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Probearbeiten Gastronomie: Insights für Arbeitgebende

Was du beachten solltest, wenn du potenzielle neue Mitarbeitende zum Probearbeiten einlädst
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Arbeitsrecht: Einfühlungsverhältnis vs. Probearbeit
  • 3.
    Was beim Probearbeiten gilt
  • 4.
    Rechtliche Rahmenbedingungen
  • 5.
    Stillschweigendes Arbeitsverhältnis
  • 6.
    Besonderheiten bei arbeitslosen Bewerber*innen
  • 7.
    Unterschied zwischen Probearbeit und Probezeit
  • 8.
    Fazit

Kurz und knapp

Gerade in der Gastronomie und Hotellerie ringen Unternehmen immer mehr um die wenigen, qualifizierten und passionierten Kandidat*innen. Ist dann ein*e Bewerber*in gefunden, stellt sich die Frage, ob diese*r tatsächlich ins Team passt und die Arbeit zu deiner Zufriedenheit erfüllt.
Damit du als Arbeitgeber*in ein besseres Gefühl für deine Interessent*innen im Bewerbungsverfahren bekommst, ist neben dem klassischen Kennenlerngespräch auch ein Probearbeiten möglich.
Dabei kannst du durchaus mehrere favorisierte Bewerber*innen einladen, um die Kandidat*innen in unterschiedlichen Situationen zu erleben. Sei es bei der Lösung konkreter Aufgaben oder im Umgang mit anderen Teammitgliedern.
Hierdurch erhältst du nicht nur ein Gespür für die fachlichen Kompetenzen des*der Interessent*in, sondern kannst auch besser einschätzen, ob diese ins Team passen.
Daneben gibt es auch noch das sogenannte Einfühlungsverhältnis – dieses darf aber nicht mit der Probearbeit verwechselt werden. Wie unterscheidet sich das Einfühlungsverhältnis vom Probearbeiten und welche Stolpersteine gilt es zu beachten? Das erfährst du in diesem Artikel.

Nachfolgend die 3 größten Vorteile des Probearbeitens auf einen Blick:

  • Du und deine Bewerber*innen bekommen die Möglichkeit einander kennenzulernen, Potenziale zu erkennen und die Eignung für die Ausübung des Berufes zu testen.
  • Du hast nur wenig bürokratischen Aufwand.
  • Die Probearbeit zeigt den Kolleginnen im Team, dass sie sich in den Auswahlprozess involviert fühlen. Sie können ihre Meinung zumzur zukünftigen Kandidat*in äußern und merken im Umgang, ob es passt – oder auch eben nicht.

Die Probearbeit kann somit eine Win-Win-Situation für beide Seiten darstellen.

Arbeitsrecht: Einfühlungsverhältnis vs. Probearbeit

Das Einfühlungsverhältnis und die Probearbeit sind 2 verschiedene Modelle im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitenden und werden leicht verwechselt.
Im Folgenden erfährst du, worin die Unterschiede bestehen und was du beachten solltest:

Einfühlungsverhältnis (auch als Probearbeitstag, Schnuppertag oder Praktikum bezeichnet)

  • Ein Einfühlungsverhältnis bezieht sich auf eine sehr kurze, zeitlich begrenzte und freiwillige Arbeitsperiode, in der ein*e potenzielle*r Mitarbeiter*in die Möglichkeit hat, die Arbeitsumgebung, die Tätigkeiten und das Team kennenzulernen, ohne dafür entlohnt zu werden.
  • Während des Einfühlungsverhältnisses arbeiten die Bewerber*innen in der Regel für wenige Stunden oder 1 Tag im Unternehmen, um einen Eindruck von der Arbeitskultur, den Aufgaben und den Anforderungen des Jobs zu gewinnen. Dabei ist die Person nicht weisungsbefugt, kann kommen und gehen wie sie mag und geht allen Tätigkeiten freiwillig nach.
  • Bedient ein*e Interessent*in z. B. freiwillig einen Gast und wirtschaftet im Sinne deines Unternehmens, ist dies rechtlich unkritisch. Komplett selbstständig muss der*die Kandidat*in die Aufgaben allerdings nicht erledigen.
  • Das Einfühlungsverhältnis ermöglicht es sowohl dir als auch den Bewerber*innen zu prüfen, ob ihr auch in der Praxis zusammen passt.

