Mitarbeiter-Onboarding für Schichtbetriebe
Neue Mitarbeitende schneller startklar: KI sammelt, prüft & erinnert
Neue Mitarbeitende anlegen, Daten nachfordern, Dokumente prüfen: Im Schichtbetrieb kostet die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden oft unnötig Zeit. Mit dem KI Self-Onboarding Agent von gastromatic startest du den Prozess mit einem Klick. Der Chat führt neue Mitarbeitende durch relevante Angaben und Dokumente, prüft die Daten. Das ist kein weiterer digitaler Personalbogen, sondern ein automatisierter Onboarding-Prozess.
Schluss mit Nachfordern und Abtippen: Mitarbeiter-
Onboarding mit System
Mitarbeiter-Onboarding kostet Zeit, wenn Daten und Dokumente über verschiedene Kanäle kommen. Der Self-Onboarding Agent bündelt die nötigen Schritte in einem geführten Prozess: Neue Mitarbeitende liefern die Informationen selbst, HR prüft und bestätigt am Ende.
Mehr als ein digitaler Personalbogen: Der Agent führt via Chat durch den Prozess, fragt relevante Informationen ab und hält HR über den Status auf dem Laufenden.
Manuelles Onboarding
Mit dem Self-Onboarding Agent von gastromatic
Self-Onboarding als Teil deines Personalprozesses
Mit jeder Neueinstellung beginnt ein wiederkehrender Ablauf: Daten erfassen, Unterlagen anfordern, Angaben prüfen und das Onboarding abschließen. Der Self-Onboarding Agent bringt diese Schritte zusammen und schafft einen klaren Prozess für Mitarbeitende und HR.
- Weniger Nachfordern und manuelle Übertragung
- Relevante Daten & Dokumente gezielt erfassen
- Auffälligkeiten und fehlende Unterlagen früh erkennen
- Neue Mitarbeitende schneller startklar machen
In 5 Schritten zum abgeschlossenen
Mitarbeiter-Onboarding
1. Mitarbeitenden anlegen
Du hinterlegst die Eckdaten, die den weiteren Einarbeitungsprozess steuern.
In 5 Schritten zum abgeschlossenen
Mitarbeiter-Onboarding
1. Mitarbeitenden anlegen
Du hinterlegst die Eckdaten, die den weiteren Einarbeitungsprozess steuern.
Alle Funktionen in Aktion erleben
Lass dir in unserem kostenlosen Live-Produktwebinar zeigen, wie du mit unserer Software deine Arbeitszeiterfassung und Personalplanung effizient optimierst.
Alle Funktionen in Aktion erleben
Lass dir in unserem kostenlosen Live-Produktwebinar zeigen, wie du mit unserer Software deine Arbeitszeiterfassung und Personalplanung effizient optimierst.Nicht jede neue Person braucht dieselben Fragen
Minijob, Nicht-EU-Beschäftigung oder Vollzeit: Je nach Anstellungsart werden andere Angaben und Dokumente benötigt. Der Self-Onboarding Agent passt die Abfragen an die jeweilige Situation an.
Minijob
Relevante Angaben direkt im Ablauf erfassen.
- Mehrfachbeschäftigung abfragen
- Angaben auf mögliche Widersprüche prüfen
Nicht-EU-Beschäftigte
Aufenthalts- und Arbeitsdokumente passend anfordern.
- Aufenthaltstitel oder Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis abfragen
- Dokumente direkt in der Mitarbeiter-App hochladen
- Dokumententyp, Daten und Ablaufdatum prüfen
Vollzeit
Standarddaten erfassen und unnötige Fragen vermeiden.
- Stammdaten für Personalverwaltung & Lohnabrechnung abfragen
- Zusätzliche Angaben je nach Arbeitsbereich ergänzen
- Nur die für die Person vorgesehenen Informationen erfassen
Weitere Anstellungsarten
Sobald der Anstellungstyp hinterlegt ist, fragt der Agent auch für Werkstudierende, kurzfristig Beschäftigte und weitere Personengruppen die jeweils relevanten Fragen und Dokumente ab.
Nach der Einarbeitung geht es weiter
Das Onboarding ist geschafft, aber deine Personalprozesse gehen weiter. Mit gastromatic führst du die Daten deines Teams, Dokumente, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einer Software zusammen.
