeit im Einzelhandel oder das Sommergeschäft in der Gastronomie, in denen der Betrieb auf alle Mitarbeitende angewiesen ist.
  5. Betriebsabläufe: Notwendige Wartungsarbeiten, Inventuren oder Umstrukturierungen, die eine temporäre Anpassung des Personaleinsatzes verlangen.
  6. Interne Regelungen: Bestimmte betriebliche Vorschriften oder Sicherheitsstandards, die eine ständige Besetzung bestimmter Positionen vorschreiben.
Diese Gründe müssen ein gewisses Maß an Dringlichkeit und Notwendigkeit aufweisen, um gegenüber den Rechten und Bedürfnissen der Arbeitnehmenden abgewogen zu werden.
Doch wie erfahren deine Mitarbeitenden von den Urlaubssperren? Muss ich das jetzt allen Angestellten mündlich oder per WhatsApp mitteilen oder einen Aushang auf Papier machen? Natürlich nicht!
In gastromatic kannst du Urlaubssperren ganz einfach im System hinterlegen, sodass deine Mitarbeitenden direkt informiert werden, wenn sie einen Abwesenheitsantrag für den betreffenden Zeitraum stellen wollen.

Fazit

Der kostenlose Urlaubsrechner von gastromatic hilft dir dabei, den Urlaubsanspruch deines Teams schnell und einfach zu berechnen. Egal ob Teilzeit, neuer Job mitten im Jahr oder Probezeit – unsere kostenlose Vorlage berücksichtigt alle wichtigen Faktoren.
Wenn du aber keine Lust auf noch eine weitere Excel-Liste hast, dann ist unser digitaler Urlaubsplaner genau das Richtige für dich. Denn statt dich mit Papierkram oder komplizierten Excel-Tabellen herumzuschlagen, verwaltest du mit dem Urlaubsplaner von gastromatic eure gesamte Urlaubsplanung zeitsparend und übersichtlich.
Und das Beste: Dein Team kann sogar via App selbst in die Planung einsteigen und du behältst immer den vollen Überblick.

Verweise

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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