Probearbeit

  • Die Probearbeit bezieht sich auf eine längere Arbeitsperiode, in der Bewerber*innen aktiv in die täglichen Arbeitsabläufe im Betrieb eingebunden sind.
  • Ein (befristeter) Arbeitsvertrag ist hier Grundvoraussetzung.
  • Anders als beim Einfühlungsverhältnis kann die Probearbeitszeit mehrere Wochen oder sogar Monate umfassen, je nach Vereinbarung zwischen dir und den Bewerber*innen.
  • Während der Probearbeit haben die Kandidat*innen die Chance, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und sich für den Job zu qualifizieren. Gleichzeitig kann das Unternehmen den*die Bewerber*in besser kennenlernen und beurteilen, ob es passt.
  • Du vereinbarst mit den Kandidat*innen eine Vergütung.
In beiden Fällen dienen das Einfühlungsverhältnis und die Probearbeit dazu, sowohl den Bewerber*innen als auch dir als Arbeitgeber*in die Möglichkeit zu geben, eine fundierte Entscheidung über die Einstellung zu treffen.
Es ist jedoch wichtig, klare Vereinbarungen über den Zeitrahmen, das Gehalt (nur bei der Probearbeit!) und die Erwartungen während dieser Arbeitsperiode zu treffen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Was beim Probearbeiten gilt

Probearbeiten im Bewerbungsprozess klingt für beide Seiten – Arbeitgeber*in und Bewerber*in – vielversprechend, um den Arbeitsalltag samt aller Aufgaben kennenzulernen.
Sicherlich kommen bei dir in diesem Prozess unter Umständen Fragen auf wie:
  • Was ist Probearbeit eigentlich genau?
  • Muss Probearbeit bezahlt werden?
  • Wie viele Probetage sind erlaubt?
  • Muss man Probearbeiten anmelden?
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten für dich zusammengestellt:

Direktionsrecht beim Probearbeiten

Der wesentliche Punkt beim Probearbeiten ist, dass Bewerber*innen und Arbeitgebende gegenseitige Rechte und Pflichten vereinbaren. Sprich du gibst dem*der Bewerber*in einen konkreten Auftrag zum Handeln oder legst ihm*ihr für den Zeitraum des Probearbeitens feste Arbeitszeiten auf.
Im Gegensatz dazu unterliegen Bewerber*innen beim Einfühlungsverhältnis keinen Pflichten und damit nicht dem sogenannten Direktionsrecht der Arbeitgebenden.
Beim Einfühlungsverhältnis steht die Freiwilligkeit an erster Stelle, bei der Probearbeit das Handeln im Sinne des*der Arbeitgeber*in. Beides mit dem Ziel, das Unternehmen sowie die Person besser kennenzulernen.

Muss Probearbeiten bezahlt werden?

Liegt ein tatsächliches Probearbeitsverhältnis vor, besteht ein Vergütungsanspruch. Der*die Arbeitnehmer*in ist für seine*ihre Leistungen im Rahmen des Probearbeitens zu entlohnen.
Habt ihr einen Probearbeitsvertrag geschlossen, so ist in diesem auch die Vergütung für den Zeitraum der Probearbeit festzuhalten. Ein Probearbeiten ohne Vergütung ist in Deutschland unzulässig – auch dann, wenn der Vertrag eine entsprechende Klausel enthält.
Damit die Probearbeit korrekt geregelt ist, sollte außerdem ein befristeter Vertrag aufgesetzt werden. Gibt es diesen nicht, beginnen Arbeitgebende und -nehmende automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
Auch bei der Aufforderung, bestimmte Tätigkeiten in einer bestimmten Zeit auszuführen, Dienstkleidung zu tragen oder Pausenzeiten einzuhalten, kann vom Abschluss eines Arbeitsvertrages ausgegangen werden.

Muss ich Probearbeiten anmelden?

