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Sozialversicherungsprüfung - Prüfungsgegenstand und smarte Tipps

  • 1.
    Die Basics zur Sozialversicherungsprüfung: Wer, wo & wie oft?
  • 2.
    Was wird bei der Sozialversicherungsprüfung geprüft?
  • 3.
    Besonderheiten bei bestimmten Beschäftigungsarten
  • 4.
    Was man sonst noch wissen sollte…
Beim Stichwort Betriebsprüfung wird so manchem Gastgeber*innen ganz mulmig zumute. Das muss nicht sein, denn auf dem gastromatic Blog haben wir in der Vergangenheit bereits wertvolle Informationen zum Thema Zollkontrolle und Lohnsteueraußenprüfung für euch zusammengetragen. Im heutigen Beitrag wollen wir uns dem Thema Sozialversicherungsprüfung widmen und euch auch hierzu neben allgemeinen Fakten hilfreiche Insidertipps zum Prüfgegenstand geben.

Die Basics zur Sozialversicherungsprüfung: Wer, wo & wie oft?

Erstmal heißt es Entwarnung: Im Gegensatz zur Zollprüfung braucht man bei der Sozialversicherungsprüfung kein überfallartiges Eindringen in den Betrieb zu erwarten. Der Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung prüft für die Träger der Krankenkassen, Rentenversicherung und für die Künstlersozialkasse immer in den Räumlichkeiten der Abrechnungsstelle.
Der Prüfungszeitraum betrifft standardmäßig vier volle Abrechnungsjahre und findet demnach auch regelmäßig im Rhythmus von vier Jahren statt. Somit zählt die Sozialversicherungsprüfung zu den berechenbarsten Betriebsprüfungen, denen sich Gastgeber*innen in Deutschland unterziehen müssen. Ausnahmen gibt es bei der Sozialversicherungsprüfung nur dann, wenn Hinweise auf grobe Fehler durch Steuerfahndung oder Zoll bestehen.
Geprüft werden in der Regel alle Betriebe, die 20 Mitarbeitende oder mehr beschäftigen. Kleinstbetriebe mit weniger als 20 Mitarbeitenden werden in der Regel zu 40% geprüft. Eine 100%ige Prüfung findet nur dann statt, wenn es in der Vergangenheit nennenswerte Nachforderungen gegeben hat. Anders als bei Lohnsteueraußenprüfungen stehen Prüfende der deutschen Rentenversicherung nicht unbedingt unter Erfolgsdruck. Dennoch geht man davon aus, dass es der Karriere von Prüferinnen und Prüfern nicht unbedingt schadet, wenn sie Nachforderungen eintreiben können.
Eine weitere Besonderheit unterscheidet die Sozialversicherungsprüfung maßgeblich von der Lohnsteueraußenprüfung: Für die Sozialversicherungen besteht per se eine Forderung nach dem Entstehungsprinzip, also ganz unabhängig davon, ob den Arbeitnehmer*innen tatsächlich das Entgelt gezahlt wurde oder nicht – die Beiträge zur Sozialversicherung müssen in jedem Fall abgeführt werden.

Was wird bei der Sozialversicherungsprüfung geprüft?

So weit, so gut – alle vier Jahre steht also eine Prüfung durch den Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung an. Aber was prüfen sie denn genau?
Die Prüfung wird im Sozialgesetzbuch (§28p Abs. 1 SGB IV) wie folgt definiert:
„Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern; insoweit gelten § 28h Absatz 2 sowie § 93 in Verbindung mit § 89 Absatz 5 des Zehnten Buches nicht. Die landwirtschaftliche Krankenkasse nimmt abweichend von Satz 1 die Prüfung für die bei ihr versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.“ (§28p SGB IV)
Im Detail klärt der Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung also folgende Fragen:
  • Wurden alle Entgeltbestandteile ordnungsgemäß verbeitragt?
  • Stimmen die Summen der einzelnen Versicherungszweige und Krankenkassen mit den Beitragsnachweisen überein?
  • Stimmen die im Lohnjournal aufgeführten SV-pflichtigen Bruttolöhne mit den Meldungen zur Sozialversicherung überein?
  • Stimmen die Beitragsnachweise mit den von der Krankenkasse gemeldeten Beiträge überein?
  • Stimmen die Lohnsummen im Lohnjournal mit den Lohnbuchungskonten der Finanzbuchhaltung überein?
  • Sind alle Auszahlungsbeträge korrekt auf dem Konto und Kassenbuch vermerkt?
  • Wurde ausnahmslos der Mindestlohn eingehalten? Mehr zu dem Thema im Artikel Mindestlohn Gastronomie
  • Liegen alle Versicherungsnachweise für private Krankenversicherung (Versicherungspflicht § 5 SGB V) vor?
  • Liegen Zeitnachweise bei Zahlung steuerfreier SFN-Zuschläge vor?
Außerdem übernehmen die Prüfenden auch die Prüfung für die Künstlersozialkasse, sofern ihr Rechnungen von sogenannten freischaffenden Künstler*innen gestellt bekommen habt. Kapitalgesellschaften sind hier ausdrücklich außen vor, es geht tatsächlich nur um die Rechnungsstellung durch natürliche Personen. Und auch die Unfallversicherung wird nicht übergangen. Prüfgegenstand ist die korrekte Meldung der Beiträge an die Unfallversicherung bzw. die korrekte Verwendung der Gefahrentarifstellen.

