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Urlaub in den Schulferien: Rechte, Pflichten und Tipps für Arbeitgebende
- 1.Haben Eltern ein Recht auf Urlaub in den Ferien?
- 2.Urlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
- 3.Haben Eltern von schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsvergabe?
- 4.Wie sieht eine faire Urlaubsplanung aus? (Praktische Tipps)
- 5.Wann dürfen Urlaubswünsche abgelehnt werden?
- 6.So hilft dir gastromatic bei der Urlaubsplanung
- 7.Fazit: Mit fairer Planung zu zufriedenen Teams
Steht der Sommer vor der Tür, steigen nicht nur die Temperaturen – sondern auch die Zahl der Urlaubsanträge. Besonders Eltern schulpflichtiger Kinder sind auf Ferienzeiten angewiesen.
Doch was bedeutet das eigentlich für dich als Arbeitgeber:in? Gibt es einen besonderen Anspruch auf Urlaub während der Ferien? Und wie kannst du die Urlaubsplanung fair für alle gestalten?
In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige – kompakt, verständlich und mit praktischen Tipps für die Umsetzung in deinem Unternehmen.
Haben Eltern ein Recht auf Urlaub in den Ferien?
Vielleicht hast du dich schon gefragt: Müssen wir Urlaubsanträge von Eltern während der Schulferien zwingend genehmigen?
Die Antwort: Nein, aber... Arbeitnehmende mit schulpflichtigen Kindern haben keinen gesonderten gesetzlichen Anspruch auf Urlaub in den Ferien. Allerdings bist du verpflichtet, soziale Gesichtspunkte bei der Planung zu berücksichtigen.
Das heißt: Eltern sollen bevorzugt behandelt werden, sofern keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.
Urlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
Der Anspruch auf Erholungsurlaub für Arbeitnehmende ist in Deutschland klar geregelt – und zwar im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Dieses Gesetz bildet die verbindliche Grundlage dafür, wie viel Urlaub Mitarbeitende mindestens im Jahr nehmen dürfen.
Unter dem gesetzlichen Urlaubsanspruch wird der Anspruch auf BEZAHLTEN Urlaub verstanden. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende während des Urlaubs weiter Lohn bzw. Gehalt beziehen. Vom bezahlten Urlaub zu unterscheiden ist der UNBEZAHLTE Urlaub, den Angestellte – nach Rücksprache mit ihren Vorgesetzten – ohne Lohn- bzw. Gehaltsfortzahlung nehmen können.
Wie hoch ist der gesetzliche Mindesturlaub für Arbeitnehmende?
Nach § 3 des BUrlG¹ gilt:
- Bei einer 5-Tage-Woche haben Arbeitnehmende Anspruch auf mindestens 20 Werktage bezahlten Urlaub pro Kalenderjahr.
- Bei einer 6-Tage-Woche erhöht sich der gesetzliche Mindesturlaub auf mindestens 24 Werktage im Jahr.
WICHTIG
Als Werktage zählen alle Tage von Montag bis Samstag. Sonntage und gesetzliche Feiertage bleiben außen vor – sie verkürzen nicht den Urlaubsanspruch und werden auch nicht in die Berechnung einbezogen.
Was bedeutet das konkret?
In der typischen 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag) entspricht der gesetzliche Mindesturlaub exakt vier Wochen Erholungsurlaub im Jahr.
Für Betriebe und Arbeitgebende bedeutet das: Egal ob Vollzeit oder Teilzeit – die Mindestvorgaben des BUrlG müssen stets eingehalten werden.
Kann der gesetzliche Urlaubsanspruch überschritten werden?
Ja, absolut! Viele Arbeitgebende – besonders im Bereich Hotellerie, Gastronomie oder Dienstleistung – gewähren freiwillig mehr Urlaubstage, als das Gesetz vorgibt.
Das ist möglich durch:
- Arbeitsverträge mit erweiterten Urlaubsansprüchen
- Tarifverträge mit Sonderregelungen
- Betriebsvereinbarungen
Mehr Urlaub kann also individuell vereinbart werden – weniger jedoch nicht!
Das gesetzliche Minimum von 20 bzw. 24 Werktagen darf niemals unterschritten werden.
Noch ein Tipp für die Praxis:
Gerade bei vielen Teilzeitmodellen, flexiblen Arbeitszeiten oder wechselnden Schichtplänen lohnt sich der Einsatz des gastromatic Urlaubsplaners. So sparst du wertvolle Zeit und vermeidest typische Planungsfehler.
