Themen
Warum die Hochsaison in Gastronomie und Einzelhandel eine besondere Herausforderung ist
- 1.Was ist eine kurzfristige Beschäftigung?
- 2.Die größten Herausforderungen – und wie du sie löst
- 3.Digitale Unterstützung: Dienstplanung & Zeiterfassung im Griff behalten
- 4.Fazit: Kurzfristige Beschäftigung – flexibel, fair & planbar
Die Sommermonate, das Weihnachtsgeschäft oder Eventsaison – im Einzelhandel und besonders in der Gastronomie bringen Spitzenzeiten nicht nur volle Läden und gut besuchte Restaurants, sondern auch ein zentrales Problem: zu wenig Personal. Der Druck steigt, wenn kurzfristig Aushilfen gesucht werden, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.
In genau solchen Momenten kann die kurzfristige Beschäftigung zur entscheidenden Lösung werden. Doch was bedeutet das eigentlich konkret – und worauf solltest du als Arbeitgeber:in achten?
Was ist eine kurzfristige Beschäftigung?
Die kurzfristige Beschäftigung ist eine besondere Form der geringfügigen Beschäftigung – ideal für den flexiblen Personaleinsatz in der Hochsaison oder bei kurzfristigem Personalbedarf. Anders als beim Minijob, bei dem das Arbeitsentgelt (max. 538 € pro Monat, Stand 2025) im Mittelpunkt steht, zählt hier ausschließlich die Zeitdauer der Beschäftigung.
Laut § 8 SGB IV¹ liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor, wenn sie:
- von vornherein befristet ist und
- nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr dauert,
- und nicht berufsmäßig ausgeübt wird – z. B. von Schüler:innen, Studierenden, Rentner:innen oder Personen in Übergangsphasen.
Wichtig
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt auch dann vor, wenn das Entgelt über der Geringfügigkeitsgrenze liegt – sie bleibt dennoch sozialversicherungsfrei, sofern die Berufsmäßigkeit ausgeschlossen ist. Das spart Unternehmen Kosten in den Versicherungszweigen – bringt aber auch Pflichten mit sich.
Beispiel: Als Arbeitgeber musst du die Aushilfskraft vor dem ersten Einsatz bei der Minijob-Zentrale anzeigen. Nur so erfüllst du die rechtlichen Vorgaben rund um die Beschäftigungszeiten, Arbeitstage und die zulässigen Zeitgrenzen.
Gerade in der Gastronomie, im Einzelhandel oder bei saisongeschäftlichen Schwankungen ist diese Beschäftigungsform eine beliebte Lösung, um kurzfristig Aushilfen zu finden und gezielt in die Personalplanung einzubinden – ohne langfristige Bindung, aber mit maximaler Flexibilität.
Tipp
In Kombination mit einer digitalen Lösung für Personalplanung, wie z. B. gastromatic, lassen sich Beschäftigungszeiten, Arbeitseinsätze und rechtliche Anforderungen einfach und rechtssicher abbilden. So wird die kurzfristige Beschäftigung nicht zur Herausforderung – sondern zur strategischen Lösung in der Personalsteuerung deines Betriebs.
Warum sich kurzfristige Beschäftigung für Arbeitgebende lohnt
Ob im Saisongeschäft, bei unvorhersehbaren Schwankungen oder im laufenden Betrieb mit regelmäßigem Aushilfsbedarf: Die kurzfristige Beschäftigung bietet für Unternehmen eine Reihe wertvoller Vorteile – besonders dort, wo es in Spitzenzeiten schnell gehen muss.
Vorteile für Unternehmen im Überblick
- Geringere Lohnnebenkosten Da kurzfristig Beschäftigte nicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind (sofern keine Berufsmäßigkeit vorliegt), entfallen hohe Sozialabgaben. Das reduziert deine Personalkosten deutlich – ein echter Wettbewerbsvorteil bei schwankendem Umsatz.
- Maximale Flexibilität bei der Personalplanung Du kannst kurzfristig auf Ausfälle, hohe Kundenfrequenz oder besondere Events reagieren – ohne lange Vorlaufzeiten oder dauerhafte Verpflichtungen. Ideal für Stoßzeiten wie Sommerterrasse, Feiertagsgeschäft oder Events im Jahreskalender.
- Schnelle Planungssicherheit & Einsatzbereitschaft Dank klarer Zeitgrenzen (max. drei Monate oder 70 Arbeitstage) ist der Rahmen klar abgesteckt. Durch clevere Rahmenvereinbarungen lässt sich die Beschäftigung im Voraus rechtssicher planen – inklusive aller arbeitszeitlichen Aspekte.
- Einfaches Onboarding für erfahrene Aushilfen Viele Unternehmen setzen auf einen festen Pool von Aushilfen, die regelmäßig im Sommer oder an Wochenenden einspringen. Mit einer digitalen Lösung wie gastromatic lässt sich die Planung, Einsatzzeitsteuerung und sogar die Kommunikation mit Aushilfskräften effizient abbilden.
Hinweis
Achte auf die Beschränkung durch gesetzliche Zeitgrenzen – wird eine kurzfristige Beschäftigung faktisch zu einem dauerhaften Arbeitsverhältnis, müssen versicherungspflichtige Regelungen geprüft werden. Eine rechtzeitige Anzeige bei der Minijob-Zentrale sowie eine gute Dokumentation der Beschäftigungszeiten sind hier essenziell.