Alles, was du im Personalalltag brauchst
- Personalakte: Führe Stammdaten & Dokumente zentral zusammen
- Dokumente: Fordere Unterlagen an, lass sie unterschreiben & lege sie ab
- gastromatic App: Teile Infos mit deinem Team & bleib mit allen verbunden
- Abwesenheiten: Behalte Urlaub und Krankmeldungen einfach im Blick
- Dienstplanung: Plane dein Team direkt mit den erfassten Daten ein
- Zeiterfassung: Erfasse und werte Arbeitszeiten digital aus
- Lohnvorbereitung: Übergib relevante Daten strukturiert für die Abrechnung
So wird aus der ersten Datenerfassung ein durchgängiger Personalprozess, ohne Medienbrüche und doppelte Pflege zwischen einzelnen HR-Aufgaben.
Starte dein Mitarbeiter-
Onboarding mit gastromatic
Weniger Rückfragen, weniger doppelte Datenpflege und ein klarer Status für jedes neue Teammitglied. In einer individuellen Demo siehst du, wie du neue Mitarbeitende anlegst, das Onboarding startest und die Daten anschließend in gastromatic weiterverarbeitest.
FAQ aka „oft gefragt“
Was ist ein Self-Onboarding Agent?
Ein Self-Onboarding Agent ist ein KI-gestützter Prozess für das Mitarbeiter-Onboarding. Er führt neue Mitarbeitende per Chat durch die benötigten Angaben und Dokumente, prüft erkennbare Auffälligkeiten, erinnert an fehlende Informationen und bereitet den Abschluss durch HR vor.
Ist der Self-Onboarding Agent nur ein digitaler Personalfragebogen?
Nein. Ein digitaler Personalfragebogen fragt Daten ab. Der Self-Onboarding Agent steuert zusätzlich den Prozess: Er berücksichtigt Anstellungsart und Arbeitsbereich, fragt passende Dokumente ab, unterstützt bei Rückfragen, prüft Angaben und erinnert an fehlende Informationen und erstellt die passenden Dokumente.
Welche Daten werden im Mitarbeiter-Onboarding abgefragt?
Der Agent kann Standard oder individuelle Stammdaten sowie Standard Lohnabrechnungs- oder individuelle Dokumente abfragen. Welche Informationen benötigt werden, hängt unter anderem von Arbeitsbereich, Betrieb und Anstellungsart ab.
Welche Dokumente kann der Self-Onboarding Agent abfragen?
Je nach Situation können Standarddokumente sowie individuelle Dokumente abgefragt werden. Beispiele sind Aufenthaltsdokumente für bestimmte Nicht-EU-Beschäftigte, eine Immatrikulationsbescheinigung für Studierende, eine Rentenbescheinigung oder arbeitsbereichsabhängige Nachweise wie eine Hygienebescheinigung oder ein Führerschein.
Wie erkennt der Agent, welche Fragen gestellt werden müssen?
Die Abfragen werden anhand der hinterlegten Informationen und der vorgesehenen Einstellungen gesteuert. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsbereich, Betrieb und Anstellungsart. Der Agent fragt immer nur fehlende und für die Situation relevante Angaben ab.
Prüft der Agent auch Dokumente?
Ja. Hochgeladene Dokumente können darauf geprüft werden, ob sie zum angefragten Dokumententyp passen und ob die enthaltenen Daten mit den hinterlegten Personaldaten übereinstimmen. Außerdem können Ablaufdaten ausgelesen und in gastromatic übernommen werden. Auffälligkeiten werden HR zur Prüfung angezeigt.
Was passiert, wenn Mitarbeitende eine Information noch nicht haben?
Mitarbeitende können den Prozess pausieren und später fortsetzen. Bereits erfasste Daten bleiben gespeichert. Wenn Angaben oder Dokumente noch fehlen, erkennt HR den unvollständigen Status und der Agent kann automatische Erinnerungen versenden.
In welchen Sprachen kann das Mitarbeiter-Onboarding genutzt werden?
Der Chat orientiert sich an der Spracheinstellung der gastromatic Mitarbeiter-App. Mitarbeitende können dem Chat aber auch sagen, dass sie eine andere Sprache nutzen möchten, dann wechselt der Agent entsprechend. So können sie den Prozess in der Sprache durchführen, die für sie am besten passt.
Ersetzt der Agent die Prüfung durch HR?
Nein. Der Agent unterstützt den Prozess, sammelt relevante Angaben und weist auf erkennbare Auffälligkeiten hin. HR prüft die Daten und Dokumente und schließt das Onboarding aktiv ab. Die Verantwortung für die korrekte und gesetzeskonforme Beschäftigung bleibt beim Arbeitgeber.
Werden nach dem Onboarding automatisch Dokumente erstellt?
Ja, bestimmte Standarddokumente können nach dem Onboarding automatisch erstellt werden, wenn alle dafür nötigen Angaben vorliegen. Welche Dokumente erstellt werden, hängt von deinem Betrieb, dem Arbeitsbereich und der Anstellungsart ab.