Besonderheiten bei bestimmten Beschäftigungsarten

Neben den aufgeführten allgemeinen Prüfungsgegenständen gibt es je nach Beschäftigungsart der Arbeitnehmenden bestimmte Themen, die Prüfende besonders unter die Lupe nehmen:

Werkstudent*in

Werkstudentinnen und -studenten dürfen bis zu 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit und bis zu 40 Stunden pro Woche während der vorlesungsfreien Zeit eingesetzt werden. Prüfende achten besonders darauf, ob für alle beschäftigten Werkstudierenden lückenlose Immatrikulationsbescheinigungen vorliegen und ob die wöchentliche maximal-Arbeitszeit von 20 Stunden eingehalten wurde.

Geringfügig Beschäftigte

Geringfügig Beschäftigte dürfen maximal 450 Euro pro Monat oder 5400 Euro pro Jahr (ab dem 1. Oktober 2022 soll die Grenze auf 520 € monatlich und entsprechend auf 6.240 € jährlich angehoben werden) verdienen und sind, sofern korrekt beantragt, von der Rentenversicherungspflicht befreit. Bei der Prüfung wird also besonders darauf geachtet, ob die Befreiungsanträge vorliegen. Die Überprüfung findet prinzipiell stichprobenartig statt, wird aber ausgedehnt, sofern während der Prüfung Unstimmigkeiten auftreten. In unserem Artikel Minijob maximaler Verdienst, erfahren sie mehr zu dem Thema.

TIPP

Hier solltet ihr besonders darauf achten, dass das Datum des Antrags mit dem Datum des Beschäftigungsbeginns übereinstimmt und dass der Antrag komplett ausgefüllt ist.

Besonders unter die Lupe genommen werden geringfügig Beschäftigte, deren Verdienst genau 5400 Euro pro Jahr betragen hat. Zur Überprüfung fordern Prüfende in aller Regel stichprobenartig einzelne Abrechnungen an. Für Minijobber*innen mit verstetigtem Entgelt müssen alle Zeitnachweise sowie Arbeitsverträge vorgelegt werden. Hier ist besondere Vorsicht geboten: auch wenn es verlockend scheint, Minijobber*innen mit verstetigtem Entgelt zu beschäftigen, um saisonalen Peaks entgegen zu wirken, muss penibel darauf geachtet werden, dass der vorgegebene Rahmen eingehalten wird. Denn auch wenn ein Arbeitszeitkonto geführt wird, dürfen Minijobber*innen nicht unbegrenzt eingesetzt werden.

Kurzfristig Beschäftigtete

Kurzfristig beschäftigte Mitarbeitende dürfen maximal 70 Tage pro Jahr eingesetzt werden. Prüfende verlangen hier den von Arbeitnehmenden unterzeichneten Personalerfassungsbogen. Wichtig ist, dass die Führung eines Arbeitszeitkontos für kurzfristig Beschäftigte unzulässig ist.

Freie Mitarbeitende

Freie oder selbstständige Mitarbeitende werden nicht eingestellt, sondern sind dazu berechtigt für ihre erbrachte Arbeit Rechnungen zu schreiben. Damit beim Prüfer nicht der Verdacht auf Scheinselbstständigkeit aufkommt, solltet ihr im Vorfeld genau prüfen, zu welchem Zweck freie Mitarbeitende die Gewerbetätigkeit ausüben. Eine selbstständige Frisörin, die sich am Wochenende als Kellnerin etwas dazuverdient, darf in diesem Fall nicht als freie Mitarbeiterin Rechnungen stellen.

Festangestellte Gehaltsempfänger*innen

Bei „normalen“ festangestellten Mitarbeitenden prüfen zuständige Prüfende insbesondere die Einhaltung des Mindestlohns von aktuell 9,19 Euro pro Stunde. Dabei vergleichen sie Verdienstabrechnungen mit den aufgezeichneten Arbeitszeiten. Wichtig ist, dass Dienstpläne alleine nicht als Nachweis dienen.
Auch bei der Zahlung steuerfreier SFN-Zuschläge fordern Prüfende lückenlose Zeitnachweise, um zu kontrollieren, ob die steuerfreien Zuschlagszeiten eingehalten wurden.
Weiterhin wird die Einhaltung des Entgeltfortzahlungsgesetzes, welches eine Zahlung der SFN-Zuschläge (steuerpflichtig) auch während Urlaub oder Krankheit vorsieht, überprüft.

Was man sonst noch wissen sollte…

Die Prüfung der Sozialversicherung sind grundsätzlich sehr umfangreich und zeitaufwendig, weswegen die Prüfmethoden in den vergangenen Jahren immer mehr an Genauigkeit und Methodik zugenommen haben. Seit 2012 gibt es erstmalig die Möglichkeit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), die aufgrund der guten Ergebnisse zum 1. Januar 2023 verpflichtend wird. Hier können alle notwendigen Unterlagen Prüfenden elektronisch zur Verfügung gestellt werden, was vor allem die Prüfdauer verkürzt und den Aufwand für die prüfende Seite minimiert. Das Verfahren wird nichtsdestotrotz kritisch beäugt, denn in erster Linie ist hier den Prüfer*innen und nicht unbedingt den Arbeitgeber*innen und Lohnbüros geholfen. Die vielfältigen Aufgaben, Auswertungs- und Nachweisvorschriften können durch das neue Verfahren also ganz einfach und lückenlos überprüft werden.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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