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Im Personalcontrolling ist die Krankheitsquote eine der häufigsten Kennzahlen zur Messung krankheitsbedingter Fehlzeiten und dennoch wird sie bei der Betriebsplanung häufig unterschätzt.
- 1.Kurz und knapp
- 2.Berechnungsformeln
- 3.Mögliche Gründe für eine hohe Krankenquote
- 4.Berechnung bei gastromatic
- 5.Schritte zur Senkung der Krankheitsquote
Mithilfe der Krankheitsquote lassen sich häufig direkte Rückschlüsse auf die Mitarbeiterzufriedenheit schließen – steigt die Quote mit der Zeit, dann nimmt ziemlich sicher auch die Mitarbeiterfluktuation zu. Aus diesem Grund solltet ihr die Quote unbedingt regelmäßig beobachten, sodass ihr notfalls noch schnell genug handeln könnt.
Wir zeigen euch heute, was es mit dieser Kennzahl auf sich hat, welche Berechnungsformeln es dafür gibt und wie ihr euch die Quote bei der Personalplanung zu Nutze machen könnt. Let’s go!
Kurz und knapp
Die Krankheitsquote bestimmt sich durch bestimmte Berechnungsformeln insgesamt anhand der ausgefallenen Tage in Relation zu den Soll-Arbeitstagen im Betrieb. Somit hilft sie im Controlling dabei, die Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen und Personalkapazitäten genau zu ermitteln. Mit ihrer Hilfe lassen sich auch Rückschlüsse auf Probleme in der Betriebsorganisation, der Personalzusammensetzung oder den Arbeitsbedingungen ziehen. Sobald man die Quote ermittelt hat, kann man sie mit vergangenen Quoten in anderen Konstellationen vergleichen oder mit den Krankheitsquoten ähnlicher Unternehmen gegenprüfen.
Berechnungsformeln
Als Berechnungsbasis nimmt man die Soll-Arbeitstage der Mitarbeitenden und setzt sie mit den krankheitsbedingten Fehltagen in Relation. Dabei werden Wochenenden, Feiertage und Urlaub außenvorgelassen.
Krankheitsquote = (Krankheitsbedingte Fehltage / Soll-Arbeitstage) * 100 %
Bei dieser Berechnung werden alle Mitarbeitenden inkludiert. Die Formel lässt sich dabei sowohl auf Teilzeit- wie Vollzeit-Arbeitnehmende übertragen, da sie auf ganzen Arbeitstagen basiert.
BEISPIEL
Ein Unternehmen hat 25 Mitarbeitende und berechnet die Krankheitsquote für den November. Im November gibt es 22 Soll-Arbeitstage. Es waren 4 Mitarbeitende je einen Tag krank, zwei Mitarbeitende 2 Tage lang krank und ein Mitarbeiter war 3 Tage lang krank.
Die Krankenquote berechnet sich dann wie folgt:
(4 Tage + 4 Tage + 3 Tage) / (22 Soll-Arbeitstage * 25 Mitarbeitende) * 100 % = 2 %
Die Krankheitsquote für den November beträgt genau 2 %.
Mögliche Gründe für eine hohe Krankenquote
Eine absolute Aussage darüber, wann die Krankheitsquote zu hoch ist, kann nicht getroffen werden – dafür sind die Branchen in Deutschland zu heterogen und sind vielen saisonalen Schwankungen unterworfen. Als Annäherungswert könnte man aber sagen, dass Krankheitsquoten, die (je nach Branche) die 5 % übersteigen, darauf hindeuten, dass Defizite in der Arbeitsorganisation, Unzufriedenheit im Betrieb und Überlastung der Mitarbeiter*innen ein Thema sein könnten. Die Gründe können vielfältig sein, auch Betriebsunfälle oder jährliche Grippewellen können in diese Rechnung einfließen. Die Quote muss aber in jedem Betrieb beobachtet und anhand der individuellen Bedingungen interpretiert werden. Erst, wenn man weiß, wie hoch die Quote in früheren Erhebungen war, lässt sich eine Aussage über ihren Gehalt sagen. Dementsprechend sollte man die Krankheitsquote nicht nur beobachten, sondern bei erhöhten Zahlen vielmehr vergleichen und überlegen, wie man sie wieder zum Sinken bringt. Man darf nicht vergessen: Hohe Fehlzeiten kosten das Unternehmen Geld und können den Betriebsablauf behindern.
