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Bekanntgabe Dienstplan – Best Practices

Was du bei der Dienstplanbekanntgabe unbedingt beachten solltest
  • 1.
    Kurz und knapp
  • 2.
    Bekanntgabefrist: Rechtliche Regelungen nach dem Arbeitszeitgesetz
  • 3.
    Wann müssen Dienstpläne vorliegen?
  • 4.
    Kurzfristige Dienstplanänderung: Wie lang im Voraus müssen Änderungen angekündigt werden?
  • 5.
    Dienstpläne schneller erstellen mit digitaler Dienstplanung
  • 6.
    Fazit
  • 7.
    FAQs

Kurz und knapp

Viele Betriebe haben oft einen erhöhten Personalbedarf, z. B. wetter- oder saisonbedingt, und müssen flexibel darauf reagieren können. Dabei kann es vorkommen, dass bestehende Dienstpläne geändert oder neue Dienstpläne erstellt werden müssen.
Doch wie sieht es mit der Bekanntgabe des Dienstplans aus? Gibt es eine Frist, die eingehalten werden muss und wie kurzfristig dürfen Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden?
Im Folgenden erfährst du, was du beachten solltest, wenn es um die Bekanntgabe deines Dienstplans geht und wie flexibel du dabei sein kannst.

Bekanntgabefrist: Rechtliche Regelungen nach dem Arbeitszeitgesetz

Wie genau ein Dienstplan erstellt wird und was er beinhalten sollte, kannst du Schritt für Schritt auf unserer Themenseite zur Dienstplanung nachlesen.
In diesem Beitrag soll es aber weniger um die Erstellung des Dienstplans gehen, sondern viel mehr um die rechtlichen Vorgaben rund um die Bekanntgabe des Dienstplans.
Eine klare Leitlinie zur Bekanntgabe des Dienstplans gibt es leider nicht, denn das Gesetz sieht hier keine abschließenden Regelungen vor. Einen Hinweis auf die rechtliche Bewertung der Bekanntgabefrist eines Dienstplans könnte aber im Arbeitsrecht das Arbeitszeitgesetz liefern.
§ 6 Abs. 1 des Arbeitszeitgesetzes1 gibt vor, dass die Arbeitszeit nach den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit festzulegen ist. Was das wiederum konkret im Zusammenhang mit der Bekanntgabe des Dienstplans bedeutet, liegt wohl in der eigenen Auslegung der Arbeitgebenden.
Einen weiteren Hinweis liefert allerdings § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz2, in dem auf die Arbeit auf Abruf Bezug genommen wird. Hierbei handelt es sich um ein Arbeitsmodell, bei dem im Arbeitsvertrag die Arbeitszeit auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt ist und die Lage der Arbeitszeit von der Konkretisierung durch die Arbeitgebenden abhängt – sie konkretisieren diese dann durch Abruf.
In Absatz 3 des § 12 TzBfG regelt der Gesetzgeber, dass Arbeitnehmende nur zur Arbeit verpflichtet werden können, wenn ihnen dies mindestens 4 Tage im Voraus mitgeteilt wird.
Grundsätzlich ist hier aber festzuhalten, dass die Vereinbarung zur Arbeit auf Abruf eine besondere ist und diese Regelungen nicht auf alle Arbeitsverhältnisse automatisch angewendet werden können. Man kann hieraus lediglich einen Hinweis auf die eigene Dienstplanbekanntgabe ziehen.

Wann müssen Dienstpläne vorliegen?

Da es keine rechtlich bindenden Vorgaben zur Dienstplanbekanntgabe gibt, ist es in der Praxis den Vorgesetzten selbst überlassen, Regelungen zu finden, mit denen auch die Mitarbeitenden einverstanden sind.
Sowohl auf Seiten der Arbeitnehmenden als auch der Planenden sollte eine gewisse Planungssicherheit berücksichtigt werden, sodass sich in der Praxis folgendes Kredo bewährt hat:
Die Vorlaufzeit des Dienstplans sollte mindestens der Hälfte der Zeit, die der Dienstplan gültig ist, entsprechen.
Das bedeutet, dass Dienstpläne, die auf 4 Wochen ausgelegt sind, den Arbeitnehmenden mindestens 2 Wochen vorher bekanntgegeben werden sollten. Allerdings gilt bei der Dienstplangestaltung: je früher, desto besser.
Wenn Termine frühzeitig festgelegt werden, gibt es mehr Puffer für mögliche kollidierende Arbeitszeiten und nachträgliche Änderungen resultieren nicht in einem planerischen Chaos.
Wichtig zu beachten ist bei der Dienstplanung auch die Einhaltung der Pausen- und maximalen täglichen Arbeitszeiten. In der nachfolgenden Grafik siehst du genau, welche Pausenzeiten bei welcher täglichen Arbeitszeit sowie welche Ruhezeit zwischen 2 Schichten einzuhalten sind.
gesetzliche pausenzeiten

Kurzfristige Dienstplanänderung: Wie lang im Voraus müssen Änderungen angekündigt werden?