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Wann entsteht der Anspruch auf vollen Urlaub?
Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach einer Wartezeit von sechs Monaten ununterbrochener Betriebszugehörigkeit. Vor Ablauf der Wartezeit steht den Mitarbeitenden ein anteiliger Urlaubsanspruch zu (pro Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs).
TIPP
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Haben Eltern von schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsvergabe?
Gerade während der Schulferien stellt sich für viele Arbeitgebende die Frage:
Haben Eltern schulpflichtiger Kinder bei der Urlaubsplanung einen gesetzlichen Vorrang? Die kurze Antwort lautet: Nein, ein automatischer Anspruch auf Urlaub während der Ferienzeit besteht nach aktuellem Arbeitsrecht nicht.
Nach den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) gibt es keine ausdrückliche Regelung, die Eltern mit schulpflichtigen Kindern einen besonderen Anspruch auf bevorzugte Urlaubsgewährung während der Schulferien zusichert.
Trotzdem spielt der Aspekt der sozialen Gesichtspunkte bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs eine zentrale Rolle. Laut § 7 BUrlG² bist du als Arbeitgeber:in verpflichtet, bei der Genehmigung von Urlaubswünschen besonders darauf zu achten, ob Mitarbeitende unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen. Dazu zählen explizit Eltern, die durch die Schulpflicht ihrer Kinder auf Urlaubszeiten während der Ferien angewiesen sind, um eine Betreuung sicherzustellen und gemeinsam Erholungsurlaub zu nehmen.
Was bedeutet das konkret für die Urlaubsplanung im Betrieb?
Für die Praxis der Urlaubsplanung im Betrieb bedeutet das:
- Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben grundsätzlich einen gewissen Vorrang, wenn sie während der Schulferien Urlaub nehmen möchten, sofern keine dringenden betrieblichen Belange dagegenstehen.
- Dringende betriebliche Gründe können zum Beispiel vorliegen, wenn durch mehrere gleichzeitige Urlaubsabwesenheiten während des Ferienbeginns der Betriebsablauf erheblich gestört wird. Besonders relevant ist das etwa in Bereichen wie Gastronomie, Hotellerie, Polizei, Flughafen oder Gesundheitswesen.
- Auch die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (z. B. Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger), müssen in die Abwägung einbezogen werden.
Für dich als Arbeitgeber*in heißt das:
Gestalte die Urlaubsplanung nachvollziehbar, dokumentiere Entscheidungen sauber und gehe transparent mit allen Urlaubsanträgen um. So beugst du Missverständnissen und unnötigem Ärger im Team vor.
Wichtig: Rechtssicherheit beachten!
Eine unbegründete Ablehnung eines Urlaubswunsches – insbesondere von Eltern schulpflichtiger Kinder – kann rechtliche Konsequenzen haben. Kommt es zu Streitigkeiten, können Mitarbeitende den Fall vor ein Arbeitsgericht bringen. Ein Verstoß gegen faire Urlaubsregelungen könnte schlimmstenfalls sogar ein Bußgeld nach sich ziehen, falls dadurch gesetzliche Pflichten missachtet werden.
Daher solltest du immer die individuellen Urlaubswünsche unter Berücksichtigung aller relevanten sozialen Gesichtspunkte sowie der dringenden betrieblichen Belange sorgfältig prüfen und dokumentieren.
Merke: Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben keinen gesetzlich garantierten Vorrang, aber sie sind im Rahmen der sozialen Gesichtspunkte bei der Gewährung des Urlaubs während der Schulferien besonders zu berücksichtigen.
Stehen dringende betriebliche Gründe entgegen, kann der Urlaubswunsch abgelehnt werden – die Ablehnung sollte jedoch immer gut begründet und nachvollziehbar erfolgen.
Eine gerechte und transparente Urlaubsplanung, die sowohl die Interessen von Eltern als auch die betrieblichen Anforderungen sowie die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden einbezieht, schafft Rechtssicherheit, Vertrauen und stärkt das Betriebsklima nachhaltig.