Handelt es sich um eine Probearbeit und kein loses Einfühlungsverhältnis, ist in manchen Branchen eine Sofortmeldung (zusätzlich zur regulären Anmeldung zur Sozialversicherung) erforderlich. Zu diesen Branchen zahlt u. a. auch die Gastronomie.
Wird keine Sofortmeldung abgegeben, drohen hohe Bußgelder. Um die Sofortmeldung korrekt abzugeben, benötigst du folgende Angaben:
  • Familien- und Vornamen des*der Beschäftigten
  • Versicherungsnummer des*der Beschäftigten
  • Betriebsnummer des*der Arbeitgeber*in
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme
Ist die Versicherungsnummer nicht bekannt, so sind stattdessen Geburtstag und -ort sowie Anschrift des*der Beschäftigten anzugeben.
Ganz schnell und unkompliziert lässt sich die Sofortmeldung deiner Mitarbeitenden auch über gastromatic abwickeln.
Im Programm integriert findest du ein Feature, das dich mit wenigen Klicks und vordefinierter Eingabemaske durch den Prozess der Sofortmeldung führt und diese übermittelt.

Wie lange dürfen Bewerber*innen zur Probe arbeiten?

In der Regel dauern Probearbeitstage wenige Tage oder Wochen. Der Zeitraum ist vertraglich zu definieren.
Anders sieht es im Einfühlungsverhältnis aus: Expert*innen empfehlen hier idealerweise eine Dauer von wenigen Stunden festzuhalten, um sich nicht angreifbar zu machen und den Bewerber*innen nicht den Eindruck zu vermitteln, dass sie als unbezahlte „Aushilfskräfte“ ausgenutzt werden.
Denn je länger das Einfühlungsverhältnis der Bewerber*innen dauert, um so eher besteht die Gefahr, dass es juristisch als Arbeitsverhältnis zu bewerten ist. Du solltest das Einfühlungsverhältnis also auf jeden Fall immer zeitlich begrenzen, wenn du nicht möchtest, dass dieses zur Probearbeit wird.

Versicherungsschutz beim Probearbeiten

Entsteht durch das Handeln der Bewerber*innen beim Probearbeiten ein Schaden am Firmeneigentum, greift in der Regel die private Haftpflichtversicherung des*der Bewerber*in.
Daher ist es essenziell, dass der*die Bewerber*in über eine solche private Versicherung verfügt. Die Versicherung samt Vertrag solltest du dir am besten vorher bestätigen lassen, damit du als Arbeitgeber*in bei einem Vorfall nicht in die Haftung gerätst.
Hat ein*e Kandidat*in aber selbst einen Arbeitsunfall beim Probearbeiten, hat das Bundessozialgericht entschieden (AZ B 2 U 1/18 R), dass Bewerber*innen, die bei der Probearbeit die gleichen Aufgaben ausführen wie festangestellte Mitarbeitende und sich dabei verletzen, über das Unternehmen unfallversichert sind.
Jedoch heißt das nicht, dass jede*r Bewerber*in am Probetag grundsätzlich im Unternehmen unfallversichert ist. Es kommt im Einzelfall unter anderem darauf an, wie stark ein*e Bewerber*in in die betrieblichen Arbeitsabläufe eingebunden ist und in welchem Maße die Tätigkeit vergleichbar mit den anderen Beschäftigten ist.

Dürfen Bewerber*innen, die ein bestehendes Arbeitsverhältnis haben, zur Probe arbeiten?