Die größten Herausforderungen – und wie du sie löst
1. Personalbedarf richtig einschätzen
In der Hochsaison reicht Bauchgefühl nicht. Eine datenbasierte Personalplanung hilft dir, den tatsächlichen Personalbedarf zu analysieren – etwa durch Vergleich der Arbeitstage mit Vorjahreszahlen oder Umsatzprognosen.
2. Schnell die richtigen Aushilfen finden
Nutze Netzwerke, Jobportale, Social Media und Empfehlungen aus deinem Team. Eine Rahmenvereinbarung mit früheren Aushilfen kann dir den Wiedereinstieg erleichtern – ohne neuen Recruitingaufwand.
3. Rechtliche Rahmenbedingungen kennen
Gerade im Saisongeschäft musst du wissen, wie kurzfristige Beschäftigung geregelt ist. Die Geringfügigkeitsrichtlinien und die Angaben der Minijob-Zentrale sind hier essenziell. Wichtig: Auch kurzfristige Jobs müssen beim Finanzamt gemeldet und dokumentiert werden – inkl. Angaben zu Arbeitszeiten, Entgelt und Einsatzzeitraum.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Kurzfristige Beschäftigung in der Gastronomie
Ein Biergarten nutzt in der Hochsaison kurzfristige Aushilfen, um Spitzenzeiten wie sonnige Wochenenden abzudecken. Die Beschäftigung erfolgt für unter 70 Arbeitstage im Kalenderjahr – somit gilt sie als kurzfristige Beschäftigung (§ 8 SGB IV) und ist nicht sozialversicherungspflichtig, solange keine Berufsmäßigkeit vorliegt.
Über die Minijob-Zentrale wird die Anzeige rechtzeitig gemeldet, die Einsätze werden digital per Dienstplan-Software wie gastromatic geplant. So sichert sich der Betrieb:
- mehr Flexibilität
- niedrigere Personalkosten
- rechtssichere Abläufe
- zufriedene Mitarbeiter trotz schwankender Auslastung
💡 gastromatic hilft bei der Planung, Erfassung der Arbeitszeiten und der Kommunikation mit dem Team – perfekt für das Saisongeschäft in der Gastronomie.
Beispiel 2: Modegeschäft im Sommerschlussverkauf
Eine Boutique stellt zwei Aushilfen für sieben Wochen ein, um im Sommersale die Fläche zu betreuen, neue Ware zu sortieren und Kassenvorgänge zu unterstützen. Durch die Planung mit einer digitalen Lösung wird die Verfügbarkeit des Teams jederzeit klar – trotz Urlaubszeit.
Digitale Unterstützung: Dienstplanung & Zeiterfassung im Griff behalten
Kurzfristige Aushilfen bringen Flexibilität – aber auch Planungsaufwand. Um Chaos zu vermeiden, brauchst du klare Prozesse. Mit gastromatic planst du nicht nur klassische Arbeitsverhältnisse, sondern auch kurzfristige Aushilfen effizient:
- Dienstpläne mit rechtssicherer Erfassung der Arbeitszeiten
- Übersicht über Verfügbarkeit & Einsatzzeiten
- Mitarbeiter App – ohne E-Mail oder Aushang
- Export für Abrechnung & HR auf Knopfdruck
Tools wie gastromatic helfen dir dabei, den Überblick zu behalten – und machen selbst spontane Einsätze planbar, gesetzeskonform und transparent.
Fazit: Kurzfristige Beschäftigung – flexibel, fair & planbar
Ob in der Gastronomie, im Einzelhandel oder im Eventbereich – kurzfristige Beschäftigung ist eine flexible Lösung, um saisonal bedingte Personalengpässe zu überbrücken. Wichtig ist: Klarheit in der Planung, gute Kommunikation und digitale Tools, die dir helfen, den Überblick zu behalten.
Wenn du diese Punkte berücksichtigst, wird selbst die hektischste Hochsaison nicht zum Stressfaktor – sondern zur Chance, dein Team und deinen Betrieb nachhaltig zu stärken.
FAQ
Was ist eine kurzfristige Beschäftigung?
Eine Anstellung, die im Kalenderjahr auf max. drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist – sozialversicherungsfrei, wenn sie nicht berufsmäßig erfolgt.
Wann eignet sich eine kurzfristige Beschäftigung?
Besonders bei saisonalen Spitzenzeiten im Einzelhandel oder in der Gastronomie – z. B. für den Sommer oder das Weihnachtsgeschäft.
Muss man kurzfristige Jobs melden?
Ja, bei der Minijob-Zentrale – inkl. Arbeitszeit, Entgelt und Einsatzzeitraum.
Wie plant man kurzfristige Aushilfen effektiv?
Mit digitalen Tools wie gastromatic: für Dienstpläne, Zeiterfassung, Team-Kommunikation und HR-Export auf Knopfdruck.
Wie finde ich kurzfristige Aushilfen?
Kurzfristige Aushilfen findest du am schnellsten über Online-Jobbörsen, Aushänge, soziale Netzwerke und Mitarbeiterempfehlungen. Wichtig: Achte auf die gesetzlichen Vorgaben – eine kurzfristige Beschäftigung darf maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr dauern und ist nur nicht sozialversicherungspflichtig, wenn sie nicht berufsmäßig ausgeübt wird.
Verweise
Wie du mit smarter Dienstplanung deinen Personaleinsatz gezielt steuerst
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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