Wie sieht eine faire Urlaubsplanung aus? (Praktische Tipps)
Eine strukturierte, transparente und gerechte Urlaubsplanung ist besonders während der Schulferien eine der größten Herausforderungen für Arbeitgebende. Vor allem Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern stehen unter besonderem Druck, ihre Urlaubswünsche mit den offiziellen Ferienzeiten abzustimmen. Eltern schulpflichtiger Kinder haben häufig Schwierigkeiten, ihre Urlaubszeit mit dem Schulkalender zu koordinieren und müssen gegebenenfalls eine Befreiung vom Unterricht beantragen – was allerdings nur in Ausnahmefällen möglich ist. Wird dennoch ohne Genehmigung außerhalb der Ferienzeit verreist, kann das als Verstoß gegen die Schulpflicht gewertet werden und zu Bußgeldern oder Meldungen durch Schule oder Polizei führen. Damit du als Arbeitgeber:in den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie die sozialen Gesichtspunkte korrekt berücksichtigst und gleichzeitig den Betriebsablauf sicherstellst, helfen folgende Tipps:
1. Frühzeitige Urlaubsplanung – keine bösen Überraschungen bei Ferienbeginn
Eine vorausschauende Urlaubsplanung verhindert Stress kurz vor dem Ferienbeginn.
Sammle alle Urlaubswünsche frühzeitig – am besten schon zu Beginn des Kalenderjahres.
- Fordere alle Mitarbeitenden auf, ihre geplanten Urlaubszeiten schriftlich oder digital zu übermitteln, z.B. über den gastromatic Urlaubsplaner.
- Besonders Eltern schulpflichtiger Kinder sollten ihre geplanten Ferienzeiten direkt einreichen, damit die Schulpflicht bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs rechtzeitig berücksichtigt werden kann.
Frühzeitiges Handeln gibt dir die Möglichkeit, sowohl den Erholungsurlaub als auch die betrieblichen Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender ausgewogen zu steuern.
2. Soziale Gesichtspunkte ernsthaft abwägen
Laut Bundesurlaubsgesetz müssen bei der Urlaubsplanung die sozialen Gesichtspunkte den Vorrang haben.
Wichtig zu berücksichtigen sind:
- Eltern schulpflichtiger Kinder, die nur in den Schulferien Urlaub nehmen können,
- Mitarbeitende mit pflegebedürftigen Angehörigen,
- Menschen mit Handicap, die Anspruch auf zusätzlichen Urlaub haben.
Deine Aufgabe ist es, zwischen den dringenden betrieblichen Belangen und den individuellen Urlaubswünschen eine gerechte Balance zu finden.
3. Rollierendes System für eine gerechte Verteilung der Urlaubszeiten
Wenn mehrere Elternteile gleichzeitig während der Ferienzeit Urlaub nehmen wollen, empfiehlt sich ein rollierendes System:
- In einem Jahr erhalten bestimmte Eltern den Vorrang beim Urlaub während der Ferien.
- Im Folgejahr wird die Urlaubsvergabe unter anderen Mitarbeitenden bevorzugt.
So verhinderst du dauerhafte Bevorzugungen und stärkst den Teamzusammenhalt im Betrieb.
4. Klare Kommunikation der Urlaubsregelungen
Eine offene und frühzeitige Kommunikation schafft Transparenz bei der Urlaubsplanung:
- Informiere alle Mitarbeitenden klar darüber, welche Regelungen gelten.
- Erkläre, wie dringende betriebliche Belange bewertet werden.
- Lege Fristen für Urlaubsanträge fest und gib an, welche Zeiten besonders stark frequentiert sind (z.B. um den Ferienbeginn herum).
Offene Kommunikation hilft, Ärger und Missverständnisse bei der Ablehnung oder Verschiebung von Urlaubswünschen zu vermeiden.
5. Digitale Urlaubsplanung mit gastromatic – einfacher, schneller, transparenter
Mit dem gastromatic Urlaubsplaner machst du die gesamte Urlaubsplanung effizienter und rechtssicher.
Mit wenigen Klicks kannst du:
- Urlaubstage korrekt berechnen,
- alle Urlaubswünsche strukturiert erfassen,
- Überschneidungen bei den Urlaubszeiten erkennen und steuern,
- die zeitliche Festlegung des Urlaubs unter Beachtung der Schulpflicht und sozialen Gesichtspunkten dokumentieren.
Arbeitgebende erhalten sofort einen Überblick darüber, wie viele Anträge genehmigt werden können, in welchen Wochen mehr Personal benötigt wird und welche Mitarbeitenden ihre Urlaubswünsche möglicherweise anpassen müssen. Zudem können auch Urlaubssperren eingerichtet werden.
