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Pendlerpauschale vs. Fahrtkostenzuschuss - Was lohnt sich für Arbeitgebende & Arbeitnehmende?

Pendlerpauschale vs. Fahrtkostenzuschuss – wo liegt da eigentlich der Unterschied? Worin bestehen die Vorteile für Arbeitgebende & Arbeitnehmende? Wie lässt sich der Fahrtkostenzuschuss als Instrument der Lohnoptimierung nutzen?
  • 1.
    Das Wichtigste auf einen Blick
  • 2.
    Berechnung
  • 3.
    Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel
  • 4.
    Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel: Abgaben auf Arbeitgeberseite
  • 5.
    Steuererklärung: Fahrtkostenerstattung vs. Pendlerpauschale
  • 6.
    Fahrtkostenzuschuss für Minijobber*innen oder Azubis
  • 7.
    Fazit
Für den täglich zu meisternden Fahrweg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte können Arbeitgeber*innen als freiwillige Leistung Fahrtkosten erstatten bzw. einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Hieraus kann für beide Seiten ein finanzieller Vorteil entstehen und Arbeitgebende können sich in Zeiten von Fachkräftemangel im Gastgewerbe und Konkurrenzdruck bei der Suche nach Personal vom Wettbewerb abheben. Eine solche Lösung ist nicht zuletzt auch für Azubis oder Minijobber*innen interessant, denn diese können die Pendlerpauschale wegen ihres niedrigen Lohns nicht geltend machen.

Das Wichtigste auf einen Blick

In Abgrenzung zu Fahrtkosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, besteht auf einen Fahrtkostenzuschuss für den täglichen Arbeitsweg kein Anspruch. Die Zahlung ist komplett freiwillig und dadurch ein Instrument, das in der nächsten Gehaltsverhandlung – sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende – genutzt werden kann.
Die hohe Attraktivität dieses Werkzeuges ergibt sich durch die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung mit 15 % unter Berücksichtigung des Solidaritätszuschlags und eventuell der Kirchensteuer. Damit einhergehend ist der Fahrtkostenzuschuss auch kein sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Gegenüber einer gewöhnlichen Gehaltserhöhung bleibt den Arbeitnehmer*innen – bei gleichem Einsatz von Arbeitgeberseite – also mehr Netto, wie wir in dem Beitrag zum Fahrtkostenzuschuss auch schon einmal ganz genau und mit Berechnungen unterfüttert erläutert haben. Im Folgenden wollen wir nochmal auf ein einfaches Rechenbeispiel und den Unterschied zur Pendlerpauschale eingehen.

Berechnung

Zunächst wird die einfache Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gemessen, wobei der letzte Kilometer immer abgerundet wird. Diese einfache Distanz wird dann mit den konkret gearbeiteten Tagen des Monats oder pauschal über das Jahr mit 15 Tagen pro Monat multipliziert. Der sich ergebende Betrag wird mit dem Fahrtkostenzuschuss pro Kilometer und Tag von 0,30 € multipliziert. Ab dem 21. Entfernungskilometer steigt der Zuschuss auf 38 Cent pro Kilometer.

Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel

Unser Beispiel-Mitarbeiter Kurt ist diesen Monat an 19 Tagen mit dem Auto von zu Hause in den Betrieb gefahren. Wohn- und Arbeitsstätte liegen 32,7 Kilometer auseinander. Kurt ist aus der Kirche ausgetreten.

BEISPIEL

Arbeitstage im Monat x Kilometer einfache Fahrt x 0,30 € bzw. 0,38 € = Fahrtkostenzuschuss 19 x (20 x 0,30 € + 12 x 0,38 €) = 200,64 €

Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel: Abgaben auf Arbeitgeberseite

Auf Basis des obigen Beispiels ergeben sich für Kurts Arbeitgeber folgende Abgaben:

Fahrtkosten für den Arbeitnehmer: 200,64 €

Pauschale Lohnsteuer (15 %): 30 €

Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer): 1,65 €

Belastung für den Arbeitgeber insgesamt: 232,29 €

Steuerbelastung Arbeitgeber insgesamt: 21,65 €

Aus dem Beispiel geht hervor, dass über das Instrument des Fahrtkostenzuschusses geringere Belastungen gegenüber einer klassischen Gehaltserhöhung entstehen. Es ergibt sich im Vergleich also ein Vorteil für Arbeitgeber*innen und für Arbeitnehmer*innen.
Als angenehmer Nebeneffekt kann Kurts Arbeitgeber die vollen 232,29 € gewinnmindernd als Betriebsausgabe geltend machen.

