Kunde
Herausforderung
- Unflexibles Altsystem mit hohem Pflegeaufwand
- Komplexe Schichtmodelle und Zuschläge kaum abbildbar
- Fehlende Transparenz und Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Lösung
- Einheitliche digitale Plattform für alle Abteilungen
- Automatisierte Zeit- und Zuschlagsberechnung
- Sichere und nachvollziehbare Daten
Hotellerie
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Das Problem
Komplexe Strukturen und ein unflexibles Altsystem
Vor der Einführung von gastromatic arbeitete das Sauerland Stern Hotel mit einem älteren System, das weder den hohen Anforderungen der Hotellerie noch der Unternehmensgröße gerecht wurde.
„Unser vorheriger Anbieter war technisch zu starr.”
Weil vieles nicht reibungslos funktionierte, wurden zusätzlich zur Software Excel-Listen geführt, die anschließend wieder händisch in die Software übertragen werden mussten. Das war nicht nur zeitaufwändig, sondern brachte auch Schwierigkeiten für eine mögliche Betriebsprüfung mit sich.
Es musste ein System her, das alle Daten einwandfrei und nachvollziehbar speicherte.
Hinzu kamen spezielle Anforderungen wie ein 24-Stunden-Rezeptionsbetrieb, Bereitschaftsdienste im Technikbereich mit Viertelstundenabrechnung und eine Vielzahl von Zuschlagsmodellen, die das eingesetzte System nicht ausreichend abdecken konnte.
Die Lösung
Ein System, das die Branche versteht
Auf der Suche nach einer neuen Lösung wurde das Team online auf gastromatic aufmerksam. „Wir haben uns auch angeschaut, welche Systeme in großen Hotels genutzt werden – und sind immer wieder auf gastromatic gestoßen“, erzählt André Altgen. Nach der Vorstellung der Software war klar: Das passt optimal zu den Anforderungen des Hotels.
Ausschlaggebend waren vor allem die rechtssichere und transparente Zeiterfassung inklusive Zuschlagsberechnung für Sonn- und Feiertage, die flexible Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle – von Technik-Bereitschaften bis hin zu individuellen Dienstzeiten, eine einfache Delegation der Verantwortung für Dienstplanung und Auswertung an die Abteilungsleitungen und die hohe Transparenz und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden durch digitale Ein- und Ausbuchungen per App.
„Wir konnten viele unserer früheren Pain Points sofort lösen. Die Mitarbeiter:innen arbeiten alle mit den gleichen Einstellungen, den gleichen Prozessen – das schafft Vertrauen und Nachvollziehbarkeit.“
gastromatic beschreiben?
„Innovativ, modern, vielfältig“
Das Ergebnis
60 % Zeitersparnis und flexibles und nachvollziehbares Arbeiten
Die Einführung von gastromatic hat sich für das Sauerland Stern Hotel schnell bezahlt gemacht.
„Wir konnten den administrativen Aufwand im HR-Bereich deutlich reduzieren und etwa 60 % Zeit sparen“, so André Altgen. „Das operative Geschäft läuft jetzt direkt über die Abteilungsleitungen, wir prüfen nur noch.“
Auch die Mitarbeitenden profitieren: Die Nutzung über Smartphone und Desktop sorgt für maximale Flexibilität – besonders in Bereichen wie Marketing, Reservierung oder Revenue Management, in denen auch Homeoffice möglich ist.
Und auch die kleinen Details tragen zur positiven Stimmung bei: „Unsere Mitarbeiter:innen müssen sich beim Ausstempeln fotografieren – das hat am Anfang für viele lustige Teambuilding-Momente gesorgt“, erzählt André Altgen schmunzelnd.
Neben den Prozessen rund um Dienstplanung und Zeiterfassung profitiert das Management nun auch von umfassenden Auswertungen: „Ich bekomme auf Knopfdruck Daten zu Krankheits- und Urlaubstagen oder Abwesenheiten – das hilft enorm in der Personalsteuerung und Kommunikation."