Besonders hilfreich ist gastromatic für Betriebe mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bundesländern, deren Ferienzeiten sich stark unterscheiden. Die Unterschiede in den Ferienzeiten je nach Bundesland können erhebliche Auswirkungen auf die Urlaubsplanung haben.
Wann dürfen Urlaubswünsche abgelehnt werden?
Manchmal lässt sich ein Urlaubswunsch trotz aller Bemühungen nicht erfüllen. Aber wann genau darfst du als Arbeitgeber:in einen Urlaubsantrag ablehnen, obwohl vielleicht soziale Gesichtspunkte eine Rolle spielen? Beachte, dass die Ablehnung des Urlaubsanspruchs rechtliche Konsequenzen haben kann, da Arbeitnehmende das Recht haben, ihren Urlaubsanspruch gemäß dem Bundesurlaubsgesetz durchzusetzen.
Typische Beispiele für dringende betriebliche Gründe:
- Saisonale Hochphasen, z. B. in Gastronomie, Hotellerie oder Einzelhandel
- Mindestbesetzungen, die für den Betriebsablauf notwendig sind (z.B. am Flughafen oder bei der Polizei)
- Unabkömmlichkeit einzelner Schlüsselmitarbeitender:innen während wichtiger Projekte
WICHTIG
Lehne Urlaubswünsche niemals willkürlich ab, sondern begründe und dokumentiere deine Entscheidung nachvollziehbar. So schützt du dich rechtlich – etwa bei einer späteren Überprüfung durch ein Arbeitsgericht – und verhinderst Konflikte im Team.
So hilft dir gastromatic bei der Urlaubsplanung
Eine effiziente und faire Urlaubsplanung ist keine Hexerei – vorausgesetzt, du nutzt die richtigen Tools. Mit dem gastromatic Urlaubsplaner profitierst du von einer intelligenten, transparenten Lösung:
- Automatische Urlaubsanspruchsberechnung
- Übersicht über alle Anträge in Echtzeit
- Abgleich von Wunschurlaub und Personaleinsatzplanung
- Einfache mobile Antragsstellung über die App
Mit gastromatic wird deine Urlaubsplanung nicht nur rechtssicher, sondern auch einfacher und übersichtlicher – perfekt für Unternehmen, die viele schulpflichtige Kinder, flexible Arbeitszeiten und komplexe Anforderungen managen müssen. Dabei unterstützt gastromatic Arbeitgebende dabei, die Interessen ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen.
Erfahre hier mehr über die digitale Urlaubsplanung mit gastromatic.
Fazit: Mit fairer Planung zu zufriedenen Teams
Eltern mit schulpflichtigen Kindern müssen bei der Urlaubsplanung während der Ferienzeit fair berücksichtigt werden. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist hierbei von großer Bedeutung, um den Bedürfnissen der Eltern gerecht zu werden. Als Arbeitgeber:in bist du verpflichtet, sowohl den gesetzlichen Urlaubsanspruch als auch die dringenden betrieblichen Belange in Einklang zu bringen.
Mit einer frühzeitigen, transparenten und softwaregestützten Planung über den gastromatic Urlaubsplaner gelingt es dir, alle Urlaubswünsche gerecht zu berücksichtigen, Erholungsurlaub effizient zu organisieren und gleichzeitig den reibungslosen Ablauf im Betrieb sicherzustellen.
Weniger Stress, mehr Zufriedenheit und ein besseres Betriebsklima – so sieht moderne Urlaubsplanung heute aus!
FAQ
Müssen Arbeitgeber Urlaubsanträge von Eltern in Ferienzeiten genehmigen?
Nein, aber Eltern schulpflichtiger Kinder sind bei der Vergabe besonders zu berücksichtigen.
Was zählt als dringender betrieblicher Grund, um Urlaubsanträge abzulehnen?
Saisonale Spitzenzeiten, Personalmangel, Schlüsselpositionen.
Wie kann Urlaub gerecht verteilt werden, wenn viele Eltern gleichzeitig Urlaub wollen?
Durch ein rollierendes System oder klare Abstimmungsprozesse im Team.
Gibt es Sonderregelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen?
Ja, diese können spezielle Urlaubsrechte für bestimmte Gruppen festlegen.
Wie viel Urlaub steht meinen Mitarbeitenden bei einer 5-Tage-Woche gesetzlich zu?
Mindestens 20 Werktage pro Kalenderjahr.
Zählen Feiertage zum Urlaubsanspruch dazu?
Nein, Sonn- und Feiertage werden nicht als Werktage gerechnet.
Verweise
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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