Natürlich kann es vorkommen, dass Dienstpläne kurzfristig angepasst werden müssen – sei es aufgrund eines krankheitsbedingten Ausfalls, der Wetterlage oder sonstigen Gründen.
Einerseits dürfen Arbeitgebende vom Weisungsrecht im Sinne des § 106 Gewerbeordnung3 Gebrauch machen, gleichzeitig muss man aber auch das Privatleben der Angestellten als Grenze berücksichtigen.
Jedenfalls beim Ausnahmefall der kurzfristigen Dienstplanänderung kann man von einer angemessenen Vorankündigungsfrist von 4 Tagen (im Sinne des oben erwähnten Teilzeit- und Befristungsgesetzes) ausgehen.
Zu beachten ist hierbei, dass es lediglich darum geht, ob man bei kurzfristigeren Anfragen der Arbeit trotzdem nachkommen muss – das lässt sich rechtlich ganz klar verneinen.
Wenn die Dienstplanänderung allerdings auch den Arbeitnehmenden passt und sie sich darauf einlassen, dann ist das natürlich möglich.
Dasselbe gilt für einseitig auferlegte, spontane Überstunden: Wenn Arbeitnehmende damit nicht einverstanden sind, dürfen sie diese ablehnen, ohne dass ihnen daraus ein Schaden erwächst.
Ausnahmen bilden hier allerdings echte betriebliche Notfälle. Zu wenig Personal aufgrund schlechter Planung ist kein solcher Notfall.

Dienstpläne schneller erstellen mit digitaler Dienstplanung

Mit gastromatic kannst du ganz einfach und bequem deinen Dienstplan online erstellen. Dadurch sparst du Zeit und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - deine Mitarbeitenden.
Unser Schichtplaner ermöglicht es dir, passgenaue Dienstpläne für deinen Betrieb zu erstellen und dabei immer den Überblick über deine laufenden Kosten zu behalten.
Durch die Möglichkeit, geplante Arbeitseinsätze einfach online über die Mitarbeiter-App zu teilen, schaffst du mehr Transparenz und steigerst die Zufriedenheit deines Teams.
dienstplanänderung mitteilung
Zudem erhältst du als Planer*in auch Lesebestätigungen, wenn deine Mitarbeitenden ihre geänderten Arbeitseinsätze eingesehen haben. So kannst du sicherstellen, dass alle wissen, wann sie eingeteilt sind. Gerade bei einer kurzfristigen Dienstplanänderung ist das ein großes Plus.
Die individuelle Anpassbarkeit der Dienstpläne ermöglicht es außerdem, eine Balance zwischen den Bedürfnissen und Wünschen deiner Mitarbeitenden sowie den betrieblichen Anforderungen zu schaffen.
So können deine Mitarbeitenden per Mitarbeiter-App auch ihre Wunscharbeitszeiten abgeben. Auf der anderen Seite kannst du dir Vorlagen für deine Dienstpläne anlegen, die den tatsächlich benötigten Personalbedarf abbilden.
So führst du eine optimierte Personalbedarfsplanung durch, bleibst mit deinem Personalbudget in dem von dir gesetzten Rahmen und planst dadurch schneller und effizienter.
So geht Dienstplanung mit gastromatic:

Fazit

Je länger der Dienstplan im Voraus steht, desto weniger gerät man als Arbeitgeber*in hintenraus in stressige Situationen und muss sich gezwungen sehen, spontane Dienstplanänderungen vorzunehmen.
Auch wenn es also keine strikten gesetzlichen Vorgaben zur Bekanntgabe eines Dienstplans gibt, sollte man versuchen, Dienstpläne so früh wie möglich auszuhängen bzw. den Mitarbeitenden auszuhändigen.
Das schafft Planungssicherheit und Zuverlässigkeit und diese beiden Faktoren sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima und Zufriedenheit auf beiden Seiten.
Denn wenn letzteres stimmt, ist die Belegschaft in stressigen Ausnahmefällen durchaus gewillt, bei spontanen Dienstplanänderungen einzuspringen bzw. mehr Arbeitsleistung und mehr Arbeitsstunden zu erbringen.

FAQs

Wann muss der Dienstplan bekannt gegeben werden? Die Vorlaufzeit des Dienstplans sollte mindestens der Hälfte der Zeit, die der Dienstplan gültig ist, entsprechen. Das bedeutet, dass Dienstpläne, die auf 4 Wochen ausgelegt sind, den Arbeitnehmenden mindestens 2 Wochen vorher bekanntgegeben werden sollten.
Wie kurzfristig kann der Dienstplan geändert werden? Änderungen im Dienstplan sollten mindestens 4 Tage vor Dienstplanbeginn angekündigt werden.
Kann ich einen Dienstplan ablehnen? Wenn die Änderungen im Dienstplan weniger als 4 Tage im Voraus angekündigt werden, sind Arbeitnehmende nicht dazu verpflichtet, diesen nachzukommen.

Verweise

Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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