Themen
Pflicht, Vorteile & rechtssichere Einführung
- 1.Was ist eine digitale Personalakte?
- 2.Was gehört in die digitale Personalakte?
- 3.Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
- 4.Wird die digitale Personalakte jetzt zur Pflicht?
- 5.Datenschutz & Sicherheit in der digitalen Personalakte
- 6.Wie lange müssen Daten in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
- 7.Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat bei der digitalen Personalakte?
- 8.Einführung der digitalen Personalakte – Schritt für Schritt
- 9.Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte in gastromatic
- 10.Fazit: Ab 2027 kein Weg mehr an der digitalen Personalakte vorbei
Die digitale Personalakte wird zur Schlüsseltechnologie für moderne Unternehmen in Deutschland. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch geführt werden – das hat der Gesetzgeber im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch geregelt (§ 28f Abs. 7 SGB IV). Für HR-Abteilungen bedeutet das: Die Zeit der Papierakten ist vorbei.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine digitale Version der klassischen Personalakte in Papierform. Sie dient der sicheren, strukturierten Verwaltung von Personaldaten und arbeitsrelevanten Dokumenten – z. B. Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Zertifikate, Urlaubsanträge oder elektronische Entgeltunterlagen.
In modernen Softwarelösungen wie gastromatic wird sie häufig cloudbasiert bereitgestellt, sodass Mitarbeitenden, HR-Verantwortlichen, Personaler:innen und Arbeitgebenden ortsunabhängig ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten möglich ist – mit einem Mausklick.
Was gehört in die digitale Personalakte?
Die Inhalte einer digitalen Personalakte sind gesetzlich nicht einheitlich geregelt, richten sich aber an den betrieblichen Erfordernissen sowie steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben aus.
Typische Bestandteile:
- Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Personalfragebogen
- Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
- Krankmeldungen, Atteste, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Nachweise über Arbeitszeiten, Zuschläge, Abwesenheiten
- Urlaubsanträge, Elternzeit, Pflegezeit
- Zeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungen
- Abmahnungen, Kündigungen
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
1. Rechtssicherheit & Compliance
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- Zugriff nur durch berechtigte Personen
- Protokollierung aller Änderungen
- Archivierungspflicht über 6 bis 10 Jahre nach Abgabenordnung (AO) & Handelsgesetzbuch (HGB)
2. Effizienz & Zeitersparnis
- Kein Suchen in Ordnern
- Dokumente sind mit einem Klick verfügbar
- Reduktion manueller Prozesse
- Automatische Fristenkontrolle (z. B. bei Befristungen)
3. Standortunabhängiger Zugriff
- Ideal für Betriebe mit mehreren Büros
- Auch im Homeoffice problemlos nutzbar
- Zugriff für HR, Lohnbuchhaltung oder Führungskräfte
4. Zentrale Ablage aller Informationen
- Einheitliche Registerstruktur
- Digitale Abläufe für Urlaubsanträge, Zeugnisse, Nachweise
- Kein Medienbruch zwischen HR-Prozessen
Wird die digitale Personalakte jetzt zur Pflicht?
Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV)¹ hat der Gesetzgeber in Deutschland eine klare Vorgabe geschaffen: Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Entgeltunterlagen von Arbeitgebern verpflichtend in elektronischer Form zu führen. Dies ist in § 28f Abs. 7 SGB IV gesetzlich geregelt. Wörtlich heißt es dort:
„Die Entgeltunterlagen sind von den Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich elektronisch zu führen.“
Diese gesetzliche Vorgabe gilt ohne Ausnahme für alle Unternehmen und Organisationen – unabhängig von Branche, Größe oder Anzahl der Mitarbeitenden. Damit wird der bisher optional mögliche Verzicht auf digitale HR-Lösungen faktisch hinfällig.
Was bedeutet das für die Personalakte?
