Abmahnung im Arbeitsrecht

Kurz & knapp

Was ist eine Abmahnung?

Gründe für Abmahnungen: Wann darf ich abmahnen?

• Wenn sich Mitarbeitende nicht an Verträge oder Vereinbarungen halten Beispiel: Wenn deine Mitarbeitenden deine Arbeitsanweisungen missachten oder zu spät kommen, verstoßen sie gegen den Arbeitsvertrag, den du mit ihnen abgeschlossen hast. Achtung: Bei bestimmten Regelverstößen, wie dem Alkoholkonsum, ist eine Abmahnung zulässig, wobei Sucht als Krankheit nicht abgemahnt werden darf.
• Wenn Beschäftigte im Miteinander negativ auffallen Beispiel: Wenn Mitarbeitende dich oder andere mobben, belästigen oder beleidigen, liegt ein triftiger Grund für eine Abmahnung vor. Auch Diebstahl am Arbeitsplatz kann eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
• Wenn Mitarbeitende die eigene Sicherheit oder die anderer gefährden Beispiel: Wenn jemand keine Schutzkleidung trägt oder Gefahrenhinweise ignoriert, ist nicht nur seine Gesundheit, sondern auch die anderer in Gefahr. Die Begehung solcher Pflichtverletzungen kann schwerwiegende Konsequenzen haben.
• Wenn Beschäftigte die vereinbarte Leistung nicht erbringen Beispiel: Einem Kollegen passieren häufig Fehler, die andere ausbaden müssen, oder eine Kollegin verweigert gewisse Tätigkeiten, die laut Arbeitsvertrag dazugehören. Bei wiederholten Fehlern kann eine Abmahnung folgen. Was als Fehlverhalten oder mangelnde Leistung angesehen wird, ist nicht immer klar und kann subjektiv sein. Daher empfiehlt es sich, immer erst das Gespräch zu suchen und im Zweifelsfall eine zweite Meinung einzuholen. Kein Grund für eine Abmahnung sind zum Beispiel häufige Krankenstände.

Von der Ermahnung zur Abmahnung und Kündigung: Wann droht das Aus?

1. der personenbedingten Kündigung, weil Mitarbeitende aus persönlichen, gesundheitlichen oder fachlichen Gründen die vereinbarte Arbeit nicht verrichten können (selbst wenn sie wollten). Hier ist meist keine Abmahnung notwendig, aber sie kann im Fall von Streitigkeiten von Vorteil sein.
2. der verhaltensbedingten Kündigung, weil sich Mitarbeitenden nicht so verhalten, wie sie sich laut Arbeitsvertrag verhalten sollten. In dem Fall braucht es eine Abmahnung vorab.
3. der betriebsbedingten Kündigung, weil nicht genug Arbeit vorhanden ist, um die Mitarbeitenden weiterzubeschäftigen. Hier braucht es keine Abmahnung.

Praxisbeispiel: Alex Langschläfer und die Frühschicht

Wie schreibt man eine Abmahnung?

• Formuliere sie klar und konkret.
• Beschreibe die Verhaltensweise oder die Leistung, die du beanstandest, möglichst genau und erwähne nach Möglichkeit auch Ort, Datum und Uhrzeit.
• Erkläre, warum das Verhalten oder die Leistung einen Vertragsbruch darstellt, und mach klar, dass du die jeweilige Verhaltensweise bzw. die mangelhafte Leistung nicht weiter duldest.
• Erwähne dezidiert die Kündigung als mögliche Konsequenz, wenn der oder die Betroffene nichts am Verhalten ändert bzw. die Leistung nicht verbessert.

Die 3 Funktionen einer Abmahnung

1. Hinweisen: Du musst den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin darauf hinweisen, dass sein oder ihr Verhalten vertragswidrig ist bzw. die vertraglich vereinbarte Leistung nicht erbracht wurde.
2. Ermahnen: Du musst den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin auffordern, das Verhalten künftig zu ändern bzw. die Leistung künftig zu erbringen.
3. Warnen: Du musst ihm oder ihr für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen.

Wann ist eine Abmahnung ungültig?

• Unbestimmtheit Vermeide zu vage Formulierungen oder zu allgemeine Vorwürfe.
• Verjährung Lass nicht zu viel Zeit zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung sowie der Abmahnung und der Kündigung verstreichen.
• Verletzte Persönlichkeitsrechte Formuliere deine Abmahnung nicht beleidigend oder herablassend.
• Unwahrheiten Bleibe in deiner Abmahnung bei den Fakten und übertreibe nicht.
• Diskriminierung Geschlecht, Alter, Religion oder ethnische Herkunft darfst du niemals als Grund (auch nicht als Teilgrund) für eine Abmahnung heranziehen.
• Unverhältnismäßigkeit Vermeide Abmahnungen aufgrund geringfügiger Fehltritte oder Bagatellverstöße.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Wann kommt eine Abmahnung in die Personalakte?

Wie können Mitarbeitende auf Abmahnungen reagieren?