Steuererklärung: Fahrtkostenerstattung vs. Pendlerpauschale

Grundsätzlich bietet ja auch der Staat im Rahmen der Steuererklärung mit der Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale einen Ausgleich für gependelte Wege. Diese Form der Steuerentlastung erfährt jedoch auch immer wieder Kritik, schließlich entlaste die Pendlerpauschale gut Verdienende stärker als geringer Verdienende. Wie schneidet diese Möglichkeit im Vergleich zum Fahrtkostenzuschuss also wirklich ab?
Um die Pendlerpauschale geltend zu machen, muss zunächst eine Steuererklärung abgegeben werden. Für Mitarbeitende, die weniger als den Steuerfreibetrag verdienen und daher nicht von der Erstattung Gebrauch machen können, besteht durch einen Fahrtkostenzuschuss also ein ganz klarer Vorteil. Gerade in der Gastronomie müssen auch Teilzeit-Kräfte, Auszubildende, Kurzzeitarbeitende und Ältere, die ihre geringen Einkommen oder Renten mit Gelegenheitsjobs aufstocken, zur Arbeit fahren.
Doch diese Möglichkeit ist auch für Mitarbeitende interessant, die jährlich eine Steuererklärung abgeben: Der Gesetzgeber sieht ebenfalls einen Betrag von 30 bzw. 38 Cent pro Kilometer auf einfacher Strecke vor. Der große Unterschied liegt allerdings darin, dass sich hieraus sogenannte Werbungskosten errechnen. Werbungskosten werden im Abgrenzung zum Fahrtkostenzuschuss auf Arbeitgeberseite nicht ausgezahlt. Sie verringern vielmehr das zu versteuernde Einkommen. Sprich: Auf die Höhe der Werbungskosten fallen keine Steuern oder Abgaben an. Der Betrag, den man einspart, ist also nur ein Teil der 30 bzw. 38 Cent.
Der zweite große Punkt ist, dass man das Geld bei Abgabe einer Steuererklärung erst erhält, nachdem diese bearbeitet wurde, also lange Zeit nach der geleisteten Arbeit. Bei einem Fahrtkostenzuschuss durch die Arbeitgebenden ist der Betrag spätestens mit dem Folgegehalt auf dem Konto.
Gedeckelt sind Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss übrigens gemeinsam: Denn der Fahrtkostenzuschuss darf den Betrag nicht überschreiten, den Arbeitnehmer*innen maximal als Werbungskosten geltend machen dürften.

Fahrtkostenzuschuss für Minijobber*innen oder Azubis

Ländliche Betriebe kennen das Problem: Es ist wirklich schwer, passenden Nachwuchs zu finden. Doch auch bei gut gelegenen Lokalitäten ist Nachwuchs ein Thema und der Unterschied, den man im Vergleich zum Nachbarbetrieb herausstellen kann, wird wichtiger.
Die gute Nachricht: Man kann mit einem Fahrtkostenzuschuss nicht nur Azubis den eigenen Betrieb schmackhaft machen und ihr Entgelt erhöhen. Auch Minijobber*innen kann man so das Gehaltspaket etwas attraktiver gestalten. Denn ein Fahrtkostenzuschuss gehört mit beispielsweise Kinderbetreuungskosten zu den Vergünstigungen, die steuer- und abgabenfrei sind. Eine Kombination über die Grenze von 538 € ist also vollkommen legitim.

Fazit

Fahrtkostenzuschüsse durch die Arbeitgeber*innen können ein attraktives Instrument im Gehaltspaket sein. Nicht nur für Mitarbeitende, die einen relativ langen Arbeitsweg haben, kann ein Ausgleich geschaffen werden. Sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht kann mit vergleichsweise geringen Mitteln ein höheres Netto erzielt werden. Die Ersparnis der Arbeitgeber*innen liegt in der Reduktion der Personalnebenkosten von rund 21 % auf nur noch knapp über 15 %.
Für die Arbeitnehmer*innen gilt: Im Vergleich zur Pendlerpauschale werden höhere Beträge erzielt, die zudem schneller verfügbar sind, ohne dass eine Steuererklärung abgegeben werden muss.
Wichtig ist hervorzuheben, dass das Anstellungsverhältnis auch für Minijobber*innen und Azubis mit einem Fahrtkostenzuschuss aufgewertet werden kann.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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