Zwar schreibt das Gesetz keine spezielle Form der digitalen Personalakte vor, doch macht die Verpflichtung zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen eine strukturierte, zentral verwaltete digitale Personalakte nahezu unverzichtbar. Sie ist die effizienteste und rechtssicherste Lösung, um die neuen gesetzlichen Anforderungen in der Praxis umzusetzen.
Was zählt zu den elektronischen Entgeltunterlagen?
Nach aktuellem Verständnis zählen insbesondere folgende Unterlagen zur Kategorie der elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen:
- Lohnabrechnungen
- Meldungen zur Sozialversicherung (z. B. DEÜV-Meldungen)
- Stammdaten zur Beschäftigung und Vergütung
- Arbeitsverträge und Nachweise zur Lohnstruktur
- Zahlungsnachweise zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Urlaub oder Mutterschutz
- Arbeitszeitnachweise, etwa aus Zeiterfassungssystemen
- Personalfragebogen
- Dokumente über Zuschläge, Zulagen oder variable Vergütungsbestandteile
Diese Informationen und Dokumente müssen nicht nur digital vorhanden sein, sondern auch ordnungsgemäß archiviert, revisionssicher gespeichert und auf Anforderung sofort verfügbar sein – z. B. für Betriebsprüfungen oder Anfragen von Sozialversicherungsträgern.
Warum die digitale Personalakte jetzt sinnvoll und notwendig ist
Die digitale Personalakte bietet den idealen Rahmen, um alle elektronischen Entgeltunterlagen, Vertragsdokumente und HR-relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu verwalten. Sie erfüllt damit nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand in der Personalabteilung erheblich.
Einige Vorteile im Überblick:
- Vollständige und strukturierte Ablage aller gesetzlichen Nachweise
- Einheitliche Dokumentation aller entgeltrelevanten Informationen
- Automatische Archivierungsfunktionen und Fristenüberwachung
- Schneller Zugriff für HR, Lohnbuchhaltung oder Betriebsprüfer
- Sicherheit durch rollenbasierte Zugriffskontrolle und DSGVO-Konformität
Die gesetzliche Pflicht zur digitalen Entgeltunterlage macht die digitale Personalakte zur logischen Konsequenz
Mit dem Stichtag 1. Januar 2027 endet das Zeitalter der Papierakten für Lohn- und Beschäftigungsnachweise. Unternehmen, die ihre Personalprozesse weiterhin papierbasiert führen, riskieren ab dann Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften – mit potenziellen Konsequenzen im Rahmen von Prüfungen und Nachweispflichten.
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte ist daher nicht nur eine organisatorische Maßnahme, sondern eine gesetzlich erforderliche strategische Entscheidung für jedes Unternehmen in Deutschland.
GUT ZU WISSEN
Wer bereits vor dem gesetzlichen Stichtag auf digitale Prozesse umstellt, profitiert doppelt: durch mehr Effizienz in der HR-Verwaltung und durch eine reibungslose, fristgerechte Umsetzung der gesetzlichen Digitalisierungspflichten.
Datenschutz & Sicherheit in der digitalen Personalakte
Wer eine digitale Personalakte einführt, muss dabei Datenschutzanforderungen aus der DSGVO (Art. 5, 6, 32)² beachten. Das bedeutet konkret:
- Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung (SSL/HTTPS)
- Serverstandort möglichst in Deutschland oder der EU
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen
- Einwilligungen und Zweckbindung der Mitarbeiterdaten
Eine rechtssichere Software muss alle Zugriffe protokollieren und Änderungen dokumentieren. Systeme wie gastromatic erfüllen diese Anforderungen automatisch.
