Kunde
Herausforderung
- Fehleranfällige und zeitaufwändige analoge Prozesse
- Schlechte Möglichkeit gut auf Änderungen zu reagieren
- Keine Auswertungsmöglichkeiten abseits von Stundenkonten
Lösung
- Digitale, automatisierte Prozesse für Zeitersparnis und Fehlerreduktion
- Schnelles Anpassen von Dienstplänen und Echtzeit-Update für Mitarbeitende
- Kennzahlen, die Controlling ermöglichen
Einzelhandel
500
85
30 %
6 % (bei steigendem Umsatz)
Das Problem
Vor gastromatic hat das Reformhaus Bacher die Personalplanung mit Stift und Papier gemacht. Diese Arbeit liegt bei den Filialleiter:innen. Die Vorschläge für die Dienstpläne wurden dann für die Korrektur an die jeweilige Bereichsleitung gefaxt und mit den Änderungen wieder zurück gefaxt. Je Änderung wurde der Plan dann immer unleserlicher und musste gegebenenfalls neu geschrieben werden, bevor er abfotografiert in eine WhatsApp-Gruppe geschickt wurde. Die Zeiterfassung lief über ein getrenntes System und das Ausrechnen von Stundenkonten war sehr aufwändig, kompliziert und fehleranfällig. An Kennzahlen abseits der Stundenkonten war nicht zu denken. Zusätzlich wurden alle Urlaubsanträge und andere Anliegen ebenfalls via Papier und Fax erledigt.
Die Lösung
Guido Hahnen, die Kaufmännische Leitung bei Reformhaus Bacher, suchte eine Software, die Personalplanung und Zeiterfassung miteinander verbindet und landete bei gastromatic. Besonders die Übersichtlichkeit und das moderne Design hatten ihn überzeugt. Sowohl die Planung als auch Auswertung laufen jetzt erheblich schneller und besser, da zum Beispiel Stundenkonten nicht mehr händisch ausgerechnet werden müssen. Am Ende werden die Zeiten in der Software nur noch bestätigt und die jeweilige verantwortliche Person hat direkt Einblick in abweichende Zeiten sowie Begründungen, die die Mitarbeitenden über die Kommentarfunktion beim Ein- und Ausstempeln hinterlassen können. Urlaubsanträge, Wunschzeiten & Co. können außerdem über die App für Mitarbeitende abgegeben werden, was eine große Arbeitserleichterung mit sich bringt, und viel Papier spart. Die Dienstplanung wird von den Filialleiter:innen erstellt, die sich mit Vorlagen (zum Beispiel für geänderte Anforderungen im Sommer) die Planung erleichtern und auch als Nicht-Zahlenmenschen mit den visualisierten Kennzahlen direkt im Blick haben, wie es um welches Arbeitszeitkonto steht. Die Bereichsleitungen bis hin zum Controlling haben jetzt außerdem alles auf einen Blick und können mit wenigen Klicks die wichtigsten Kennzahlen auswerten, exportieren und aufbereiten.
gastromatic beschreiben?
„übersichtlich, schönes Design, überall verfügbar“
Das Ergebnis
Kein Fax. Kein Hin- und Her. Alles auf einen Blick. Immer verfügbar. Neben den operativen Vorteilen, die die Einführung von gastromatic bei Reformhaus Bacher mit sich gebracht hat, lassen sich auch die Zahlen sehen, die dank der Auswertung der digitalen Daten nun sichtbar werden. So konnte im ersten Halbjahr eine Umsatzsteigerung von knapp 3 % bei einer Reduzierung der Mitarbeiterstunden von 6 % erreicht werden. Die verbesserten Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten zeigen ihre Wirkung. Im nächsten Schritt will das Reformhaus Bacher nun noch die Nutzung der digitalen Personalakte ausweiten, das Dokumentenmanagement über gastromatic steuern und eine kennzahlenbasierte Dienstplanung einführen.