Personalsoftware in der Kinderbetreuung
Personalprozesse in Kitas einfach steuern
Damit sich Kitaleitungen wieder auf Kinder, Teams und pädagogische Qualität konzentrieren können, unterstützt gastromatic bei der digitalen Organisation von Personal und Arbeitszeit. Mit gastromatic steuerst du alle HR-Aufgaben wie Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten oder Lohnprozesse zentral, rechtskonform und effizient. Dokumente, eAU und Signaturen inklusive. So gewinnst du Klarheit, Zeit und digitale Struktur – für mehr Ruhe im Kita-Alltag.
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Was viele Kitas ausbremst:
Komplexität, Medienbrüche und veraltete Systeme
Viele Einrichtungen arbeiten mit Excel, Papier und einzelnen Tools für einzelne Prozesse. Das kostet Zeit, sorgt für unnötige Abstimmungen und wird der Verantwortung im Kita-Alltag nicht gerecht. Auch Mitarbeitende werden aufgrund manueller Prozesse kaum einbezogen, was zu Frust und fehlender Transparenz führt.
Wenn der Alltag dich verwaltet
Wenn du den Alltag steuerst
Funktionen, die Leitung & Team
im Alltag entlasten
Kita-geeignet, rechtskonform & zukunftsfähig
gastromatic wurde für komplexe Schichtsysteme, gesetzliche Dokumentationspflichten und hohe Personalverantwortung entwickelt – genau das, was Kitas heute brauchen.
FAQ
... oder alles was du schon immer mal fragen wolltest
Für welche Kitas ist gastromatic geeignet?
gastromatic ist ideal für Kindertagesstätten mit mittlerer bis hoher Komplexität z. B. Mehrgruppen-Kitas, Betriebskitas, integrative Einrichtungen oder Einrichtungen mit wechselnden Randzeiten und Teilzeitmodellen, geeignet. Die Software unterstützt einzelne Kitas ebenso wie Träger mit mehreren Standorten.
Welche Funktionen deckt gastromatic ab?
Mit gastromatic organisierst du alle zentralen HR-Prozesse in einer Software:
- Dienstplanung nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Randzeiten
- Digitale Zeiterfassung (auch mobil)
- Personalakte, eAU & Dokumentenverwaltung
- Lohnvorbereitung & Exporte für Lohnbüros
- Zentrales Dokumentenmanagement und eSignaturen
Was unterscheidet gastromatic von anderen Kita-Tools?
Viele bestehende Systeme fokussieren sich auf Verwaltung oder pädagogische Doku. gastromatic hingegen digitalisiert den kompletten Personalbereich: Planung, Zeiten, Verwaltung, Lohn. Damit entlastet die Software insbesondere Kitaleitung, Verwaltung und Träger bei operativen Aufgaben und sorgt für klare, rechtskonforme Abläufe.
Wie läuft die Dienstplanung mit gastromatic ab?
Du planst dein Team auf Basis von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzlichen Vorgaben. Offene Dienste, Ausfälle oder Änderungswünsche sind sofort sichtbar. Mitarbeitende sehen ihre Schichten mobil über die gastromatic App, können Wunschdienste eingeben oder Urlaub beantragen – alles digital und nachvollziehbar.
Ist die Zeiterfassung gesetzeskonform?
Ja. gastromatic erfüllt alle Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes sowie der EuGH-Urteile zur Arbeitszeiterfassung. Pausen, Zuschläge und Abwesenheiten werden automatisch dokumentiert. Die Daten sind revisionssicher gespeichert und sofort für Auswertungen oder Prüfungen verfügbar.
Können auch kleinere Kitas gastromatic nutzen?
Ja. Die Software ist skalierbar. Auch Einrichtungen mit 20–30 Mitarbeitenden profitieren von strukturierter Dienstplanung, automatisierter Zeiterfassung und digitaler Personalverwaltung. Besonders wenn Teilzeit, Randzeiten oder Ausfälle häufig sind, entlastet gastromatic spürbar.
Wie sicher sind unsere Personaldaten?
gastromatic ist DSGVO-konform, läuft in der Cloud auf deutschen Servern und bietet rollenbasierte Zugriffskontrollen. Alle Daten – von der Personalakte bis zu Arbeitszeiten – sind sicher gespeichert, revisionssicher dokumentiert und jederzeit für Berechtigte abrufbar.
Wie läuft die Einführung von gastromatic ab?
Die Einführung ist einfach und persönlich begleitet. Ein eigenes Onboarding-Team hilft bei der Einrichtung, beim Datenimport und bei der Schulung eures Teams. Die Software ist intuitiv und nach wenigen Tagen einsatzbereit – ohne zusätzliche Infrastruktur.