Kunde
Herausforderung
- Fehlendes Vertrauen im Team
- Ineffiziente Dienstplanung
- Aufwändiger Abgleich von Plan- und Ist-Zeiten
Lösung
- Rundum-Transparenz für Mitarbeitende
- Automatische Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen
- Effiziente Abläufe über das ganze Personalmanagement hinweg
Hotellerie
135 + 70 saisonale Aushilfen
3
Das Problem
Excel-Chaos, fehlendes Vertrauen und hoher Aufwand
Vor der Einführung von gastromatic war die Personaleinsatzplanung im Hotel von Schloss & Gut Liebenberg ein Kraftakt. Dienstpläne wurden von verschiedenen Abteilungsleitungen in Excel-Tabellen erstellt, zusammengeführt, ausgedruckt und in WhatsApp-Gruppen verschickt.
Auch die Zeiterfassung stellte eine Herausforderung dar: Zwar gab es eine Stempeluhr, doch sie war nicht mit dem Dienstplan verknüpft. Jede Schicht musste manuell überprüft werden – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess.
Das Vertrauen der Mitarbeitenden litt darunter erheblich: Viele fotografierten ihre Stempelzeiten, um sie später mit den offiziellen Aufzeichnungen abgleichen zu können. „So eine Situation darf in einem modernen Betrieb nicht entstehen“, sagt Christian Rex, General Manager des Hotels.
Die Lösung
Branchenkompetenz und Transparenz mit gastromatic
Für Christian Rex war schnell klar, dass eine professionelle Lösung her musste. „Wir brauchten ein Tool, das die Realität in Hotellerie und Gastronomie wirklich versteht – mit all ihren Sonderfällen wie Wochenenddiensten, Feiertagsarbeit oder flexiblen Arbeitszeitmodellen.“
Die Wahl fiel bewusst auf gastromatic, das Rex bereits in seinem vorherigen Betrieb erfolgreich eingesetzt hatte. Die Gründe: gastromatic überzeugt durch praxisnahe Funktionen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. So werden Urlaubstage automatisch berechnet, die Zeiterfassung erfolgt minutengenau und Arbeitszeitkonten sind stets transparent nachvollziehbar. Auch die Transparenz im Team profitiert: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne, Urlaubsansprüche oder Lohnabrechnungen jederzeit bequem in der App einsehen.
Außerdem wird die Koordination dadurch deutlich einfacher – selbst große Teams mit vielen Aushilfen, wie etwa beim Weihnachtsmarkt mit rund 70 Schüler:innen, lassen sich mühelos organisieren. Ergänzt wird das Ganze durch die kompetente Unterstützung des gastromatic-Teams: Die Erfahrung ist sprichwörtlich Gold wert, denn für jede Herausforderung wird eine passende Lösung gefunden.
Neben dem Hotel profitieren zudem auch die Stiftung und der Gutsbetrieb von der Einführung der Software.
gastromatic beschreiben?
„Modern, intuitiv, schön“
Der Ausblick
Vertrauen stärken, Prozesse vereinfachen, weiter digitalisieren
Vom Vertragsabschluss Mitte August bis zum Go-Live am 1. Oktober 2025 vergingen nur rund 6 Wochen – ein starkes Tempo für eine solche Veränderung. Das zeigt, wie wichtig das Thema für Schloss & Gut Liebenberg ist.
„Die Lohnabrechnung und Zeiterfassung sind heilige Prozesse – sie müssen einfach stimmen“, betont Rex. „Mit gastromatic haben wir jetzt eine solide und moderne Basis geschaffen.“
Auch in Zukunft will das Team den Weg der digitalen Transformation konsequent weitergehen. Besondere Vorfreude gilt dem neuen Doc Creator, mit dem sich Verträge und Dokumente automatisch erstellen und digital unterzeichnen lassen. „Das wird gerade bei unseren vielen Aushilfen ein Game Changer“, so Rex.