Berechnung bei gastromatic
Mithilfe des Algorithmus bei gastromatic werden neben der Dienstplanung und Zeiterfassung alle erfassten Daten auch automatisch ausgewertet. Dadurch können Planende direkt sehen, wenn die Krankheitsquote steigt und dadurch die Bedarfsplanung perspektivisch anpassen. Bei gastromatic habt ihr die Möglichkeit, euch die Krankheitsquote tagesbasiert oder stundenbasiert anzeigen zu lassen und könnt somit sowohl bei Teilzeit- wie Vollzeitangestellten aussagekräftige Werte ablesen. Auch Zugänge, Abhänge und die Mitarbeiterfluktuation könnt ihr euch als Kennzahlen zu Nutze machen; die Auswertungen könnt ihr euch auf jeglichen Ebenen (z. B. Beitriebsebene, Arbeitsbereichsebene) ausspielen lassen und seht somit direkt, an welcher Stelle Handlungsbedarf ist, sobald sich die Zahlen zum Negativen verändern.
Schritte zur Senkung der Krankheitsquote
Erstmal: keine Panik! Eine erhöhte Krankheitsquote kann je nach Jahreszeit dem ganz normalen Lauf der Dinge entsprechen – gewisse Schwankungen während der jährlichen Erkältungswellen sind nicht überraschend und sollten dementsprechend nicht besorgniserregend sein.
Übersteigt die Krankenquote aber den durchschnittlichen Wert im Betrieb, sollte man so schnell wie möglich eingreifen, denn mögliche Folgen im Betrieb können weitreichend sein. Sowohl auf personeller Ebene kann sich durch erhöhte Krankenstände der Stresspegel für die Kolleg*innen erhöhen, die durch Überstanden versuchen die Wogen zu glätten. In solchen Zeiten wächst die Negativität im Betriebsumfeld oft rasant an. Gleichzeitig bedeutet das auch eine verlangsamte Leistung im Alltagsbetrieb; dadurch entsteht auch ein wirtschaftliches Minus im Unternehmen. Als Unternehmer*in hat man also ein großes Interesse daran, diese Fehlzeitenquote unter dem Durchschnitt zu halten.
Nachdem man seine Quoten also beobachtet und analysiert hat, gilt es nun, sich auf dieser Grundlage einige Fragen zu stellen:
- Liegt die eigene Krankheitsquote noch im Branchendurchschnitt?
- Ist die Krankheitsquote in einigen Abteilungen oder Betriebsebenen besonders hoch?
- Resultieren die Fehltage aus Betriebsunfällen?
- Welcher Anteil ist auf Langzeiterkrankungen zurückzuführen (die vielleicht das Bild verzerren)?
Wichtig: Weiterbildungen, Urlaub, Sonderurlaub, Betriebsversammlungen, Streik und Sabbaticals dürfen hierbei nicht berücksichtigt werden.
Hier handelt es sich um weitere Fehltage, die entsprechend in der Personalbedarfsplanung Berücksichtigung finden und nicht in die Krankheitsquote einfließen.
Sobald ihr die oben genannten Fragen durchdacht habt, könnten folgende Maßnahmen für euch in Betracht kommen:
- Verbesserung des Arbeitsklimas und des Betriebsumfelds: ein gutes Miteinander im Betrieb, in dem das ganze Team Wertschätzung erfährt und gemeinsame Werteherrschen, beflügelt auch problemlose Kommunikation, sodass diverse Missstände gar nicht erst aufkommen. Auch gesundheitsfördernde Maßnahmen wie Sportkurse, gesunde Snacks auf der Arbeit oder bezuschusste Fitnessstudios tragen zu einer Verbesserung des Arbeitsumfelds bei.
- Bessere Sicherheitsstandards: sollte es bei euch häufig zu Betriebsunfällen kommen, solltet ihr Maßnahmen treffen, die die Sicherheit eurer Mitarbeitenden gewährleisten und den Arbeitsschutz erhöhen.
- Mehr Flexibilität im Arbeitsalltag: Unzufriedenheit der Mitarbeitenden rührt oft daher, dass sie das Gefühl haben, keinerlei Gestaltungsmöglichkeiten in ihrem Arbeitsalltag zu haben. Gibt es bei euch die Möglichkeit, flexible Arbeitsmodelle einzuführen? Mithilfe vongastromatic können eure Mitarbeitenden auch Wunschzeiten eintragen, die bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Gerade eine gute Work-Life-Balance führt auch zu einer höheren Motivation auf der Arbeit.
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Sind eure Mitarbeitenden auf der Arbeit unterfordert, trägt das schnell zu Unzufriedenheit bei. Wenn ihr eurem Team aber die Möglichkeit der Förderung anbietet, stärkt ihr die Mitarbeitenden nicht nicht individuell, sondern investiert damit auch in den eigenen Betrieb - die Ausbildung und Förderung von Fachkräften ist ein Win-Win auf beiden Seiten.
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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