• Mitarbeitende haben ein Recht auf Gegendarstellung. Abgemahnte Arbeitnehmer können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen, die du in die Personalakte aufnehmen musst, auch wenn du nicht zustimmst.
• Mitarbeitende können sich beim Betriebsrat beschweren. Dieser prüft dann die Abmahnung und unterstützt bei der Lösungsfindung.
• Mitarbeitende können die Abmahnung vom zuständigen Arbeitsgericht prüfen lassen. Stellt das Gericht fest, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist, musst du sie aus der Personalakte löschen. Die Beweislast liegt in solch einem Verfahren bei dir als Arbeitgeber*in.

Fazit: Wann ist eine Abmahnung sinnvoll & welche Alternativen gibt es?

FAQs

Welches Verhalten ist abmahnfähig?

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber jede Verhaltensweise abmahnen, die deinen Betrieb stört und dazu führt, dass du nicht die Arbeitsleistung bekommst, die du mit deinem oder deiner Beschäftigten vereinbart hast. Zu den häufigsten Fehlverhalten, die abgemahnt werden, zählen ständige Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, gesundheitsgefährdendes Verhalten oder konstantes Mobbing. Die Begehung von Straftaten am Arbeitsplatz, wie Diebstahl oder Unterschlagung, kann eine sofortige Kündigung rechtfertigen, ohne dass vorher eine Abmahnung nötig ist. Auch wenn trotz mehrmaliger Ermahnungen die Leistung nicht passt, kannst du eine Abmahnung nutzen, um deiner Forderung Nachdruck zu verleihen.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Obwohl viele meinen, sie müssten mindestens drei Mal abmahnen, bevor eine Kündigung möglich ist, sieht das Gesetz keine Mindestanzahl von Abmahnungen vor. Es gibt keine festgelegte Zahl von Abmahnungen, die ausgesprochen werden muss; entscheidend ist vielmehr die Schwere des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers. Einzig bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist es deine Pflicht, vorab eine Abmahnung auszusprechen. So gibst du dem Mitarbeitenden die Chance, sein oder ihr Verhalten zu ändern, um das Arbeitsverhältnis zu retten. Bei einer personenbezogenen Kündigung musst du vor der Kündigung nur abmahnen, wenn der oder die Beschäftigte theoretisch etwas tun könnte, um an der Situation etwas zu ändern.

Zwei Beispiele: Eine Abmahnung ist empfehlenswert, wenn es darum geht, dass ein sehr introvertierter Mitarbeiter versucht, ein wenig offener auf Kundinnen und Kunden zuzugehen. Eine Abmahnung ist nicht notwendig, wenn sich herausstellt, dass eine Yogatrainerin entgegen ihren Angaben nicht die notwendige Trainerausbildung hat.

Kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Von Gesetzes wegen bist du nicht verpflichtet, eine Abmahnung zu löschen. Eine Abmahnung ist ein Bestandteil der Personalakte und verjährt nicht. Arbeitsgerichte sind jedoch schon mehrmals zu dem Urteil gekommen, dass Abmahnungen aus Datenschutzgründen nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden sollten. Darüber hinaus können betroffene Mitarbeitende eine Entfernung erzwingen, wenn sie die Abmahnung für ungerechtfertigt halten und vom Arbeitsgericht Recht bekommen.

Muss ich den Betriebsrat über Abmahnungen informieren?

Von Gesetzes wegen bist du nicht verpflichtet, den Betriebsrat zu informieren, wenn du Mitarbeitende abmahnst. Es ist jedoch ratsam, eine Kopie der Abmahnung auch an die Personalabteilung zu senden und sich die Übergabe bestätigen zu lassen, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden. Erst wenn die Abmahnung tatsächlich zur Kündigung führt, musst du den Betriebsrat hinzuziehen.

Ist eine Abmahnung per WhatsApp oder E-Mail gültig?

Über welchen Kanal du eine Abmahnung übermittelst, steht dir frei. Um im Streitfall aber etwas Schriftliches vorweisen zu können, drucken viele Unternehmen die Abmahnung aus und lassen sie sich von der oder dem Abgemahnten handschriftlich unterzeichnen. Alternativ kann spezielle Software genutzt werden, um die Erstellung und Verwaltung von Abmahnungen effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.

Wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Das hängt vom Inhalt der Abmahnung ab. Bei schwerwiegenden Verstößen, die als 'Fehlers' bezeichnet werden, wie das Ignorieren von Anweisungen oder unhöfliches Verhalten, ist die Dokumentation entscheidend für die Bewertung der Schwere der Vorfälle. Offizielle Fristen gibt es hier nicht, es gilt jedoch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Wenn du einer Mitarbeiterin aufgrund mangelnder Leistung eine Abmahnung erteilst, wirst du ihr vermutlich ein paar Wochen Zeit geben, um ihre Leistungen zu verbessern. Geht es jedoch darum, dass ein Mitarbeiter unfreundlich zur Kundschaft ist, wirst du erwarten, dass er sofort nach der Abmahnung sein Verhalten ändert. Sollte er das nicht tun, folgt vermutlich recht rasch eine weitere Abmahnung oder sogar die Kündigung.

Verweise