Wie lange müssen Daten in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
Die Aufbewahrungspflichten in der digitalen Personalakte richten sich nach dem Inhalt und der Art der gespeicherten Dokumente. Da hier eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumententypen – etwa Arbeitsverträge, elektronische Entgeltunterlagen, Zeugnisse oder Steuernachweise – digital verwaltet werden, gelten je nach Kategorie unterschiedliche gesetzliche Fristen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
- Arbeitsverträge, Abmahnungen und Schriftwechsel zur Anstellung: ➝ 3 Jahre (§ 195 BGB – Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche)
- Gehaltsdokumente, Zahlungsnachweise, Nachweise zur Sozialversicherung: ➝ 6 Jahre (§ 147 AO)
- Steuerrelevante Unterlagen, wie elektronische Lohnsteuerdaten oder Reisekostenabrechnungen: ➝ 10 Jahre (gemäß § 147 AO und § 257 HGB)
Diese Fristen gelten sowohl für Papierdokumente als auch für die digitale Archivierung – vorausgesetzt, die Aufbewahrung erfolgt revisionssicher, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar.
Digitale oder Papierform – was ist rechtlich zulässig?
Grundsätzlich ist die digitale Speicherung gleichwertig zur Ablage in Papierform – das gilt laut Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) in Deutschland. Eine Ausnahme bilden besonders sensible Dokumente wie:
- Original-Arbeitsverträge
- Kündigungsschreiben
- Aufhebungsverträge
- Nachweise bei Arbeitnehmerüberlassung
Diese sollten aus Beweisgründen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden, um im Streitfall vor Arbeitsgericht als Original vorgelegt werden zu können.
Tipp: Mit einem rechtssicheren Dokumentenmanagementsystem kannst du digitale und papiergebundene Unterlagen parallel verwalten – inklusive gesetzeskonformer Archivierungslogik und Zugriffskontrolle.
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Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat bei der digitalen Personalakte?
Die Einführung einer digitalen Personalakte betrifft nicht nur HR-Abteilungen und Führungskräfte, sondern oft auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats – insbesondere in Unternehmen mit bestehenden Arbeitnehmervertretungen.
Zustimmungspflicht? Nein – aber Mitbestimmung ja!
Aktuell gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die verlangt, dass der Betriebsrat der Einführung einer digitalen Personalakte zustimmen muss. Auch die Rechtsprechung hat dies bisher nicht explizit geregelt. Dennoch fällt die Einführung häufig unter das Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG³ – z. B. dann, wenn es um Kontrollmechanismen oder technische Systeme zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geht.
Daher ist es ratsam, den Betriebsrat frühzeitig einzubinden, um Transparenz zu schaffen und Akzeptanz bei der Umsetzung digitaler HR-Prozesse zu sichern.
Darf der Betriebsrat Einsicht in die digitale Personalakte nehmen?
Nein – ein genereller Zugriff des Betriebsrats auf Mitarbeiterdaten in der Personalakte ist nicht zulässig, da dies gegen das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden verstoßen würde. Nur wenn Beschäftigte aktiv zustimmen oder den Betriebsrat zur Einsicht hinzuziehen, darf gemeinsam Einsicht genommen werden.
Zugriffsrechte in der digitalen Personalakte – wer darf was?
- HR-Abteilung und Lohnbuchhaltung: Zugriff auf alle entgeltrelevanten Inhalte, um gesetzliche Pflichten (wie die elektronische Entgeltunterlage) zu erfüllen.
- Vorgesetzte und Führungskräfte: Zugriff auf notwendige Daten für den operativen Alltag (z. B. Vertragslaufzeiten, Krankheitstage, Fristen).
- Betriebsrat: Nur mit Einwilligung der jeweiligen Mitarbeitenden oder im Rahmen spezifischer Beteiligungsrechte.
Einführung der digitalen Personalakte – Schritt für Schritt
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist ein Projekt mit klaren Etappen:
- Zieldefinition: Was soll mit der digitalen Personalakte erreicht werden?
- Softwareauswahl: Auswahl eines Anbieters mit DSGVO-konformer Lösung
- Datenmigration: Bestehende Akten digitalisieren & strukturieren
- Schulung & Einführung: Onboarding der Personalabteilung & betroffenen Mitarbeitenden
- Betrieb & Optimierung: Prozesse standardisieren, Fristen automatisieren, Rollen vergeben
Dabei gilt: Je früher die Umstellung erfolgt, desto geringer der spätere Aufwand zur gesetzlichen Frist 2027.
Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte in gastromatic
Die digitale Personalakte in gastromatic ist weit mehr als nur eine digitale Ablage. Sie ist der zentrale Ort für alle Personaldaten, Dokumente und HR-Prozesse – ganz ohne Papier, chaotische Ordnerstrukturen oder manuelle Nachverfolgung. In wenigen Klicks behältst du den Überblick über alle Mitarbeitenden – egal ob Minijob, Teilzeit oder Vollzeit.
In gastromatic legst du für jede Person automatisch eine vollständige, strukturierte Personalakte an. Neben Stammdaten kannst du dort Vertragsdokumente, Krankmeldungen, Nachweise und weitere Unterlagen sicher und DSGVO-konform hinterlegen – ideal für eine moderne, digitale Personalabteilung.
Digitale Personalakte = zentrale HR-Schaltzentrale
Mit gastromatic wird die digitale Personalakte zur Basis für effiziente HR-Arbeitsabläufe:
- Verträge und Unterlagen digital verwalten und archivieren
- Fehlende Dokumente direkt in der App bei Mitarbeitenden anfordern
- Automatische Erinnerungen an Fristen (z. B. Probezeitende, Befristung)
- Alle Daten und Dokumente auf Knopfdruck verfügbar – ortsunabhängig und sicher
Die digitale Personalakte ist nahtlos in die Stundenerfassung, Schichtplanung und Lohnabrechnung integriert – so entsteht ein durchgängiger Workflow, der Zeit spart und Fehler reduziert.
Weniger Papier, mehr Übersicht – und volle Rechtssicherheit
Mit gastromatic digitalisierst du deine HR-Prozesse Schritt für Schritt – vollständig, sicher und mit allen gesetzlichen Anforderungen im Blick:
- Archivierung gemäß § 147 AO und § 257 HGB
- Zugriffsrechte rollenbasiert steuerbar
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen
- Revisionssichere Speicherung für elektronische Entgeltunterlagen
Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt gespeichert – auf Servern in Deutschland und unter Einhaltung der DSGVO. So bist du auf der sicheren Seite – auch bei Betriebsprüfungen, Anfragen von Behörden oder im Rahmen der ab 2027 verpflichtenden elektronischen Entgeltunterlagen nach dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches SGB IV.
Warum sich der Umstieg auf gastromatic lohnt
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist oft der erste Schritt in Richtung effizientere, automatisierte HR. Mit gastromatic gestaltest du diesen Schritt so einfach wie möglich:
- Intuitive Bedienung – kein Schulungsaufwand
- Modularer Aufbau – passt sich deinen Prozessen an
- Mobile Nutzung – perfekt für Schichtbetriebe & Homeoffice
- Zentrale Ablage für alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zur elektronischen Entgeltunterlage
Ob Zeiterfassung, Dienstplanung oder Lohnvorbereitung: Mit gastromatic wird die digitale Personalakte zur Schnittstelle deiner gesamten HR-Prozesse – und sorgt für reibungslose Abläufe, weniger Aufwand und mehr Sicherheit.
Fazit: Ab 2027 kein Weg mehr an der digitalen Personalakte vorbei
Die digitale Personalakte ist mehr als nur ein digitales Archiv – sie wird durch die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage zur Grundvoraussetzung moderner HR-Prozesse. Die Einführung der digitalen Personalakte ist keine rein technische Umstellung, sondern ein strategischer Schritt in Richtung moderner, datenschutzkonformer Personalprozesse. Wer den Betriebsrat frühzeitig einbezieht, schützt sich nicht nur rechtlich, sondern schafft Vertrauen in die Digitalisierung der HR-Arbeit.
Verweise
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Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorinnen und Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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