Als Arbeitgeber*in bist du hier auf der sicheren Seite, denn die Antwort lautet „Ja"! Du darfst auch Kandidaten*innen, die woanders festangestellt sind, Probe arbeiten lassen.
Es kann zwar sein, dass der*die Kandidat*in damit gegen seinen*ihren aktuellen Arbeitsvertrag verstößt, aber dies zu prüfen ist die Pflicht des*der Bewerber*in und nicht deine.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bevor du Kandidat*innen zur Probe arbeiten lässt, muss ein Arbeitsvertrag von dir und den Bewerber*innen unterschrieben werden, wenn du dem*der Arbeitnehmer*in Arbeit zuweist und er*sie dieses Angebot annimmt.
Zum einen besteht die Möglichkeit, einen befristeten Arbeitsvertrag zu schließen. Dieser Arbeitsvertrag endet automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt und bedarf keiner Kündigung.
Eine weitere Variante ist die Vereinbarung einer Probearbeitszeit. Diese wird schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten. Währenddessen hast du als Arbeitgeber*in wie auch der*die Interessent*in die Option, das abgeschlossene Arbeitsverhältnis ohne Begründung und innerhalb verkürzter Fristen zu beenden.
Handelt es sich nur um einen Schnuppertag, empfehlen wir dir ein Formular zum Einfühlungsverhältnis aufzusetzen, um die Rahmenbedingungen im Detail festzulegen.
Besonders wichtig ist, dass im Dokument der Begriff „Einfühlungsverhältnis“ verwendet und auf dessen Besonderheiten eingegangen wird, also keine Verpflichtung zur Arbeitsleistung auf Seiten der Bewerber*innen und kein Recht zur Weisung auf Seiten der Arbeitgebenden sowie kein Anspruch auf Vergütung besteht.
Hier eine Übersicht an Inhalten, die in eine solche Vereinbarung mit aufgenommen werden sollten:
  • Name und Adresse der Person, mit der du ein Einfühlungsverhältnis eingehen möchtest.
  • Name und Adresse deines Unternehmens samt Ansprechpartner*in und des Ortes, wo der Schnuppertag stattfindet.
  • Dauer des Einfühlungsverhältnisses.
  • Aufklärung darüber, dass kein Arbeitsverhältnis und somit keine Arbeitsverpflichtung besteht.
  • Hinweis, dass es bei der Tätigkeit am Probetag keine Vergütung gibt und damit eine Bezahlung entfällt.
  • Hinweis, dass sowohl das Unternehmen als auch der*die Bewerber*in das Einfühlungsverhältnis zu jedem Zeitpunkt ohne rechtliche Konsequenzen einseitig mündlich beenden können.
Im Internet gibt es diese Formulare als frei abrufbare Vorlagen1. Diese Vorlagen können eine gute Hilfe sein, passen aber nicht auf jeden Job. Wer regelmäßig Bewerber*innen zum Einfühlungsverhältnis einlädt, sollte also ein solches Dokument besser von einem*einer Anwält*in erstellen oder prüfen lassen.

WICHTIG

Das Formular zum Einfühlungsverhältnis ist kein Probearbeitsvertrag, auch wenn das Dokument von beiden Seiten unterschrieben wird und einem Vertrag ähnelt. Somit verhindert es nicht, dass ein Arbeitsverhältnis stillschweigend zustande kommt, wenn gegen die Richtlinien des losen Einfühlungsverhältnisses verstoßen wird. Mehr dazu in unserem Arbeitsrecht-Check.

Stillschweigendes Arbeitsverhältnis

Um zu verhindern, dass Bewerber*innen beim Einfühlungsverhältnis als kostenloses Personal ausgenutzt werden, kann eine Überschreitung des Einfühlungsverhältnisses als stillschweigender Arbeitsvertrag gewertet werden.
Selbst ohne schriftliche Vereinbarung könnte der*die Bewerber*in in einer solchen Situation vor Gericht eine Vergütung verlangen.
Ist es zu einem stillschweigendem Arbeitsverhältnis gekommen, kann dieses nur schriftlich beendet werden. Außerdem einzuhalten sind in diesem Fall die gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß § 622 BGB2.
Selbst wenn Arbeitgebende dem eigentlichen Probearbeitenden sofort kündigen, müssen sie sich mindestens auf die Nachzahlung eines Gehaltes einstellen.
Auch bei Vorliegen eines entsprechenden Dokuments zum Einfühlungsverhältnis beurteilen Arbeitsgerichte im Zweifelsfall nach dem tatsächlich gelebten Umgang.
Die folgenden Punkte könnten für ein Arbeitsgericht Hinweise geben, dass stillschweigend ein Anstellungsverhältnis im Betrieb für wenige Tage eingegangen wurde:
  • Zum Einfühlungsverhältnis müssen die Bewerber*innen Dienstkleidung am Arbeitsplatz tragen.
  • Das Unternehmen zahlt den Bewerber*innen eine Vergütung.
  • Die Bewerbenden üben ihre Tätigkeiten auf Anweisung aus.
  • Die Bewerber*innen müssen sich nach bestimmten Arbeitszeiten und Pausen richten.
Daher empfehlen wir dir lieber einen offiziellen, befristeten Arbeitsvertrag mit dem*der Bewerber*in zu schließen, damit du auf der sicheren Seite über die geleistete Arbeit bist.

Besonderheiten bei arbeitslosen Bewerber*innen

Solltest du Bewerbungen von arbeitslosen Kandidat*innen erhalten, die staatliche Leistungen beziehen und bei der Arbeitsagentur oder beim Jobcenter gemeldet sind, brauchst du als Arbeitgeber*in für das Einfühlungsverhältnis bzw. die Probearbeit eine Genehmigung.
Diese solltest du rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit bei der zuständigen Institution anfordern. In einigen Fällen unterstützen diese Institutionen ein Einfühlungsverhältnis bzw. ein Probearbeiten, nämlich im Rahmen einer Maßnahme zur beruflichen Wiedereingliederung. Das gilt allerdings nur, wenn der*die Arbeitgeber*in einen Arbeitsvertrag in Aussicht stellt.
In so einem Fall hat das Einfühlungsverhältnis bzw. die Probearbeit den Zweck, die fachlichen und sozialen Kompetenzen des*der Kandidat*in vor der Einstellung zu überprüfen. In dieser Phase wäre der*die Bewerber*in dann durch die zuständige Agentur sozialversichert.

WICHTIG

Kommt es beim Probearbeiten einer arbeitslosen Person im Betrieb zu einem Arbeitsunfall, kann – im Gegensatz zu anderen Probearbeitenden – die gesetzliche Unfallversicherung greifen. Dazu muss der Probearbeitstag allerdings von der Agentur für Arbeit veranlasst worden sein.

Unterschied zwischen Probearbeit und Probezeit

Arbeit ist Arbeit, jedoch gilt es die Probearbeit und die Probezeit zu unterscheiden, auch wenn beide Begriffe oft fälschlicherweise synonym verwendet werden.
Um Verwechslungen mit der Probezeit zu vermeiden, spricht man bei der Probearbeit von einem vertraglich, befristeten Arbeitsverhältnis auf Probe. Als Ersatz-Arbeitskraft dienen die Bewerber*innen nämlich keineswegs.
Im Gegensatz zur Probearbeit ist im Arbeitsrecht erst dann die Rede von einer Probezeit, wenn du dich für eine*n Bewerber*in entschieden und mit ihm*ihr einen Arbeitsvertrag auf Dauer geschlossen hast. Diese Testphase gibt allen die Möglichkeit herauszufinden, ob die Erwartungen an den frisch unterschriebenen Vertrag erfüllt wurden.

GUT ZU WISSEN

Die ersten 6 Monate eines Beschäftigungsverhältnisses sind die gesetzliche Probezeit. Denn während der ersten 6 Monate eines Arbeitsverhältnisses gilt das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) noch nicht. In dieser Zeit kann jedes Arbeitsverhältnis mit der Überlegung, dass derdie Mitarbeiterin nicht geeignet ist, seitens desder Arbeitgeberin ohne Angaben von Gründen gekündigt werden.

Fazit

Wenn du dich fragst, welche*r Bewerber*in am besten auf eine freie Stelle passt und du dich nach den Bewerbungsgesprächen noch nicht für eine*n Kandidat*in entscheiden kannst, ist das Probearbeiten eine effektive Methode, um eine bessere Entscheidungsgrundlage zu haben.
Das sogenannte Einfühlungsverhältnis ohne Bezahlung bietet Arbeitgebenden nur sehr kurz die Möglichkeit, ein besseres Gespür für die Persönlichkeit, das Fachwissen sowie das Engagement der Bewerber*innen zu bekommen.
Unser Tipp für Arbeitgebende: Möchtest du die Bewerber*innen intensiver kennenlernen, ist die vertraglich geregelte Probearbeit mit Bezahlung empfehlenswerter für dich.
Sowohl für Arbeitgebende als auch für Bewerber*innen ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen beim Probearbeiten zu kennen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Vor allem Arbeitgebende sollten sich die Grenzen von Einfühlungsverhältnis zum Probearbeiten bewusst machen, damit sie wissen, ob sie Bewerber*innen zum Schnuppertag oder zum wirklichen Probearbeiten einladen.

Verweise

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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